Styrene i Høgskolen i Hedmark (HH) og Høgskolen i Lillehammer (HiL) har vedtatt fusjon mellom HH og HiL fra

Transkript

1 Ansvarlig: Sigbjørn Hernes/Anna Løken Side 1 av 6 Bakgrunn Styrene i Høgskolen i Hedmark (HH) og Høgskolen i Lillehammer (HiL) har vedtatt fusjon mellom HH og HiL fra Styrene og Rektorene har bedt administrasjonene om å fusjonere de funksjoner og systemer som er nødvendig innen Videre er målsettingen at vi skal være ferdig fusjonert fra Biblioteket skal fusjonere sine systemer og forhandle fram nye avtaler om abonnement. Prosjektets mandat Sikker Drift hovedprosjekt er delt inn i 3 faser; Fase 1, Høgskolene er formelt fusjonert til Høgskolen i Innlandet, Fase 2, Perioden frem til Fase 3, Den fusjonerte høgskolen har felles prosesser, rutiner og systemer, Generelt mandat til alle administrative delprosjekt; Identifiser de systemene, prosessene og rutinene som må på plass felles for de to høgskolene/den fusjonerte virksomheten pr Beskriv kritiske avhengigheter til andre administrative områder/funksjoner/systemer som må være på plass for å oppnå Sikker drift (SD) innen Beskriv tids- og milepælene frem til o Benytt flytdiagram Beskriv tids- og milepælene frem til: og o Benytt flytdiagram Foreslå hvilke arbeidsgrupper som skal opprettes innunder hvert av de definerte administrative områdene. o Beskriv mandat for hver av undergruppene. o Definér tidslinjen for deres arbeid frem til: , og Beskriv i hovedtrekk hvilke avveininger/prioriteringer som må gjøres opp imot daglig drifts aktivitetene for å kunne gjennomføre SD innen tidsfasene: , og Vurdere systemkritiske avtaler, kontrakter e.l. som er inngått for de ulike virksomhetsområdene Foreslå hvordan slike avtaler bør håndteres i fusjonsprosessen (reforhandles/videreføres/ kanselleres) Kartlegge hvilke kostnader som vil påløpe for å implementere løsningene og gjennomføre tiltakene (og foreslå finansiering).

2 Ansvarlig: Sigbjørn Hernes/Anna Løken Side 2 av 6 Konkret mandat til delprosjekt Bibliotek i Fase 1; Utvikle felles websider Etablere felles lånereglement Konkret mandat til delprosjekt Bibliotek i Fase 2 og 3; Fusjonere systemene biblioteket er systemeier for: o Alma o Oria o Brage o Cristin Avtaler med eksterne innholdsleverandører Prosjektets formål Hovedformål Sammenslått bibliotektjeneste sikrer tilgang til digitale og fysiske informasjonsressurser, bibliotekets undervisning, forskerstøtte og øvrige tjenester på en god måte. Når sikker drift fasen er ferdig skal studenter og ansatte oppleve tilsvarende eller bedre tjenester enn tidligere. Delformål Nytt felles bibliotek er tilrettelagt for høy kvalitet i tjenester. Nytt felles bibliotektjeneste bygger på samarbeid mellom de enkelte bibliotekene. Bibliotekansatte har eierskap til den nye bibliotektjenesten Bibliotek ansatte er ivaretatt, med faglige og personlige behov gjennom prosessene. Prosjektets mål Bibliotekets systemer, avtaler og rutiner er fusjonert 1. Etablere felles webside(r) som gir tilgang til bibliotekets ressurser, innen Etablere felles låneregler, innen Fusjonere bibliotekets systemer 4. Reforhandle avtaler om abonnement 5. Etablere felles strategi, styring- og økonomimodell for budsjettåret 2018, innen (?).

3 Ansvarlig: Sigbjørn Hernes/Anna Løken Side 3 av 6 Aktivitetsbeskrivelse Alle aktiviteter skal knyttes opp mot milepæler/hovedmål. Aktivitetene listes opp i prosjektdokument, og vil fungere som arbeidsplan, intern informasjon, ansvarsfordeling og status på fremdrift. Ansvarsprinsippkart Prosjekteier (PE): Fusjonssekretariat Prosjektansvarlig (PA): Prosjektleder SIKKER DRIFT, Pål E Dietrichs, nestleder Geir Bergkastet Prosjektleder (PL): Sigbjørn Hernes og Anna Løken Del-prosjektledere: Eva Reiten Sæta (Cristin), Eva Sandhaugen (Alma). De øvrige prosjektene ledes av prosjektlederne. Referanseressurser: FoU-utvalget, studieledelse, studieadministrasjon, forskningsadministrasjon, økonomiseksjon, personalseksjon, IT. Biblioteket rapporterer konklusjoner og problemstillinger til SIKKER DRIFT. For øvrig skal beslutninger av detaljer foretas på laveste mulig operative nivå. Arbeids- og ansvarfordeling mellom prosjektet og basisorganisasjonen Daglig drift av bibliotekene har prioritet 1. Biblioteksjefene er ansvarlig for sine respektive seksjoner, sine respektive ansatte, og sine abonnement. Biblioteksjefene prioriterer på sine respektive ansvarsområder angående daglig drift. Det opprettes fem (del-prosjekt, nivå 3) som skal gjennomføre aktivitetene for å oppnå milepælene. Hver arbeidsgruppe/delprosjekt skal ha ansvarlige fra HH og HiL, tre av prosjektene ledes av prosjektlederne. Beskrivelse av ansvarsfordelingen internt i prosjektet Oppdragsgiver er PL Sikker Drift, Pål E Dietrichs. PL er ansvarlig for planlegging, gjennomføring og rapportering til PL SD. Biblioteksjefene er kollektivt ansvarlig for planlegging og gjennomføring av delprosjekt Bibliotek, og alle aktiviteter som er relatert til Sikker Drift fasene.

4 Ansvarlig: Sigbjørn Hernes/Anna Løken Side 4 av 6 Delprosjekt Bibliotek oppnevner fem underprosjekter for gjennomføringen. Bibliotekweb Delprosjekt bibliotekweb ivaretas av Anette Danielsen og Hilde Farmen i felleskap. Alma Delprosjekt Alma ledes av Eva Sandhaugen med Sarah Loftheim som nestleder. Ida Bjørkavåg og Lene Svendsen deltar i prosjektet. Brage Delprosjekt Brage ivaretas av Lene Svendsen og Ida Bjørkavåg i felleskap. Cristin Delprosjekt Cristin ledes av Eva R. Sæta med Henriette Sundgaard som nestleder. Avtaler med eksterne innholdsleverandører Delprosjekt ivaretas av Anna Løken og Sigbjørn Hernes Hvert delprosjekt får hvert sitt mandat. Hvert delprosjekt er selvstendig ansvarlig for planlegging, gjennomføring, ressursallokering og dokumentering av aktiviteter knyttet til milepælene. I den grad det er mulig og hensiktsmessig skal ressursbehov på personell og økonomi rapporteres til PL så tidlig som mulig. Forutsetninger og behov for avklaringer Alma: Fusjonering bør skje i takt med fusjon av FS. Det må avklares om eventuell tidligere sammenslåing medfører ekstra kostnad. Forberedelser og rydding av basene. Brage: Kriterier for arkivering må besluttes av utdanningsledelse for studentoppgaver og forskningsledelse for forskningsarbeider. Cristin: Fusjoneres når organisasjon og innplassering av faglige er avklart. Eksterne innholdsleverandører: Usikkerhet rundt kostnader forsøkes avklart innen Kritiske suksessfaktorer Godt samarbeid og åpen kommunikasjon mellom bibliotekene Felles målbilde og involvering av bibliotekansatte God kommunikasjon mellom bibliotek og faglig ledelse

5 Ansvarlig: Sigbjørn Hernes/Anna Løken Side 5 av 6 Risiko: Manglende beslutninger eller lange beslutningsprosesser; For å sikre nødvendig fremdrift må beslutningene fattes raskt, og på lavest mulig operative nivå. Status og rapportering på Milepæler Milepæler Dato Milepæl Status Felles webside(r) Pågår Fusjon av Brage Settes i gang Når mulig Alma Settes i gang Innen Cristin Avventer Avtaler med eksterne innholdsleverandører Pågår

6 Ansvarlig: Sigbjørn Hernes/Anna Løken Side 6 av 6 Endringslogg. (la denne stå sist i ) Dato Ver. Endring utført av (navn) Endring (Stor/liten/hva) Anna Løken Opprettet dokument Anna Løken/Sigbjørn Hernes Revisjon Anna Løken/Sigbjørn Hernes Revisjon