VEDLIKEHOLDSPLANER M.M. VEDTAK OM PÅLEGG

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE /10331 DERES DATO VÅR SAKSBEHANDLER Hilmar Remen tlf DERES REFERANSE Andøy kommune v/ Rådmann Rådhuset 8480 Andenes Att. Kirsten Lehne Pedersen VEDLIKEHOLDSPLANER M.M. VEDTAK OM PÅLEGG Vi viser til tilsyn på Risøyhamn skole, den , og møte på Andøy rådhus, den Videre viser vi til tilsynsrapport med varsel om pålegg av hvor det ble gitt en frist for å komme med eventuelle kommentarer. Her viser vi til mottatt svarbrev av Her framkommer det at det er planlagt en viss rehabilitering av Risøyhamn skole, og hva disse går ut på. Det framkommer også at kommunen har planer om en mer omfattende kartlegging av hele kommunens bygningsmasse. Dette for å kartlegge behovet for vedlikehold, som de siste årene har vært forsømt. Arbeidstilsynet finner å gjenta kravet i varsel om pålegg når det gjelder strategi og system for kartlegginger av kommunens skoler. Begrunnelse for pålegg Kommunen mangler system for kartlegging, risikovurdering og oppfølging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i kommunens skoler (fordeling av roller og ansvar mellom skolene og kommunen). Kommunen mangler en overordnet vedlikeholdsstrategi med tilhørende vedlikeholdsplaner som skal følges opp gjennom de enkelte skolenes vedlikeholdsplaner. Kommunen mangler tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som kommunen har ansvar for. Pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd til å gi pålegg og til å sette vilkår. På bakgrunn av det ovennevnte gis det følgende pålegg: 1. Skoleeier skal utarbeide vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Vedlikeholdsstrategien skal dokumenteres skriftlig og det skal lages vedlikeholdsplaner for den enkelte skole. Jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 (2) nr. 6. Kommunen/skoleeier skal sørge for at kartlegging og utarbeiding av vedlikeholdsplaner gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Jf. arbeidsmiljøloven 3-1 (1) Frist for gjennomføring: Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av skoleeiers skriftlige POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no TRONDHEIM INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 vedlikeholdsstrategi, samt mottatt en bekreftelse på hvordan skoleeier har utarbeidet et system som sikrer at kartlegging og utarbeiding av vedlikeholdsplaner gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte 2. Arbeidsmiljøloven 3-2 (b). jfr. 3-5 pålegger arbeidsgiver eller arbeidstakere som har til oppgave å lede eller kontrollere, plikt til å gjennomgå opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Slik opplæring av lederne må gjennomføres. Frist for gjennomføringen: Pålegget anses for etterkommet når Arbeidstilsynet mottar bekreftelse på gjennomført opplæring eller en kopi av bindende påmelding og hvor det fremgår hvilke tema som inngår i opplæringen. 3. Det kom frem under tilsynet ved Risøyhamn skole at ansvarsdelingen for vedlikehold og avvikshåndtering mellom skoleeier og den enkelte skole ikke er tilstrekkelig avklart/ikke fungerer tilfredsstillende og at dette får uheldige konsekvenser for vedlikehold og inneklima, og arbeidsmiljøet generelt. (Hvem gjør hva?) Avklarende prosedyre må utarbeides. Hjemmel: Aml 3-1 2b) Frist for gjennomføringen: Pålegget anses for etterkommet når Arbeidstilsynet har mottar kopi av prosedyren/instruksen.. Skriftlig tilbakemelding som beskriver hvordan det enkelte pålegget er etterkommet, skal sendes Arbeidstilsynet. Pålegget anses ikke oppfylt før slik melding er mottatt av Arbeidstilsynet. Meldingen skal undertegnes av arbeidsgiver eller dennes stedfortreder. Meldingen kan også undertegnes av verneombud/ansattes representant. Mulige konsekvenser av at påleggene ikke oppfylles innen fristen Hvis Arbeidstilsynet ikke har mottatt skriftlig tilbakemelding om at pålegget er oppfylt innen fastsatt frist, kan Arbeidstilsynet ilegge en løpende tvangsmulkt eller engangsmulkt, jf. arbeidsmiljøloven Arbeidstilsynet kan også helt eller delvis stanse virksomhetens aktiviteter inntil pålegget er etterkommet, jf. arbeidsmiljøloven Klagerett Vedtaket kan påklages etter forvaltningsloven 28. Fristen for å klage er tre uker fra mottak av dette brevet. Direktoratet for arbeidstilsynet er klageinstans. Klagen skal sendes Arbeidstilsynet Nord-Norge. For nærmere fremgangsmåte ved klage, vises det til vedlagte orientering. Orientering til verneombud/ansattes representant Etter arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd skal verneombudet, eventuelt tillitsvalgte og ansattes representanter gjøres kjent med de pålegg som gis. Kopi av vedtaket er vedlagt.

3 VÅR REFERANSE 3 Vi ber om at du oppgir vårt referansenummer 2011/10331 ved svar. Med hilsen Arbeidstilsynet Nord-Norge Hallgerd Sjøvoll tilsynsleder (sign.) Hilmar Remen seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Gjenpart: Vedlegg: Risøyhamn skole, 8484 Risøyhamn. Hovedverneombudet i kommunen (Vedlagt) Vedlikeholdsstrategi og vedlikeholdsplaner

4 VÅR REFERANSE 4 Vedlikeholdsstrategi og vedlikeholdsplaner Vedlegg Vedlikeholdsstrategi for forebyggende vedlikehold skal være basert på: Målsetting for tilfredsstillende standard for bygning og inneklima, i overensstemmelse med brukernes behov for å ivareta helse, miljø og sikkerhet Kunnskap om verdibevarende vedlikehold, jf NS 3424 Kunnskap om normal levetid og nødvendig forebyggende vedlikehold av o bygningen (konstruksjon) o materialer/overflater o installasjoner og utstyr Kunnskap om særskilte forhold som kan påvirke vedlikeholdsbehovet Behov for å tilpasse vedlikeholdsarbeid til den ordinære driften av skoler Medvirkning fra skoleledelse og verneombud Behov for å rette feil som oppstår eller problemer som rapporteres Budsjettmessig dekning av forutsigbart vedlikehold, budsjettfordeling etter ansvar og kriterier for prioritering/anvendelse av vedlikeholdsmidler At planer for forebyggende vedlikehold dekker en periode på minst 4 år Vedlikeholdsplaner må omfatte: Hvilke forhold som skal kontrolleres, krav til kompetanse og hvem som utfører Avtaler med virksomheter som har vedlikeholdsoppdrag Plan for rutinemessig utskifting/rengjøring av komponenter Eventuelle tilstandskriterier for tiltak (eks. gulvbelegg, vinduer, takbelegg) Rutiner for registrering og oppfølging av rapporterte feil eller avvik fra skoleledelse Dokumentasjon av kontroller, gjennomførte reparasjoner/utskifting Rutiner for oppfølging av avviksmeldinger når nødvendige tiltak overskrider vedlikeholdsbudsjettet Mange skoler har et stort etterslep i vedlikehold som vil kreve mer omfattende tiltak enn det som ligger i ordinært forebyggende vedlikehold. Det forventes at kommunen prioriterer tiltak ut fra det reelle behovet som er kartlagt. Men det er samtidig viktig at større rehabiliteringer ved enkelte skoler ikke fører til nye forsømmelser av nødvendig forebyggende vedlikehold ved andre skoler. Det bør vurderes om det er hensiktsmessig å skille mellom: o en tidfestet plan for rehabilitering (innhenting av større etterslep) for samtlige skoler o en plan for ordinært forebyggende vedlikehold ved den enkelte skole Kommunen kan innhente kunnskap om hensiktsmessig vedlikehold hos KoBE (kompetanse for bedre eiendomsforvaltning): Norsk Kommunalteknisk Forenings Forum for Offentlige Bygg og Eiendommer (FOBE) har med støtte fra Statens Bygningstekniske Etat ved KOBE (Kompetanse for Bedre Eiendomsforvaltning) utviklet hjelpemidler til dette. FOBEs verktøy for internkontroll av bygg kan brukes til å kartlegge tilstanden på kommunens bygg, lage vedlikeholdsplan, avklare ansvarsforhold og ikke minst til rapportering til ansvarlig nivå. Andre kilder er Miljøorientert kravspesifikasjon utarbeidet av Larvik, SINTEF og Vekst, se Denne weben er finansiert av ENOVA.

5 VÅR REFERANSE 5 Link til Miljøorientert drift og vedlikehold på web vil være nyttig for skolene i driftsfasen, Eksempel på webbaserte sjekklister: Denne er finansiert av Husbanken