Saman om eit betre omdøme

Transkript

1 Saman om eit betre omdøme Overordnet prosjektplan Versjon

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Bakgrunn... 3 Om Strand kommune... 3 Målsettinger... 4 Målbart utgangspunkt for prosjektstart... 4 Tiltak og milepæler... 4 Satsningsområder og tiltak... 4 Milepælsplan... 5 Risikoanalyse... 6 Prosjektorganisering... 6 Gevinstrealisering... 7 Strand kommune Side

3 Bakgrunn I invitasjonsbrev datert fra kommunalminister Liv Signe Navasete ble Strand kommune invitert til å søke om deltakelse i utviklingsprogrammet Saman om ein betre kommune. Invitasjonen har utgangspunkt i et samarbeid mellom Kommunal- og regionaldepartementet, KS, LO Kommune, Unio, YS Kommune og Akademikerne. Et hovedmål er å medvirke til nasjonal fornying. Programmet skal systematisere kunnskap fra de lokale tiltakene som skal spres til andre norske kommuner. Administrasjonsutvalget i Strand kommune godkjente i sak 7/2011 søknad om opptak i utviklingsprogrammet. Kommunen ble i november 2011 tatt opp som deltaker i programmet under temaet omdømme. Om Strand kommune Strand kommune er den største kommunen i Rogaland sin Ryfylkeregion, og har ca innbyggere. Kommunen har om lag 900 ansatte som til sammen utgjør ca. 600 årsverk. Kommune er organisert med flat struktur med 30 selvstendige virksomheter fordelt på tre kommunalavdelinger. Kommunen sin begrunnelse for ønsket deltakelse: En gjennomført Innbygger-undersøkelse i kommunen avdekket et stort forbedringspotensial i forhold kommunens omdømme. Kommunen ønsker derfor å utforme gode tiltak for å bedre omdømmet. Undersøkelsen viste spesielt lav tilfredshet innenfor dimensjonene - Møte med din kommune - Tillit I forhold til kommunens tjenester viste undersøkelsen viste også et stort gap i tilfredshet mellom brukerne av tjenestene og innbyggere som ikke har benyttet seg av de samme tjenestene. Eventuelle tidligere prosjekter eller andre innsatser innenfor samme utviklingsområde: Deltakelse i Kvalitetskommuneprogrammet fra , med fokus på nærvær, omsorg, oppvekst og styringsinformasjon. Tidligere oppnådde resultater: I delprosjektet styringsinformasjon ble det gjennomført en Innbygger-undersøkelse i 2009/2010 i samarbeid med KS sitt Effektiviseringsnettverk. Sluttrapporten er politisk behandlet. Kommunen arbeider fortsatt med tiltak som oppfølging av undersøkelsen. Prosjektets/prosjektenes forankring i kommunens utviklingsarbeid: Omdømmeprosjektet er forankret i kommuneplanen og i arbeidsfeltet til kommunen sin kvalitetssjef. Strand kommune Side

4 Målsettinger Hovedmål Forbedre kommunens omdømme gjennom å øke innbyggernes kunnskap om kommunens tjenester og tilfredshet med disse tjenestene, bedre oppfatningen av kommunen som bosted, og bedre tilliten til lokaldemokratiet. Hovedfokus i prosjektet blir satsingen på møte med kommunen, tillit og informasjon. Forbedre resultatene i neste Innbygger-undersøkelse fra 3,9 til 4,1 i 2014 (snitt for landet). Delmål og strategier Kommunen skal i prosjektet sikre styrket informasjon til alle innbyggerne, samt god dialog og medvirkning på de enkelte tjenestestedene. lik behandling av like saker bevisstgjøring av ansatte sin rolle som ambassadører for kommunen økt oppfatning av rettferdighet blant innbyggerne ryddige saksbehandlingsprosesser og godt samspill mellom administrasjon og folkevalgte økt bevissthet om habilitets og nærhetsutfordringer hos administrasjon og folkevalgte Målbart utgangspunkt for prosjektstart Kommunen gjennomførte en Innbyggerundersøkelse vha. ved inngangen til 2010, og gjennomførte medarbeiderundersøkelse for alle ansatte høsten 2011 (det gjennomføres i løpet av brukerundersøkelser for de fleste tjenesteområdene i kommunen). Begge disse undersøkelsene danner utgangspunkt for prosjektstart i omdømmeprosjektet. Tiltak og milepæler Satsningsområder og tiltak Hovedområde Delområde / metode Tiltak / virkemiddel 1 Dialog Utforme regelverk Implementere et kvalitetssikret opplegg for dialog og samhandling med brukere og pårørende i alle aktuelle virksomheter Støtteverktøy for medvirkning. Prøve ut elektronisk medvirkning Utvikle medvirkning ad nettsider Utvikle bruken av sosiale medier Strand kommune Side

5 2 Kommunikasjon Utforme regelverk Utvikle kommunens kommunikasjonsstrategi Utvikle felles verdisett Kompetanse Gjennomføre kurs for ledere og medarbeidere Organisasjonsutvikling Utvikle ansattes holdninger til rollen som ambassadører for kommunen Utvikle samspillet mellom administrasjon og folkevalgte gjennom innføring av balansert målstyring Utvikle løsninger for habilitets- og nærhetsutfordringer 3 Informasjon Øke informasjonsflyt Utvikle bruken av faste informasjonsskriv til innbyggere og ansatte Publisere vedtaksoppfølging av politiske vedtak samt oversikt over hvilke saker som skal til politisk behandling Nye informasjonskanaler Øke bruken av sosiale medier Utvide bruken av web-tv 4 Brukertilfredshet Gjennomføre ny Innbyggerundersøkelse og ny medarbeiderundersøkelse Milepælsplan Aktivitet Dialog og medvirkning Utvikle konsept for dialog/medv Prøve ut elektronisk medvirkning (ACOS IP) Implementere dialogkonsept i kommunen Utvikle medvirkning ad nettsider Utvikle bruken av sosiale medier Kommunikasjon Vedta kommunikasjonsstrategi Utvikle tiltaksplan/gjennomføring Konkretisere egne verdisett for kommunen Utvikle ansattes holdninger til rollen som ambassadør for kom. Utvikle samspillet mellom administrasjon og folkevalgte gjennom balansert målstyring Jan - juli Aug. Jan - Aug. Jan - Aug. des. juli des. juli des. Strand kommune Side

6 Utvikle løsninger for habilitetsog nærhetsutfordringer Informasjon Utvikle gode informasjonsbrev til innbyggerne Utvide bruk av web-tv Sikre lik behandling av like saker Publisere vedtaksoppfølging Utvikle konsept for intern informasjonsflyt Rulleringsutsjekk av vår praksis av meroffentlighetsprinsippet Brukertilfredshet Ny medarbeiderundersøkelse Ny innbyggerundersøkelse Risikoanalyse Risikoanalysen har avdekket at kommunen spesielt må vektlegge god forankring av prosjektet hos folkevalgte og hos administrativ ledelse. Se eget vedlegg. Prosjektorganisering Prosjektet er forankret i de eksisterende samarbeidsarenaene fra Kvalitetskommuneprosjektet: Arbeidet lokalt er organisert med en styringsgruppe med ansvaret for prosjektledelsen. Styringsgruppen består av hovedtillitsvalgte (3 medlemmer), administrativ ledelse (3 medlemmer) og representanter fra den politiske ledelsen (3 medlemmer). Både ordfører, varaordfører, rådmann og en av tre kommunalledere er medlemmer i styringsgruppen. Styringsgruppen rapporterer underveis til kommunens partssammensatte utvalg (Administrasjonsutvalget). Det er etablert en partssammensatt nettverksgruppe som deltar i alle sentrale samlinger, som også fungerer som prosjektgruppe. Videre er det etablert arbeidsgrupper som arbeider med spesifikke satsningsområder eller tema (eks. kommunikasjonsstrategi, medvirkning, massemedia mv.) Også arbeidsgruppene søkes sammensatt av medlemmer fra kommunens administrasjon, de folkevalgte og de ansatte. Arbeidsgruppene rapporterer til styringsgruppen. Referansegruppe er kommunestyret, virksomhetsledergruppa, samt månedsmøtet mellom rådmann og alle hovedtillitsvalgte. Strand kommune Side

7 Omdømmeprosjektet ledes av kvalitetssjefen. Hovedaktørene i prosjektet blir administrasjon, tillitsvalgte og folkevalgte i nært samarbeid med brukerrepresentanter. Brukerrepresentanter skal delta gjennom egne dialogmøter/temamøter utenom ordinær arbeidstid. Questback, sosiale medier og kommunens internettsider vil bidra til innsamling av nødvendig informasjon og dialog. Det skal, i og under arbeidet med utviklingsprogrammet gjennomføres drøfting-, forhandlings- og informasjonsmøter i henhold til gjeldende lov og avtaleverk. Dette for å unngå eventuelle forsinkelser i prosjektet. Gevinstrealisering Alle tiltak som er beskrevet i omdømmeprosjektet blir implementert fortløpende i følge milepælsplanen. Gevinstene i prosjektet er i hovedsak knyttet opp til bedring av innbyggertilfredshet som ble målt i siste undersøkelse, og i hvilken grad ny undersøkelse i 2014 forbedrer resultatet. De tiltakene som det arbeides med, er knyttet til følgende gevinster: - Kommunen får et bedret omdømme i befolkningen - Kommunen får bedre beslutninger basert på større medvirkning fra innbyggere, brukere og ansatte - Mer fornøyde brukere og innbyggere, ansatte får enda mer tid til økt kvalitet i tjenesteproduksjon - Mer effektiv tjenesteproduksjon - Færre habilitets- og nærhetsutfordringer - Videreutviklet samspill mellom administrasjon og folkevalgte - Økt fokus blant ansatte i forhold til rollen som gode ambassadører for kommunen Realisering av gevinstene skal tas ut gjennom økt kvalitet på tjenestene, og det legges ikke til grunn at omdømmeprosjektet skal medføre reduserte budsjett i virksomhetene. Strand kommune Side