Oslo universitetssykehus HF

Transkript

1 Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato dok.: 9. desember 2009 Dato møte: 17. desember 2009 Saksbehandler: Vedlegg: Konstituert økonomidirektør Brev fra revisor 13. mars 2009 Brev fra revisor 16. mars 2009 Brev fra revisor 27. april 2009 SAK 161/2009 OPPFØLGING AV REVISORS BREV 1. Formål og bakgrunn I juni 2009, som sak 80/2009, behandlet styret oppfølging av revisors brev vedrørende årsoppgjørsrevisjonen Styret tok saken til orientering og ba om å bli orientert om lukking av de avvik som var gitt i revisors merknader. I denne saken redegjør administrerende direktør om dagens status. Videre gis noe tilleggsinformasjon om arbeidet med etablering av en felles regnskapsfunksjon for Oslo universitetssykehus. 2. Etablering av felles regnskapsfunksjon fra 2010 OUS står foran en sammenslåing til en regnskapsavdeling og ett regnskapssystem i 2010; - De tre regnskapsmiljøene vil ha ansvaret for regnskapet for respektive sykehus for hele 2009 (inkl. årsoppgjørsinformasjon, før sammenstilling til OUS HF). - Det vil bli en sammenslåing til ett regnskapsmiljø som vil være operativt for regnskapsførselen for Den nye regnskapsledelsen (t.o.m. nivå 5) er nå utnevnt. - Den nye enheten vil samlokaliseres i løpet av våren 2010 og vil være en del av Oslo Sykehusservice. Det etableres faste møtefora med økonomidirektør i tillegg til den løpende kontakten om aktuelle problemstillinger - De tre nåværende regnskapsenhetene har samarbeidet om å etablere en felles kontoplan og felles dimensjoner fra 1. januar 2010 med de nødvendige konverteringstabeller fra eksisterende systemløsninger. - Migrering til ett regnskapssystem vil skje fra 1. april Inntil dette vil regnskapsførselen foregå i tre ulike regnskapssystemer slik som i Alle regnskapsdata overføres til Rikshospitalets regnskapssystem slik at det kan tas ut rapporter i ulike dimensjoner gjennom rapporteringssystemet (LIS).

2 Oslo universitetssykehus HF styresak 161/2009 Side 2 av 6 3. Status pr område i revisors brev vedr. årsoppgjør 2008 Administrerende direktør finner det naturlig å kommentere både hvordan anbefalingene i revisors brev fra årsoppgjøret 2008 er fulgt opp og hvordan dette er tenkt ivaretatt på en god måte i den nye samlede OUS organisasjonen fra Følgelig har vi valgt å kommentere det enkelte tema samlet uavhengig av hvilke(t) sykehus den opprinnelige kommentaren fra revisor gjaldt. 3.1 Økonomihåndbok/rutinebeskrivelser og intern kontroll Oppdatering av rutinebeskrivelser Revisors bemerkning (Ullevål): Foretaket har en økonomihåndbok som ikke fullt ut gir et enhetlig system for dokumentasjon av etablert intern kontroll. Dette gjør foretaket sårbart i forhold til turnover og sykdom. Oppfølging: Som del av sammenslåingen av økonomifunksjonene ved foretaket vil det være behov for å utforme felles rutiner. Rikshospitalet har nylig utarbeidet og implementert en ny økonomihåndbok med bistand fra Deloitte. Arbeidet med harmonisering av rutiner ved de tre tidligere foretakene starter når ny organisasjonsstruktur er på plass. Sikre fokus på internkontroll i nye OUS Revisors bemerkning (Aker): Revisor ser at det er blitt jobbet systematisk med intern kontroll og anbefaler videre fokus på dette inn i OUS. Oppfølging: Siste års fokus på området vil bli videreført og erfaringer vil bli brukt inn i OUS. Rikshospitalet benyttet begrepet økonomihåndbok for en enhetlig og overordnet fremstilling av forhold knyttet til virksomhetsstyring og regnskapsførsel for sykehuset, med fokus på ansvarsfordeling mellom klinikkene og sentral økonomimiljø. Økonomihåndboken skulle ikke beskrive de detaljerte regnskapsprosessene, dette gjøres i egne mer detaljerte prosess/rutinebeskrivelser til bruk for økonomipersonell i sykehuset. For OUS har vi funnet det hensiktsmessig å skille mellom beskrivelser knyttet til den generelle virksomhetsstyringen og knyttet til å sikre korrekt regnskapsførsel. Den økonomihåndbok som nå er under utarbeidelse til 1. januar 2010 er et dokument som kun fokuserer på korrekt regnskapsførsel fra årsskifte med en beskrivelse av ansvarsfordelingen mellom henholdsvis regnskapsenheten (som er en del av Oslo Sykehusservice), sentral økonomistab og klinikkene. En foreløpig versjon av denne økonomihåndboken vil gjennomgås på møte med økonomilederne på klinikkene i desember for å sikre en lik oppfatning av ansvarsfordelingen. På noen områder vil det refereres til eksisterende økonomihåndbøker for hvert av de tre sykehusene grunnet ulike systemløsninger inntil videre. Økonomihåndboken vil bli publisert som et samlet dokument på intranettet fra januar. Ved etablering av ny publiseringsløsning for OUS vil informasjonen tilpasses denne løsningen.

3 Oslo universitetssykehus HF styresak 161/2009 Side 3 av 6 Økonomifunksjonen har sammen med Oslo universitetssykehus ansvarlige for utforming av virksomhetsstyring også påbegynt arbeidet med en samlet beskrivelse av virksomhetsstyringen i OUS fra Denne beskrivelsen vil utvikles videre i samarbeid med ansvarlig ledelse på ulike nivåer for å reflektere de styringsprinsippene som er under utvikling. Presentasjonen vil bli gjennomgått med ledere på ulike nivå, og informasjonen planlegges publisert på intranettet til 1. juni 2010 (Dag 2). Ved publisering på intranettet vil det være henvisninger (linker) til andre relevante dokumenter og sider på intranettet. I dette arbeidet vil nåværende økonomihåndbok på Rikshospitalet benyttes som et viktig grunnlagsdokument. Detaljerte prosessbeskrivelser for de ulike regnskapsprosessene vil bli utarbeidet og dokumentert i 2010 i ny organisasjon. Det vil fokuseres både på kvalitetsmessige og effektivitetsmessige forhold ved prosessene for å sikre god intern kontroll og lave kostnader. Regnskapsenheten (Oslo Sykehusservice) vil være ansvarlig for denne utarbeidelsen, mens sentral økonomistab som bestiller vil bidra med innhold og kvalitetssikring av beskrivelsene. 3.2 Organisering og kapasitet Kapasitet i regnskapsavdelingen Revisors bemerkning (RH): Det ble avdekket varierende kvalitet i avstemmingen og i etterkontrollen av utarbeidede avstemminger. Videre ble det påtalt at mye kompetanse er samlet på få personer. Regnskapsføring på flere steder innebærer også utfordringer mht oppfølging av regnskapsføringen. Sykehuset bes følgelig om å vurdere organisering og kapasitet for regnskapsfunksjonen. Oppfølging: Revisors bemerkning hensyntas i arbeidet med å etablere en regnskapsfunksjon for OUS. Regnskapsenheten som fra 2010 er underlagt Oslo Sykehusservice vil ved felles økonomisystem og lokasjon se på den total bemanningen på sentrale oppgaver som bl.a. avstemminger. Regnskapsleder har allerede satt i gang en prosess innen dette området i dialog med sine nye seksjonsledere. Ny regnskapsorganisasjon og oppgavefordeling vil være klar innen , frem til dette er fokus på regnskapssiden avleggelse av årsoppgjør Faktureringssystem Laboratorie- og polikliniske inntekter Rhfakt Revisors bemerkning (RH): Sårbarheten mht kompetanse og system for fakturering av polikliniske-, laboratorie- og radiologiske inntekter samt egenandeler, RH fakt, og ber om en gjennomgang av rutiner og kontroller i prosessene rundt dette systemet. Oppfølging: Revisors bemerkning hensyntas i arbeidet med å etablere integrerte systemløsninger for OUS.

4 Oslo universitetssykehus HF styresak 161/2009 Side 4 av 6 Sårbarheten som revisor påpekte med hensyn til system og kompetanse søkes ivaretatt ved at drift og utvikling av systemet knyttes nærmere opp mot IT-miljøet, mens den finansielle siden knyttes opp mot regnskapsfunksjonen. Videre må bruken av RHfakt vurderes i forbindelse med at Rikshospitalet og Radiumhospitalet tar i bruk Pasdok som pasientadministrativt system. 3.4 Øremerkede midler Forvaltning av øremerkede midler Revisors bemerkning (Aker): Det er blitt inntektsført midler til etablering av bygg for urologisk forskning i henhold til påløpte kostnader i Det anbefales at vurderinger av balanseførte forpliktelser gjøres fortløpende. Oppfølging: Revisors bemerkning blir hensyntatt ved framtidig vurdering av balanseførte forpliktelser. Forvaltning av øremerkede midler Revisors bemerkning (RH): Sykehuset bes styrke kontrollen knyttet til oppfølgingen av øremerkede midler. Oppfølging: Revisors bemerkning hensyntas i arbeidet med å etablere økonomifunksjonen i OUS. Saken vedrørende Aker var en engangssak fra 2008 og gjaldt tilskudd til en spesifikk funksjon. Det er ingen flere lignende saker ved Aker. Oppfølging av øremerkede midler skjer løpende gjennom året. Med ny økonomimodell og færre dimensjoner skal styring av øremerkede tilskudd generelt bli lettere. Ansvaret for resultatmessig oppfølging av prosjekt og øremerkede tilskudd må i større grad tillegges klinikk. Regnskapsleder vil ha fokus på rett bemanning og kompetanse inn mot dette område. 3.5 Lønns- og personalkostnader Attestasjon av foretakets kontrolloppstilling Revisors bemerkning (Ullevål): Foretakets kontrolloppstilling for lønns og trekkoppgavene ble ikke signert av revisor for Dette skyldes avvik mellom det som var innberettet til det offentlige og det som var bokført i foretakets regnskap. Oppfølging: Revisors bemerkning hensyntas og foretaket arbeider med avstemming av oppgaven for Pensjoner Revisors bemerkning (Ullevål): Pensjoner er et svært komplekst område med 3 ulike pensjonskasser. Dialogen med pensjonskassene er krevende og det er vanskelig og svært tidkrevende å få avklart problemstillinger opp mot aktuarene.

5 Oslo universitetssykehus HF styresak 161/2009 Side 5 av 6 Oppfølging: Det er allerede etablert en tettere dialog med pensjonskassene og foretaket har lagt frem de problemstillinger som revisor påpeker. Det er foretakets sin oppfatning at pensjonskassene tar dette til etterretning. Oppsett og attestasjon av kontrolloppstilling utføres av lønnsavdelingen. Etter virksomhetsoverdragelse av disse ressursene på Ullevål til Sykehuspartner 1. april 2009 har OUS ved gjentatte forespørsler tatt dette opp med nye ledere på Sykehuspartner i forhold til avlevering av kontroll oppstilling for Selv om OUS har forståelse for arbeidsbelastningen i Sykehuspartner så har regnskapsleder dialog med Sykehuspartner og har påpekt viktigheten av levering. Manglende avstemning vil i tiden fremover bli tettere fulgt opp med Sykehuspartner. Regnskap, finansleder og sentral økonomi har gjennomgått roller og grensesnitt knyttet til pensjon. Nyopprettet finansleder stilling vil være kontaktpersonen inn mot de enkelte pensjonskasser og ha ansvar for kvalitetssikring av fremtidige NRS beregninger (grunnlag for kostnadsføringen av pensjonskostnader) samt oversikt over forventede betalingstidspunkt for pensjonspremier. 3.6 Anleggsmidler Bygninger som ikke er i bruk Revisors bemerkning (Ullevål): Bygninger på Dikemark som er oppført med en bokført verdi på cirka 102 mnok. er ikke lenger i bruk i sykehusdrift. Når bygninger ikke lenger er i bruk skal de vurderes til virkelig verdi. Oppfølging: Foretaket vil utvikle en plan for det totale arealet innen OUS HF og vil løpende vurderer utnyttelsen av eksisterende arealer, spesielt arealene på Dikemark. OUS har nedsatt et areal og kapasitetsprosjekt som vurderer den totale bruk av arealer ved foretaket sett opp mot strategiske føringer, organisering av virksomheten og mulig flyttinger. Det er etablert undergrupper som belyser særskilte problemstillinger. En av undergruppene vurderer fremtidig plassering av virksomhet innen psykiatri. Tidligere styrevedtak fattet under UUS HF om fraflytting av Dikemarkområdet er oppfattet som et premiss for arbeidsgruppen. Fraflytting fra Dikemark er imidlertid betinget av flytting av 4 avdelinger, derav Regional sikkerhetsavdeling (RSA). Etablering av RSA ved annen lokalisering er krevende både med tanke på investeringer og hensynet til det omkringliggende nærmiljø. Gruppens anbefaling er fremdeles til behandling, og per i dag er det fremdeles forventet en opprettholdelse av sykehusdrift ved Dikemark i Det er betydelige arealer som fremdeles står ubenyttet på Dikemark. For å sikre utnyttelse av disse arealene er det engasjert en eiendomsmegler som vil bistå i annonsering av tomme bygg for utleie. Annonsering vil finne sted i uke 50.

6 Oslo universitetssykehus HF styresak 161/2009 Side 6 av 6 Det er sendt formelle forespørsler til Vestre Viken, Asker kommune og Tandberg eiendom (kjøper av boliger fra UUS november 2009) om muligheter for alternativ utnyttelse av arealene på Dikemark. Vestre Viken er også som kjent inne i en fusjonsprosess. Dette foretaket drifter også psykiatri på ulike steder. En fremtidig lokalisering av psykiatri i de to foretakene vil kunne innebære at lokalene på Dikemark benyttes i større grad enn tilfellet er i dag. Etter felles prosess med UUS, Oslo og Asker kommuner er det i 2009 igangsatt detaljprosjektering for utskifting og nødvendig oppdimensjonering av alt eksisterende VA-anlegg tilnyttet arealet på Dikemark. Anleggsstart planlegges våren Disse investeringene og oppgraderingene vil sikre god kapasitet for fremtidige utbygginger og alternativ anvendelse av tomtearealet i henhold til tidligere vurderinger i forhold til salg til boligformål foretatt av UUS HF. Det er vår vurdering at det foreligger en risiko for at tomtene på Dikemark som i dag står ledige kan forbli ledige også i Det foregår imidlertid en rekke omdisponeringer og initiativ i forhold til alternativ anvendelse som vil sikre verdifull utnyttelse og/eller avhendelse av dette tomtearealet. En samlet vurdering med påfølgende konklusjon for regnskapsmessig behandling av Dikemark per 31. desember 2009 gjøres i forbindelse med årsoppgjøret. Iden anledning vil det også foretas en vurdering av deler av arealene på Radiumhospitalet. Forslag til vedtak Styret tar orienteringen til etterretning. Oslo den 9. desember 2009 Siri Hatlen