Saksfremlegg. Administrasjonsutvalget godkjenner prosjektskissen og ber administrasjonen søke prosjektmidler i henhold til Invitasjon fra KS.

Transkript

1 Saksfremlegg Saksnr.: 07/494-1 Arkiv: 030 Sakbeh.: Lena E. Nielsen Sakstittel: PROSJEKTSKISSE Planlagt behandling: Innstilling: ::: &&& Sett inn innstillingen under IKKE RØR LINJA&&& Administrasjonsutvalget godkjenner prosjektskissen og ber administrasjonen søke prosjektmidler i henhold til Invitasjon fra KS. Prosjektleder 50% på 3 år lyses ut i samarbeid med Fagforbundet og Utdanningsforbundet. ::: &&& Sett inn innstillingen over IKKE RØR LINJA&&& Saksopplysninger:... &&& Sett inn saksopplysninger under IKKE RØR LINJA&&& Denne saken er en prosjektskisse utarbeidet av rådmannen v/personalsjefen, hovedtillitsvalgt i Fagforbundet og hovedtillitsvalgt i Utdanningsforbundet. Prosjektet er tenkt gjennomført i Alta kommune med ekstern finansiering fra Kvalitetskommuneprosjektet i regi av Kommunenes Sentralforbund (KS), og interne midler til disposisjon for sykefraværsarbeid i Alta kommunes driftsbudsjett. Prosjektet legger også føringer på de ekstra kr som i budsjettprosessen i desember ble gitt til ytterligere sykefraværsfokus i Alta kommune. Bakgrunnen for prosjektet er et initiativ fra KS (se vedlegg 1-3). Rådmannen og hans ledergruppe har behandlet prosjektskissen i ledermøte 1. februar og gitt sin tilslutning på at dette er et prioritert prosjekt for å få redusert sykefraværet i våre største SFO er og Hjemmetjenesten i Helse og sosialsektoren. Prosjektet skal forankres i politisk ledelse før prosjektsøknaden sendes herfra før 15. februrar. Prosjektsøknaden skal inneholde en lokal kvalitetsavtale underskrevet av politisk ledelse, administrativ ledelse og sentrale hovedtillitsvalgte. Det ligger et forslag til utforming av en slik avtale i vedlegg 5.

2 HOVEDPROSJEKT SKISSE ALTA KOMMUNE BEDRE KVALITET FOR INNBYGGERNE Oppstartsfase: Fokus på sykefravær i tjenestene Bakgrunnen for hovedprosjektet Sentral forankring Bakgrunnen for prosjektbeskrivelsen er målet om å øke kvaliteten og effektiviteten på det kommunale tjenestetilbudet gjennom en konstruktiv samhandling mellom de folkevalgte, lederne og de ansatte slik at innbyggeren merker en forbedring. Det er et særskilt mål å redusere sykefraværet i kommunesektoren. For utfyllende informasjon se vedlegg: KRD kvalitetskommuneprogrammet (vedlegg 1) Invitasjon til å være innsatskommune sykefravær (vedlegg 2) Kvalitetskommuner avtale om program for utvikling av kvalitet i kommunesektoren (vedlegg 3). Lokal forankring Alta kommune har i dialog mellom politisk ledelse (administrasjonsutvalgets leder), rådmann (v/personalsjef), Fagforbundets hovedtillitsvalgt, og Utdanningsforbundets hovedtillitsvalgt et ønske om å søke om å være innsatskommune med det mål å redusere sykefraværet spesielt innen to tjenesteområder; ett i Oppvekstsektoren og ett i Helse og sosialsektoren. Bakgrunnen for valget at disse tjenesteområder er vedvarende høyt sykefravær, samt at prosjektet da spesielt retter tiltak for forbedring der medarbeidere er i direkte kontakt med innbygger. I gjennomførte Alta kommune et sykefraværsprosjektet for Barnehagene. Dette prosjektet må sikres erfaringsoverføring med tanke på verktøy som Risikovurdering av Helse-Miljø-Sikkerhet, Trivselsmålinger, Stress og stressmestring. I 2006 har Helse og sosialsektoren deltatt i prosjektet Medarbeiderskap i regi av Flink med Folk i KS. 98 medarbeidere fra 14 virksomheter deltok. Den filosofien som legges til grunn her, legges også til grunn i Kompetanseløftet 2015 og er i tråd med vår lokale arbeidsgiverpolitikk. Rådmannen har i Alta kommunes virksomhetsplan for 2007 gitt føringer på at alle sektorer skal gjennomføre brukerundersøkelser i minst 2 tjenesteområder hver. Det skal gjennomføres bruker- og medarbeidertidsfredshetsundersøkelser som grunnlag for sykefraværstiltak i dette prosjektet. Ansvarliggjøring hos hver enkelt medarbeider er en grunnfilosofi som legges til grunn i sykefraværsarbeid i Alta kommune og vil gjøre det også i dette prosjektet.

3 Alta kommune har som mål å ha en nyvedtatt HMS styringsdel som er tuftet på arbeidsgiverpolitikk klar i løpet av 1. kvartal Dette vil være prosjektets plattform. Alta kommune har signert en lokal avtale Plattform for kvalitetsutvikling i Alta kommune vedlagt denne prosjektbeskrivelsen. Delprosjekt 1 Delprosjekt 2 Prosjekteier Rådmann Reduksjon sykefravær i Skolefritidsordningene ved de 5 større sentrumsnære skoler Spørsmål: Alle SFO er eller bare de store? Med eller uten Oppvekstsentra? Vi foreslår de store??? Små valgfri? Reduksjon av sykefravær i Hjemmebaserte tjenester Spørsmål: Ok at vi bare tar de to store sentrumsnære sonene? De små har veldig få ansatte? Rapportering Rådmannen rapporterer to gang pr år til Formannskapet resultater av prosjektet i henhold til mål. Rapporteringen sendes først til Administrasjonsutvalget som partssammensatt utvalg i kommunen. Slik sikres prosjektets intensjoner om involvering av både politisk ledelse, administrativ ledelse og fagforeningene. Styringsgruppe Arbeidsmiljøutvalget Prosjektets mål Prosjektet har to langsiktige mål og et kortsiktig mål: Kortsiktig mål: Sykefraværet i tjenestene skal i løpet av 3 år halveres (statistikk for 2006 må presenteres under bearbeiding). Langsiktig mål: I løpet av 2009 skal to nye tjenesteområder innfases i prosjektet med erfaringslæring fra SFO og Hjemmetjenesten. De verktøy og metoder som brukes og vi lykkes med i prosjektet skal søkes å implementeres i Alta kommunes sykefraværsrutiner permanent. Må formulere et langsiktig mål i tillegg: Sikre overføring til hovedprosjekt: Kvalitet i tjenestene ref sentral føring. Prosjektoppstart Forutsatt finansiering utover egeninnsats og interne prosjektmidler: Prosjektlevering Prosjektet avsluttes formelt Prosjektet leverer rapporter til Formannskapet to gang pr år i perioden.

4 Prosjektgrupper : Prosjektleder: De Det er bevilget kr kr til prosjektet i 3 år. 50% stilling Frikjøp eller utlysning drøftes med Oppvekstsjef og Helse og sosialsjef. Prosjektgrupper: Prosjektgrupper opprettes: Delprosjekt 1: Oppvekstsjef og berørte rektorer/sfo ledere ved Komsa skole, Gakori skole, Bossekop skole, Elvebakken skole, Kaiskuru skole og Utdanningsforbundet/Fagforbundet. Delprosjekt 2: Helse og sosialsjef og berørt Omsorgsleder/Soneledere i Hjemmetjenesten og Fagforbundet/Sykepleierforbundet. Hvem som skal være med avtales i dialog. Hovedverneombudene bør vuderes inn i dette arbeidet. Budsjett: Budsjett overfor 3 år: Prosjektleder/administrative kostnader kr Medarbeiderskap grunnopplæring x antall kr * Risikovurdering kartlegging av fysisk arbeidsmiljø 7 virksomheter kr Hjelpemidler etter kartleggingen egenfin VITAL kr Tilfredshetsundersøkelser 7 virksomheter/2 tjenesteomr kr Brukerundersøkelser 7 virksomheter/2 tjenesteomr kr Total prosjektkostnad kr * Alta kommune stiller med egne instruktører. Finansiering: Alta kommune stiller med: Egenfinansiering av prosjektlederressurs i 50% stilling, kr i 3 år samt Kroner i 2007 og kr i 2008 finansert fra VITAL HMS midler totalt kr Pengene brukes til hjelpemidler etter Risikovurdering. Totalt stiller Alta kommune med da kr Alta kommune søker ekstern finansering fra sentrale prosjektmidler kr Disse midlene skal gå til direkte innsats i virksomheter for å redusere sykefraværet. Framdrift,

5 Milepæler, Aktiviteter En oversikt over prosjektet MILEPÆL - ansettelse og prosjektorganisering Aktiviteter: Ansettelse av prosjektleder, konkretisere prosjektbeskrivelsen i samarbeid med sektorleder 2. MILEPÆL godkjenning av prosjektplan Aktiviteter: Prosjektleder legger frem prosjektbeskrivelsen til AMU etterfulgt av godkjenning av rådmann Start Slut t Ansva r Rådman nen PL 3. MILEPÆL tiltaksplan PL Aktiviteter: Prosjektleder gjør en statusanalyse av virksomheter i delprosjekt 1 og 2 sammen med virksomhetsleder og fremmer konkrete tiltaksplaner 4. GJENNOMFØRING AV TILTAKSPLANER PL Aktiviteter: Prosjektleder og virksomhetsleder jobber ihht tiltaksplaner behov fremmes underveis INNFASING AV NYE VIRKSOMHETER Dette vil avklares underveis i prosjektet. FORTSETTELSEN AV PROSJEKTET KOMMER I PROSJEKTBESKRIVELSEN PA Godkjent Rådmannen skal signere her for godkjent prosjektplan Vedlegg til prosjektbeskrivelsen: Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Kvalitetskommuneprogrammet (KRD) Invitasjon til å være innsatskommune. Kvalitetskommuner avtale om program for utvikling av kvalitet i kommunesektoren. Medarbeiderskap Interne dokumenter:

6 Vedlegg 5 Vedlegg 6 retningslinjer. Plattform for kvalitetsutvikling i Alta kommune. Arbeidsgiverpolitisk dokument Alle våre prosjekter skal gjennomføres i tråd med våre arbeidsgiverpolitiske Vedlegg 7 IA avtalen Alle våre tiltak skal gjennomføres i tråd med sentral IA avtale og lokal IA strategi. Vedlegg 8 Vedlegg 9 Sykefraværsstatistikk Utviklingen for Alta kommune. Virksomhetsutvikling ift delprosjekt 1 og 2. Frisk nok til å jobbe i Alta kommune rutiner for håndtering av fravær Et sykefraværsprosjekt må koordineres ift eksisterende rutiner som fungerer i Alta kommune i dag.... &&& Sett inn saksopplysninger over IKKE RØR LINJA&&&