Trondheim kommunerevisjon. Rapport 7/2016-R Rapport etter gjennomført revisjon for regnskapsåret revisjonsforskriftens 4

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Trondheim kommunerevisjon. Rapport 7/2016-R Rapport etter gjennomført revisjon for regnskapsåret revisjonsforskriftens 4"

Helen Arntsen
7 år siden
Visninger:

1 Trondheim kommunerevisjon Rapport 7/2016-R Rapport etter gjennomført revisjon for regnskapsåret revisjonsforskriftens 4

2 Forord For regnskapsåret 2015 har Trondheim kommune mottatt en normalberetning, det vil si en revisjonsberetning uten presisering eller forbehold. Innholdet i denne revisjonsrapporten er knyttet til nummererte forhold som skal komme administrasjonen og kontrollkomiteen til kunnskap i henhold til 4 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. Revisjonen håper at vårt bidrag i denne rapporten vil være nyttig i forbindelse med rådmannens løpende arbeid med kommunens økonomiske og administrative interne kontroll. Målgruppene for vår rapportering er administrasjonen og kontrollkomiteen. Rapporten behandles i kontrollkomiteens møte den 9. mai Revisjonen takker for samarbeidet i regnskapsåret 2015, og imøteser et svar innen Trondheim, 27. april 2016 Per Olav Nilsen Revisjonsdirektør Svein Kato Isaksen fagansvarlig regnskapsrevisjon

fylkeskommuner mv. Revisjonen håper at vårt bidrag i denne rapporten vil være nyttig i forbindelse med rådmannens løpende arbeid med kommunens økonomiske og administrative interne kontroll.

3 Konklusjon og revisjonsberetning 1 Konklusjon og revisjonsberetning 3 Vi har gjennomført revisjonen for regnskapsåret 2015 for Trondheim Kommune. Vår oppgave er primært å uttale oss om årsregnskapet, opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet, uttale oss om disponeringene er i henhold til budsjettvedtak og at budsjettet stemmer med regulert budsjett. I tillegg er det revisjonens oppgave innenfor god kommunal revisjonsskikk å gjennomgå kommunens formuesforvaltning og regnskaps- og intern kontrollsystemer. Det må understrekes at svakheter i regnskapssystemet og den interne kontroll kan medføre misligheter som våre normale tester ikke nødvendigvis avdekker. Etter forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 3 skal revisor se etter at kommunen har ordnet den økonomiske internkontrollen på en betryggende og forsvarlig måte. I følge 4 plikter revisor å rapportere feil og mangler ved organiseringen av den økonomiske internkontrollen til kontrollkomiteen, med vedlegg til kommunens administrasjon. Denne rapporten omhandler svakheter ved intern kontroll knyttet til lønnsområdet i kommunen, som revisor har vurdert som vesentlig. Disse forhold skal administrasjonen journalføre som nummerert brev, jf 4. Forholdene har ikke fått konsekvenser for revisjonsberetningen i 2015.

regulert budsjett. I tillegg er det revisjonens oppgave innenfor god kommunal revisjonsskikk å gjennomgå kommunens formuesforvaltning og regnskaps- og intern kontrollsystemer.

4 4 Merknader i forhold til revisjonsforskriften 4 2 Merknader i forhold til revisjonsforskriften 4 Lønnsområdet Avstemming av lønnsrelaterte balansekonti Økonomitjenesten ved lønnsteamet skal foreta løpende avstemming av balansekonti knyttet til lønn. På lønnsområdet er det spesielt viktig at kommunen har god intern kontroll da flere balansekonti gjelder mellomværende i forhold til ansatte og skattemyndighetene. I vår rapportering til kontrollkomiteen og rådmannen for regnskapsåret 2014 tok vi opp at kontrollen ikke var tilfredsstillende ivaretatt. Det har skjedd forbedringer i 2015, men det er fremdeles ikke foretatt løpende avstemming av balansekonti for skyldig arbeidsgiveravgift, skyldig forskuddstrekk/påleggstrekk, forskudd ansatte og konto for netto utbetalt. Skyldig arbeidsgiveravgift viser en gjeld på kr per Det ble ikke foretatt avstemming av denne kontoen innen regnskapet ble avlagt den , noe som resulterte i at det var utgiftsført og betalt for lite arbeidsgiveravgift med om lag 9,7 mill. Denne feilen er knyttet til arbeidsgiveravgift av pensjoner og, regnskapet ble korrigert på grunnlag av revisjonens funn og innspill. Kommunen benytter systemet Balancer for å dokumentere saldi på balansekonti. På det tidspunktet regnskapet ble avlagt manglet avstemming av flere balansekonti knyttet til lønn. Noen avstemminger av disse er blitt dokumentert i Balancer i etterkant. Rapportering av pensjoner i A-meldingene Rapportering av lønnsutbetalinger med videre skal fra og med 2015 foretas i månedlige a-meldinger. Når det gjelder pensjoner skal tilskudd til kollektive pensjonsordninger avgiftsberegnes i den måned selve innbetalingen er gjennomført. Tilskudd skal ikke tas med på a-meldingen etter en beregning i lønnssystemet, men oppføres med det som faktisk er innbetalt. Da vil det heller ikke bli nødvendig med korrigeringer når det oppstår avvik mellom innbetalte og beregnede pensjoner. Trondheim kommune har i sin månedlige rapportering benyttet feil prinsipp, noe som har medført for lite rapportert pensjonspremie for 2015 på 69,4 mill kr. Dette er årsaken til for lite betalt arbeidsgiveravgift.

På lønnsområdet er det spesielt viktig at kommunen har god intern kontroll da flere balansekonti gjelder mellomværende i forhold til ansatte og skattemyndighetene.

5 Merknader i forhold til revisjonsforskriften 4 5 Avstemming av lønns- og pensjonskostnader Alle offentlige etater som har lønnsopplysningspliktige utbetalinger skal fylle ut skjema for Lønns- og pensjonskostnader 2015 (kontrolloppstillingen). Hensikten med skjemaet er å avstemme opplysninger om utbetalinger som er rapportert via A-ordningen mot de registrerte utbetalingene i regnskapet. Dette skjemaet skal underskrives av revisor. Denne avstemmingen er et sentralt ledd i intern kontroll på området, da den bekrefter om det er overensstemmelse mellom lønnssystemets og regnskapssystemets lønnsposter. Det er uheldig at utkast til denne avstemmingen først ble forelagt revisjonen to dager før vi hadde frist til å avlegge revisjonsberetningen. Den viser at innrapportert beløp stemmer med regnskapet med unntak for posten pensjoner, jf avvik omtalt ovenfor.

Dette skjemaet skal underskrives av revisor.

6 6 Avslutning 3 Avslutning Revisjonen har i flere år pekt på utfordringer i kommunens intern kontrollsystemer og rutiner knyttet til avstemming mellom lønn og regnskap. Bedre samhandling mellom kommunens lønnsteam og regnskapsavdeling er etter vår vurdering et forbedringspotensial. Det må foretas oppfølging og kvalitetssikring av at viktige avstemminger blir gjort løpende og før fristen for avslutning av regnskapet den Vi presiserer at de punktene som omtales i brevet er ment som konstruktive innspill til kommunens ledelse i dens arbeid med å påse at kommunens virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Rapporten behandles i kontrollkomiteens møte den 9. mai Vi vil følge opp tiltak gjennom vår løpende revisjon høsten 2016, og det er derfor ønskelig med en tilbakemelding på denne rapporten innen

Det må foretas oppfølging og kvalitetssikring av at viktige avstemminger blir gjort løpende og før fristen for avslutning av regnskapet den 15.2.

Like dokumenter

Trondheim kommunerevisjon. Rapport 4/2015-R Rapport etter gjennomført revisjon for regnskapsåret 2014 - revisjonsforskriftens 4

Trondheim kommunerevisjon. Rapport 4/2015-R Rapport etter gjennomført revisjon for regnskapsåret 2014 - revisjonsforskriftens 4 Trondheim kommunerevisjon Rapport 4/2015-R Rapport etter gjennomført revisjon for regnskapsåret 2014 - revisjonsforskriftens 4 Forord Denne rapporten oppsummerer Trondheim kommunerevisjon årets regnskapsrevisjon