Styret tar status for IKT-arbeidet for realisering av målbildene for IKT frem mot nytt østfoldsykehus til orientering.

Transkript

1 STYREMØTE 16. desember 2013 Side 1 av 6 Sakstype: Orienteringssak Saksnr. arkiv: 12/1242 Status IKT-arbeid mot nytt østfoldsykehus Sammendrag: Saken gir en status på fremdrift og utfordringer ved realisering av IKT til nytt sykehus på Kalnes. Til tross for stram prioritering av IKT-løsninger er det fortsatt utfordringer på flere av de store leveranseprosjektene. Dette betyr en meget stram implementeringstidslinje med stor arbeidsbelastning. For å realisere de IKT-løsningene som lå til grunn for beslutningen om bygging av nytt sykehus, vil gjenstående arbeid etter innflytting øke i omfang. Forslag til vedtak: Styret tar status for IKT-arbeidet for realisering av målbildene for IKT frem mot nytt østfoldsykehus til orientering. Fredrikstad, den 6. desember 2013 Just Ebbesen adm. direktør Vedlegg: 1. Risikovurdering 2. Oversikt over pågående IKT-prosjekt hos SØ 3. Integrasjoner og ansvar komplisert ansvarsforhold

2 Styremøte 16. desember 2013 Side 2 av 6 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjoner Administrerende direktør anbefaler styret å ta saken til orientering. 2. Faktabeskrivelse 2.1 Status IKT Det har, som tidligere varslet, vært til dels store forsinkelser i leveranser innen IKT-området, både fra fellesregionale program og Sykehuspartner. Særlig gjelder dette program som labdata, elektronisk kurve, omlegging til ny plattform og nytt ERP system. Disse er svært sentrale for måloppnåelsen relatert til ny sykehusstruktur og realisering av driftskonseptet på Kalnes. Konsekvensene av forsinkelsene er at det må renonseres betydelig på hva som er definert som et risikokontrollert innføringsløp. På bakgrunn av dette, har IKT-programmene i løpet av sommeren og høsten vært gjenstand for replanlegging. Mottaks- og innføringsprogrammet ble effektivisert og reorganisert sist sommer, der delprogramnivået ble fjernet. Programmet er ansvarlig for å følge opp prosjektadministrative forhold, mens styrings-/referansegruppene fokuserer på funksjonelt innhold, i tillegg til å forberede linjen på hva som kommer. PNØ skal være en totalleverandør og systemintegrator til SØ. Nedenfor beskrives status på utvalgte prosjekt. Labdata Det er betydelige forsinkelser på labdata-prosjektet. Prosjektet er nå reorganisert under ny regional ledelse. SØ er fortsatt usikre på innhold og kvalitet i de ulike leveransene som skal komme i Elektronisk kurve Innføring av elektronisk kurve, der første steg er for AIO (akutt/intensiv/operasjon), er blitt kraftig forsinket, i tillegg til at kvaliteten på leveransene fra regionalt program ikke lever opp til forventet nivå. Det er feil i programvare og konfigurasjon som gjør at SØ ikke får gjennomført nødvendige tester. Hovedleveransen av den gjennomgående kurveløsningen er planlagt levert til SØ våren Basert på erfaringene fra AIO-prosjektet, kan dette bli forsinket.

3 Styremøte 16. desember 2013 Side 3 av 6 Teknologiområdet På teknologiområdet har Sykehuspartner utfordringer med kvalitet og tidsplaner i forbindelse med omlegging til ny Helse Sør-Øst plattform. Den planlagte, omlagte plattformen, det vil si arbeidsstasjoner og infrastrukturtjenester, blir grunnlaget for all systemimplementering fremover. Forsinkelsene medfører parallelle innføringsløp, der både testløpene og selve ibruktakelsen blir utfordrende. Administrative løsninger

4 Styremøte 16. desember 2013 Side 4 av 6 Innføring av løsninger for kjøkken og sterilsentral har vært vellykket, og logistikkprogrammet så langt innføres i henhold til plan. Det er imidlertid en svært komprimert plan med lite rom for forsinkelser. SØ har her en utvidet rolle som strekker seg ut over ordinært mottak og innføring. Ressurser SØ står foran en svært utfordrende innføringsproblematikk. Brukerne, som allerede arbeider under stort operativt press, må på kort tid gjennomgå betydelige og til dels omfattende endringer av arbeidsprosesser med tilhørende nye systemløsninger. Prinsippet om å innføre løsningene i eksisterende sykehusdrift og dermed gradvis opplære brukerne er et svært viktig risikoreduserende tiltak. En styrking av kapasiteten rettet mot kvalitetssikring og risikostyring samt ressurs for å lede utvikling av opplæringspakker relatert til nye arbeidsprosesser og systembrukere vil bli vurdert. Samhandling PNØ (Prosjekt nytt østfoldsykehus) har overtatt oppdraget med å levere IKT-løsninger. Det har vært en tung ledelsesforankret prosess mellom de ulike aktørene (SØ, PNØ, Sykehuspartner og HSØ) for å sikre at PNØ har etablert tilstrekkelig ressurser for å ivareta delleveransene (enkeltsystemer), men også at de kan ivareta rollen som systemintegrator. Dette har av naturlige grunner tatt noe tid. SØs fokus er og skal være funksjonelt rettet, mens PNØ med støtte fra Sykehuspartner skal ivareta teknisk løsningsdesign. Dagens situasjon kjennetegnes ved at det er i ferd med å etableres en felles forståelse blant aktørene, det vil si HSØ (inklusiv de regionale programmene), PNØ, Sykehuspartner og SØ, om problemene relatert til manglende helhetsperspektiv i en kompleks leveransesituasjon. Det er verdt å merke seg at SØ er pilotkunde for de fleste nye IKT-initiativene i HSØ, der flere tunge IKT-systemer fortsatt er i utviklingsfase. Dette er en situasjon med betydelig risiko med hensyn til tid, kostnad og kvalitet. Pågående IKT-prosjekt hos SØ Vedlegget Oversikt over pågående IKT-prosjekter hos SØ viser alle aktive prosjekter som per i dag pågår hos SØ. Oversikten viser at det pågår mange parallelle aktiviteter. Risiko og risikostyring Risikostyringen baserer seg på risikorapporteringen som hver enkelt prosjektleder registrer inn i vårt prosjektverktøy Clarity.

5 Styremøte 16. desember 2013 Side 5 av 6 Nr Beskrivelse av ulike risikoområder er vedlagt. Nedenfor er en opplisting av risikoområdene. Risikofaktor 1. IMATIS Grensesnitt mellom DIPS og IMATIS 2. IMATIS Etablering av produksjon på ny plattform 3. IMATIS Endelig tjenesteavtale mellom SØ og SP er ikke etablert 4. LAB Regionalt program forsinkes 5. LAB Manglende retningslinjer for styrende dokumentasjon for leveransen 6. LAB Manglende støtte for elektronisk signering på prøvesvar 7. LAB Labdata arkitektur - drift/tilgjengelighet 8. Elektronisk kurve - DIPS og MetaVision miljøer & integrasjoner - forsinket leveranse 9. Elektronisk kurve, Sykehuspartners leveranseevne 10. DIPS 7.3 Forsinket leveranse av testmiljø/referansemiljø 11. DIPS 7.3 Mangel på ressurser i SP/PNØ 12. Klientomlegging Sikkerhetshull 13. Klientomlegging Feil og problemer ved omlegging. 14. Mobil plattform manglende ressurser 2.2 Sikring av målbilde - langtidsplan Langtidsplan fra januar 2013 ligger til grunn for beskrivelsen av systemer SØ skal motta. Det ligger an til at SØ kan få til dels store avvik på IKT-løsninger i forhold til tidligere beskrevne målbilder for SØ 2015 (konseptrapport forprosjekt). For å analysere gap og planlegge nødvendige oppgraderinger inklusive kostnadsestimering, har

6 Styremøte 16. desember 2013 Side 6 av 6 SØ i samarbeid med HSØ initiert en aktivitet for å komme frem til en road map for nødvendige oppgraderinger og videreutvikling etter ibruktakelsen av det nye sykehuset i Nedenfor er en oversikt over leveranser. Denne ble også lagt frem på styremøte (sak 06-13). Oversikt som viser integrasjoner og ansvar, og et komplisert ansvarsforhold, følger vedlagt. 3 Administrerende direktørs vurderinger SØ skal i perioden frem mot åpning på Kalnes opprettholde aktivitetsnivået i sykehuset samtidig som omstilling- og opplæringsaktiviteter skal pågå. Dagens situasjon med ytterlige forsinkelser gjør at det foranliggende omstillings- og opplæringsarbeidet vil bli meget krevende. Tilnærmet alle medarbeidere vil bli berørt av ulike opplæringsaktiviteter, tilpasning og endring av arbeidsprosesser i forbindelse med nye og endrede IKT-løsninger. Som et resultat av forsinkelser kan det på enkelte områder bli nødvendig å benytte midlertidige eller manuelle løsninger. Det arbeides fortsatt med fordeling av kostnader mellom de ulike aktørene. Grunnlag for beregning av fremtidig tjenestepris fra Sykehuspartner er fortsatt ikke avklart.