Trondheim kommunes ønsker og erfaringer

Transkript

1 Forenkling av byggesak, Larvik s ønsker og erfaringer Foto: Geir Hageskal

2 Hvorfor digitalisere?

3 Smart

4 Omdømmet

5 Prosjektet ebygg

6 Byggesaksbehandleren opplever mange utfordringer med å levere en god innbyggertjeneste

7 Byggesaksbehandleren ønsker seg et tilrettelagt verktøy med bedre prosesstøtte og automatisk innhenting og oppdatering av informasjon - ebyggesak

8 Vi ønsker å erstatte dagens byggesaksmodul i det generelle sak-/arkivsystemet:

9 Status

10 Altså: innstilte før påske som leverandør av nytt fagsystem for digital byggesaksbehandling Kontrakt ble inngått nå på onsdag

11 Veien hit Det startet med et møte med KS forsommeren 2013 og en kartlegging samme høst..

12 Videreføring av arbeidet med kundeservice og omdømmebygging En mer effektiv tjeneste En mer forståelig tjeneste Ved å ha Et tilrettelagt saksbehandlingsverktøy spesialtilpasset byggesaksbehandling En intuitiv og forståelig søknadsportal for kundene

13 ebyggesak og ebyggesøknad i regi av KS KommIT Trondheim med som pilotkommune Bidrar inn i arbeidet med utarbeidelse av kravspesifikasjoner Lærerikt å analysere byggesaksprosessen så inngående Tydeliggjorde behovet for endring Stor verdi med KS som pådriver og ansvarlig for kravspesifikasjonene Kravspesifikasjonene er av stor verdi ved lokal anskaffelse

14 Erfaringer vi har gjort oss underveis.. Viktig med en god prosessleder med forståelse for byggesaksprosessen Viktig å sette av tid og ressurser internt til lokal tilpasning Viktig med god forankring i kommunen Viktig med grundig involvering av relevante fagmiljøer (geodata, arkiv, it-arkitektur, innkjøpstjeneste etc.)

15 Digital førstevalg i TK: Har vært viktig som støtte og sentral organisator internt i kommunen Avgjørende med prosjektleders forståelse for vårt behov og anskaffelsens innhold Prosjektledelsen har dyktige til å drive prosjektet fremover, gitt konkrete og korte frister.

16 Digitalt førstevalg i TK: Har hatt eierskap til anskaffelsen - VI Ydmyk: har lyttet til innspill fra fremtidige brukere/tilgrensende roller Tverrfaglige arbeidsgrupper bidrar til felles innsikt i, og forståelse for hverandres kjerneområder og roller (arkiv, kart/oppmåling, etc) DF har hatt tillit til at arbeidsgruppene har skaffet seg oversikt over helheten samtidig med god kunnskap om detaljene

17 Byggesakskontorets bidrag: Ledelsen har avsatt tilstrekkelige ressurser/ gitt spillerom mht til å kunne innhente nødvendig kompetanse underveis. Engasjerte og motiverte medarbeidere bidrar til å drive/løfte prosjektet Har hatt fokus på å se fremover Viktig å etablere team med ulik kompetanse/ roller

18 Noen utfordringer underveis: å måtte tenke nytt på mange områder å løsrive seg fra dagens løsninger (eks. det å tenke nytt ift. maler) Å forstå kompleksiteten ved tekniske løsninger (integrasjoner mot andre systemer etc) Å skille leverandørene fra hverandre underveis, på detaljnivå Leverandørene har tidvis svart på svært forskjellige måter, har gjort det utfordrende å vurdere dem i forhold til hverandre.

19 De første tilbudene bar preg av mangelfull forståelse for byggesaksfaget. Mer tekniske løsninger enn saksbehandlingserktøy; under forhandlingene la vi vekt på å påpeke våre behov utover det rent tekniske. Enkelte krav fra den nasjonale kravspesifikasjonen var/er noe utydelige.

20 Spørsmål? Ett nettmagasin om byutvikling i Trondheim