Veiledning til prosjektgjennomføring ved. anskaffelse av nytt fagsystem for digital byggesaksbehandling

Transkript

1 Veiledning til prosjektgjennomføring ved cm anskaffelse av nytt fagsystem for digital byggesaksbehandling Versjon KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities

2 Dokumenthistorikk Versjon Dato Beskrivelse av endring Forfatter(e) Utarbeidet dokumentet for å veilede pilotkommunene i anskaffelsesprosessen. Sopra Steria og Arkitektum Ny innledning og diverse mindre endringer i dokumentet KS KommIT 2

3 Innholdsfortegnelse 1 Prosjektgjennomføring Konsept- og planleggingsfase Gjennomføringsfase Avslutte og realiseringsfase Bistand til anskaffelse og innføring av nytt fagsystem

4 1 Prosjektgjennomføring Vi foreslår at kommunen etablerer et prosjekt for anskaffelse og innføring av nytt fagsystem for digital byggesaksbehandling. Nedenfor følger en kort beskrivelse av forslag til innhold i prosjektfasene iht. prosjektveiviseren. 1.1 Konsept- og planleggingsfase Forankre forslag til prosjekt lokalt. KS KommIT kan bistå med innføring i anbudsunderlaget i form av en gjennomgang for alle pilotene eller ved at KS KommIT gjennomgår dette i hver enkelt pilotkommune, eventuelt en kombinasjon av disse fremgangsmåtene. Dette avtales nærmere i samråd med kommunene. KS KommIT vurderer også å lage en video som kommunene kan utnytte. Kommunen må selv legge en plan for gjennomføring av prosjektet med anskaffelse og innføring av nytt fagsystem for digital byggesaksbehandling. Vi anbefaler at kommunen som en del av dette gjennomfører en lokal prosessanalyse der kommunen kartlegger dagens situasjon i kommunen opp mot det målbildet som fremgår av anskaffelsesgrunnlaget. Vi foreslår at analysen har følgende innhold: a) Identifisere potensielle gevinster ved innføring av de fremtidige arbeidsprosessene b) Kartlegge hvem i kommunen som berøres av anskaffelsen og strategi for å ivareta behovene til disse personene/funksjonene c) Planlegge gjennomføringen av selve anskaffelsen d) Planlegge mottak, innføring og gevinstrealisering - knytte gevinster til mål, måleindikatorer og tiltak, samt tildele ansvar for å realisere gevinstene Innen man går inn i gjennomføringsfasen, må kommunen basert på ovennevnte analyse lage en fasebasert prosjektplan, samt gjennomføringsstrategi. Det er viktig at prosjektgruppen har mandat til å gjennomføre anskaffelsen, samt implementeringen av løsningen. 1.2 Gjennomføringsfase I gjennomføringsfasen skal kommunen gjennomføre anskaffelsen og håndtere mottak og innføring av nytt system. Prosjektet bør sikre kontinuerlig forankring i virksomhetsledelsen underveis, og prosjektplan/milepælsplan oppdateres ved behov. Vi foreslår at gjennomføringsfasen planlegges i tre trinn: 1. Forberedelse til anskaffelse inkludert lokale tilpasninger i anskaffelsesgrunnlaget og prekvalifisering av leverandører 2. Evaluering, forhandling og innstilling av leverandør. 3. Mottak og innføring av ny løsning Forberedelse til anskaffelse Før anskaffelsesgrunnlaget kan ferdigstilles må kommunen gjøre nødvendige avklaringer av lokale behov og krav til oppsett som ikke er ivaretatt i anskaffelsesgrunnlaget: a) Identifisere evt. særskilte behov som ikke er dekket av anskaffelsesgrunnlaget og å beskrive disse behovene som kommunespesifikke behov b) Beskrive tilpasning til lokale forhold mht. lokale systemer som skal integreres, oppsett av roller og saksflyt i løsningen m.m. Dette skal inngå under eget punkt «Krav til oppsett» i anskaffelsesunderlaget Under forslag til gjennomføring av anskaffelse har vi beskrevet hvordan forberedelse til anskaffelse kan gjennomføres i parallell med at kommunen starter med å prekvalifisere leverandører. 4

5 1.2.2 Anskaffelse Det er for pilotene foreslått å gjennomføre anskaffelsen som en konkurranse med forhandling i to trinn iht. forskriftens del III (anskaffelse over EØS-terskel). Dette forslaget til milepæler gjelder derfor en konkurranse med forhandling i to trinn. Det gjøres oppmerksom på at adgangen til konkurranse med forhandling etter forskriftens del III er begrenset og at kommunen har ansvar for å dokumentere at anskaffelsen oppfyller krav til unntakshjemmel 14-3 c i forskriften. Anbefalingen til bruk av konkurranse med forhandling er basert på en generell vurdering av at anskaffelsen i pilotfasen er av en slik art at det på grunn av gapet mellom tilgjengelige løsninger i markedet og det funksjonelle målbildet for tjenesten som skal leveres, samt at kravene til løsningen baserer seg på flere integrasjoner hvor standard foreløpig ikke er etablert eller er under utarbeidelse, ikke kan fastsettes nøyaktige nok spesifikasjoner. Nr. Milepæl Planlegging av aktivitet 1 Prekvalifisering kunngjøres Frist for å stille spørsmål til prekvalifisering Frist for å innlevere søknad om prekvalifisering Melding til leverandørene om resultat av prekvalifisering Konkurransegrunnlag sendes til kvalifiserte leverandører Før prekvalifisering kunngjøres må kvalifikasjonsgrunnlaget ferdigstilles. Dette handler i hovedsak om å legge inn en fornuftig tidsplan og oppdatere med formell informasjon og kan gjøres så snart kommunen har fått etablert et prosjekt for gjennomføring av anskaffelsen. Prekvalifiseringen kan med fordel sendes ut tidlig, mens det legges inn en tidsplan som gir kommunen (og leverandøren) rimelig med tid til å kvalifisere leverandører i parallell med ferdigstilling av kommunespesifikke krav og behov i anskaffelsesgrunnlaget. Frist settes minst 7 dager før innlevering av prekvalifiseringssøknad (gjerne 10 dager). Endringer, rettelser, tilføyelser til prekvalifiseringsgrunnlaget som følge av spørsmål må være publisert senest 6 dager før innleveringsfristen. Minst 30 dager etter kunngjøring. Kan evt. settes noe lengre frist (f.eks. 6 uker) om kommunen allikevel trenger tiden til å jobbe med ferdigstilling av konkurransegrunnlaget. Kvalifisering av leverandører bør kunne gjøres på 1 2 uker etter frist for levering av kvalifikasjonssøknaden. Det kan være lurt å ta høyde for at det kan være behov for å etterspørre manglende dokumentasjon til kvalifikasjonssøknadene (kun evt. dokumentasjon som tillates ettersendt iht. forskriften). Kvalifisering gjøres iht. kriterier satt opp i kvalifikasjonsgrunnlaget. Etter at leverandører er kvalifisert er det klart for utsendelse av konkurransegrunnlag til kvalifiserte leverandører. Dette kan skje så 5

6 Nr. Milepæl Planlegging av aktivitet snart resultat av prekvalifisering er meddelt leverandørene, men det kan også foregå på et senere varslet tidspunkt. 6 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 7 Frist for å levere tilbud 8 Evaluering og forhandlinger I forkant av utsendelse på av konkurransegrunnlaget må kommunen beskrive sine krav til oppsett og lokale tilpasninger ift. evt. særskilte behov. Dette er en jobb som kommunen kan gjøre i parallell med prekvalifiseringen, og burde kunne gjennomføres på 1 2 måneder om det ikke tar veldig lang tid for kommunen å lande nødvendige avklaringer knyttet til arkiv m.m. Hva som kommunen kan og bør se på er nærmere beskrevet i dette dokumentet og i vedlegg. Frist settes minst 7 dager før innlevering av tilbud (gjerne 10 dager). Endringer, rettelser, tilføyelser til konkurransegrunnlaget som følge av spørsmål må være publisert senest 6 dager før innleveringsfristen. På grunn av anskaffelsens kompleksitet, må kommunen forvente at det blir stilt spørsmål til konkurransegrunnlaget og tolkningen av dette. Mange spørsmål kan erfaringsvis kreve bidrag fra flere nøkkelpersoner for at kommunen skal være i stand til å besvare. Slik koordinering kan ta noe tid om det ikke er satt av møtetid til å behandle slike spørsmål. Når tidsplan er kjentgjort i prekvalifiseringsgrunnlaget, så er det ikke et konkret krav til minimum antall dager til tilbudsfrist fra utsendelse av konkurransegrunnlag til innlevering av tilbud utover lovens krav om at det skal gis en rimelig frist. Anskaffelsens omfang og kompleksitet taler for at leverandørene minst gis en frist på 2 måneder. Samtidig så er store deler av kravspesifikasjonen kjentgjort gjennom publisering på KS sine nettsider, slik at leverandørene har hatt mulighet til å forberede seg før konkurransegrunnlaget sendes ut. Etter at tilbudene er kommet inn starter den mest omfattende arbeidsperioden i anskaffelsesfase med evaluering av tilbud og forhandlinger. Omfanget vil være avhengig av antallet tilbydere som er kvalifisert og som leverer tilbud. En intensiv gjennomføring vil 6

7 Nr. Milepæl Planlegging av aktivitet 10 Oppstart av kontrakt være på 2 3 måneder, men dette krever dedikerte ressurser med tilstrekkelig avsatt tid og et effektivt forhandlingsløp. Vi anbefaler at et slikt løp gjennomføres på 2 4 måneder med dedikerte ressurser. Tiden kan f.eks. disponeres som følger: Initiell evaluering av innkomne tilbud (2 uker) Utsendelse av formell invitasjon til forhandlinger minst to uker før oppstart forhandlinger (gjennomføres i tidsperiode som satt opp i konkurransegrunnlag, men datoer, tidspunkt og sted spesifiseres (sett av tid til flere forhandlingsrunder med en gang)) 2. runde evaluering (litt mer grundig) og med fokus på avklaringspunkter opp mot leverandørene/forhandlingene etter enda en uke Utarbeidelse av forhandlingsstrategi Utsendelse av skriftlig forhandlingsutspill (områder som ønskes belyst i første forhandlingsrunde) minst 5 arbeidsdager før første forhandling. Kjør første forhandlingsrunde. Be om skriftlige svar/oppdaterte tilbud. Forhandle videre på uavklarte tema i neste forhandlingsrunde. Vent med forhandling på pris til de vesentligste forhold er avklart. Be først om oppdatert pris etter omfang er justert/avklart. Be alltid om siste oppdaterte tilbud skriftlig. Gjør evaluering av komplett/endelig tilbud iht. tildelingskriteriene og innstill beste leverandør/tilbud (sett av 2 3 uker til dette). Ta også hensyn til evt. behov for tid til fremleggelse av beslutning om kontraktstildeling til rådmann/formannskap/politisk behandling Tidspunkt for oppstart av kontrakt bør være del av forhandlinger/dialog med leverandør. Det kan være vanskelig å avgjøre når leveransene kan gjøres, da dette vil avhenge av evt. justeringer på omfanget som leverandørene forpliktes til å levere i den enkelte leveranse. 7

8 1.2.3 Mottak og innføring Når leverandør er valgt må kommunen start å forberede mottak og innføring av ny løsning. Tidspunkt for oppstart av mottaksprosjektet avhenger av hvilket tidspunkt det igjennom forhandlingene er avtalt at leverandøren skal ha de ulike leveransene klar for overlevering til kommunen. Mottak og innføring gjennomføres for hver av de to definerte leveransene i anskaffelsesgrunnlaget; leveranse 1 og leveranse 2. Begge leveransene skal gjennomgå en akseptansetest med påfølgende godkjenningsperiode etter idriftsettelse. Kommunen bør selv legge en strategi for hvordan utrulling og overgang til ny løsning best gjøres i organisasjonen. Om det er behov for å pilotere løsningen på utvalgte områder eller grupper av saksbehandlere før ny løsning tas i bruk for fullt Innføring bør også sees i sammenheng med plan for opplæring av saksbehandlerne og øvrige brukere av den nye løsningen. Leveranse 1 skal erstatte eksisterende løsning for byggesaksbehandling i kommunen. 1.3 Avslutte og realiseringsfase Hensikten med avslutningsfasen er å sikre en god overlevering av leveransene fra prosjektet til linjen. I tillegg er avslutningsfasen et viktig punkt for å trekke lærdom av prosjektutfallet mhp. senere prosjekter. Videre er det viktig å få forankret leveransen godt i linjen og sikre at linjen har nødvendige forutsetninger for å realisere de gevinstene som ble identifisert i planleggingsfasen. Overføring til linjen innebærer full overføring av ansvar for videre oppfølging av kontrakt fra prosjekt til linjen. I den forbindelse kan bl.a. bli behov for etablering av nye roller i linjen mht. forvaltning av avtale på nytt fagsystem for byggesaksbehandling, brukerstøtte og opplæring m.m. 2 Bistand til anskaffelse og innføring av nytt fagsystem I avtalen som KS KommIT har inngått med pilotene åpnes det opp for å støtte pilotene i gjennomføringen av endringsprosessen og selve anskaffelsen. Pilotkommunene kan motta bistand fra KS KommIT, både i form av veiledning og økonomisk støtte. KS KommIT arbeider også for alternative måter å delfinansiere utviklingsarbeidet på for å redusere risiko for næringslivet. Bistand fra KS KommIT avtales i hvert enkelt tilfelle når pilotkommunen har utarbeidet en plan for omstillingsprosessen. Ambisjonen er at KS KommIT skal settes i stand til å følge opp en videre utrulling av de nye løsningene i hele kommunal sektor og at KS KommIT har nødvendig kapasitet til å forvalte og videreutvikle den verktøykassen som nå tilbys kommunene. En slik rolle krever et team bestående av personer med teknisk kompetanse og personer med erfaringer fra implementering av kravspesifikasjoner. KS utreder KommIT sin rolle fra KS sitt hovedstyre skal ta stilling til organisering og finansiering av denne virksomheten i juni. 8