STYREMØTE 16. juni 2014 Side 1 av 5. Status IKT-arbeid mot nytt østfoldsykehus

Transkript

1 STYREMØTE 16. juni 2014 Side 1 av 5 Sakstype: Orienteringssak Saksnr. arkiv: 14/439 Status IKT-arbeid mot nytt østfoldsykehus Sammendrag: Saken gir en status på fremdrift og utfordringer i forbindelse med IKT-prosjekter i Sykehuset Østfold og videre mot realisering av IKT til nytt sykehus på Kalnes. Til tross for meget høyt fokus på de pågående IKT-prosjektene er det fortsatt utfordringer med kvalitet og manglende/ forsinkende leveranser i flere av disse. Dette har blant annet gitt driftsutfordringer i sykehuset gjennom våren, noe som har resultert i redusert aktivitet, økte ventelister og økt arbeidsbelastning. For å realisere de målbildene og driftskonseptene med tilhørende IKTløsninger som lå til grunn for beslutningen om bygging av nytt sykehus, vil gjenstående arbeid etter innflytting ytterlige øke i omfang. Forslag til vedtak: Styret tar status for IKT-arbeidet til orientering, og ber om at det gis en ny risikovurdering av situasjonen i neste styremøte. Fredrikstad, den 16. juni 2014 Just Ebbesen adm. direktør Vedlegg: 1. Risikovurdering SØ IKT Oversikt over pågående IKT-prosjekt hos SØ

2 Styremøte 16. juni 2014 Side 2 av 5 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjoner Administrerende direktør anbefaler styret å ta saken til orientering. 2. Faktabeskrivelse Som tidligere varslet har det vært omfattende forsinkelser og mangler i leveranser innen IKTområdet, både fra fellesregionale program og Sykehuspartner (SP)/Prosjekt nytt østfoldsykehus (PNØ). Særlig gjelder dette program som laboratoriedata, elektronisk kurve og elektroniske tavler. Disse løsningene er svært sentrale for å kunne realisere virksomhetsmessige mål relatert til ny sykehusstruktur, samt driftskonsept tilknyttet nytt bygg på Kalnes. Sykehuset Østfold (SØ) har i løpet av januar-februar blitt flyttet over til ny Helse Sør-Øst-standard plattform (SIKT). Denne omleggingen har i perioder gitt meget store utfordringer både når det gjelder stabilitet og svartider for brukerne av IKT-systemene. Dette har medført at sykehuset i de påfølgende månedene har hatt utfordringer med å opprettholde planlagt aktivitetsnivå på pasientbehandlingen. Med bakgrunn i de utfordringene som nå foreligger er det i samråd med Helse Sør-Øst (HSØ), PNØ og SP besluttet å gjøre endringer i både styringsmodell og prosjektorganisering. Høy risiko: Laboratoriedata (labdata) Det er betydelige forsinkelser på laboratoriedata-prosjektet, de planlagte leveransene som skulle komme i 2014 leveres ikke i henhold til vedlagte oversikt. I tillegg er det avklart at programvaremodulen med funksjonalitet for blodbank ikke blir levert før innflytning på Kalnes. Dette vil føre til at SØ må oppgradere dagens IKT-løsning for dette funksjonsområdet. Tidsplan rapportert til styret i desember 2013:

3 Styremøte 16. juni 2014 Side 3 av 5 Høy risiko: Elektronisk kurve AIO (anestesi, intensiv, operasjon)-kurven ble implementert på operasjon-, post-operativ- og intensivavdelingen. Per i dag brukes kurve kun på operasjon og to senger på intensivavdelingen på grunn av utfordringer med kvalitet og responstider for IKT-løsningen. Oppstart kurve i Moss er utsatt til 2016 på grunn av utfordringer med kvaliteten på leveransen. På bakgrunn av IKT-driftsmessige utfordringer og mangel på opplært personell (grunnet utsettelse i Moss) er det besluttet at kurveløsningen ikke benyttes på intensivavdelingen gjennom en periode på 6 uker i sommer. Videre fremdrift rundt sengepostkurven er pt uavklart. Tidsplan rapport til styret desember 2013: Høy risiko: Elektroniske tavler Elektroniske tavler er innført i akuttmottaket. En kombinasjon av lange svartider og manglende funksjonalitet grunnet utsatte leveranser har medført tungvint bruk og dobbel registering i DIPS (pasientadministrativt system) og på tavlene.

4 Styremøte 16. juni 2014 Side 4 av 5 Moderat risiko: Administrative løsninger Nytt fellesregionalt økonomi- og logistikksystem er planlagt innført i SØ 2. januar SØ er aktivt med i arbeidet med den nye regionale løsningen. Tidslinjen fra oppstart av nytt økonomi- og logistikksystem frem til drift på Kalnes i mai 2015 er meget kort. Dette vil utfordre oss når det gjelder tilgjengelighet på nøkkelressurser som både har ansvar i drift av dagens løsninger, samt må delta aktivt i oppstart av ny løsning. Sentralt tiltak er å redusere antall brukere av løsningen så mye som mulig (styrke rollen som servicemedarbeider). Driftsmessige konsekvenser De opplevde forsinkelsene og manglende leveransene i nøkkelprosjektene lab, elektronisk kurve og elektroniske tavler har vært gjentagende varslet. Oppdaterte risikovurderinger fra prosjektene, samt erfaring gjennom prosjektenes levetid tilsier en overhengende fare for manglende leveranser, kvalitetsforringede leveranser og/eller leveranser av funksjonelt lav verdi også ved innflytting i nytt bygg på Kalnes. Dette vil ha store konsekvenser for driftssituasjonen på sykehuset ved innflytting. Arbeid pågår for å kartlegge situasjonen, og identifisere nødvendige tiltak for å sikre innflytting og best mulig drift gitt de ulike scenario. I SØ har det vært et bærende prinsipp å innføre IKT-løsningene i eksisterende sykehusdrift og gjennom dette gradvis lære opp ansatte for å redusere risiko og spre opplæring av personell over et lengre tidsrom. Med de utsettelsene og forsinkelsene som nå synes å foreligge må det gjøres en forløpende vurdering om dette prinsippet skal fravikes. Dette kan få konsekvenser både for generell opplæring og ferdighetstrening. Driftsrisikoen vil således kunne bli høyere, i tillegg til at produksjonskapasiteten vil kunne være lavere enn planlagt ved innflytting. Økonomiske konsekvenser Med de forsinkelsene og utsettelsene som foreligger vil dette også utfordre oss ressursmessig og økonomisk da mange aktiviteter vil måtte foregå i parallell og ikke serielt som planlagt. SØ har bedt om bistand fra HSØ for å vurdere økonomiske konsekvenser av mangelfulle leveranser og forsinkelser. Kostnadene som har påløpt, og fortsatt løper gjennom leveranse- og mottaksprosjektenes arbeid, gir som beskrevet ikke resultater som forventet. Prosjektenes kostnadspådrag går således ikke synkront med deres planlagte verdiskapning, og fremtidige investeringsbehov blir således økende. Det er igangsatt et eget arbeid for å avdekke behovet for IKT-investeringer i perioden etter innflytting i 2015, både i form av kompenserende tiltak, og identifiserte behov for videreutvikling fra IKT-målbildene for Videre organisering av leveranser Det er for tiden tett dialog mellom eier (HSØ), Sykehuspartner, PNØ og SØ for å finne modeller som sørger for ytterligere forbedring av leveransene. Det foretas en reorganisering på ledelse og organisering av de tre sentrale kliniske prosjektene kurve, laboratoriedata, meldingsvarsler/ booking/tavler. HSØ sentralt vil gå inn med et tydeligere ledelsesfokus for å koordinere de ulike regionale ressursene (Sykehuspartner, PNØ, regionale programmer). Det jobbes også med kostnadsreduserende tiltak. Framdrift følges i månedlige oppfølgingsmøter mellom ledelsen i Helse Sør-Øst, Sykehuspartner, Prosjekt nytt østfoldsykehus og Sykehuset Østfold. 3. Administrerende direktørs vurderinger SØ skal i perioden frem mot åpning på Kalnes opprettholde aktivitetsnivået i sykehuset samtidig som omstillings- og opplæringsaktiviteter skal pågå. Dagens situasjon med ytterligere forsinkelser gjør at det foranliggende omstillings- og opplæringsarbeidet vil bli krevende.

5 Styremøte 16. juni 2014 Side 5 av 5 Tilnærmet alle medarbeidere vil bli berørt av ulike opplæringsaktiviteter, tilpasning og endring av arbeidsprosesser i forbindelse med nye og endrede IKT-løsninger. Som et resultat av forsinkelser kan det på enkelte områder bli nødvendig å benytte midlertidige eller manuelle løsninger. Det arbeides fortsatt med fordeling av kostnader mellom de ulike aktørene. Grunnlag for beregning av fremtidig tjenestepris fra Sykehuspartner er fortsatt ikke avklart.