Oppfølging av vedtak i BEBY - sak : Forvaltningsrevisjonsrapport "Lederrekruttering i Bergen kommune ".

Transkript

1 Oppfølging av vedtak i BEBY - sak : Forvaltningsrevisjonsrapport "Lederrekruttering i Bergen kommune ". 1. Innledning En vedtaksoppfølging følger opp enkelte av bystyrets vedtak for å vurdere om administrasjonen har handlet i tråd med bystyrets ønsker jf ledd i kommuneloven. "Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt". Oppfølging av vedtak er knyttet til forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (F nr.904). Forvaltningsrevisjonsprosjektet "Lederrekruttering i Bergen kommune " hadde som formål å gi en oversikt over hva som har ført til behov for rekruttering og hvor bredt Bergen kommune har gått ut for å rekruttere toppledere i perioden Revisjonen vurderte også om rekruttering av toppledere i Bergen kommune hadde vært i tråd med gjeldende regelverk i perioden. 2. Bystyrets vedtak Bergen bystyre behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Lederrekruttering i Bergen kommune til etterretning. 2. Bystyret slutter seg til kommunerevisjonens anbefalinger og ber byrådet om å følge disse opp. 3. Gitt den varierende praksisen denne undersøkelsen har avdekket med hensyn til rekruttering til topplederstillinger ber Bergen bystyre byrådet utarbeide retningslinjer for utlysning til topplederstillinger. 4. Bystyret ber byrådet om å avklare hvorvidt en toppleder etter å ha innehatt en topplederstilling på et fagområde i to åremålsperioder, kan ansettes som toppleder på åremål på et annet fagområde. 5. Bystyret ber byrådet om å avklare om overføring fra en topplederstilling til en annen innebærer forlengelse av allerede inngått åremålskontrakt. 6. Bystyret ber byrådet sikre at fagforeningene blir informert og får uttale seg om interne overføringer av toppledere. 7. Bystyret ber byrådet sikre at fagforeningene blir involvert tidlig i rekrutteringsprosessen for å drøfte prosedyrer og utlysning. 8. Bergen bystyre fastslår at samtlige topplederstillinger i Bergen kommune skal lyses ut eksternt. 1

2 3. Problemstillinger for vedtaksoppfølgingen 1. Har byrådet utarbeidet retningslinjer for utlysning til topplederstillinger? 2. Har byrådet avklart hvorvidt en toppleder etter å ha innehatt en topplederstilling på et fagområde i to åremålsperioder, kan ansettes som toppleder på åremål på et annet fagområde? 3. Har byrådet avklart om overføring fra en topplederstilling til en annen innebærer forlengelse av allerede inngått åremålskontrakt? 4. Har byrådet sikret at fagforeningene blir informert og får uttale seg om interne overføringer av toppledere? 5. Har byrådet sikret at fagforeningene blir involvert tidlig i rekrutteringsprosessen for å drøfte prosedyrer og utlysning? 6. Lyses samtlige topplederstillinger i Bergen kommune ut eksternt? 4. Svar fra Byrådsavdeling for helse og omsorg For å vurdere om Byrådsavdeling for finans, konkurranse og eierskap har fulgt opp Bystyrets vedtak ble det sendt brev fra Kommunerevisjonen 18. mai 2011, hvor det ble bedt om en redegjørelse for oppfølgingen av Bystyrets vedtak. Revisjonen mottok svar fra byrådsavdelingen datert 27. juni Se neste punkt for redegjørelse for hver problemstilling. 5. Vurderinger 1. Har byrådet utarbeidet retningslinjer for utlysning til topplederstillinger? Byrådsavdeling for finans, konkurranse og eierskap 1 skriver følgende i sitt svar til kommunerevisjonen: Bergen kommunes personal- og arbeidsreglement har bestemmelser som gjelder utlysning av og tilsetting i stillinger i Bergen kommune. Reglementet gjelder stillinger på alle stillingsnivåer, også topplederstillinger. Ut over Personal- og arbeidsreglementets bestemmelser har byrådsleders avdeling utarbeidet rutiner ved ansettelse i åremålsstillinger. Rutinene omfatter stillinger som kommunaldirektør og direktør for kommunale foretak. Rutinene omhandler forhold knyttet til annonsering, bruk av rekrutteringsfirma, intervju, tilsettingsvedtak, tilsettingsbrev, gjennomgående ansettelsesvilkår, signering av arbeidsavtale, rutiner ved utløp av åremålsperiode, retrettstillinger med mer. Rutinene som er utarbeidet tar utgangspunkt i lov- og avtaleverk, gjeldende fullmakter samt personal- og arbeidsreglementet, og vil sikre en ens praksis ved tilsetting i de øverste administrative stillingene og bidra til kvalitetssikring av saksbehandlingen. 1 Heretter omtalt som BFKE. 2

3 Rutinene er utarbeidet i løpet av det siste halve året, og vil gjøres kjent for byrådsavdelingene og hovedsammenslutningene like over sommerferien Det går frem av byrådsavdelingens svar at retningslinjer for utlysninger og ansettelser til topplederstillinger ligger både i Bergen kommunes personal- og arbeidsreglement, samt egen nylig utarbeidet rutine. Vi får opplyst at rutinene for ansettelse i åremålsstillinger tar for seg hele prosessen fra annonsering til retrettstillinger. Rutinene er forankret i lov- og avtaleverk og kommunens øvrige rutiner. Revisjonen anser derfor punkt 1 i vedtaket for oppfylt. 2. Har byrådet avklart hvorvidt en toppleder etter å ha innehatt en topplederstilling på et fagområde i to åremålsperioder, kan ansettes som toppleder på åremål på et annet fagområde? BFKE svarte følgende: Økt mobilitet/fleksibilitet i topplederstillinger kan slik sies å være en hovedbegrunnelse for innføring av åremål. Samtidig peker saken på andre hensyn som må ivaretas, herunder hensynet til kontinuitet, samt tilgangen til godt kvalifiserte søkere. Byrådet ser det ikke som hensiktsmessig å begrense anledningen til å søke topplederstillinger i Bergen kommune for noen potensielle kandidater, heller ikke for tidligere toppledere i kommunen. Et unntak er dog at et åremål kun kan forlenges en gang for en bestemt stilling. Byrådet legger til grunn at det vil være anledning til å tilsette en toppleder, som har hatt en topplederstilling på et fagområde i to åremålsperioder, i en annen topplederstilling på åremål dersom dette blir aktuelt. I Bergen kommune er kun et fåtall stillinger på åremål, og situasjonen som her beskrives har ikke vært aktuell til nå. BFKE forklarer at de ikke ønsker å begrense anledningen til å søke topplederstillinger for enkelte kandidater, og revisjonen anser at de dermed har klargjort at det er mulig å ansettes i en topplederstilling på åremål selv etter å ha innehatt en annen topplederstilling i to åremålsperioder. Da rutinen for ansettelse i åremålsstillinger ikke er tilgjengelig i BKSAK, har revisjonen ikke fått sjekket om klargjøringen er tatt med i byrådsavdelingens rutiner og retningslinjer for ansettelser i åremålsstillinger. Vi anser likevel at punkt 2 i vedtaket er fulgt opp, da avklaringen er foretatt. 3. Har byrådet avklart om overføring fra en topplederstilling til en annen innebærer forlengelse av allerede inngått åremålskontrakt? BFKE skriver følgende om dette: Spørsmålet om overføring fra en topplederstilling til en annen vil medføre forlengelse av allerede inngått åremålskontrakt, eller hvorvidt det blir å anse som et nytt kontraktsforhold, vil betinges ut fra spørsmålet om stillingens grunnpreg. Der endringene anses å ligge innenfor arbeidsgivers styringsrett, vil det i utgangspunktet være naturlig å anse at den ligger innenfor det inngåtte avtaleforholdet. I tilfeller der det etter arbeidsmiljøloven vil være aktuelt med en endringsoppsigelse i henhold til kap 15, vil endringen innebære et nytt kontraktsforhold. 3

4 BFKE opplyser at hvorvidt en overføring vil innebære en forlengelse eller ikke, avhenger av stillingens grunnpreg. Da rutinen for ansettelse i åremålsstillinger foreløpig ikke er tilgjengelig i BKSAK, har revisjonen ikke fått sjekket om denne klargjøringen er tatt med i byrådsavdelingens rutiner og retningslinjer for ansettelser i åremålsstillinger. Vi anser likevel at punkt 3 i vedtaket er fulgt opp, da avklaringen er foretatt. 4. Har byrådet sikret at fagforeningene blir informert og får uttale seg om interne overføringer av toppledere? BFKE svarte følgende: Innenfor de rammer bystyret trekker opp organiserer byrådet selv sin virksomhet. (Jf. kommunelovens 19.4). Byrådet bestemmer ved organisering av egen administrasjon hvilke områder de enkelte byråder har instruksjons- og avgjørelsesmyndighet for (Jf. kommunelovens 20.1). Dette er nedfelt i Byrådets fullmakter 3.1 Organisering av byrådet. I en parlamentarisk styringsmodell vil overføringer av toppledere kunne henge direkte sammen med endringer i byrådets størrelse og sammensetning/ansvarsområder. Byrådet legger i denne situasjonen vekt på å informere toppledere som berøres og arbeidstakerorganisasjonene så tidlig som mulig, etter at vedtak er fattet i byråd. Også ved overføringer som skyldes andre forhold legger byrådet vekt på informasjon til arbeidstakerorganisasjonene så tidlig som mulig. Byrådsavdelingen forklarer at de i saker som gjelder overføringer av toppledere vektlegger å informere de berørte toppledere og deres arbeidstakerorganisasjon så snart som mulig etter at det er fattet vedtak om å overføre toppledere. En vedtaksoppfølging innebærer ikke å undersøke om praksis som er beskrevet følges opp, men revisjonen har ingen indikasjoner på at dette ikke gjøres. Vi anser derfor vedtakspunktet for å være oppfylt. 5. Har byrådet sikret at fagforeningene blir involvert tidlig i rekrutteringsprosessen for å drøfte prosedyrer og utlysning? Byrådet legger til grunn at medvirkning etter hovedavtalen skal finne sted ved rekruttering. Jf også personal og arbeidsreglementet. Rutinene ved ansettelse i åremålsstillinger, som er utarbeidet ved byrådsleders avdeling, henviser til avtaleverkets bestemmelser med sikte på å sikre at dette finner sted. BFKE opplyser at de i ansettelsesprosesser for topplederstillinger, som i andre ansettelsesprosesser, forholder seg til personal- og arbeidsreglementet og rutinene ved ansettelse i åremålsstillinger, som blant annet skal sikre fagforeningenes deltakelse. Revisjonen mener derfor BFKE har sannsynliggjort at vedtakspunktet er fulgt opp. 4

5 6. Lyses samtlige topplederstillinger i Bergen kommune ut eksternt? Byrådet legger til grunn at topplederstillinger i kommunen skal lyses ut eksternt, jf bystyrets vedtak. Denne hovedregelen må imidlertid veies opp mot hensynet til andre formelle forhold og hensynet til en forsvarlig drift, i en situasjon der organisatoriske endringer jevnlig finner sted. I henhold til personal og arbeidsreglement for Bergen kommune punkt 6.3, skal ledige stillinger vanligvis utlyses offentlig, I henhold til reglementets punkt 6.1, tredje ledd skal det imidlertid ved ledighet i en stilling vurderes om stillingen skal besettes av overtallige. Jf for øvrig arbeidsmiljøloven kap. 14 og personal- og arbeidsreglementet pkt 8. I konkrete saker, der det har vært aktuelt å foreta tilsetting uten konkurranse i topplederstillinger, har forretningsutvalget og/eller bystyret blitt orientert. Vurdering: BFKE forklarer at det ikke alltid er formålstjenlig å lyse ut stillinger eksternt, men at de likevel legger til grunn at topplederstillinger i kommunen skal lyses ut eksternt. I saker hvor topplederstillinger har blitt besatt uten konkurranse, har alltid forretningsutvalget og/eller bystyret blitt informert. Revisjonen mener derfor at vedtakspunktet kan anses for oppfylt. 6. Konklusjon Gjennomgangen av byrådsavdelingens svar har vist at vedtaket i sak er oppfylt. 5