Mal prosjektmandat og arbeidsgrupper - Nordre Follo kommune

Transkript

1 Mal prosjektmandat og arbeidsgrupper - Nordre Follo kommune Styringsgruppe (oppdragsgiver) Bestiller prosjektbeskrivelse Vedtar prosjektbeskrivelse Sikrer at effektmålene støtter målene for reformen Tar prinsippavgjørelser Klassifisering av prosjektene Prioritering av prosjektene Nedsetter arbeidsgrupper Fastsetter mandat og milepælsplan Fastsetter ressursbehov Prosjekteier/Oppdragets kontaktperson Representerer oppdragsgiver Er leder av prosjektstyret Kontaktperson inn i styringsgruppen Følger opp og er overordnet ansvarlig for prosjektet Støtter prosjektleder Sikrer hensiktsmessig overføring til drift Prosjektstyret Opptrer på vegne av eier. Består av prosjektets hovedinteressenter og eventuelt tillitsvalgte. Styrets sammensetning: prosjekteier Tillitsvalgte Ved særlig store prosjekter/endringer: En ressursperson fra Ski og Oppegård med særlig nødvendig kompetanse (HR, IKT, virksomhetsleder eller lignende) Overordnet ansvarlig for prosjektets resultat. Støtte til prosjektleder Sørge for at prosjektet har de vedtatte ressursene og virkemidlene Sikre effektiv beslutningstaking. Avgjør ikke-prinsippielle endringer Prosjektleder Prosjektleder fått sitt handlingsrom definert gjennom prosjektbeskrivelsen. Planlegger, leder og styrer prosjektet. Har direkte ansvar for resultatmålene Har medansvar for effektmålene Kan foreta endringer innenfor prosjektbeskrivelsens rammer Lager grunnlag for beslutninger 1

2 Prosjektdeltakere Prosjektdeltakerne er som regel ansatt i en virksomhet i kommunen og lederen har avgitt deler av tidsressursen til en medarbeider Gjør prosjektets mål til sine egne Bidra til konstruktive løsninger Være aktiv bidragsyter Avklare tidsbruk med prosjektleder og linjeleder Rapporterer eventuelle avvik til prosjektleder snarest Er ryddig og tydelig i forhold til eventuelle konflikter (lojalitet, fag, prioriteringer mv) Referansegruppe/personer Personer som har sagt seg villige til å bistå prosjektet med råd, høring, testing eller lignende. Har ingen beslutningsmyndighet. Prosjektleder bruker disse etter behov. Felles RLG Bestiller prosjektbeskrivelse (Oppdrag) Foreløpig gruppe utarbeider prosjektbeskrivelse Felles RLG vedtar prosjektbeskrivelse Prosjektoppstart 2

3 Prosjektbeskrivelse Nordre Follo kommune Oppdrag Prosjektets navn Tema/Oppdrag Hva skal løses DP5 Tjenesteutvikling og innovasjon Delprosjektet skal «utvikle gode tjenester med fokus på kvalitet, tilgjengelighet og brukermedvirkning i Nordre Follo» Intensjonsavtale 2016 Delprosjektet avgrenses til følgende områder: Digitalisering Kartlegge og vurdere planbehov, plantyper og planprosesser Utvikling av tjenesteområder Utvikling av sentraladministrasjon/stab og støtte Prosjektplan FFN 2017 Tjenesteområdene i Oppegård og Ski videreutvikles til nye bærekraftige og fremtidsrettede tjenester i Nordre Follo. Prosjekteier/Oppdragets Marit Janne Rød Kronborg kontaktperson Jorunn B. Almaas Prosjektleder Tidsramme Kartleggingsfase Tidsramme for arbeidsgruppene: Det utarbeides egne tidsplaner for arbeidsgruppene. Andre opplysninger: Prosjektbeskrivelse I kartleggingsfasen defineres tjenestenes behov. Styringsgruppen avgjør tjenesteutviklingens omfang og metode etter forslag fra prosjektstyret, mandater til arbeidsgruppene utarbeides. Det opprettes fortløpende arbeidsgrupper etter avsluttet kartleggingsfase. En av følgende metoder velges for arbeidsgruppene; innovasjon, beste praksis eller harmonisering. Metoder: 5.1 Innovasjon: «Innovasjon er et nytt produkt, en ny tjeneste, en ny arbeidsmåte eller ny organisasjonsform som er tatt i bruk og skaper verdier» Innovasjon er en idé som er realisert og skaper verdi for mennesker, organisasjoner og samfunnet. Innovasjon er ikke en ting, det er et resultat. Innovasjon skiller seg fra vanlig utviklingsarbeid ved at en ikke vet hvordan løsningen vil se ut når en starter. Det er altså en metode som kan brukes når videreutvikling av dagens løsninger ikke svarer på utfordringene Nordre Follo står overfor. Mandatet for arbeidsgruppene for innovative løsninger er å skape noe nytt og endre tjenestene slik at oppgavene kan løses på en bedre og mer hensiktsmessig måte. Samskapingsprosesser kan benyttes. 5.2 Beste praksis: Oppegård og Ski har i de siste årene utviklet 3

4 flere av tjenestene for å løse oppgavene i den enkelte kommune på en bedre og mer hensiktsmessig måte. Andre kommuner kan også ha løsninger som kan tilpasses og implementeres i Nordre Follo. I arbeidsgruppene for Beste praksis vil en eksisterende praksis innenfor et tjenesteområde velges som løsning for Nordre Follo. Arbeidsgruppens mandat blir å videreutvikle og implementere en eksisterende løsning for tjenesten til felles tjenesteleveranse i Nordre Follo. 5.3 Harmonisering: I tjenester som er avgrenset i leveranse og/eller sterkt lovregulert vil tjenesteutviklingen beså av å harmonisere de to eksisterende tjenestene til en felles tjenesteleveranse. Forutsetning for å benytte denne metoden er at dagens praksis i de opprinnelige kommunene har store likhetstrekk, er hensiktsmessig og effektiv. Arbeidsgruppens mandat blir å utarbeide felles rutiner for arbeidet med utgangspunkt i dagens praksis. Avgrensinger: Arbeidsgruppenes mandat er utvikling av tjenesteleveransene i Nordre Follo kommune. Avhengigheter: Styringsgruppen har overordnet ansvar for å samordne resultater fra delprosjektene når dette er hensiktsmessig. Prosjektstyret må sørge for at visjon og mål som defineres i kommuneplanprosessen er styrende for tjenesteutviklingen. Prosjektstyret må ha et særlig fokus på konsekvenser for anskaffelser, lokalisering, digitalisering og organisering og melde dette inn for vurdering i styringsgruppen. Godkjenning Godkjent av styringsgruppe Revidert Behov Hva er behovet/-ene og for hvem Grunngi hvorfor Hvem blir berørt Hva skal prosjektet ikke omfatte Interessenter: Tjenesteutviklingen påvirker ulike aktører i Nordre Follo, innbyggere og samarbeidende eksterne organer. Interessentene må identifiseres og inviteres til hensiktsmessig deltagelse. Arbeidsgruppene må sikre god kommunikasjon og informasjonsflyt til interessentene. Dato Kommunene Oppegård og Ski samles i Nordre Follo kommune fra Delprosjekt Tjenesteutvikling og innovasjon skal sørge for felles tjenestetilbud til innbyggerne i Nordre Follo ved opprettelsen av den nye kommunen. Alle fagmiljøene i Ski og Oppegård Organisering og lokalisering med mindre det er i samarbeid med de aktuelle delprosjektene etter initiativ fra styringsgruppen. 4

5 Visjon og mål Hva er visjonen Hva skal prosjektet levere i prosjektperioden (Resultatmål) Hva er ønsket resultat etter at prosjektet er avsluttet (Effektmål/gevinster) Spart tid Unngått kostnad Økt kvalitet Mulige løsninger Alternative forslag Innovasjon eller videreføring av beste praksis fra Ski eller Oppegård kommune Fremdriftsplan Beskriv hovedfaser og planlagt gjennomført Nordre Follo skal gi et godt, likeverdig og variert tilbud til sine innbyggere Intensjonsavtalen 2016 Grunnlagsdokumenter med visjon og mål for tjenestene Grunnlagsdokumenter for drift av tjenestene i Nordre Follo kommune Kompetanse og bemanningsplan for tjenesteområdene i samarbeid med delprosjekt Arbeidsgiverpolitikk Plan for gevinstrealisering Plan for anskaffelser og implementering av fagsystemer i samarbeid med delprosjekt Digitalisering Tjenester som møter innbyggernes behov og definerer kommunens oppgaver. Tjenester som sikrer faglig forsvarlighet, innbyggerperspektivet og lovpålagte oppgaver. Tjenester med felles fagsystemer (IKT) som baserer seg på digitaliserte og standardiserte løsninger. Sterke og stabile fagmiljøer med utviklingsmuligheter for den enkelte ansatte. Effektive og bærekraftige tjenester som optimaliserer ressursene. Det velges metode for prosjektet etter kartleggingsfasen (Metode: Innovasjon, Beste praksis eller Harmonisering) Faser 1. Kartleggingsfasen: Målet med denne fasen er å utforske dagens situasjon for å få overordnet innsikt i tjenesteområdenes utfordringsbilde. Dette vil danne grunnlaget for fokuset videre. Sentrale kilder for innsikt er statistikk, tall, de som bruker tjenestene, og ansatte som yter dem. Kilde: Samveis, KS 2015 Frist Maler: Samveis analyseverktøy. SWOT analyse ROS analyse 2. Konseptfasen. Metode for tjenesteutviklingen velges. Arbeidsgruppene nedsettes. Maler: Samveis Fase ff 5

6 3. Planleggingsfasen 4. Gjennomføringsfasen 5. Avslutningsfasen 6. Realiseringsfasen Organisering Styringsgruppe Prosjektstyre Felles ledergruppe Nordre Follo Marit Rød Kronborg og Jorunn B Almaas Eirik Sjøvoll; HTV Ski kommune, Monica Skogbakken; HTV Oppegård kommune, Marit Ravnan; HVO Ski kommune Delprosjektleder. Delprosjektleder er tilrettelegger og brobygger mellom lederne av arbeidsgruppene, prosjektstyret og prosjekteier. Delprosjektleder rapporterer til prosjektstyret. Frem til delprosjektleder et tilsatt er det nedsatt en midlertidig arbeidsgruppe bestående av Siri Haugsnes, Oppegård og Gunilla Martinsson, Ski for å planlegge og tilrettelegge i kartleggingsfasen. Arbeidsgruppen rapporterer til prosjektstyret. Prosjektgruppe Arbeidsgrupper Referansegruppe-/personer (f.eks. interne og eksterne brukere, faglige ressurspersoner) Ledes av delprosjektleder Ledere i arbeidsgruppene settes sammen i en prosjektgruppe. I perioder med et høyt antall arbeidsgrupper vurderes det om det er hensiktsmessig å etablere flere prosjektgrupper. Arbeidsgruppeleder 2-4 ansatte fra Ski 2-4 ansatte fra Oppegård Lokale tillitsvalgte/verneombud Opprettes som drøftingsarena for de ulike arbeidsgruppene. Sammensetningen varierer. Innbygger- ansatt- og brukerfokuset må ivaretas. Involvering av tillitsvalgte og verneombud Økonomi Hva er prosjektets budsjett HTV Unio Ski kommune: Eirik Sjøvoll HTV Unio Oppegård kommune: Monica Skogbakken HVO Ski kommune: Marit Ravnan Delprosjektleder 1 årsverk Antall arbeidsgrupper er kun et minimumsanslag basert på erfaringer fra andre sammenslåingsprosesser Frikjøp ledere av arbeidsgrupper Innovasjon Frikjøp ledere av arbeidsgrupper Beste praksis Frikjøp ledere av arbeidsgrupper Harmonisering 4-6 arbeidsgrupper 6-(?) arbeidsgrupper 10-(?) arbeidsgrupper Forventet tidsbruk for prosjektleder og gruppemedlemmer Delprosjektleder 100% stilling Lederne av arbeidsgruppene frikjøpes for en tidsavgrenset periode i 20-60% stilling. Tidsbruk for arbeidsgruppemedlemmer beregnes for hver arbeidsgruppe, det tilrettelegges på den enkelte arbeidsplass for 6

7 Driftsutgifter etter prosjektets avslutning Usikkerhet (Hva kan gå galt) Utfordringer ved prosjektet deltagelse. Styringsgruppen fastsetter frikjøp etter anbefaling fra prosjektstyret. Delprosjektet har et stort omfang. Det inndeles ikke i arbeidsgrupper før etter kartleggingsfasen. Prosessen kan i de to første fasene bli uoversiktlig. De ulike delprosjektene har kryssende fokusområder og avhengigheter. Fremdrift Felles tjenester for Nordre Follo skal være på plass , det kan påregnes en implementeringsfase for enkelte tjenester også etter sammenslåingen. Mål Hva kan vi gjøre for å forhindre dette Er det noe som kan gå bedre enn forventet. Hvordan Kommunikasjon Behov for informasjon utover rapport til prosjektstyret/styringsgruppe Det utarbeides egne milepælsplaner for arbeidsgruppenes leveranser. Tjenesteutviklingen forankres i kommuneplanen og skjer i samarbeid med øvrige aktuelle delprosjekter. Delprosjektet må ha definerte maler i alle faser, en tydelig koordinering og hensiktsmessig brobygging mellom arbeidsgruppene og de andre delprosjektene. Arbeidet må ha god informasjonsflyt og åpenhet mellom alle aktører og interessenter. En styrke ved delprosjektet er at det ikke er sektorinndelt. Dette åpner for å tenke tjenesteutviklingen på nytt i Nordre Follo. Tjenesteutvikling er rettet mot innbyggerne og brukergrupper. Arbeidsgruppene skal ha kontaktflate mot brukere og ansatte underveis i prosjektet. Graden av dette synliggjøres i prosjektplan for det enkelte prosjektet. Det utarbeides et flytskjema for kommunikasjon både innad i delprosjektet og mot interessenter. Rapportering Til styringsgruppe Til prosjektstyre Prosjekteier har ansvar for rapportering til styringsgruppen Det etableres regelmessige møter i Prosjektstyret hver 14. dag fra august