SAKSFREMLEGG. 1.kv 2017 Nærvær Nærvær

Transkript

1 SAKSFREMLEGG Saksnummer: 17/ Arkiv: 400 Saksbehandler: Wenke Nilsen Sakstittel: NÆRVÆR Planlagt behandling: Administrasjonsutvalget Administrasjonens innstilling: srapport for 2.kvartal 2017 tas til orientering. 2. kvartal 2017 Alta kommune Tjenesteområde: 2.kv kv kv kv kv 2016 FELLESTJENESTEN 91,4 % 91,4 % 92,0 % 93,5 % 94,5 % 94,3 % SAMFUNNSUTVIKLING 94,2 % 94,5 % 94,8 % 95,8 % 95,5 % 94,9 % OPPVEKST OG KULTUR 89,7 % 89,7 % 88,7 % 90,4 % 89,7 % 89,1 % HELSE OG SOSIAL 88,7 % 89,4 % 87,2 % 88,2 % 88,5 % 88,1 % DRIFT OG UTBYGGING 88,8 % 89,9 % 88,3 % 88,9 % 89,0 % 88,7 % Total 89,5 % 89,8 % 88,6 % 89,8 % 89,7 % 89,1 % et for 2. kvartal 2017 er på 89,5 %. På tross av systematisk jobbing for å øke nærværet, så har sykefraværet holdt seg stabilt på ca 10 % over flere år. PROBA samfunnsanalyse har på oppdrag fra KS sett på forskjeller i sykefraværet mellom sektorer. Ved å kontrollere for forskjeller i sammensetningen av de ansatte, finner de at kommunene ikke har hatt høyere fravær enn privat sektor de senere årene. Sammensetningen av ansatte er annerledes i kommunal sektor enn i privat sektor. Det er forskjeller i blant annet kjønn, alder, yrke og næring. Det er kjent at disse faktorene påvirker sykefraværet. Offentlig sektor er kvinnedominert med mange ansatte innen barnehage og helse faktorer som statistisk sett gir høyere sykefravær. Fra flere andre studier vet vi at kvinner har høyere sykefravær enn menn og at sykefraværet stiger med alder og synker med utdanningsnivå. Dette tyder på at sektortilhørighet i seg selv ikke har stor påvirkning på sykefraværet, men at forskjellen mellom sektorene skyldes ulik sammensetning av ansatte og oppgaver. (KS : «Sykefraværet hvorfor er det så vanskelig å få det ned?») Selv om vi ikke har analysert våre tall, så er dette kjennetegn også for vår kommune.

2 I sine månedsrapporter melder lederne rom mulige årsaker til manglende nærvær; 1) Ansatte som venter på ulike behandlinger og rehabiliteringsfaser i ulik lengde. 2) Gravide som blir sykemeldt på et tidligere tidspunkt enn tidligere 3) Ansatte med kroniske sykdommer. Vi har litt over 60 ansatte som har fått innvilget refusjon av sykepenger i arbeidsgiverperioden på grunn av langvarig eller kronisk sykdom som medfører risiko for særlig stort sykefravær. 4) Det fysiske arbeidsmiljø steamet bistår lederne og ansatte i enkeltsaker. Bistanden har bl.a. bestått i oppfølging og veiledning, utprøving på andre virksomheter, omplasseringer, avklaring av stillingsstørrelse (avklart restarbeidsevne). Gjennomført kartlegging og veiledning ved bruk verktøyet Vip24. I løpet av første halvår har nærværsteamet hatt 10 ansatte på utprøving i andre virksomheter. Resultat etter denne utprøvingen viser at noen endrer arbeidssted, noen går over i annen stilling, stillingsstørrelse blir avklart eller NAV må inn å bistå i enkelttilfeller. steamet har også bistått ledere og ansatte i vanskelige personalsaker, deltatt i oppfølging av og i dialogmøter ihht, kommunens rutiner når en ansatt blir sykemeldt. Som et ledd i nærværsarbeidet, er det også utarbeidet/revidert rutiner vedrørende «Omplassering til annet passende arbeid jf. AML 4-6» (oversendt fra steamet for videre behandling i organisasjonen) og «Rett til sykepenger i arbeidsgiverperioden etter maksdato» Vedtatt i Adm.utvalget mars 17. Sammen med NAV arbeidslivssenter har steamet utarbeidet en IA-kompetansepakke der målgruppen er ledere, tillitsvalgte og verneombud. Her er det tilbud om kurs/opplæring siste tirsdag i måneden både vår og høst. Det var planlagt og organisert til sammen 5 kurs, men bare 3 kurs ble gjennomført. I tillegg er steamet ute på personalmøter i virksomhetene med følgende temaer: - Plikter og rettigheter når man blir syk, (lov og avtaleverket) - Forebyggende og helsefremmende arbeid (kultur og holdningsarbeid) Som et ledd i å få ned sykefraværet har Alta kommune valgt å delta i KS Prosjekt Ned IA ledelse 2.0. Det er store kommuner i Norge som har et sykefravær høyere enn 10 % som er invitert til å delta i dette prosjektet. Dette skal være med på å gi drahjelp til kommunens eget arbeid med å redusere og forebygge sykefraværet. Drahjelpen bygger på kunnskap om nærværsfremmende arbeidsmiljøfaktorer og mestringsorientert ledelse. KS Ned med sykefraværet bygger på 10-faktor medarbeiderundersøkelsen. En undersøkelse som er utviklet av KS sammen med Linda Lai, professor i organisasjonspsykologi. Medarbeiderundersøkelsen, 10-faktor ble gjennomført i Alta kommune i april 2016 og ny undersøkelse skal gjennomføres i KS sentralt har man valgt at det er barnehager og helse som skal prioriteres i arbeidet med KSNed. Det er innenfor disse områdene man nasjonalt opplever størst sykefravær. I Alta Kommune er det ikke barnehagene som har de største utfordringene, selv om nærværet kan variere mye fra

3 virksomhet til virksomhet. En virksomhet har nærvær på 94 %, mens en annen har nærvær på 88%. KS Ned Vi har valgt å dele inn arbeidet med KS Ned i ulike faser. Fase 1 - Gjennomgang av dialog duk A. (A-duken) Denne gjennomgangen ble gjort i samarbeid med KS, NAV, leder, verneombud, tillitsvalgt og representanter fra politisk. Det ble kjørt en egen samling for barnehagene og en egen for helse. For barnehagene deltok rundt 40 personer, og for helse deltok hele 90 deltakere. På disse samlingene fikk vi gode refleksjoner innenfor temaet sykefravær. Opplegget ble godt mottatt av lederne, og tilbakemeldingene fra de aller fleste er at dette er et verktøy som skaper engasjement og refleksjon rundt sykefravær/nærvær på eget arbeidssted. Fase 2 - Gjennomgang av dialogduk B (B-duken) KS har kjørt kurs i fasiliteringen av duk 2 som er dialog duk B. steamet har deltatt på dette og fått nødvendig opplæring slik at de kan bistå ledere i gjennomgang av B-duken. Det er blitt gjennomført personalmøter ute på virksomhetene hvor man har jobbet seg gjennom B- duken. Alle ansatte har vært involvert i dette arbeidet. Også her har man fått positive tilbakemeldinger om at dette er et veldig konkret verktøy som skaper engasjement og refleksjon rundt sykefravær/nærvær på eget arbeidssted. steamet har stilt seg til disposisjon for gjennomgangen av B-duken for de som ønsker det, og de har deltatt på personalmøter inkludert fasiliteringen av NED-dukene, samt det å følge hele prosessen i enkelte avdelinger. Det ble satt en frist om at alle virksomheter skal ha jobbet med dialog duk B innen 1. mai. Denne fristen klarte virksomhetene/avdelingene ikke å overholde. Hovedårsaken til det var at det krevdes mye planlegging for hvordan en skulle gjennomføre B-duken i turnusvirksomhetene. For at alle ansatte skulle kunne delta, måtte det avholdes flere personalmøter i en og samme virksomhet. Fase 3 - Tilbakemelding steamet ønsket tilbakemelding fra virksomhetene på hvilke områder og hvilke tiltak de har prioritert å jobbe videre med. De er også blitt bedt om å redegjøre for hvordan de skal jobbe videre med det som er framkommet. Man har bedt de forsøke å se om der er noen sammenheng mellom 10 faktor og KS Ned for at man skal se helheten av disse verktøyene. Områder som virksomhetene/avdelingene sier de skal arbeides videre med er: Dialog/kommunikasjon Tilbakemeldingskultur

4 konflikthåndtering Arbeidsbelastning Utviklingsmuligheter/kompetanse Motivasjon/mestringsfølelse Arbeidsmiljøet, med hovedfokus på det psykososiale Fase 4 -Veien videre Lederne i Barnehagene og på Helse innkalles til dialogkafe i september der fokus skal være: evaluering av arbeidet så langt erfaringsutveksling, hva kan vi lære av hverandre, kan vi gjøre noe i fellesskap Sammenheng B-duken og virksomhetens/avdelingens nærværstall. Oppfølging og implementering av områdene og tiltakene Andre tema til drøfting: Oppfølging og avklaring av tillitsvalgte/verneombudets videre rolle i arbeidet. Hvordan kan de bidra til økt fokus på nærværsarbeidet, bidra til kultur og holdningsarbeidet, samt sette det psykososiale arbeidsmiljøet på dagsorden. KS Ned og 10-faktor hvordan se sammenhengen og hvordan bruke disse som et godt verktøy i arbeidet med å skape/beholde det gode arbeidsmiljøet? Fokus på kommunikasjon og tilbakemeldingskultur. Vi forventer å se en effekt av KS Ned-arbeidet utover høsten når virksomhetene går i gang med tiltakene de i felleskap har kommer fram til. Hvis dette viser seg å være et godt verktøy for økt nærvær, så vil Alta kommune vurdere å benytte seg av dette verktøyet også innenfor andre tjenesteområder. Det vil bli tatt en avgjørelse til høsten om andre deler av kommunen skal gjennomføre NED metodikken/arbeidet. IA Forum I arbeidet med KS Ned og dialog duk A ble det opprettet et eget IA Forum med fokus på oppfølging av sykefraværsarbeidet og KS Ned. IA Forumet har deltakere fra administrasjonen, tillitsvalgte, hovedverneombud og NAV. Det er tenkt at dette forumet skal ha møter en gang pr. måned. Det er rådmannen som er leder for dette forumet. Første møte ble avholdt i mai. Alta, Målfrid Kristoffersen

5 Ass.rådmann Karin Kristensen Leder personalavdelingen Dette dokumentet er godkjent elektronisk og derfor uten underskrift.