ENGERDAL KOMMUNE. Møteinnkalling

Transkript

1 ENGERDAL KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Enger Dato: Tidspunkt: 13:00 Forfall meldes snarest på tlf , eventuelt mobiltlf , som sørger for innkalling av vararepresentanter. Ved inhabilitet i enkeltsaker, må det meldes fra om dette til ordfører. Vararepresentanter møter kun etter nærmere innkalling. 1

2 Saksnr Innhold PS 16/1 Interimrevisjon Engerdal kommune PS 16/2 Benchmarking regnskapsrevisjon PS 16/3 Statusrapport revisjon for PS 16/4 Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i 401 Engerdal 2016 PS 16/5 Engasjementsbrev - Engerdal kommune 410 PS 16/6 Engasjementsbrev - Engerdal kommunskoger KF 410 PS 16/7 Referatsaker 2. februar Engerdal kommune,. Utvalgets leder 2

3 Saksmappe: 2016/ /2016 Interimrevisjon Engerdal kommune /1 Kontrollutvalget Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg 1 Revisjonsrapport interim Kontrollutvalget tar revisjonsrapport interim 2015 Engerdal kommune, utarbeidet av Hedmark Revisjon IKS, til orientering. Hedmark Revisjon IKS har gjennomført interimsrevisjon i Engerdal kommune, og ønsker i den forbindelse å knytte noen kommentarer til arbeidet som er gjort. Attestasjon og anvisning Revisor har kontrollert kommunens rutiner knyttet til attestasjon og anvisning på områdene for lønn, utbetaling og økonomisk hjelp og varekjøp. De etablerte rutinene fungerer tilfredsstillende. Overføring fra forsystemer Ved fakturering av kommunale avgifter har kommunen etablert kontroller som sikrer fullstendig overføring av økonomiske data fra forsystemet KOMTEK til Agresso fakturering. Kontrollene er testet og konkludert med at de fungerer tilfredsstillende. I forsystemet Profil beregnes vederlag for langtidsopphold i institusjon. Dataene vedrørende vederlagets størrelse for hver enkelt beboer blir overført fra Profil til NAV. NAV foretar trekk i trygdeytelser og overfører totalt trukket beløp til kommunen. Revisor har kontrollert at NAV foretar trekk i beboers pensjon i tråd med de data kommunen har oversendt, og at kommunen mottar vederlaget. Det er ikke avdekket avvik. Pensjon er en vesentlig utgift for kommunen og beregningene gjennomføres av aktuar med bakgrunn i opplysninger mottatt fra kommunen. Det er gjennomført tester på at innrapporteringen til pensjonsselskapene blir korrekt i forhold til de endringene som kan oppstå i løpet av et år. Dette kan være ansatte som slutter, nyansatte som skal meldes inn eller endring i stillingsprosent. Kontrollen avdekket ingen avvik. 3

4 Fast lønn All fast lønn skal utbetales på bakgrunn av signert arbeidsavtale. Det er kontrollert at alle arbeidsavtaler er signer av arbeidsgiver og arbeidstaker. Videre er det påsett at fast lønn er korrekt registrert i lønnssystemet. Det ble ikke avdekket avvik. Balanseposter test av avstemmingsrutiner Revisor har ved utvalgsbasert testing kontrollert at avstemming av forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift og ordinær merverdiavgift blir gjort i tråd med de rutiner og kontroller kommunen har etablert. For forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift er det også påsett at dette blir betalt med rett beløp til rett tid. Det er ikke avdekket vesentlige mangler eller svikt i den interne kontrollen på disse områdene. Videre er det vurdert og testet internkontrollen i forhold til momskompensasjon. Det gjøres hver termin. I tillegg gjøres det en rekke detaljkontroller for å påse korrekt avgiftsbehandling. Kommunen har god kompetanse på området og det avdekkes relativt lite feil, eventuelle feil som avdekkes gjennom kontrollen korrigeres i tråd med revisors anbefalinger. Frist for å avlegge årsregnskap er den 15. februar og årsberetningen den 31. mars. Foreligger årsregnskap og årsberetning innen fristen, vil revisor avgi sin revisjonsberetning innen fristen 15. april. 4

5 Saksmappe: 2013/ /2016 Benchmarking regnskapsrevisjon /2 Kontrollutvalget Sekretærens forslag til innstilling: Kontrollutvalget tar Hedmark Revisjon IKS sin redegjørelse til orientering. I tråd med oppdragsavtalen skal Hedmark Revisjon IKS delta i landsomfattende prissammenligning, benchmarking, og kontrollutvalget skal orienteres om resultatet. NKRF har invitert bedriftsmedlemmer som leverer regnskapsrevisjonstjenester til å delta i benchmarking av regnskapsrevisjon. For å drive virksomheten på en kostnadseffektiv måte, er det et behov for å måle egen virksomhet opp mot hva som må betraktes å være et rimelig kostnadsnivå. Benchmarking vil være et nyttig instrument i en slik sammenheng. Formålet med sammenligningen er todelt: a) å vise kostnadseffektivitet i egen organisasjon b) å få et instrument og skape en referanseramme som kan bidra til å utvikle organisasjonen til å bli mer kostnadseffektiv 5

6 Saksmappe: 2015/ /2016 Statusrapport revisjon for /3 Kontrollutvalget Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg 1 Statusrapport revisjon Statusrapport revisjon for 2015 Engerdal kommune tas til orientering. Av oppdragsavtale for 2015 fremgår det av punkt 4.5 Økonomirapportering at revisor skal rapportere til kontrollutvalget 1. og 2. tertial (30/4 og 31/8). Videre skal det avgis en årsrapport (31/12). I tillegg til økonomirapporteringen kommer egne faglige statusrapporter knyttet til planlegging/revisjonsstrategi, interimsrevisjon og årsavslutningsrevisjon når det gjelder regnskapsrevisjon, det kommer statusrapporter under vegs når det gjelder arbeid med forvaltnings- og selskapskontrollrapporter. Rapporteringen skal gjøres på samme nivå som oppdragsavtalen og oversendes kontrollutvalget senest en måned etter utløp av rapporteringsperioden. Tertialrapporteringene skal begrunne eventuelle vesentlige avvik mellom budsjett og prognose. Oppdragsavtalen 1-4 Revisjonsberetning for Engerdal kommunes regnskap for 2014 er avlagt i 1. tertial. Mesteparten av ressursbruken i forhold til revisjonsuttalelser tilskrives momskompensasjon og ressurskrevende tjenester. I tillegg registreres tidsbruk knyttet til kontroll av månedlige rapporteringer fra asylmottaket på Drevsjø til UD på linjen for revisjonsuttalelser. I tillegg er 3 spillemiddelregnskap underlagt revisjon i Oppdragsavtalen 5-7 Forvaltningsrevisjonsprosjektet knyttet il lærerkompetanse ble avsluttet i 1. tertial Total ramme for prosjektet for årene 2014 og 2015 er totalt 250 timer. Det er påløpt 27,75 timer knyttet til arbeidet med overordnet analyse/plan for forvaltningsrevisjon. Her har det også påløpt 11,75 timer i

7 Kontrollutvalget har her bestilt flere timer enn det har vært rom for i oppdragsavtalene for disse to årene sett under ett. Merforbruket må dekkes inn. Fra 2014 hadde kontrollutvalget til rest 43,25 timer. Merforbruk på forvaltningsrevisjon pr vil være 75,5 timer, noe som medfører at dersom oppdragsavtalen for 2016 videreføres med 125 timer til forvaltningsrevisjon, vil kontrollutvalget ha 49,75 timer til disposisjon i Dette så kontrollutvalget som satt i perioden kunne benyttes til utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon og evt. mindre undersøkelser. Oppdragsavtalen 8 Medgått er tid innenfor det som er forutsatt i oppdragsavtalen. Det er brukt 12,00 timer på møtedeltakelse og 23,00 timer på forberedelser i Det er i tillegg medgått 65,75 timer på kjøring. Dette er kjøring knyttet til møter i kontrollutvalg og med administrasjon, og på områdene regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Engerdal kommune belastes for dette gjennom timeprisen på kr 775. Konklusjon: Rapportert tidsbruk anses å være innenfor det som er avtalt i oppdragsavtalen med revisjonen når det gjelder regnskapsrevisjon. Det er derfor ikke behov for oppfølging fra kontrollutvalget i forhold til denne. Imidlertid er det et ikke ubetydelig merforbruk knyttet til timeforbruk på forvaltningsrevisjon. Levert arbeid er levert innenfor de rammer som kontrollutvalgene har godkjent i forbindelse med behandling av prosjektplan. Merforbruket kan dekkes med ekstrabevilgning fra kommunestyret i 2016, eller ved at oppdragsavtalen for 2016 som tidligere inneholder 125 timer, men det bestilles ingen forvaltningsrevisjon neste år, kun en evt. mindre undersøkelse/plan for forvaltningsrevisjon innenfor ca 50 timer. (125 t (243,50 t - 168,25 t) = 49,75 t). Den siste løsningen blir anbefalt. 7

8 Saksmappe: 2016/56-507/2016 Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i Engerdal /4 Kontrollutvalget Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg 1 Revisors egenvurdering Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring i forhold til Engerdal kommune 2016 til orientering. I henhold til forskrift om revisjon (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig revisor for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget, jamfør merknader til nevnte bestemmelse. I følge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. De øvrige revisorer som har arbeidsoppgaver tilknyttet Engerdal kommune fyller ut egne skjemaer som arkiveres i permen for oppdraget. Konklusjon: Av vedlagte egenvurdering framkommer ingen forhold som svekker revisors uavhengighet eller objektivitet i forhold til oppdraget i Engerdal kommune. 8

9 Saksmappe: 2016/ /2016 Engasjementsbrev - Engerdal kommune 16/5 Kontrollutvalget Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg 1 Engasjementsbrev Engasjementsbrev Engerdal kommune tas til orientering. Hedmark Revisjon IKS er et interkommunalt selskap som leverer revisjonstjenester til sine eierkommuner. Revisjonen består av forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon, og omfatter revisjonen av kommuneregnskapet. Med utgangspunkt i de revisjonsbestemmelsene som gjelder for kommuner og fylkeskommuner, herunder standarder for god kommunal revisjonsskikk, vil revisjonen i dette brevet beskrive sin forståelse av revisjonsoppdraget slik at utvalget får en oppfatning av rollefordeling og hva som kan forventes av revisjonen. Brevet er begrenset til å omfatte regnskapsrevisjonsoppdraget. Forvaltningsrevisjonsoppdrag vil fremgå av prosjektplaner knyttet til bestilling av forvaltningsrevisjoner fra kontrollutvalget. De økonomiske og rapporteringsmessige forhold mellom revisjonen og kontrollutvalget som oppdragsgiver reguleres i egen årlig oppdragsavtale. 9

10 Saksmappe: 2016/ /2016 Engasjementsbrev - Engerdal kommunskoger KF 16/6 Kontrollutvalget Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg 1 Engasjementsbrev Engasjementsbrev Engerdal kommuneskoger KF tas til orientering. Hedmark Revisjon IKS er et interkommunalt selskap som leverer revisjonstjenester til sine eierkommuner. Revisjonen består av forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon, og omfatter revisjonen av kommuneregnskapet og foretaksregnskapene. Med utgangspunkt i de revisjonsbestemmelsene som gjelder for kommuner og fylkeskommuner, herunder standarder for god kommunal revisjonsskikk, vil revisjonen i dette brevet beskrive sin forståelse av revisjonsoppdraget slik at styret og daglig leder får en oppfatning av rollefordeling og hva som kan forventes av revisjonen. Brevet er begrenset til å omfatte regnskapsrevisjonsoppdraget. 10

11 Saksmappe: 2016/57-632/2016 Referatsaker 2. februar /7 Kontrollutvalget Referatsaker tas til orientering. 1. einfo 15/5 innsynsrett etter kommuneloven FIAS AS styremøte 9. oktober Labpartner IKS protokoll fra representantskapsmøte FIAS AS protokoll fra styremøte 9. oktober Hedmark Revisjon IKS vurdering av avregningsregime 2014/ einfo 16/1 talerett i kommuneale organer 7. MHBR IKS innkalling til styremøte 7. desember