INVITASJON TIL Å BLI MED I KVALITETSKOMMUNEPROSJEKTET

Transkript

1 Saksframlegg INVITASJON TIL Å BLI MED I KVALITETSKOMMUNEPROSJEKTET Arkivsaksnr.: 07/4029 Forslag til vedtak/innstilling: Trondheim kommune ønsker å delta i kvalitetskommuneprosjektet med særlig satsing på reduksjon av sykefraværet og søker om kr ,- til utdanning av interne kursledere og delvis dekning av vikarutgifter på enhetene. Saksfremlegg - arkivsak 07/4029 1

2 Saksutredning: Bakgrunn for saken Kommunal- og regionaldepartementet inviterer kommunene til å delta i et samarbeid om bedre kvalitet i kommunesektoren. Invitasjonen følger som utrykket vedlegg ble det inngått en samarbeidsavtale mellom Kommunal- og reginaldepartementet, Helse- og omsorgsdepartementet og Kunnskapsdepartementet, KS, og Akademikerne, LO-kommune, YSkommune og Unio. Siktemålet med avtalen var å etablere et samarbeid på sentralt nivå mellom staten, kommunesektoren og arbeidstakerorganisasjonene om utvikling av kvalitet i kommunesektoren, i første rekke innen pleie- og omsorgsektoren og oppvekstsektoren i kommunene. Fornyingsarbeidet skal ha som overordnet mål å bedre tjenestetilbudet til innbyggerne. Utfordringene for det videre fornyingsarbeidet er særlig å involvere de ansatte og de folkevalgte fullt ut i fornyingsarbeidet. Det er i tillegg en utfordring å møte økningen i sykefraværet i kommunesektoren. Kvalitetskommunesamarbeidet bygger videre på de initiativ som allerede er tatt for å utvikle tjenestekvaliteten i kommunesektoren. Det vises i denne sammenheng til avtale om kvalitetsutvikling i pleie- og omsorgstjenestene, samarbeidsavtalen om kvalitetsutvikling i skolen og avtale mellom regjering og KS om barnehageløftet. Involvering av de ansatte i utviklingsarbeidet gir bedre arbeidsplasser og redusert sykefravær. Den negative utviklingen i sykefraværet tilsier et målrettet samarbeid på dette særskilte området både i et kortsiktig og langsiktig perspektiv. På kort sikt vil det samarbeides om direkte veiledning til enkeltkommunen om tiltak for å få ned sykefraværet. Målet med samarbeidet er å øke kvaliteten og effektiviteten på det kommunale tjenestetilbudet gjennom en konstruktiv samhandling mellom de folkevalgte, lederne og de ansatte, slik at innbyggerne merker en forbedring. Det er et særskilt mål å redusere sykefraværet i kommunesektoren. Det sentrale samarbeidsprogrammet skal gi stimuleringshjelp til arbeidet lokalt i et større antall kommuner. Stimuleringshjelpen vil i utgangspunktet bestå i faglig veiledning basert på erfaringene fra de siste års fornyingsarbeid, erfaringsformidling og arenabygging. Det kan også være aktuelt å gi økonomisk støtte i begrenset grad. Situasjonen i Trondheim kommune A) Det faglige tjenestetilbudet: Det pågår et kontinuerlig faglig utviklingsarbeid i Trondheim kommune både innenfor oppvekstsektoren og pleie- og omsorgssektoren. Kommunen har oppnådd å realisere målsettingen om full barnehagedekning. I vedtak om ny eldreplan høsten 2006 har Trondheim kommune en målsetting som sier: Alle eldre som har behov for bistand for å mestre egen hverdag skal få nødvendig forebyggende tjenester, behandling, pleie og omsorg av høy faglig kvalitet. Kommunen deltar i ulike nettverk og samarbeidsfora både nasjonale og lokale - for videre utvikling av tjenestetilbudet; ikke minst er flere storbynettverk aktive. Saksfremlegg - arkivsak 07/4029 2

3 Samarbeidet med arbeidstakerorganisasjonene er godt, og det er inngått et 3-parts samarbeid mellom rådmann-politikere-arbeidstakerorganisasjonene. Et av resultatene fra dette arbeidet er kursing av utviklingsveiledere, som skal arbeide med prosjekter. Utgangspunktet for 3-parts samarbeidet er at tanker og ideer som unnfanges på grasrota skal fanges opp og bringes inn for en partssammensatt styringsgruppe som bestemmer hvilke prosjekter som skal iverksettes med utviklingsveileder. Disse utviklingsveilederne er kurset etter en bestemt metodikk. Det faglige området anses derfor som godt ivaretatt. Trondheim kommune har imidlertid en meget stor utfordring med et økende sykefravær. Klarer man ikke å begrense denne utviklingen, vil det naturligvis kunne ha en uheldig effekt på videre utvikling av tjenestetilbudet. B) Sykefraværet: Utviklingen av det samlede sykefraværet har vært jevnt stigende fra 6,2% i 1995 til 10,7% i For årene 2004 og 2005 var det registrert en reduksjon der fraværet var på henholdsvis 10% og 9,7%. For 2006 ser det ut til at det igjen er en oppgang i fraværet. Tabellen nedenfor vises sykefraværet fordelt på virksomhetsområde for årene 2005 og 2006: Område kv 2. kv 3. kv 4. kv 1. kv 2. kv 3. kv 4. kv 001 Skoler 9,8% 8,9% 6,3% 8,5% 10,4% 8,2% 7,6% 8,7% 002 Barnehager 11,5% 9,8% 8,8% 10,2% 11,7% 10,0% 7,9% 11,6% 003 Andre Oppv. 9,6% 8,8% 7,2% 8,7% 9,7% 8,6% 8,4% 9,1% 004 Sykehjem 13,5% 13,0% 13,6% 15,0% 15,7% 13,4% 12,8% 13,7% 005 Hjemmetj. 14,7% 14,4% 13,7% 14,2% 16,1% 13,8% 13,8% 14,9% 006 Andre Helse 9,9% 9,6% 9,0% 9,5% 10,3% 8,3% 10,3% 10,3% 007 Byutvikling 6,4% 6,1% 7,3% 7,2% 10,2% 9,6% 9,4% 9,8% 008 Kultur 6,8% 7,0% 7,4% 7,3% 10,2% 8,4% 7,1% 7,1% 009 Interne + Rådm 7,8% 7,3% 7,4% 8,4% 9,6% 7,4% 8,1% 8,0% Sammendrag 10,6% 9,7% 8,6% 9,8% 11,6% 9,7% 9,5% 10,5% Det høyeste sykefraværet finner man innen tjenesteområdene sykehjem og hjemmetjenester, der fraværet de seneste årene gjennomsnittlig har ligget mellom 13 15%. Men også barnehager og andre tjenesteområder har høyt og økende fraværsnivå. Sammenlignet med andre storbykommuner er Trondheim kommune blant de med høyest sykefravær. Tiltak for å redusere sykefraværet Trondheim kommune har vært en IA virksomhet siden november 2002, og samarbeidet med NAV er godt. Den nye IA avtalen framhever at den enkelte arbeidsplass er den viktigste arenaen i arbeidet med å forebygge sykefravær. Organisasjonene i arbeidslivet har et spesielt ansvar for å komme med konkrete forslag til hvordan arbeidstaker- og arbeidsgiversiden kan sikre en bedre forankring av intensjonen bak IAavtalen på den enkelte arbeidsplass. Saksfremlegg - arkivsak 07/4029 3

4 Forslag til ny handlingsplan for IA-arbeidet i Trondheim kommune er derfor utarbeidet i et samarbeid mellom arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene og med bistand fra NAV. Handlingsplanen (delmål 1og 2) vil bli behandlet i administrasjonsutvalget og formannskapet i begynnelsen av februar. Seniorpolitikk kommer i en sak i april. Saken følger som utrykket vedlegg. Alle enhetene i Trondheim kommune har arbeidsmiljøgrupper (AMG-grupper) der leder, verneombud og tillitsvalgte evt. flere ansatte deltar. Deltakelse i kvalitetskommuneprosjektet Ved siden av rekruttering, er reduksjon av sykefraværet en av de største utfordringene Trondheim kommune står overfor. Kommunen ønsker derfor å delta i kvalitetskommuneprosjektet med målsetting å redusere sykefraværet. I økonomiplanen har vi en målsetting om en reduksjon på 1% i inneværende år. Vi har gode erfaringer med 3-parts samarbeidet og ønsker å bygge videre på dette i arbeidet med reduksjon av sykefraværet. Det viktigste og mest avgjørende arbeidet med sykefraværet må gjøres på enhetsnivå. Vi ønsker derfor å kurse arbeidsmiljøgruppene ved enhetene etter samme metodikk som utviklingsveilederne, slik at disse gruppene kan være en reell støtte for lederen ved de enkelte enhetene. I løpet av høsten 2005 og våren 2006 kurset Trondheim kommune 30 ansatte med mål om at de skulle fungere som interne utviklingsveiledere. Kursansvarlige var et eksternt konsulentbyrå i samarbeid med en prosjektgruppe fra kommunen. Kursingen ble gjennomført på 6 samlinger à 2 dager, i tillegg til ulike case, oppgaver og veiledning i mellom samlingene. Kurset munnet ut i en sertifisering som utviklingsveileder. Overordnet hensikt med kursing av interne veiledere er at de skal bistå ansatte og enheter på tvers av kommunen i å realisere nye ideer og forslag til endring, omstilling og utvikling. Alle prosesser hvor utviklingsveilederne er involvert skal være med deltakelse av ansatte fra involvert tjeneste. Kurset besto av følgende hovedelementer: - veilederrollen og veiledningsmetodikk - kommunikasjon og gruppedynamikk i team - endringsledelse og utviklinsprosesser - motivasjon og belønning - kreativ problemløsning - prosjektstyring og prosjektadministrasjon Kurssamlingen var en blanding av foredrag, praktiske eksempler og gruppearbeid. Det kan også være aktuelt å bruke elementer fra Styrk -programmet. Styrk er en metode for prosessledelse og der grunnelementene er at leder skal gi ansatte muligheter for å komme med tilbakemeldinger om forhold som er viktige i/for arbeidssituasjonen. Metoden gir også den ansatte stor grad av påvirkning i egen arbeidshverdag. Hvordan vil arbeidet legges opp? Som tidligere påpekt må det viktigste arbeidet med reduksjon av sykefravær gjøres på enhetsnivå. Der må Saksfremlegg - arkivsak 07/4029 4

5 det jobbes med arbeidsmiljøet i vid forstand. Skal man lykkes med det, må både leder og spesielt medlemmene i arbeidsmiljøgruppene ha god kjennskap til dagens utfordringer ikke minst det nye arbeidslivet. Dette kjennetegnes av hyppige endringer og større og mindre omstillinger, vanskeligere rekruttering til visse typer stillinger, stort sykefravær, synkende pensjoneringsalder og en mindre homogen arbeidsstokk. Både ledere og medarbeidere stilles derfor overfor store utfordringer. Forskningen fram til i dag har videre noe ensidig fokusert på negative virkninger av belastninger i arbeidslivet som for eksempel stress, fravær, sykdomssymptomer, turnover osv. Disse fenomene har fortsatt en viktig plass i framtidig forskning, men i den senere tid har det vært en stigende etterspørsel etter en tilsvarende satsing på de positive faktorene i arbeidet, dvs nærværsfaktorer som fører til trivsel, god vedvarende helse, engasjement, produktivitet og kreativitet. Grunnleggende i denne forskningen er synspunktet at god helse og engasjement i arbeidet ikke bare henger sammen med fravær av det negative som for eksempel belastninger og sykdomssymptomer. Hvis man vil skape et arbeidsliv, som både kan bidra til sunnhet, velbefinnnende og produktivitet, er det ikke tilstrekkelig kun å fjerne eller redusere belastningen i arbeidet. Man må i tillegg tilføre noe positivt i arbeidsmiljøet. Å ha kunnskaper om og kjennskap til både det som kan påvirke et arbeidsmiljø positivt og det som kan påvirke det negativt, blir derfor en stor felles framtidig utfordring for både ledere og medarbeidere. Trondheim kommune vil derfor: benytte de allerede utdannede utviklingsveilederne supplert med noen nyrekkrutterte til å forestå intern kursing av AMG-gruppene invitere samtlige AMG-grupper til kursing etter tilsvarende metodikk som ble brukt til kursing av utviklingsveilederne metodikken må tilpasses det faglige budskapet og lengden på kurset må vurderes. Det kan tenkes et opplegg à 4-5 dager, men der leder ikke nødvendigvis deltar hele tiden rådmannen vil ikke pålegge AMG-gruppene å delta, men sterkt anbefale det. Enheter med stort sykefravær vil spesielt bli motivert og oppfordret til å delta enheter, der AMG-gruppene har deltatt på kurs, bør få noe oppfølging fra utviklingsveilederne Trondheim kommune har vel 200 enheter, slik at programmet må løpe over 3 år. Tilbudet vil da kunne omfatte ca 70 enheter pr år det må evalueres om denne satsingen har noe effekt (sykefravær før kursing umiddelbart etterpå ca 1 år etter) Rådmannen vil sette ned en prosjektgruppe der arbeidstakerorganisasjonene inviteres til å delta som vil få i mandat å skreddersy selve kursprogrammet og sørge for at det utdannes interne kursledere. Hva søkes det konkret om? På bakgrunn av foranstående søkers det konkret om: 1) Deltakelse i kvalitetskommuneprosjektet med de nettverk og samlinger og inspirasjoner dette vil bidra til for kommunen 2) Prosjektmidler til utdanning av kursledere, slik at vi ved hjelp av egne krefter kan gjennomføre denne storstilte satsingen. Utdanningen av nye utviklingsveiledere kostnadsberegnes til kr ,-. Videre søkes det om kr ,- til delvis dekning av vikarutgifter på enhetene, når AMG-gruppene skal kurses. Ved enheter som allerede sliter med et høyt sykefravær, kan et kursopplegg som medfører 4-5 dagers fravær fra enheten for 2-3 arbeidstakere, oppleves som nok en ekstrabelastning. Dekning av noe Saksfremlegg - arkivsak 07/4029 5

6 av vikarutgiftene vil derfor oppleves som en støtte som vil gjøre det langt lettere å delta. Innstilling til vedtak: Trondheim kommune ønsker å delta i kvalitetskommuneprosjektet med særlig satsing på reduksjon av sykefraværet og søker om kr ,- til utdanning av interne kursledere og delvis dekning av vikarutgifter på enhetene. Rådmannen i Trondheim, Elin Rognes Solbu kommunaldirektør Ellen Edvardsen rådgiver Vedlegg: Invitasjon til å bli med i kvalitetskommunearbeidet Saksfremlegg - arkivsak 07/4029 6