Saksframlegg. Trondheim kommune. EVALUERING AV TREPARTSAMARBEIDET Arkivsaksnr.: 07/37495

Transkript

1 EVALUERING AV TREPARTSAMARBEIDET Arkivsaksnr.: 07/37495 Saksframlegg Forslag til vedtak: 1. Ordningen med ideutvikling basert på nedenfra og opp - tenkning og utviklingsveiledere videreføres og utprøves videre i tråd med evalueringsrapportens anbefalinger. 2. Stillingen som prosjektleder videreføres i samme omfang som i dag og organiseres i rådmannens fagstab. 3. Styringsgruppas partssammensetning opprettholdes som i dag. Styringsgruppas arbeidsoppgaver skal være vurderinger av overordnet og prinsipiell karakter. Konsensusprinsippet skal fortsatt ligge til grunn for arbeidet. Administrasjonsutvalget oppnevner arbeidstakerrepresentantene og de politiske representantene i styringsgruppa. Rådmannen oppnevner representantene fra administrasjonen. Styringsgruppa rapporterer for øvrig til administrasjonsutvalget ved behov. 4. Rådmannen bes ta initiativ til en revisjon av nåværende samarbeidsavtale om endring og utvikling og omstilling i Trondheim kommune. Samarbeidsavtalen legges fram for formannskapet. Saksfremlegg - arkivsak 07/

2 Bakgrunn I budsjett for 2004 ble det gjort følgende vedtak: Pkt Trondheim kommune vil gå inn i trepartsamarbeid hvor kommunens politiske og administrative ledelse inngår forpliktende samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene om omstilling av kommunale tjenester. Målet er å finne gode samarbeidsmodeller og videreutvikle samarbeidsavtalen slik at vi kan omstille, modernisere og bedre tjenestetilbudet uten å konkurranseutsette eller privatisere tjenestene Det vises for øvrig til arkivsak 04/27847 og samarbeidsavtalen mellom 23 fagforeninger, ordføreren og rådmannen datert På bakgrunn av denne avtalen ble trepartsprosjektet etablert. Styringsgruppa har hatt følgende medlemmer: Fra bystyret: leder Knut Fagerbakke, Nina Wikan, Aase Særtran Fra fagforeningene: Kjetil By Rise, Sigrid Fritzvold/Ingar Lundereng, Arvid Opdahl/Svein Olav Aarlott Fra administrasjonen: Morten Mørkved, Hans Frederik Selvaag, Ingrid Finboe Svendsen/Elin Rognes Solbu. i tilegg har lederne for utviklings- og personaltjenesten, Arne Svarva og Gudrun Nordland, møtt fast som observatører i styringsgruppa. Prosjektledere har vært Gunn Elise Hansen (04/06) og Erlend Holthe Olsen (06/07) På oppdrag fra styringsgruppa har NTNU samfunnsforskning AS i samarbeid med utviklingstjenesten i kommunen gjennomført en evaluering av trepartsamarbeidet i kommunen. Se vedlegg. Styringsgruppa diskuterte evalueringsrapporten i møte og kom med innspill til videre framdrift. 1. Sentrale problemstillinger fra evalueringsrapporten Måloppnåelse - målforskyvning Hovedmålet for prosjektet har vært utvikling og forbedring av tjenestetilbudet i Trondheim kommune. I evalueringen er det særlig to kjennetegn som ved prosjektene som er relevant i forhold til denne målsettingen som bemerkes. Det ene gjelder innholdet/fokus. Her pekes det på at de fleste prosjektene har vært knyttet til arbeidsmiljø på enhet (26 av 37 prosjekter). I rapporten stilles det spørsmål ved om det har skjedd en målforskyvning. En målforskyvning kan f eks oppstå når det som er virkemiddelet blir et mål i seg selv. I dette tilfellet betyr det at bedre arbeidsmiljø blir et hovedmål og ikke et virkemiddel til å oppnå bedre tjenestetilbud. For å unngå dette anbefales det å holde fast på og forsterke målsettingen samt planlegge mer systematisk hvordan man skal oppnå hovedmålet. Det andre kjennetegnet ved prosjektene i avtaleperioden dreier seg om omfanget og prosjektenes betydning sett i forhold til målsettingen. Her pekes det på at de fleste prosjektene ikke har vært som forventet De har i sto grad har hatt preg av indremedisin (interne forhold). Det er få eksempler på prosjekter som har betydning utover den enkelte enhet og som har direkte effekt på tjenestekvaliteten. Derfor foreslås det å spesifisere tydeligere hva slags type forbedringsforslag man ønsker for eksempel gjennom idegenererende prosesser (søkekonferanser) og gjennom å etterspørre forbedringsforslag som går utover den enkelte tjeneste (f.eks ved at den kan generaliseres). Under diskusjonen i styringsgruppa var det bred tilslutning til evalueringsrapportens konklusjoner på dette området. Saksfremlegg - arkivsak 07/

3 Nedenfra og opp - tenkning som virkemiddel Det viktigste virkemidlet, for ikke å si forutsetningen for hele prosjektet, er nedenfra og opp tenkningen. Dvs å invitere de ansatte til å komme med sine forslag til forbedringer i samsvar med målsettingen. Prosjektets eksistensberettigelse bygger kort og godt på at det kommer ideer fra de ansatte som kan utvikle, forbedre og effektivisere tjenestetilbudet. I prosjektperioden har ansatte blitt utfordret til å komme med gode ideer, men det har ikke vært gitt føringer om hvilken type ideer som etterspørres, eller på hvilke områder man ønsker ideer. Evalueringen viser at man ikke har lyktes godt nok mht til å får opp mange gode forslag nedenfra og opp. Av ulike grunner har man også utført mange oppdrag som er å betrakte som ordinære lederutfordringer og som interne tjenester kunne gitt støtte til. For å unngå dette anbefales det å styre utviklingsveiledernes rolle mot å støtte opp om idéskapning nedenfra for deretter å gi bistand til den videre prosessen. I styringsgruppa var det også på dette området stor tilslutning til rapportens konklusjoner. Det ble presisert at styringsgruppa ikke har oversikt over alle utviklingstiltak med utgangspunkt i nedenfra og opp -ideer som iverksettes på enhet. Det er sannsynligvis mange forslag nedenfra som ikke kommer innom trepartprosjektet. Imidlertid var det bred enighet om fortsatt å etterspørre gode ideer nedenfra og gjennom dette etablere lærende og åpne utviklingskulturer. Styringsgruppa sluttet seg også til tanken om å knytte nedenfra og opp tanken opp mot strategiske satsningsområder gjennom aktivt å etterspørre ideer på utvalgte satsingsområder. Denne måten å arbeide på kan også brukes i dårlige tider Utviklingsveilederne som virkemiddel Det andre viktige virkemidlet i prosjektet har vært utviklingsveilederne. Hovedoppgaven skulle være å støtte opp om de gode ideene og bringe disse fram til konkrete endringer, gjennom prosessbistand. Veilederrollen har i følge rapporten - i likhet med målsettingene - vært flytende og like mye dreid seg om organisasjonsutvikling. En tydeliggjøring av mål krever også tydeliggjøring av veilederrollen. I evalueringsrapporten foreslås det i større grad å bruke utviklingsveilederne i ideskapingsprosesser på enhetene. Styringsgruppa sluttet seg også her til hovedkonklusjonene i rapporten. Styringsgruppa presiserte at det også bør gjøres en tydeligere oppgave- og rolleavklaring opp mot personal- og utviklingstjenestens lederstøtteoppgaver. På styringsgruppemøtet ble det spurt om det er behov for flere utviklingsveiledere. Etter rådmannens mening er dette et spørsmål som må utredes nærmere. Faktorer som må vurderes er bl.a. grad av utnyttelse av de utviklingsveilederne som kommunen allerede har, utvelgelseskriterier, omfang på virksomheten i framtida og definering av utviklingsveiledernes framtidige oppgaver og kompetansebehov. Kjennskap til prosjektet - markedsføring Kjennskap til ordningen og tenkningen er en forutsetning som er nært knyttet til idéskapningen. Det er gjort mye for å markedsføre trepartssamarbeidet. Alle ansatte har fått brev, det er etablert eget nettsted, det har vært artikler i internavisa VI, det er informert muntlig på ledermøter og fagforeningsmøter med mer. Saksfremlegg - arkivsak 07/

4 Imidlertid vil dette være en kontinuerlig utfordring, spesielt med tanke på å nå fram til den primære målgruppen ansatte med ideer. I evalueringsrapporten anbefales det å være tydeligere i markedsføringen på hvilken type forbedringsforslag man ønsker. 2. Videreføring av ordningen I evalueringsrapporten anbefales det på grunn av prosjektets begrensede måloppnåelse å fortsette utprøvingen av denne type endrings- og utviklingsarbeid før man bestemmer seg om dette skal innføres som en del av den ordinære driften. I styringsgruppa var det bred enighet om å anbefale å videreføre idéutvikling basert på nedenfra og opp tenking og ordningen med utviklingsveiledere. Det var også enighet om å videreføre prosjektleder i full stilling organisert i fagstab og tilknyttet kommunaldirektør for organisasjon. Det var også tilslutning til evalueringsrapportens forbedringsforslag når det gjelder mål og virkemidler. De fleste mente at det kan være hensiktsmessig å prosjektorganisere dette ennå en tid før det innføres som en del av den ordinære driften. Styringsgruppas og spesielt politikerens rolle ble problematisert. Styringsgruppa var enig om at det er lite hensiktsmessig for den å behandle enkeltprosjekter. Dette både av hensyn til effektivitet og framdrift i prosjektene og fordi de fleste forbedringsforslag og ideer er av lokal art. Dette utløste spørsmålet om styringsgruppa har noen rolle videre, og i tilfelle hva denne rollen skal være. Flertallet i styringsgruppa ga uttrykk for at dersom ordningen med styringsgruppe skal videreføres bør arbeidsoppgavene være vurderinger av overordnet og prinsipiell karakter som gjelder idéutvikling og utviklingsveiledere. Trepartsamarbeidets verdigrunnlag bygger på samarbeid og konsensus. Dette forutsettes fortsatt å ligge til grunn for arbeidet i styringsgruppa. Samarbeidsavtalen om endring, utvikling og omstilling var gyldig fram til 1.oktober Den bør derfor revideres. Rådmannen i Trondheim, Elin Rognes Solbu kommunaldirektør Arne Svarva enhetsleder Saksfremlegg - arkivsak 07/

5 Vedlegg 1. Rapport. Evaluering av trepartprosjektet i Trondheim kommune. NTNU samfunnsforskning, september 2007 Vedlegg 2. Samarbeidsavtalen mellom ordfører, 23 fagforeninger og rådmann, september 2004 Saksfremlegg - arkivsak 07/