Søknadsskjema Saman om ein betre kommune Ref. (Maks. 5 sider) Kommune(r) Rissa kommune

Transkript

1 Søknadsskjema Saman om ein betre kommune Ref. (Maks. 5 sider) Kommune(r) Rissa kommune Kontaktperson Tlf, e-post, stillingstittel Geir Are Nyeng, personal- og organisasjonssjef Epost: geir.are.nyeng@rissa.kommune.no Tlf Kurt Rønning, hovedtillitsvalgt Fagforbundet Epost: Fagforbundet598@rissa.kommune.no Tlf Navn på prosjektet /prosjektene Omdømmeprosjekt i Rissa kommune Tema Langsiktig og systematisk omdømmebygging Bakgrunnsinformasjon utviklingsområde Eventuelle tidligere prosjekter eller andre innsatser innenfor samme Rissa kommune har ikke tidligere jobbet systematisk med omdømme. Vi har imidlertid god erfaring fra tidligere prosjektarbeid, for eksempel med deltakelse i kvalitetskommuneprogrammet og gjennomføring av lederutviklingsprogrammet «Veksthus for ledelse» med 80 deltakere. Prosjektets/prosjektenes forankring i kommunens utviklingsarbeid Omdømmeprosjektet er tenkt basert på et aktivt trepartssamarbeid. Både folkevalgte, administrasjonen og arbeidstakerrepresentantene (tillitsvalgte/verneombud) er derfor aktivt med i styringa og gjennomføringa av prosjektet. Prosjektskissa er drøftet med tillitsvalgte og vedtatt av kommunestyret og det er lagt opp til tett dialog mellom de tre partene underveis i prosjektet. Mange av de grunnleggende problemstillingene i omdømmearbeidet griper inn i det mer generelle planverket og kommuneplanen. Dette gjelder for eksempel utarbeidelse og forankring av visjon, verdiplattform osv. Omdømmeprosjektet er derfor i oppstartfasen knyttet sammen med rullering av kommuneplanen slik at vi ikke risikerer flere parallelle prosesser. Omdømmeprosjektet vil inneholde flere ulike delprosjekt. Flere av disse ivaretar og griper inn i deler av kommunens utviklingsarbeid, for eksempel rekruttering og tilflytting i forbindelse med ny kampflybase på Ørlandet. Side 1 av 5

2 Problembeskrivelse Gi en beskrivelse av utfordringene det skal arbeides med i prosjektet Gi en begrunnelse for hvorfor kommunen ønsker å jobbe med dette tema Vi har en antakelse om at Rissa har et betydelig potensial for å bedre sitt omdømme. Det oppleves som godt å bo i Rissa kommune, arbeidsmiljøundersøkelser viser at det er godt å jobbe i kommunen og brukerundersøkelser viser at innbyggerne i stor grad er fornøyd med tjenestene de mottar. Spørsmålet er om disse positive faktorene gjenspeiles i Rissa kommunes omdømme? I forprosjektet har vi gjennomført en innbyggerundersøkelse (bedrekommune.no) og en rekke intervjuer for å undersøke hvilket omdømme Rissa egentlig har. Disse viser at Rissa er et omdømme som er litt under middels. Altså er det et stort potensial for å forbedre dette og gjennom et bedre omdømme oppnå andre positive effekter. Kort omtale av mulige målsettinger og innhold/tiltak for arbeidet Rissa kommune står ovenfor en rekke utfordringer i nærmeste framtid som gjør at det er viktig å ha et godt omdømme: - Det blir stadig vanskeligere å rekruttere ansatte med riktig kompetanse. - Rissa kommune har et mål på 7500 innbyggere innen Skal vi lykkes med å øke innbyggertallet er vi avhengige av et godt omdømme. - Rissa har et potensial for utvikling av ny næringsvirksomhet og etablering av ny virksomhet i kommunen. Vi ønsker å møte disse utfordringene offensivt og gjennomføre et prosjekt for å sette fokus på og bidra til et bedre omdømme for kommunen. Prosjektet skal bedre Rissa kommunes omdømme og bidra til økt innbyggertall. Positivt omdømme skal styrke innbyggernes og ansattes identitet, det skal styrke nyrekruttering av kompetente ansatte og ikke minst bidra til å beholde de dyktige ansatte vi har i organisasjonen. Prosjektet skal videre gi en positiv effekt når det gjelder nyetableringer og videreutvikling av næringsvirksomhet. Prosjektet vil bli i stor grad gjennomført etter PLP-metodikk og deles i 3 faser: forstudie, forprosjekt og hovedprosjekt. Vi er nå midt i forstudien som består av en statusanalyse (bl.a. innbyggerundersøkelse) og utarbeidelse av et verdigrunnlag. Gjennom en omfattende prosess skal vi nå utarbeide ny visjon og et verdigrunnlag for Rissa kommune. Vi ser da på spørsmål som: - Hva skiller oss fra andre kommuner? - hva er egentlig så bra med Rissa? - hvordan ønsker vi at andre skal snakke om Rissa? - Hva skal til for at flere flytter hit? I denne prosessen har det vært viktig for oss å sørge for god involvering av befolkningen, slik at resultatet blir noe folk kjenner seg igjen i og ikke opplever at dette er noe «de på rådhuset» har funnet på. Vi gjennomfører derfor samlinger med mange grupper: alle ungdomsskoleelever, seniorer, tillitsvalgte/verneombud, pendlere, barnefamilier, innflyttere og frivillige org. Resultatet av dette arbeidet skal legges fram for kommunestyret i slutten av oktober og vil danne grunnlaget for resten av prosjektet. Selve hovedprosjektet vil deles inn i flere delprosjekt. Hvilke delprosjekter dette skal være vil i stor grad avgjøres gjennom prosessen med de ulike gruppene og innspill som kommer fra kommunestyret, tillitsvalgtsmøter, verneombudsmøter Side 2 av 5

3 og lederforum. Eksempel på slike delprosjekt kan være: - Grafisk profil - Rissa kommune på sosiale medier - Prosjekt «flytt hjem igjen etter endt utdanning» - Identitetsbygging Stolt av Rissa - Prosjekt Kampflybase på Ørlandet = nye innbyggere i Rissa - Døgnåpen forvaltning/ny hjemmeside Innovasjon og fornying På hvilken måte kan prosjektet bidra til innovasjon og fornying i sektoren? Beskriv kort hvorfor og hvordan innovasjon er viktig for å løse utfordringene for kommunen Er kommunen interessert i å bli vurdert for deltakelse i et innovasjonsnettve rk? Læringsutbytte Hvordan skal læringen fra prosjektet bringes ut i organisasjonen? Hva er forventet læringsverdi for andre kommuner? Organisering og arbeidsformer Beskriv hvordan kommunen skal sikre at folkevalgte, administrative ledere og medarbeidere /tillitsvalgte i alle arbeidstakerorganisasjonene lokalt deltar Vi ser at vi er avhengige av å tenke nytt for å løse de utfordringene vi står ovenfor med tanke på spesielt sykefravær og arbeidsmiljø. Rissa kommune har jobbet i mange år med inkluderende arbeidsliv og gjennomført et eget nærværsprosjekt med gode resultater. Vår erfaring er imidlertid at det over tid utvikles en «slitasje» i organisasjonen på tema og fokusområder. Vi vil ikke kunne løse våre utfordringer med f.eks. sykefravær med å snakke om nærvær, holde høyt fokus på problematikken og kjøre skoleringer. Argumentasjonen går ikke lenger inn og vi må finne nye vinklinger. Her kommer omdømmeprosjektet inn i bildet. Vi er ikke den første kommunen som jobber med omdømmebygging. Dette har mange gjort før oss, men ikke mange har lyktes godt. Vi planlegger å jobbe aktivt for å bruke de mulighetene vi får gjennom sosiale medier og nye kommunikasjonsløsninger for å holde kontakt med så vel potensielle tilflyttere og ansatte. Skal vi lykkes må vi tørre å tenke annerledes og forandre oss. Gjennom prosjektet ønsker vi å ta i bruk nye medier og teknologi for å minske avstanden mellom kommunen og innbyggerne. Vi ser fram til å delta i et nettverk med erfaringsutveksling hvor vi sammen kan videreutvikle hverandres prosjekt og ideer. Prosjektet vil ha et sterkt fokus på involvering helt fra tidlig i prosessen og gjennom hele prosjektet. Dette vil sikre jevn informasjonsflyt i hele organisasjonen. Samtidig er et av de viktigste fokusområdene i prosjektet å skape en stolthet av å være en del av Rissa kommune og en felles identitet. Gjennom aktiv bruk av sosiale medier som kommunens facebookside mener vi å kunne redusere avstanden feks mellom frivillige organisasjoner og kommunen. Facebook representerer en enkel direktekanal hvor hvem som helst raskt kan komme i kontakt med kommunen for å gi innspill eller stille spørsmål. Lykkes vi i dette arbeidet med god dialog mellom kommunen og innbyggerne/frivillige organisasjoner vil dette kunne gi god læring være interessant for de fleste kommuner. For at prosjektet skal være vellykket er vi avhengige av et godt forankret trepartssamarbeid. Samtidig er vi opptatt av å sikre en god styring av prosjektet og at både rådmannen og politiske ledelse til en hver tid er oppdaterte på framdrifta i prosjektet. Dette mener vi å kunne oppnå med den organiseringa vi har valgt for prosjektet. Blant annet ved at tillitsvalgte er medlemmer i prosjektgruppa, og gjennom at prosjektet skal være fast post på kommunestyremøter, hovedtillitsvalgtmøter og verneombudsmøter. Styringsgruppe Side 3 av 5

4 konstruktivt i utforming og rapportering fra prosjektet? Beskriv hvor prosjektet er forankret i organisasjonen Beskriv hvordan prosjektet skal styres Styringsgruppen har det overordnede ansvar for innhold og økonomi i prosjektet. Styringsgruppen skal behandle og gi råd i saker som prosjektleder framlegger og skal gi prosjektleder aktiv støtte for å sikre framdrift. Styringsgruppen vil bestå av rådmann, arbeidstakerrepresentant, ordfører, varaordfører, opposisjonsleder og leder for Rissa Utvikling KF (Rissa kommunes næringsselskap). Prosjektleder Prosjektleder har det operative utøvende ansvar for prosjektet og skal planlegge, lede, utføre og kontrollere prosjektet underveis. Prosjektleder er personal- og org.sjef Geir Are Nyeng. Prosjektgruppe Prosjektgruppen er prosjektleders prosjektmedarbeidere. Prosjektleder skal lede arbeidet i prosjektgruppen. Prosjektgruppen består av personal og org.sjef (leder), enhetsledere, hovedverneombud, hovedtillitsvalgt og rep. for Rissa Utvikling KF. Referansegruppe Referansegrupper har en rådgivende funksjon og brukes til å gi prosjektgruppa tilbakemeldinger og vurderinger på de forslagene som kommer frem i løpet av prosjektperioden. Det vil være aktuelt å bruke noen av gruppene som ble brukt i prosjektets innledende fase som referansegrupper. På denne måten kan vi måle om prosjektet er på riktig vei ut ifra innspillene som kom i forprosjektet. Eventuelle eksterne samarbeidspartner e Økonomi Budsjett Egeninnsats Kjøp/frikjøp prosjektleder Øvrig forankring Det er lagt opp til at omdømmeprosjektet skal være fast orienteringssak både på kommunestyremøter, møter i lederforum (enhetslederne), kontaktmøter med hovedtillitsvalgte og verneombudsmøter. Etter en tilbudsprosess med aktuelle leverandører har Rissa kommune inngått et samarbeid med Appareo kommunikasjon AS. De skal etter planen bistå kommunen med generell rådgivning underveis i prosjektet for å sikre struktur og at kommunen til en hver tid er på rett vei i samsvar med prosjektmålene. Alle utgifter til Appareo Kommunikasjon er allerede finansiert gjennom tilskudd fra KS OU-fond. Det er lagt inn som en forutsetning fra kommunestyret at prosjektet ikke skal finansieres gjennom driftsbudsjettet. Prosjektet er derfor basert på finansiering av tidligere avsatte fondsmidler bl.a. til markedsføring og eksterne tilskudd. Så langt har kommunen fått tilsagn på kr ,- i OU-midler fra KS. Tilskuddet må brukes i samsvar med KS retningslinjer for OU-fondet og må i sin helhet bli brukt til dekking av konsulentutgifter. Prosjektet har foreløpig følgende budsjett: Honorar Appareo Kommunikasjon AS Oppstartsseminar kr Generell rådgivning år 1 (80 t) kr Mediatrening kr Generell rådgivning år 2 (40 t) kr Utarbeidelse av grafisk profil kr Side 4 av 5

5 Innkjøp av profileringsprodukter kr Utarbeidelse og trykking av informasjonsmateriell kr Samling med alle ledere (80 stk) våren 2013 og våren 2014 kr Fellesarrangement for ansatte - 1 i 2013 og 1 i 2014 kr Delprosjekt "Flytt heim etter utdanninga"* kr Delprosjekt "Ørland hovedflystasjon = nye innbyggere i Rissa"** kr Frikjøp av prosjektleder (25% stilling i 2 år) kr Uforutsette kostnader kr SUM KOSTNADER kr Finansiering OU-midler kr Årlig tilskudd fra "Saman om en betre kommune" (KR 300' * 2) kr Avsatte fondsmidler kr SUM INNTEKTER kr * summen inkluderer samlinger/aktiviteter i byer hvor utflytta ungdommer bor, kampanjer på sosiale medier, informasjon til utflytta ungdommer m.m. ** summen inkluderer reiser til Bodø, informasjonsmateriell rettet mot kommende ansatte på flystasjonen m.m. Framdriftsplan Prosjektperiode Milepæler Andre opplysninger Omdømmeprosjektet er forutsatt å pågå i perioden d.d Selv om dette arbeidet organiseres som et prosjekt er arbeid med omdømme et varig arbeid som ikke vil kunne avsluttes med dette prosjektet. Prosjektet kan få på plass nødvendige system og iverksette aktuelle tiltak, men omdømmearbeidet må etter prosjektets slutt være implementert og inngå som en del av kommunens ordinære drift. Første viktige milepæl er kommunestyremøtet 24. oktober, hvor resultatene fra forprosjektet skal legges fram sammen med forslag til ny visjon og verdigrunnlag for Rissa kommune. Dette vil danne grunnlaget for hele resten av prosjektet. Se vedlagte prosjektskisse for omdømmeprosjektet. Deltakelse i «Saman om ein betre kommune» vil kunne bidra svært positivt for vårt omdømmeprosjekt og øke sjansene for at prosjektet lykkes kraftig. Både gjennom økonomisk tilskudd, men ikke minst nettverkssamarbeid og tilgang til kompetansen i programmet vil vi kunne gjennomføre prosjektet på en langt bedre måte. Søknaden er politisk behandlet: Dato:. Utvalg: Dato: Ordfører:... Rådmann:... Side 5 av 5