Overordnet risikorapport for SØ

Transkript

1 Overordnet risikorapport for SØ Periode: Dato: Side 1 av 11

2 OVERORDNET RISIKORAPPORT Dato: RAPPORTPERIODE: SAMLET VURDERING Risikobildet kan kobles til fire hovedområder: 1) Mulighet for å gjennomføre opplæring før innflytting. Risikoene er først og fremst koblet til forsinkelser i IKT leveranser og muligheten til å frigjøre leger fra løpende driftsutfordringer. Tiltak er iverksatt og riktig gjennomført er risikoen håndterbar. 2) Mulighet for å gjennomføre en tilfredsstillende ibruktakelsesfase i KIB1 og spesielt KIB2. Risikoene er koblet til forsinkelser og at mye skal skje på kort tid. Tiltak er iverksatt for å minske trykket i perioden. Riktig gjennomført er risikoen håndterbar. 3) Mulighet for å oppnå målsatt funksjonalitet på arbeidsprosesser. Risikoene er koblet til mindre funksjonalitet enn målsatt i flere IKT løsninger. Sannsynligheten er stor til svært stor på flere områder med store konsekvenser på arbeidsprosesser. Labdata har påvirkning på gjennomføring av KIB1 og KIB2 og det arbeides med realisering av tiltak for å redusere denne risikoen. På øvrige systemområder som løftes frem i denne vurderingen er risikoen knyttet til at effektive prosesser og forbedringer i kvalitet og sikkerhet ikke vil bli oppnådd. 4) Mulighet for å videreutvikle funksjonalitet og arbeidsprosesser etter KIB2. Risikoene er koblet til tilgang på ressurser og kompetanse for å sikre realisering av gevinster og for å drive utviklingen videre, herunder håndtere gap i funksjonalitet opp mot mål. Tiltak er å planlegge for ressurser og kompetanse, å sikre økonomisk handlingsrom samt å være aktiv i den regionale utviklingen av standardløsninger og prosesser. Dette inkluderer en bra forvaltningsorganisasjon mellom SØ og Sykehuspartner, noe som her løftes som en risiko. Nødvendige tiltak er iverksatt for alle risikoer med høy sannsynlighet eller konsekvens knyttet til hovedområdene 1 3 over, og tiltakene følges opp tett. Innenfor hovedområde 4 over vil det bli planlagt for tiltak for reduksjon av risikoer. ENDRINGER SISTE PERIODE NYE RISIKOER S3 Manglende oppfølging av planlagte arbeidsprosesser og nye systemer etter innflytting S4 Overføring av prosjekter til drift S9 Forvaltning av IT løsninger TATT UT Usikkerhet knyttet til overtagelse av PNØ avtaler. Denne risikoen er tatt vekk da iverksatte tiltak med gjennomgang av alle avtalene har hatt ønsket effekt. ENDRINGER Side 2 av 11

3 RISIKOMATRISE Risiko ID: Sx = Samlet plan SØ 2015 (inkl. program SØ IKT 2015) Dx = Drift Risikomatrisen over presenterer risikoene samlet, som et produkt av sannsynlighet og høyeste konsekvens. Sannsynlighets og konsekvensskalaer er presentert til slutt i rapporten. Risiko ID og nærmere beskrivelse av risikoene gjenfinnes i tabellene under. Side 3 av 11

4 RISIKOTABELL DRIFT DATO: PERIODE: Side 4 av 11 Risiko ID SANNSYNLIGHET PASIENT / KVALITET RISIKO KONSEKVENS TILTAK DRIFT HMS RESSURS ØKONOMI

5 RISIKOTABELL SAMLET PLAN DATO: PERIODE: Risiko ID RISIKOOMRÅDE / RISIKO KONSEKVENS SANNSYNLIGHET FREMDRIFT ØKONOMI KVALITET GEVINST TILTAK SAMLET PLAN S1 S2 Ibruktakelsesfasen er kort (fire uker) spesielt for KIB 2 pga større omfang enn KIB 1. Utfordrende å gjennomføre de standardiserte opplæringsdager (introdagene) samtidig med at det foregår andre ibruktakelsesaktiviter. Opplæringsaktiviteter kan bli forsinket pga: legene får ikke gjennomført opplæring på grunn av driftsoppgaver forsinkelser på innføring av nye IKT systemer manglende ressurser til instruktører fra stab og støttefunksjoner Får ikke gjennomført planlagte aktiviteter innenfor fastsatt tidsramme. Aktiviteter må forskyves og endres, og får konsekvens for drift. Får ikke flyttet inn til planlagt dato. Får ikke gjennomført planlagt opplæring innenfor fastsatt tidsramme. Aktiviteter må forskyves og endres, og får konsekvens for drift. Legene får ikke gjennomført opplæring som planlagt. Får ikke øvd på tverrfaglige arbeidsoppgaver i samarbeid med andre faggrupper. Flytter ikke inn til planlagt dato Tiltak: Klinisk prøvedrift kirurgi operasjon planlegges oppstart tidligere enn fastsatt. Kan da forskyve opplæring (introdager) fram i tid. Saken behandles i direktørmøte (AD) mellom ledelse i PNØ og SØ medio november. Etablert prosjekt for å sikre koordinering i ibruktakelsesfasen. Redusert volum av personell som skal ha opplæring i de 4 ukene. Sikre kompetanse og bruk av teknisk utstyr /prosesser i kirurgi/operasjon. Stor og utstyrstung avdeling fremskyndes før KIB 2. Sikre koordinering av alle aktiviteter i ibruktakelsesfasen Tiltak: Fastsatt premisser for uttak av ferie og fri i 2015, noe som har gitt bedre oversikt. Endring i arbeidsforhold har gitt oversiktlig plan for opplæring. Planlegger opplæring tilpasset legenes driftsoppgaver. Reorganisert styringsgruppe for de kliniske IKT systemene. Kartlegge behov for antall instruktører og utarbeide plan for instruktørkorps. Forutsigbart når opplæringen skal skje. SØ får større fokus i de regionale prosjektene. Ha nok instruktører for å gjennomføre opplæring etter plan. Side 5 av 11

6 Risiko ID RISIKOOMRÅDE / RISIKO KONSEKVENS SANNSYNLIGHET FREMDRIFT ØKONOMI KVALITET GEVINST TILTAK S3 Manglende oppfølging av planlagte arbeidsprosesser og nye systemer etter innflytting. Konseptet med nye arbeidsrutiner følges ikke og man går tilbake til gamle rutiner. Drift støttes ikke i nødvendig vedlikehold og videreutvikling av arbeidsprosesser og systemer. Oppnår ikke planlagt gevinstrealisering. S4 Overføring av prosjekter til drift Manglende oppfølging og nødvendig videreutvikling i nye kliniske systemer. Manglende nødvendig kompetanse pga eksterne prosjektledere som slutter etter oppstarte KIB Tiltak: Utarbeide plan for oppfølging og videreutvikling etter innflytting. OU SØ 2015 omorganiseres for oppfølging og videreutvikling i 2016 (fase1) Avdelingskoordinatorer opprettholdes en viss tid etter innflytting. Trygg overgang og nytt konsept ivaretas Tiltak: Utarbeide plan for kompetanseoverføring, evt. ansette nødvendig kompetanse. Utarbeide egne planer for mottak, implementering og videreutvikling av prosjekt til drift. Sikrer nødvendig kompetanse i nye kliniske systemer S5 Integrasjoner med DIPS (elektronisk pasientjournal) Totaliteten i DIPS leveransen er en kritisk komponent. Kompleksitet i den totale DIPS leveransen med omliggende integrasjoner (avhengigheter til og leveranser mot andre systemer) er stor. Det er risiko for at kompleksitet og ressursmangel hos leverandør betyr at integrasjoner blir forsinket. Forsinket fremdrift som i sin tur påvirker de andre leveransene av sentrale systemer, først og fremst selvinnsjekk (Imatis), elektronisk kurve og Labdata Tiltak: Forbedret samarbeidsmodell mellom PNØ/SP og SØ. Tiltak og effekt må overvåkes. Side 6 av 11

7 Risiko ID RISIKOOMRÅDE / RISIKO KONSEKVENS SANNSYNLIGHET FREMDRIFT ØKONOMI KVALITET GEVINST TILTAK S6 S7 Elektroniske tavler, meldingsvarsler og selvinnsjekk 1. Dagens 5 6 ukers forsinkelse med oppstart av systemtest og systemintegrasjonstest i testmiljø kan gi risiko for forsinkelser i fase 2 2. Systemet har restanser på både leveranser og feilsituasjoner i drift. Det er risiko knyttet til løsning av disse. 3. Det er risiko for at brukerne opplever manglende kvalitet på grunn av fortsatt manglende grensesnitt og ustabilitet i driften. Elektronisk kurve & Delta/legemiddel 1. Risiko for forsinket oppstart pilot pga mangelfull konfigurasjon. 2. Risiko for forsinkelser i bredding pga meget stram tidsplan og mye parallellitet for klinisk personell. 1. Forsinkelse leder til at leverandørens systemtest i kundens konfigurasjon først kan skje i januar. 2. Oppleves av brukerne som manglende kvalitet. 3. Opplæring vil kunne bli forsinket (se S2) 1. Vil hindre full bredding før KIB2. 2. Vil medføre at deler av klinisk personell må starte på Kalnes med papirkurve. 3. Forsinker etableringen av gjennomgående kurve. 4. Forsinker realiseringen av digital kontroll i legemiddelsløyfen. 5. Opplæring vil kunne bli forsinket (se S2) Tiltak: Forbedringsaktiviteter gjennomført på løsningen i eksisterende sykehus. Prosjektet er styrket med en teknisk ressurs i løpet av oktober/november. Avtalt styrking av leveransekapasitet med PNØ Tiltak: Risikoen er redusert både for fremdrift og kvalitet. Tett oppfølging av PNØ/regionalt prosjekts arbeid med ferdigstilling av konfigurasjon. Avklaring av polikliniske forløp og alternative løsninger i samarbeid med regionalt prosjekt. Sikre at oppgradering og pilot gjennomføres iht plan Sikre tilfredsstillende pilotgjennomføring med løpende evaluering og tilpasning av sengepostkurve. Akseptabel status med tanke på start bredding. Side 7 av 11

8 Risiko ID RISIKOOMRÅDE / RISIKO KONSEKVENS SANNSYNLIGHET FREMDRIFT ØKONOMI KVALITET GEVINST TILTAK S8 S9 Felles Labdatasystem 1. Leverandøren har utfordringer med å levere feilrettinger og utvikling i avtalt omfang og kvalitet. Risiko for at leveranser blir forsinket 2. Risiko for at SØ ikke kan levere og realisere målbildet med et system for fire fagområder og felles prøvemottak. Usikkerhet først og fremst knyttet til patologi. Uavklart forvaltningsorganisasjon og ansvarsforhold mellom SØ og Sykehuspartner vedrørende ITløsninger. Utfordrende ibruktakelsesfase med forsinkelse og lavere funksjonalitet. Redusert omfang på løsningen vil: kreve kompenserende tiltak fra SØ for å få på plass en løsning kreve ekstra ressurser for bruk av løsningen i arbeidsprosessene For svak brukerstøtte for pasientkritiske løsninger Tiltak: Sterk og tydelig ledelse fra HSØ inn mot leverandøren Tett kobling med prosjekt og ekstra kompenserende tiltak (systemintegrasjon, testledelse og gjennomføring) Planlegge forberedelse for kompenserende tiltak i linjen Vurdere forlengelse av dagens løsning for patologi, parallelt med fortsatt press overfor leverandør Konsentrasjon mot leveranser KIB1/2 Kommentar: Videreutvikling av løsningen etter KIB Tiltak: Tett involvering av HSØ i forhold til etablering av interimløsning for support og forvaltning frem mot 2016, i påvente av vedtatt forvaltningsmodell innen HSØ. Forsterket beredskap og brukerstøtte Videreutviklet og foredlet supportmodell Side 8 av 11

9 METODE Det er denne måned gjort en vurdering av rapporterte risikoer fra risikologger i samlet plan SØ 2015 og program SØ IKT Det er lagt vekt på de risikoer som har betydning for driften i SØ og arbeidet frem mot KIB 1 og 2. Ambisjonen er å rapportere risikoer som er over toleransenivåer i samlet plan SØ 2015 og program SØ IKT 2015 samt de risikoer som på alvor truer målbildet for å kunne åpne sykehuset i KIB1 og 2 med riktig pasientsikkerhet. I neste rapport for desember vil også risikoområder innen drift (kvalitet og pasientsikkerhet, HMS, HR og økonomi) bli inkludert. I tillegg vil det bli gjort en kompletterende overgripende vurdering av risikobildet og dermed også vurdere risiko på tvers av områder, identifisering av ukjente risikoer og risikoer som det ikke er rapportert på og som er av stor betydning for SØ. Rapporten er utarbeidet i samarbeid mellom ressurspersoner i SØ og Fornebu Consulting. Fornebu Consulting skal sikre en objektivitet i vurderingene. FORKLARINGER DRIFT Pasient / Kvalitet HMS Ressurs Økonomi Fremdrift FORKLARING Med pasient menes effekt og påvirkning på pasient og pasientsikkerhet. Med kvalitet menes effekt og påvirkning på tjenesten og evne til å tilby kunden tjenesten. Med HMS menes både indre og ytre miljø, inkludert arbeidsmiljø og ansattes fysiske og psykiske helse. Med ressurs menes effekt på ressursbruk av mennesker, kompetanse, utstyr og materiell. Med økonomi menes effekter på budsjett, regnskap og finansiering. Med fremdrift menes effekt på ferdigstillelse sammenlignet med plan. SAMLET PLAN Økonomi Kvalitet Gevinst Med økonomi menes effekter på budsjett, regnskap og finansiering. Økonomi måles her overordnet mot konsekvenser for SØ, og ikke mot prosjektbudsjett. Med kvalitet menes levert funksjonalitet i tjeneste eller produkt sammenlignet med spesifikasjon. Dette inkluderer effekter på HMS og pasientsikkerhet sammenlignet med spesifikasjon. Med gevinst menes forventet gevinstuttak sammenlignet med gevinstrealiseringsplan. Gevinstuttaket skjer i drift, mens prosjekter legger til rette for at gevinstuttaket skal kunne skje. Dette inkluderer effekter på HMS og pasientsikkerhet.

10 SANNSYNLIGHETSSKALA Sannsynlighetsskala Svært stor Stor Tallverdi Betydning DRIFT SAMLET PLAN 5 4 Mer enn 90 % sannsynlighet Mellom 65 % og 90 % sannsynlighet Inntil to ganger per uke (en hendelse for hver 3 4 dager). Hyppig og regelmessig Ca en gang i måneden/regelmessig Hendelse som nesten helt sikkert vil oppstå Hendelser som forventes å oppstå Moderat 3 Mellom 35 % og 65 % sannsynlighet Omtrent halvårlig/ikke regelmessig, forekommer Hendelser som kan oppstå Liten 2 Mellom 10 % og 35 % sannsynlighet En gang i året/forekommer av og til, sjeldent Hendelser som ikke forventes å oppstå Meget liten 1 Mindre enn 10 % sannsynlighet Mer sjelden enn hvert år/svært sjelden Hendelser som nesten helt sikkert ikke vil oppstå KONSEKVENSSKALA Konsekvensskala DRIFT Tallverdi Pasient / Kvalitet (liv, helse) HMS (liv, helse, indre & ytre miljø) Ressurser (kapasitet) Økonomi (materielle verdier) Svært alvorlig 5 Tap av liv / Hoved og avhengige produksjonslinjer settes permanent ut av drift Tap av liv. Omfattende miljøskader av varig karakter Situasjonen kan kreve mobilisering av eksterne ressurser > 10 millioner NOK Alvorlig 4 Betydelig pasientskade. Fare for tap av liv / Produksjonen settes ut av drift for lengre tid. Andre avhengige produksjonslinjer rammes midlertidig Betydelig fysisk / psykisk personskade og fare for tap av liv. Betydelig miljøskader, fare for miljøskader av varig karakter. Situasjonen kan kreve mobilisering av ressurser fra andre enheter < = 10 millioner NOK Moderat 3 Alvorlig pasientskade. Alvorlig endring i pasientens medisinske tilstand / Driftsstans i flere døgn Alvorlig fysisk / psykisk personskade. Alvorlig miljøskade som kan reverseres. Situasjonen kan kreve ekstraordinær ressursbruk fra egen enhet < = 1 million NOK Lav 2 Mindre alvorlig pasientskade, mindre endringer i pasientens medisinske tilstand /Produksjonen settes midlertidig ut av drift. Kan føre til skader om det ikke finnes alternativer eller reserver Mindre alvorlig fysisk / psykisk personskade. Mindre alvorlig miljøskade som kan reverseres. Situasjonen kan håndteres med begrenset ekstra ressursbruk < = NOK Ubetydelig 1 Ubetydelig pasientskade, ubetydelige endringer i pasientens medisinske tilstand / Produksjonen settes midlertidig ut av drift. Kun mindre forsinkelser, ikke behov for reserver Ubetydelig fysisk / psykisk personskade. Ingen kjente miljøskader Situasjonen kan håndteres med bruk av ordinære ressurser < = NOK Side 10 av 11

11 Konsekvensskala SAMLET PLAN Tallverdi Fremdrift Økonomi Kvalitet Gevinst Svært alvorlig 5 Sluttmilepæl ikke nådd > 10 millioner NOK Leveransen blir ikke akseptert Negativ gevinst Alvorlig 4 Forskjøvet kritisk linje. Konsekvens ut over prosjektets rammer. Moderat 3 Utenfor planlagt slakk. Sluttdato påvirkes. Lav 2 Innenfor planlagt slakk. Sluttdato påvirkes ikke. < = 10 millioner NOK Vesentlig dårligere enn avtalt. Konsekvens for drift etter ibruktakelse. < = 1 million NOK Litt dårligere enn avtalt < = NOK Lavere enn ambisjoner i prosjekt Ingen gevinst kan realiseres Forventet gevinst er at < 50 % av gevinstplan kan realiseres Lavere gevinst enn beregnet i prosjekt Ubetydelig 1 Ingen endring i planer. < = NOK Ingen endring i planer Ingen endring i gevinstplan Side 11 av 11