A3, Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap

Transkript

1 Mandat for initiativ Tilhører prosjekt: Navn på initiativ: Leder for initiativ: Utfylt av (navn og rolle i programmet): Godkjent av Prosjekteier (dato): Valgt organisering av initiativ: A3, Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap A3.14 Forsikringer Reidar Opsahl Nina Hauge, prosjektleder Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap Reidar Opsahl, leveranseansvarlig Leveranse Bakgrunnen for initiativet: Kommunene har en rekke forsikringer som må være ivaretatt fra Pr. i dag har kommunene forsikringsmegler. Megleravtalen har alle knutepunktkommunene i fellesskap og benytter Waco Forsikringsmegling AS. Avtalen utløper 30.april 2019 og det vil da bli gjennomført ny anbudskonkurranse og inngått ny megleravtale. Kristiansand, Søgne og Songdalen forlenger sine avtaler med Waco fra og ut Dette håndterer innkjøpstjenesten i Kristiansand i samarbeid med Søgne og Songdalen. Waco får i oppdrag å koordinere de tre kommunenes forsikringer og slik at det kan kjøres en anbudskonkurranse på forsikringer for 2020, høsten Høsten 2019 gjennomføres felles anbudskonkurranse for ny forsikringsmegleravtale som gjelder fra I anbudskonkurransen legges til grunn egenandeler som på forhånd er avklart med kommunen. Den daglige oppfølgingen av forsikringer er organisert ulikt i kommunene. Gruppa foreslår allerede nå at ansvaret for oppfølgingen av avtalen legges til innkjøpstjenesten. Innkjøpstjenesten følger også opp intern ansvarsfordeling etter at organisasjonen er på plass. Det er ulik praksis med hensyn på hvordan skadesaker belastes i kommunene. For eksempel har man i Kristiansand et internfond for skadesaker på bygg/inventar. Enheten dekker selv de første ,-, deretter dekker internfondet resten. I Søgne og Songdalen dekker enhetene egenandelen selv. Forsikringsavtalene er formulert slik at kommunene har dekning selv om man skulle glemme å melde inn et nytt bygg, e.a. Forsikringsporteføljene oppdateres ellers fortløpende, og det gjøres en mer omfattende gjennomgang av disse foran hver anbudsrunde på forsikringer.

2 1) Effektmål Effektmål beskriver en ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre initiativet. Er det noen av effektmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 1 2) Resultatmål Resultatmål beskriver hva et prosjekt eller tiltak skal oppnå og er knyttet til resultatene og leveransene fra arbeidet. Er det noen av resultatmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 2 Nødvendige forsikringer er på plass Avklart hvor ansvaret for forsikringsordninger er organisert. Avklart interne retningslinjer og rutiner i forhold til forsikringsoppgjør og skader. 2.1 Omfang Hvilke leveranser/sluttprodukter skal initiativet levere? Gjennomgang av forsikringsportefølje, vil leveres av Waco Anskaffelseskonkurranse og valg av forsikringsmegler Rutiner for daglig oppfølging av forsikringer Rutiner for håndtering av skadesaker 1 Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda

3 2.2 Tidsrammer Viktige datoer Senest dato for oppstart: Begrunnelse: Senest dato for avslutning: Begrunnelse: Milepæler Milepæler beskriver hva som forventes oppnådd på et gitt tidspunkt. Milepæler skal gi oversikt over arbeidet som skal gjøres og kontroll over når arbeidet skal være ferdig. De vil danne et grunnlag for å avsette og forplikte ressurser, og gjøre det lettere å lage en arbeidsfordeling og gi medarbeiderne konkrete oppgaver som de skal følge opp. Milepælene skal hjelpe prosjektleder og personen som leder initiativet til å sikre fremdrift. Legg til flere rader dersom delprosjektet har flere enn to milepæler. Beskrivelse av Ferdig forslag til mandat Beskrivelse av Mandat til behandling i prosjektrådet Beskrivelse av Mandat til behandling i programledelsen Beskrivelse av Mandat godkjent av prosjekteier Beskrivelse av Beskrivelse av Beskrivelse av Beskrivelse av Beskrivelse av Kristiansand, Søgne og Songdalen forlenger sine avtaler med Waco fra og ut 2019 Waco får i oppdrag å koordinere de tre kommunenes forsikringer Anbudskonkurranse for ny forsikringsmegleravtale som gjelder fra Avtale med forsikringsmegler som gjelder fra Ta stilling til egenandel, interne rutiner osv Ca Oppstart ca Høsten 2019 Høsten 2019

4 2.3 Kostnader og budsjett Hvilke kostnader vil påløpe i arbeidet? Hvordan skal dette finansieres og hva er budsjettrammene? Budsjett: Ikke kostnader utover intern tidsbruk. Finansiering: Kommentar: 3) Risikostyring Det skal vurderes om det skal gjennomføres en risikoanalyse for initiativet. Sett et X for det alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor det skal gjennomføres eller ikke. Skal det utarbeides en risikoanalyse for prosjektet? Ja Nei x Kommentar til svaret: Liten leveranse, der største andelen utføres som en ordinær del av innkjøpstjenestens oppgaver.

5 4) Avhengigheter Beskriv hvilke avhengigheter som påvirker dette initiativet og hvilke andre delprosjekter/oppdrag/leveranser som er avhengig at dette initiativet og dets leveranser. Avhengigheter omfatter tilgang til ressurser/kompetanse, interne og eksterne leveranser, endringer i rammebetingelser, tilgang til data, innkjøp etc. Hvilke avhengigheter påvirker dette initiativet? Ingen Hvilke andre er avhengig av dette initiativet og dets leveranser? Ingen 5) Interessenter Nevn de antatt viktigste interne og eksterne interessentene for initiativet. 6) Organisering og roller 6.1 Ressursbehov Hvilken rolle vil ressursen ha i initiativet, hvilken rolle har ressursen i sitt «vanlige virke», i hvilket omfang (i %, i timer eller lignende) skal denne ressursen bistå i initiativet og navn på ressursen. Leder Rolle i delprosjektet Rolle i «vanlig virke» Omfang Navn Innkjøpsrådgiver, Kristiansand 12,5 Reidar Opsahl I tillegg kommer anbudskonkurransen men denne inngår i tidsplanleggingen i innkjøpstjenesten og kommer ikke som en ekstra oppgave i forbindelse med sammenslåingen 12,5 Nina Årdal Deltaker Innkjøpskoordinator / Rådgiver, Søgne Deltaker Innkjøpskoordinator / 12,5 Svein Lohne Rådgiver, Songdalen I tillegg kommer tiden det tar å gjennomføre anbudskonkurransen men denne inngår i tidsplanleggingen i innkjøpstjenesten og kommer ikke som en ekstra oppgave i forbindelse med sammenslåingen. 6.2 Tillitsvalgte Det skal vurderes om tillitsvalgte skal være deltagere i prosjektet. Sett et X for alternativet som gjelder for dette delprosjektet og skriv en kort kommentar om hvorfor de tillitsvalgte skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. Ja Skal det involveres tillitsvalgte i arbeidet? Nei

6 Kommentar til svaret: Vernesiden velger å ikke delta. HTV deltar ikke inn i prosjektet men ønsker å bli holdt orientert gjennom referat fra møter. Referat sendes Åse Birkrem og Are Herdlevær. Ase.birkrem@kristiansand.kommune.no Are.herdlevaer@sogne.kommune.no 6.2 Brukere Det skal vurderes om brukere skal være deltagere/involveres i initiativet. Sett et X for alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor brukerne skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. Skal det involveres brukere i arbeidet? Ja Nei x Kommentar til svaret: Ikke aktuelt