Konkurransegrunnlag: Nytt saksbehandlingssystem for pedagogiskpsykologisk tjeneste i Oppland fylkeskommune

Transkript

1 Vedlegg A Konkurransegrunnlag: Nytt saksbehandlingssystem for pedagogiskpsykologisk tjeneste i Oppland fylkeskommune Innhold 1. Oppdragsgiver Oppdraget Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Kravspesifikasjon Konkurranseregler Anskaffelsesprosedyre og kontraktstype Priser, og levering Merking av tilbudet Frist for mottak av tilbud Fremdriftsplan Akseptert tilbud Vedståelsesfrist Tilbudskostnader Informasjon og spørsmål... 5

2 1. Oppdragsgiver. Oppland fylkeskommune har 13 videregående skoler med samlet elevtall på ca Ved alle skolene er det etablert PP-tjeneste med eget kontor. Den fylkeskommunale PP-tjenesten betjener i tillegg grunnskoleelever i barneverninstitusjonene i fylket, i Sykehuset Innlandet på BUP Døgnavdeling, Kringsjåtunet, samt Røysumtunet rehabiliteringssenter. Tjenesten har til sammen 21,5 årsverk og er pr. i dag organisert i to distrikt. Sentral ledelse av tjenesten er plassert i fylkeskommunens sentraladministrasjon i Lillehammer. PP-tjenesten i Oppland fylkeskommune har i mange år benyttet fagsystemet PPI, siden 2003 en versjon med sentral drift. Nettverket er inndelt i soner i tråd med kravene i Personopplysningsloven og forskriftene til denne. Nettverksplattform er Microsoft Windows med overveiende Cisco nettverkskomponenter og Checkpoint brannmurer. Se for øvrig vedlegg E - OFK IKT standarder. 2. Oppdraget Oppland Fylkeskommune ønsker å innhente tilbud på følgende tjenester: 1. Levering av ferdig utviklet saksbehandlingssystem for PP-tjenesten. 2. Installasjon og igangsetting, inkl. nødvendig opplæring. 3. Bistand til konvertering av data fra gammel løsning. 4. Vedlikeholdsavtale for systemløsningen. Det tas sikte på å inngå en løpende avtale uten tidsbegrensning, men med gjensidig rett til oppsigelse med frist på seks måneder. 3. Kvalifikasjonskrav Det kreves at leverandøren har ordnede forhold mht. innbetaling av skatt og merverdiavgift. Dokumentasjonskrav: Skatteattest som ikke er mer enn seks måneder gammel, regnet fra tilbudsfristen. (Attest utstedes av kemner/ kommunekasserer (skjema RF-1244)) Merverdiavgiftsattest som ikke er mer enn seks måneder gammel, regnet fra tilbudsfristen (Attest utstedes av skattekontoret (skjema RF 1244)) Det kreves at leverandøren har et fungerende HMS-system. Dokumentasjonskrav: HMS egenerklæring (se vedlegg D) Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Dokumentasjonskrav: Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigst relevante leveransene, herunder opplysninger om hva som er levert, tidspunkt og mottaker. 4. Tildelingskriterier Evaluering av kvalifiserte tilbud vil bli gjort av en faggruppe. Dersom tilbyder reserverer seg mot noen av kravene i kravspesifikasjonen, må dette framgå av klart i tilbudet. Er det vesentlig forbehold eller avvik fra kravspesifikasjonen vil tilbudet bli avvist. Følgende kriterier vil bli lagt til grunn for valg av leverandør:

3 Pris. Vekt 40 % Det vil bli foretatt en sammenligning av totale kostnader for anskaffelse og igangsetting, samt drift og vedlikehold over en periode på fem år. Vennligst fyll ut vedlagte prisskjema, vedlegg C. Produktegenskaper med tilhørende tjenester. Vekt 40 % Evalueringen vil omfatte følgende forhold: - Funksjonalitet, brukervennlighet, brukergrensesnitt og teknisk løsning. Det vil bli gjort en vurdering av i hvilken grad løsningen imøtekommer våre krav og ønsker, se kravskjema vedlegg B, som skal fylles ut og følge med tilbudet. - Kompetanse og leveringsevne. Vi ber om å få oppgitt kompetanse og erfaring (CV) til den/de konsulenten(e) som skal utføre oppdraget - Brukerstøtte, konsulenttjenester og rådgivning i driftsfasen - Planer for videreutvikling av systemet - Referanser Referansekunder vil eventuelt bli forespurt hvis oppdragsgiver har behov for å verifisere tilbyders egen beskrivelse. Vennligst oppgi kontaktdetaljer for to referansekunder som oppdragsgiver kan kontakte. Vi ber tilbyderne om å dokumentere eller beskrive disse forhold, samt oppgi referanser. Prosjektgjennomføring og implementering. Vekt: 20 % Det skal utarbeides en plan for installasjon og igangsetting med timeanslag for de ulike oppgavene som skal utføres og beskrivelse av ansvarsdeling mellom leverandør og kunde. Nødvendig opplæring må innpasses. 5. Kravspesifikasjon Oppland Fylkeskommune ønsker å anskaffe et nytt, moderne saksbehandlingssystem for PPtjenesten. I vedlegg B er det en rekke konkrete krav som vi ønsker å få tilbakemelding på. Skjema må fylles ut og skal følge tilbudet. Systemet må passe inn i Oppland Fylkeskommunes eksisterende IKT-miljø - se vedlegg E Standarder for basis programvare. Vesentlige avvik fra dette må beskrives. 6. Konkurranseregler 6.1. Anskaffelsesprosedyre og kontraktstype Konkurransen er regulert av lov om offentlige anskaffelser 16. juni 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II samt reglene i dette dokumentet. Anskaffelsesprosedyre vil være konkurranse med forhandling. Vi vil benytte følgende standardvilkår ved denne anskaffelsen: Statens standardavtale for IT-anskaffelser Den store kjøpsavtalen med tilhørende bilag.

4 (se Statens standardavtale for IT-anskaffelser Den store vedlikeholdsavtalen med tilhørende bilag. (se Konkurransen gjennomføres som en én-trinns forhandlet prosedyre. Dette betyr at 17. juni 2013, kl. 1200, er tilbudsfrist, og ikke frist for å melde interesse for å delta. Oppdragsgiver vil forhandle med minimum 3 tilbydere, dersom det er tre kvalifiserte tilbydere. Det vil bli foretatt en utvelgelse til forhandlinger med utgangspunkt i tildelingskriteriene. Innledende forhandlinger kan gjennomføres pr. e-post. Utvalgte leverandører vil bli innkalt til forhandlingsmøter, og får ev. anledning til å gi et revidert tilbud. Tilbudet skal være på norsk og tilhørende dokumentasjon skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å akseptere hele eller deler av tilbudet. Det er ikke aktuelt å inngå avtale med mer enn én leverandør. Konkurransen kan avlyses dersom det ikke mottas tilfredsstillende tilbud. Tilbudene skal leveres som kontraktsforslag iht. statens standardavtaler. Tilbudene vil bli behandlet konfidensielt ovenfor andre leverandører Priser, og levering. Priser skal være i NOK, eks. mva. Utgifter til reise mellom leverandør og kunde ønskes holdt på et minimum Merking av tilbudet Tilbudet skal være signert, datert, lagt i nøytral lukket innpakning og merket med "Saksbehandlingssytem for PPT". Tilbudet skal leveres i ett papireksemplar, samt elektronisk på en CD/DVD/- minnepinne der en kopi av samtlige dokumenter i tilbudet er lagret Frist for mottak av tilbud Tilbudet må være levert senest innen mandag 17. juni 2013, kl. 1200, til: Oppland fylkeskommune, Fagenhet VGO Kirkegt. 76 Postboks LILLEHAMMER For sent innkomne tilbud vil bli avvist.

5 6.5. Fremdriftsplan Følgende tidsrammer gjelder for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Konkurranse Konkurransegrunnlag utsendt til kvalifiserte tilbydere Frist for spørsmål til konkurransegrunnlag Frist for å levere tilbud kl Tilbudsåpning kl Forhandlingsperiode med tilbydere Frist endelig tilbud Utvelgelse/Avtaleinngåelse Innstilling av hvem som får avtalen Klagefrist 10 dager Avtaleinngåelse Implementering Planlegging/opplæring/installering/testing mm Planlagt oppstart drift Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen etter tilbudsfrist Akseptert tilbud Intet tilbud er akseptert uten at det er gitt skriftlig aksept til tilbyder. Oppland fylkeskommune forbeholder seg retten til å forkaste alle tilbud hvis det foreligger saklig grunn til det Vedståelsesfrist Oppland fylkeskommune har som mål å foreta kontraktsinngåelse i løpet av september Vi forbeholder oss rett til å gjøre endringer i tidsplanen dersom dette blir nødvendig. Vedståelsesfrist for tilbudet er 16. september Tilbudskostnader Alle kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere Informasjon og spørsmål Vi forbeholder oss retten til å ettersende tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget inntil 6 dager før tilbudsfrist.

6 Vi ber om at spørsmål om konkurransen blir sendt skriftlig, innen 3. juni, kl. 12:00, til: Oppland fylkeskommune Fagenhet VGO v/anne Grete Skurdal Postboks LILLEHAMMER. eller E-post til: Presisering som blir utarbeidet og som har konsekvens for konkurransen, blir sendt alle som har fått tilsendt konkurransegrunnlaget.