Møteinnkalling Utvalg: Hovedutvalg for administrasjon Møtested: Dato: Tidspunkt:

Transkript

1 Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for administrasjon Møterom 2, Storgata 7 - Wielgården Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf eller til ps@halden.kommune.no. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Side1

2 Saksliste Innhold Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkiv- Saksnr Side nr. PS 2015/22 Godkjenning av innkalling PS 2015/23 Godkjenning av saksliste PS 2015/24 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 2015/25 Referatsaker RS 2015/10 Om administrasjonsutvalgets oppgaver - delegeringsreglement, lovverk og sakstyper. Muntlig orientering. RS 2015/11 Overordnet arbeidsgiverstrategi - innsatsområde inkluderende arbeidsliv (IA) 2015/5707 PS 2015/26 Valg av lønnsutvalg iht. Delegeringsreglement for Halden kommune pkt /3690 PS 2015/27 Sykefraværsstatistikker og rapporter for 3. kvartal /2144 Jan-Erik Erichsen utvalgsleder Side2

3 Side3

4 PS2015/22Godkjenningavinnkalling PS2015/23Godkjenningavsaksliste PS2015/24Godkjenningavprotokollfraforrigemøte Side4

5 PS2015/25Referatsaker RS2015/10Omadministrasjonsutvalgetsoppgaver-delegeringsreglement, lovverkogsakstyper.muntligorientering. Side5

6 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Toril Bjerkeli Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon Kommunestyret Utsendte vedlegg Overordnet arbeidsgiverstrategi - innsatsområde inkluderende arbeidsliv (IA) Sammendrag av saken: Innledning Kommunestyret stadfestet overordnet arbeidsgiverstrategi for Halden kommune i møtet etter forutgående behandling i administrasjonsutvalget Av saksframstillingen framgikk at rådmannen vil utarbeide handlingsplaner med årlige innsatsområder innenfor arbeidsgiverstrategien. I 2015 er ledelsesutvikling, sykefraværsarbeid, heltid/deltid samt etikkreglement prioritert. Det er utarbeidet en handlingsplan basert på valgte innsatsområder. Rådmannen har gjennom hele 2015 hatt et særskilt fokus på nærvær, og det foregår p.t. et omfattende arbeid innenfor dette innsatsområdet. Nærvær - status Nærværet har vært jevnt økende fram til og med august i år. Tall for september måned viser et nærvær på 91.9 % (91.7 % i september i 2014). Spesielt gledelig er det at fraværet i sentral/felles og teknisk er under 5 % (4.5 %). I undervisning har det vært en positiv utvikling i hele år, i september er fraværet på 6.9 % (8.1 % i september i 2014). Helse og omsorg viser en betydelig oppgang fra august til september på 3.0 %. Fraværet i september er på 10.5 % (9.4 % i september i fjor). Det er fravær fra dager og spesielt fravær over 40 dager som utgjør den største andelen av fraværet. Nysatsing innenfor inkluderende arbeidsliv Rådmannen har som en konkretisering av arbeidsgiverstrategien satt nysatsing på nærværsarbeidet på agendaen i Ny samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv ble undertegnet mellom partene Overordnet mål for nysatsingen er: Økt nærvær Side6

7 Forankring i hele organisasjonen Godt samarbeid mellom partene og med verneombudene for å fremme nærværet Nysatsingen innebærer et økt samarbeid med NAV Arbeidslivssenteret. Arbeidslivssenteret bistår i prosessen med forankring og rolleavklaring, og det er gjennomført møter med rådmannens ledergruppe og hovedtillitsvalgte hver for seg samt et felles møte der videre planer for nysatsingen ble konkretisert. IA-handlingsplan , rutiner for oppfølging av sykemeldte og HMS-rutinene er viktige grunnlagsdokumenter i arbeidet. Det er oppnevnt en styringsgruppe og en arbeidsgruppe for prosjektet. Begge gruppene er partssammensatte, og hovedverneombudet er representert i begge gruppene. Styringsgruppa har vedtatt et mandat samt rapporteringsfrekvens for arbeidsgruppen. Rådmannens månedlige møte med hovedtillitsvalgte og hovedverneombud beslutter hvor ofte styringsgruppa skal rapportere til dette forumet. Tiltak Kompetanseheving innenfor sykefraværsoppfølging blir et svært viktig tiltak. Det planlegges blant annet en IA-samling for alle ledere med oppfølgingsansvar. Ledernes ansvar for arbeidsmiljøet, forebygging og oppfølging av sykemeldte vil være viktige temaer i IAsamlingen. Ansattes medvirkningsplikt i forbindelse med fravær vil også være en del av opplæringen. Det skal inngås samarbeid for erfaringsutveksling med tre eksterne bedrifter (Sarpsborg kommune, Sykehuset Østfold og Fresenius Kabi). Internt har ni ledere meldt sin interesse for å være ressurspersoner innenfor IA-området. Disse skal bistå andre ledere i IA-arbeidet. Målet er økt læring på tvers i organisasjonen. Fra har NAV innskjerpet kravet til aktivitet når personer er sykemeldte lengre enn åtte uker. Dette medfører at ledere må intensivere oppfølgingen av ansatte, og at restarbeidsevne og tilretteleggingsmuligheter må avklares på et tidligere tidspunkt. Siden i våres har personalavdelingen gjennomgått status for ansatte som har gått over på arbeidsavklaringspenger/trygdeordninger med sikte på avklaring av arbeidsforholdet. Dette arbeidet vil bli videreført og intensivert. Halden kommunale pensjonskasse har gitt tilsagn om kr til arbeidsmiljøtiltak for fem av de arbeidsstedene som var mest berørt av nedbemanningsprosessen i helse og omsorg. Det jobbes nå med å utarbeide og gjennomføre opplegg på disse fem arbeidsstedene med målsetting om at arbeidsmiljøet skal styrkes. Analysearbeid vil inngå i IA-satsingen og ha fokus på Hvem er sykemeldte Hvor er det høyt fravær/lavt fravær over tid Årsaker til høyt/lavt fravær Kostnader ved sykefravær på ulike nivåer i organisasjonen Hvilke tiltak virker i sykefraværsarbeidet Prosjektmidler Det vil bli søkt midler til ulike underprosjekter, kurs/opplæring og felles prosjektstøtte i IA- Side 2 av 2 Side7

8 satsingen. Aktuelle midler er tilretteleggingstilskudd fra NAV Arbeidslivssenteret, midler fra Halden kommunale pensjonskasse dersom denne ordningen videreføres samt andre tilgjengelige midler. Side 3 av 3 Side8

9 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Toril Bjerkeli Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon 2015/ Utsendte vedlegg Ikke utsendte vedlegg Valg av lønnsutvalg iht. Delegeringsreglement for Halden kommune pkt Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Administrasjonsutvalget nedsetter iht. pkt i Reglement for politiske organer og delegering i Halden kommune en komité på tre representanter som skal forhandle lønns- og arbeidsvilkår med rådmannen. Komitéen bestod i forrige periode av to fra posisjonen og en fra opposisjonen. Rådmannens innstilling: Flg. medlemmer velges: Dokumentet er elektronisk godkjent av: Roar Vevelstad Side9

10 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Else Marie Breda Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon 2015/ Utsendte vedlegg 1 Sykefraværsstatistikk for september og 3. kvartal Rapport for 3. kvartal NAV 3 Rapport for 3. kvartal Sentral felles 4 Rapport for 3. kvartal Teknisk 5 Rapport for 3. kvartal Undervisning, oppvekst og kultur 6 Rapport for 3. kvartal Helse og omsorg Ikke utsendte vedlegg Sykefraværsstatistikker og rapporter for 3. kvartal 2015 Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Kommunalsjefer og enhetsledere Sammendrag av saken: Vedlagt saken er sykefraværsstatistikk som viser fraværet for september og 3. kvartal Statistikken viser både fraværet for kommunen totalt, og pr. kommunalavdeling. Inndelingen i tabellen er 1-8 dager som er egenmeldinger, 1-16 dager, og over 40 dager som er sykemeldinger fordelt etter hvor lenge sykemeldingen har vart. Til saken foreligger også rapporter for hver kommunalavdeling og ned på den enkelte enhet/avdeling. I rapporten er det samlet fravær for 3. kvartal som vises. Hver kommunalavdeling kommenterer utviklingen fra 2. kvartal og hvilke tiltak som er iverksatt. NAV- kommunal del vises i egen rapport og tallene gjelder for de i NAV som er kommunalt ansatt, tiltakene som beskrives gjelder for alle NAV- ansatte, både kommunalt og statlig. Rådmannens innstilling: Sykefraværsstatistikk for september og 3. kvartal 2015 tas til orientering. Rapporter for 3. kvartal 2015 pr. kommunalavdeling og NAV tas til orientering. Side10

11 Dokumentet er elektronisk godkjent av: Toril Bjerkeli Side11

12 Sykefraværsstatistikk pr. september 2015 endelige tall Halden kommune totalt Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2014 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,9 % 1,8 % 1,5 % 6,6 % 11,8 % 10,1 % 11,8 % Feb 1,9 % 1,6 % 2,3 % 6,2 % 12,1 % 10,7 % 11,9 % Mar 1,3 % 1,3 % 1,5 % 5,8 % 9,9 % 10,0 % 11,1 % 1.kvartal 1,7 % 1,6 % 1,8 % 6,2 % 11,3 % 10,3 % April 1,0 % 1,3 % 1,3 % 5,7 % 9,2 % 10,1 % 10,8 % Mai 0,8 % 1,1 % 1,7 % 5,1 % 8,7 % 8,8 % 10,4 % Juni 0,8 % 1,1 % 1,2 % 4,7 % 7,9 % 8,5 % 9,9 % 2.kvartal 0,9 % 1,2 % 1,4 % 5,2 % 8,6 % 9,1 % Juli 0,3 % 0,6 % 1,0 % 3,2 % 5,0 % 5,6 % 9,2 % August 0,7 % 1,1 % 1,0 % 3,2 % 6,0 % 7,0 % 8,8 % September 1,3 % 1,1 % 1,8 % 3,8 % 8,1 % 8,3 % 8,7 % 3.kvartal 0,8 % 0,9 % 1,3 % 3,4 % 6,4 % 7,0 % Oktober 9,4 % November 9,8 % Desember 10,0 % 4.kvartal 9,7 % pr. Sentral felles Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2014 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 2,0 % 1,2 % 0,6 % 7,3 % 11,1 % 9,1 % 11,1 % Feb 2,6 % 0,4 % 2,4 % 4,8 % 10,1 % 7,5 % 10,6 % Mar 1,2 % 0,9 % 1,4 % 3,3 % 6,8 % 7,7 % 9,6 % 1.kvartal 1,9 % 0,8 % 1,5 % 5,1 % 9,3 % 8,1 % April 0,8 % 0,5 % 0,0 % 5,1 % 6,5 % 11,3 % 9,1 % Mai 0,9 % 1,6 % 1,4 % 1,3 % 5,3 % 10,0 % 8,4 % Juni 2,0 % 1,5 % 0,9 % 1,3 % 5,7 % 10,6 % 8,0 % 2.kvartal 1,2 % 1,2 % 0,8 % 2,6 % 5,8 % 10,6 % Juli 0,3 % 0,9 % 0,8 % 2,3 % 4,3 % 7,6 % 7,5 % August 1,0 % 1,8 % 0,0 % 0,9 % 3,7 % 8,7 % 7,0 % September 1,2 % 0,9 % 1,5 % 0,9 % 4,5 % 8,3 % 6,7 % 3.kvartal 0,8 % 1,2 % 0,8 % 1,4 % 4,2 % 8,2 % Oktober 8,7 % November 8,6 % Desember 12,2 % 4.kvartal 9,8 % pr. Personalavdelingen side 1 av 3 sider Side12

13 Sykefraværsstatistikk pr. september 2015 endelige tall NAV- kommunal del Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2014 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,7 % 4,1 % 0,0 % 10,7 % 16,5 % 8,7 % 16,5 % Feb 4,2 % 1,1 % 0,7 % 10,4 % 16,4 % 7,1 % 15,9 % Mar 1,1 % 0,0 % 0,0 % 4,2 % 5,3 % 9,3 % 12,4 % 1.kvartal 2,3 % 1,7 % 0,2 % 8,4 % 12,7 % 8,4 % April 2,4 % 1,2 % 0,0 % 3,1 % 6,7 % 12,2 % 11,2 % Mai 0,9 % 2,5 % 0,0 % 1,6 % 5,0 % 5,8 % 10,1 % Juni 0,4 % 1,4 % 0,0 % 1,2 % 3,0 % 5,8 % 8,9 % 2.kvartal 1,2 % 1,7 % 0,0 % 2,0 % 4,9 % 7,9 % Juli 0,8 % 0,0 % 8,7 % 2,3 % 11,8 % 9,5 % 9,2 % August 0,5 % 2,6 % 0,0 % 7,3 % 10,4 % 7,6 % 9,3 % September 1,1 % 0,5 % 5,3 % 5,8 % 12,7 % 8,9 % 9,6 % 3.kvartal 0,8 % 1,0 % 4,7 % 5,1 % 11,6 % 8,7 % Oktober 11,3 % November 9,5 % Desember 13,1 % 4.kvartal 11,3 % Undervisning, oppvekst og kultur Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2014 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 2,1 % 2,0 % 1,6 % 6,1 % 11,8 % 8,9 % 11,8 % Feb 1,5 % 1,6 % 2,0 % 5,8 % 10,9 % 9,3 % 11,3 % Mar 1,3 % 1,3 % 1,2 % 5,7 % 9,5 % 9,6 % 10,6 % 1.kvartal 1,6 % 1,6 % 1,6 % 5,9 % 10,7 % 9,3 % April 1,1 % 1,2 % 1,4 % 5,3 % 8,9 % 8,9 % 10,3 % Mai 0,7 % 1,0 % 0,8 % 5,2 % 7,7 % 7,9 % 9,9 % Juni 0,6 % 0,7 % 0,8 % 4,4 % 6,6 % 7,8 % 9,3 % 2.kvartal 0,8 % 1,0 % 1,0 % 5,0 % 7,7 % 8,2 % Juli 0,0 % 0,3 % 0,4 % 2,1 % 2,8 % 4,1 % 8,3 % August 0,5 % 0,8 % 1,0 % 2,8 % 5,0 % 5,4 % 7,9 % September 1,3 % 1,3 % 1,0 % 3,3 % 6,9 % 8,1 % 7,8 % 3.kvartal 0,6 % 0,8 % 0,8 % 2,7 % 4,9 % 5,9 % Oktober 8,9 % November 8,6 % Desember 8,7 % 4.kvartal 8,7 % Teknisk Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2014 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,6 % 0,4 % 1,1 % 2,6 % 5,6 % 5,3 % 5,6 % Feb 2,3 % 0,5 % 0,8 % 2,7 % 6,3 % 6,5 % 6,0 % Mar 1,0 % 0,4 % 0,4 % 2,3 % 4,1 % 5,7 % 5,3 % 1.kvartal 1,6 % 0,4 % 0,8 % 2,5 % 5,3 % 5,8 % April 0,8 % 0,5 % 1,3 % 2,7 % 5,3 % 6,0 % 5,4 % Mai 0,7 % 1,1 % 3,4 % 1,9 % 7,1 % 5,8 % 5,8 % Juni 0,3 % 0,5 % 0,8 % 4,0 % 5,7 % 5,0 % 5,7 % 2.kvartal 0,6 % 0,7 % 1,8 % 2,9 % 6,0 % 5,6 % Juli 0,2 % 0,5 % 0,6 % 1,9 % 3,1 % 3,2 % 5,3 % pr. pr. pr. Personalavdelingen side 2 av 3 sider Side13

14 Sykefraværsstatistikk pr. september 2015 endelige tall August 0,6 % 0,7 % 0,6 % 1,7 % 3,7 % 4,0 % 5,1 % September 0,8 % 0,7 % 0,8 % 2,2 % 4,5 % 4,7 % 5,0 % 3.kvartal 0,5 % 0,6 % 0,7 % 1,9 % 3,8 % 4,0 % Oktober 5,4 % November 5,6 % Desember 6,1 % 4.kvartal 5,7 % Helse og omsorg Periode 1-8 dager 1-16 dager dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2014 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,9 % 1,8 % 1,6 % 7,4 % 12,8 % 10,6 % 12,8 % Feb 2,0 % 2,0 % 2,9 % 7,3 % 14,2 % 12,6 % 13,5 % Mar 1,3 % 1,4 % 2,1 % 6,9 % 11,7 % 11,4 % 12,7 % 1.kvartal 1,7 % 1,7 % 2,2 % 7,2 % 12,9 % 11,5 % April 1,0 % 1,6 % 1,4 % 6,6 % 10,6 % 11,8 % 12,2 % Mai 0,9 % 1,2 % 2,1 % 6,4 % 10,6 % 9,8 % 11,9 % Juni 0,9 % 1,6 % 1,6 % 5,6 % 9,7 % 9,5 % 11,5 % 2.kvartal 0,9 % 1,5 % 1,7 % 6,2 % 10,3 % 10,4 % Juli 0,5 % 0,8 % 1,4 % 4,4 % 7,1 % 7,0 % 10,8 % August 0,8 % 1,3 % 1,4 % 4,1 % 7,5 % 8,2 % 10,4 % September 1,4 % 1,2 % 2,7 % 5,2 % 10,5 % 9,4 % 10,5 % 3.kvartal 0,9 % 1,1 % 1,8 % 4,6 % 8,4 % 8,2 % Oktober 10,6 % November 11,6 % Desember 11,2 % 4.kvartal 11,1 % pr. Akkumulert pr dato viser fra til siste dato i den måned rapporten kjøres for: februar mars Personalavdelingen side 3 av 3 sider Side14