Side1. Møteinnkalling til Arbeidsmiljøutvalget. Møtedato: Møtetid: 09:00 Møtested: Hadsel rådhus, møterom 1

Transkript

1 Møteinnkalling til Arbeidsmiljøutvalget Møtedato: Møtetid: 09:00 Møtested: Hadsel rådhus, møterom 1 Forfall meldes på telefon eller Behov for habilitetsvurdering meldes skriftlig til politisk sekretariat. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Ola Morten Teigen rådmann/leder AMU Kari Ingvaldsen formannskapssekretær Side1

2 Saksliste: Saksnr Innhold PS 1/2016 Godkjenning av innkalling PS 2/2016 Godkjenning av sakskart PS 3/2016 Godkjenning av protokoll fra møte PS 4/2016 AKAN-arbeidet - oppsummert 2015 PS 5/2016 Orientering sykefravær 4.kvartal 2015 Side2

3 PS1/2016Godkjenningavinnkalling PS2/2016Godkjenningavsakskart PS3/2016Godkjenningavprotokollframøte Side3

4 AKAN-arbeidet - oppsummert 2015 Saken behandles i: Møtedato: Utvalgssaksnummer: Arbeidsmiljøutvalget /2016 Saksbehandler: Line Eggen Saksmappe: 2015/422 Forslag til vedtak og politisk behandling Rådmannens forslag til vedtak: AMU tar AKAN-utvalgets rapport til orientering. Side4

5 Sakens bakgrunn AKAN-utvalget er et underutvalg for AMU og rapporterer årlig om gjennomførte tiltak og planlagt aktivitet. AKAN utvalget utarbeidet handlingsplan for 2015 i starten av året. Denne er blitt fulgt opp, og alle planlagte tiltak med unntak av ett er gjennomført. Fakta i saken Aktivitet i 2015 AKAN-utvalget har hatt 4 møter i 2015, hvert møte ca 2 timer. AKAN var tema på ledermøtet AKAN policydokument ble revidert og behandlet i AMU Det ble gjennomført «kick-off» i form av todagers grunnkurs 23. og 24.september. Verneombud og tillitsvalgte var invitert første dagen, ledere på alle nivå begge dager. Her deltok 15 ledere, 12 verneombud og 18 tillitsvalgte. Ny representant fra BHT Rebecca Thuv-Jenssen var ansatt i UNIVI og var vår kontaktperson i bedriftshelsetjenesten frem til sommeren Tove Johansen kom inn som ny BHTrepresentant fra høsten AKAN kontakter Vi har ikke lyktes å rekruttere de tre siste medlemmene til AKAN-utvalget (AKANkontaktene for sektor helse/omsorg, oppvekst og øvrige sektorer). Det ble besluttet i siste AKAN-møte at AKAN kontaktene ikke skulle rekrutteres fra tillitsvalgte for arbeidstakerorganisasjonene. Begrunnelsen for dette er at dersom en AKAN sak ikke har positiv utvikling og den leder mot oppsigelsessak, har tillitsvalgte en rolle i denne forbindelse i forhold til kap. 15 i arbeidsmiljøloven. Vi ønsker ikke å sette tillitsvalgte i en posisjon der de får en uheldig dobbeltrolle der de på ene siden skal gi lederstøtte i AKAN-sak og på andre siden skal representere den ansatte i ev. oppsigelsessak. Med dette som utgangpunkt er det blant kommunens verneombud vi ønsker å finne AKAN-kontaktene, og prosess er allerede igangsatt. Måler er å få AKAN-kontaktene klar snarest mulig over nyttår slik at de kan meldes på og delta på grunnkurs for AKANkontakter i Bodø i april Dersom det ikke lykkes å rekruttere blant verneombudene er det enighet med tillitsvalgte at arbeidsgiver da kan peke ut AKAN kontakter. Mål for arbeidet i 2016 I siste møte i 2015 vurderte AKAN-utvalget hvilken aktivitet som skulle iverksettes for Det var enighet om to hovedmål: Å få på plass de tre AKAN-kontaktene. I 2016 vil AKAN-utvalget legge innsats på videre opplæring av ledere og tillitsvalgte/verneombud, primært med fokus på holdningsarbeid. AKAN-utvalget og AKAN-kontaktene skal ha lederstøtte som sitt hovedfokus. Det er lederne som er ansvarlig for prosess og informasjon i egen avdeling/enhet. Ut Side5

6 fra dette ønsker AKAN-utvalget å legge til rette for praktisk/metodisk opplæring i bruk av AKAN-dialogverksted for forebyggende arbeid ute i enhetene. Handlingsplan med ansvarsfordeling og detaljert plan for 2016 utarbeides i løpet av januar/februar. Økonomiske konsekvenser Budsjett til kursing av tre AKAN kontakter er lagt inn med kr ,- i kommunens kompetanseplan for Møtegodtgjørelse for UNIVI sin deltakelse i AKAN-møter lagt inn i handlingsplan for samarbeid mellom Hadsel kommune og UNIVI for Ev. vikarutgifter for deltakelse i AKAN-utvalg dekkes av enhetene. Side6

7 Orientering sykefravær 4.kvartal 2015 Saken behandles i: Møtedato: Utvalgssaksnummer: Arbeidsmiljøutvalget /2016 Partssammensatt utvalg /2016 Saksbehandler: Lill-Rita Carstensen Saksmappe: 2016/196 Forslag til vedtak og politisk behandling Rådmannens forslag til vedtak: Partssammensatt utvalg og AMU tar orienteringen til etterretning. Side7

8 Sakens bakgrunn Rådmannen skal rapportere til AMU og PU for hvert kvartal i henhold til delegasjonsreglementet. Hadsel kommune har som mål å redusere sykefraværet. For 2015 var det satt et mål på 7 %. Det totale fraværet, både egen og legemeldt, for 2015 viser 9,3 %. Fraværet har de siste tre år vært relativt jevnt med: ,72 % ,8 % ,3 % Det er svært gledelig at vi i 2015 har hatt en liten nedgang i fraværet i forhold til de to foregående årene. Fakta i saken Utvikling av sykefraværet Fra 2010 og fram til i dag har sykefraværet steget noe. Økningen ligger på omkring 1 %. Sett i forhold til årene hvor gjennomsnittet lå på mellom % har vi en nedgang. Likevel ansees sykefraværet totalt sett fortsatt å være høyt, i sammenligning med landet for øvrig og målet i IA avtalen, der sykefraværet skal ned til 5,6 %. I rapporteringen er det denne gangen kun brukt statistikker fra eget personalsystem. NAV har ingen statistikker for 2015 tilgjengelig, da det gjøres en omlegging i deres rapporteringssystem. Planlagte, iverksatte eller gjennomførte tiltak siden sist rapportering Løpende grunnkurs i sykefraværsoppfølging tilbys til ledere, tillitsvalgte og verneombud, arrangert av NAV arbeidslivssenter. Temasamling fire ganger i året for alle verneombud sykefraværsarbeid er også tema Løpende tilsetting i ledige stillinger i sektor helse og omsorg Utarbeidelse av nye turnuser i noen av enhetene innen helse og omsorg Tabell - kommunenivå: ,0 8,6 7,7 8, ,6 8,1 8,3 10, ,9 8,8 6,8 8, ,1 10,0 7,1 10, ,5 9,4 7,6 11, ,7 10,5 7,0 9,2 Side8

9 Grafisk snitt gjennomsnitt sykefravær pr.år: Tabeller sektornivå STAB OG STØTTE ,5 6,0 4,1 9, ,2 5,5 2,0 2, ,2 7,7 5, Snitt for 2015: 7,2 % Side9

10 HELSE OG OMSORG 11,8 10,4 8,9 10,8 12,0 9,9 9,1 13,3 12,6 12,4 8,3 10, Snitt for 2015: 10,7 % OPPVEKST ,3 10,0 5,0 9, ,3 9,6 6,3 11, ,8 10,4 6,3 7, Snitt for 2015: 8,8 % Kultur ,3 2,1 3,7 5, ,2 0,4 0 2,4 Side10

11 Kultur var i 2013 underlagt Hurtigrutens Hus Hadsel KF. Det finnes ikke statistikk for fravær dette året. Snitt for 2015: 0,9 % TEKNISK ,9 12,2 8,8 14, ,0 10,8 9,5 11, ,2 5,0 4,6 9, Snitt for 2014: 5,9 % I statistikken for teknisk sektor er det verdt å merke seg at vaktmestrene som ble overført til Hadsel Eiendom våren 2015 fortsatt rapporterer fravær i denne sektoren. Fravær etter diagnose: I tidligere rapportering har vi lagt frem sykefraværstall (legemeldt) fordelt på diagnoser. I og med at vi ikke har disse tallene tilgjengelig trekkes frem to særtrekk som kan ses utfra tidligere rapporteringer. Over tid er det to fremtredende diagnoser i det legemeldte sykefraværet. Disse er andre muskel/skjelettlidelser, altså ikke rygg, nakke- skuldre, samt psykiske lidelser (lettere psykiske lidelser) En udefinerbar diagnose kalt andre diagnoser viser også en økning i sykefraværsprosent. Vurderinger Sektorene helse- og omsorg, samt oppvekst har et relativt høyt sykefravær. Det er store sektorer med mange ansatte. I beregning av fraværsprosent teller alle ansatte og alt fravær. Side11

12 Stab og støtte er en liten sektor som medfører at en til to langtidssykemeldinger gir et høyt fravær. Teknisk sektor er nede på et normalnivå, foruten 4.kvartal, der fraværet er noe høyere. Sektor kultur har et veldig lavt fravær. I sektor helse- og omsorg er det flere avdelinger med høyt fravær (gj.snitt over 10 %). Hjemmetjenesten Miljøarbeidertjenesten Institusjonstjenesten Helsetjenesten Sektor oppvekst har i snitt et noe lavere sykefravær enn helse -og omsorg. Det er barnehagene som har det høyeste fraværet i denne sektoren. Økonomiske konsekvenser NAV beregner at et tapt dagsverk i snitt har en kostnad på kr 2500,-. Dagsverk regnes ut på grunnlag av sykefraværet siste kvartal. Kostnaden på kr 2500,- pr.dagsverk kan synes noe høyt, men det er nok ikke så usannsynlig når en beregner de totale lønnskostnader fordelt på antall dager og årsverk. Det er ikke regnet spesifikt hva et årsverk i gjennomsnitt koster for Hadsel kommune. Legemeldt fravær 4.kvartal 2014 utgjør 3461 tapte dagsverk. I og med at vi ikke har tall fra NAV for 2015, har vi heller ikke oversikt over tapte dagsverk, men i og med at fraværet er såpass jevnt antas det at tapte dagsverk også er jevnt med Både for 2014 og 2015 mottar Hadsel kommune ca. 19 millioner i sykepengerefusjon. Hvilket fravær refusjonen spesifikt er knyttet opp mot er vanskelig å beregne, da NAV ofte har et etterslep på refusjoner. Det betyr at refusjon tilhørende fravær i 2014, kan mottas i Konklusjon Sykefraværet medfører store kostnader for Hadsel kommune og det er et stort behov for å få satt inn tiltak, der målet er å få redusert sykefraværet. I tillegg til kostnader medfører også fraværet at det i enkelte enheter medfører et høyt forbruk av vikarer. I andre enheter der det ikke leies inn vikarer kan det medføre et høyere arbeidspress på de som er på jobb. Sykefraværsarbeid eller nærværsarbeid er både et tidkrevende og langsiktig arbeid og arbeidet må ses på i et langt tidsperspektiv. Anbefalte tiltak det bør jobbes videre med: I personalsystemet vil det i løpet av første halvår 2016 lanseres en ny modul for fraværsoppfølging. Dette systemet vil hjelpe lederne med oppfølging i og med at leder mottar en varsling på alle tidspunkt der det skal være kontakt mellom den sykemeldte og leder. Leder vil ha en bedre og samlet oversikt over det totale fraværet for en ansatt, eller for alle ansatte i sin enhet. Oppfølgingsplaner m.v vil være elektronisk lagret og tilgjengelig både for leder og den ansatte. Personalavdelingen kjører prosessen og har valgt ut to enheter med relativt høyt fravær som skal være pilot før endelig lansering. Lederne og de ansatte i de to enhetene som skal være piloter skal ha opplæring og igangsettes i uke 10/2016. Side12

13 Kommunestyrets vedtak fra desember 2015 om heltidskultur og sykefraværsprosjekt Tidlig dialog mellom arbeidsgiver og arbeidstaker må få større fokus det legges det opp til i fraværsmodulen i personalsystemet Nødvendig fra arbeidsgiver å tilrettelegge i størst mulig grad for å holde den ansatte i arbeid, eventuelt i gradert sykemelding. Dialog mellom leder og ansatt og eventuelt sykemelder. Personalavdelingen bistår lederne ved behov. Arbeidstakere skal være kjent med at tilrettelegging ikke nødvendigvis bare kan skje i egen enhet, men i kommunen som helhet. Samarbeid med plasstillitsvalgte og verneombud informasjon i personalmøter. Tillitsvalgte oppfordres til å ha sykefravær som tema på medlemsmøter Samarbeidsmøter på arbeidsplassene mellom leder, tillitsvalgte og verneombud med fokus på sykefravær/nærvær Fokus på arbeidsmiljø og ansattes holdninger til fravær i avdelingene tema på personalmøter Det må settes et sterkere fokus på tilrettelegging/dialog mellom arbeidsgiver og arbeidstaker og eventuelt sykemelder i perioden mellom 8 uker og 26 ukers sykemelding for å få arbeidstaker tilbake i jobb. NAV har fra , iverksatt aktivitetskrav til sykemeldte arbeidstakere i 100 % etter 8 ukers fravær. Det krever mer oppfølging fra lederne, samt at sykemelder i større grad må begrunne en 100 % sykemelding. Fra arbeidsgiver er det behov for møter med leger/sykemelder veiledning i hvordan Hadsel kommune kan tilrettelegge for arbeidstaker. Ikke bare på egen arbeidsplass. Side13