Administrasjonsutvalget

Transkript

1 Møteinnkalling Administrasjonsutvalget Utvalg: Møtested: Møterom 435, Midtre Gauldal rådhus Dato: Tidspunkt: 12:30 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Framlagte saker er godkjent av rådmann. Støren, den Margret Innset Buberg Side1

2 Side2

3 Saksliste Utvalgssaksnr PS 6/14 PS 7/14 Innhold Lukket Arkivsaksnr Oppsigelse av retningslnjer/reglement for ansatte i Midtre Gauldal kommune Retningslinjer for omstilling i Midtre Gauldal kommune 2014/ /2931 Mulige andre saker. Orientering - lokale lønnsforhandlinger Side3

4 Saksframlegg Arkivnr. Saksnr. 2014/567-1 Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 4/ Administrasjonsutvalget 6/ Kommunestyret 71/ Saksbehandler: Inger-Marie Bråten Oppsigelse av retningslinjer/reglement for ansatte i Midtre Gauldal kommune Dokumenter i saken: 1 S Oppsigelse av retningslnjer/reglement for ansatte i Midtre Gauldal kommune Vedlegg 1 Retningslinjer for dekning av flytteutgifter 2 Introduksjonsprogram for nytilsatte i Midtre Gauldal kommune 3 Ansettelsesreglement for Midtre Gauldal kommune 4 Reglement for skyss og kostgodtgjøring 5 Arbeidsreglement for Midtre Gauldal kommune 6 Personalpolitiske retningslinjer for Midtre Gauldal kommune Saksopplysninger Personalhåndboka for ansatte i Midtre Gauldal kommune inneholder en del gamle reglement og retningslinjer for ansatte. Organisasjons- og personalavdelingen ønsker å oppdatere disse. De fleste er vedtatt i kommunestyret og må derfor sies opp, før nye kan bli gjort gjeldende. Dette gjelder: Introduksjonsprogram for nytilsatte (er under utarbeidelse) Ansettelsesreglement (under utarbeidelse) Reglement for skyss og kostgodtgjøring (nedfelt i KS særavtale SGS 1001 Arbeidsreglement (Arbeidsmiljøloven av og vedtatt arbeidstid i Midtre Gauldal HTA og vedtatt pressereglement) Personalpolistiske retningslinjer (Lov og avtaleverk omhandler dette, samt utarbeidelse av lønnspolitiske retningslinjer og arbeidsgiverstrategi ) Retningslinjer for dekning av flytteutgifter (utarbeides nytt) Side4

5 Vurdering Organisasjons- og personalavdelingen er i ferd med å utarbeide nye reglement og retningslinjer. Det er derfor nødvendig å si opp disse gamle retningslinjer og reglement. Rådmannens innstilling Saken tidligere behandlet i administrasjonsutvalget, rådmannen fremmer ny innstilling i saken Introduksjonsprogrammet for nytilsatte og ansettelsesreglementet utgår og erstattes av prosedyre for rekrutterings og bemanningsprogram. Reglement for skyss og kostgodtgjørelse utgår og erstattes av KS særavtale SGS 1001 (sentral avtale) Arbeidsreglementet utgår og erstattes av Arbeidstid i Midtre Gauldal kommune vedtatt i kommunestyret , Arbeidsmiljøloven, Hovedtariffavtalen, og Pressereglement vedtatt i kommunestyret sak 7/13. Personalpolitiske retningslinjer, arbeidsmiljølov, hovedavtalen, hovedtariffavtalen omhandler dette samt lønnspolitikken i Midtre Gauldal behandlet i formannskapet og arbeidsgiverstrategien som er under utarbeidelse. Retningslinjer for flyttegodtgjørelse ny versjon kommer i kommunestyret. Oppsigelsene gjelder fra det tidspunkt nye avtaler/reglement/retningslinjer trer i kraft. Saksprotokoll i Administrasjonsutvalget Rådmannen fremmet følgende forslag til tillegg til innstillingen. Oppsigelse gjelder fra det tidspunkt nye avtaler trer i kraft. Rådmannens innstilling med tillegg enstemmig vedtatt. Vedtak Introduksjonsprogram for nytilsatte vedtatt i k-sak 4/95 sies opp. Ansettelsesreglement vedtatt i sak K 022/00 vedtatt i k-sak 4/95 sies opp. Reglement for skyss og kostgodtgjørelse, vedtatt i k-sak 4/95 sies opp. Arbeidsreglement, vedtatt i K-sak 4/95, sies opp. Personalpolistiske retningslinjer vedtatt i k-sak 4/95sies opp. Retningslinjer for dekning av flytteutgifter, vedtatt K-sak 112/92 sies opp. Oppsigelse gjelder fra det tidspunkt nye avtaler trer i kraft. Side5

6 Side6

7 Side7

8 Side8

9 Side9

10 Side10

11 Side11

12 Side12

13 Side13

14 Side14

15 Side15

16 Side16

17 Side17

18 Side18

19 Side19

20 Side20

21 Side21

22 Side22

23 Side23

24 Side24

25 Side25

26 Side26

27 Side27

28 Side28

29 Side29

30 Side30

31 Side31

32 Side32

33 Side33

34 Side34

35 Side35

36 Side36

37 Side37

38 Side38

39 Side39

40 Side40

41 Side41

42 Side42

43 Side43

44 Side44

45 Side45

46 Side46

47 Side47

48 Side48

49 Saksframlegg Arkivnr. 475 Saksnr. 2014/ Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 7/ Saksbehandler: Inger-Marie Bråten Retningslinjer for omstilling i Midtre Gauldal kommune Dokumenter i saken: 1 X Retningslinjer ved omstilling i Midtre Gauldal kommune Inger-Marie Bråten 2 S Retningslinjer for omstilling i Midtre Gauldal kommune Saksopplysninger Etter Arbeidstilsynets tilsyn ved barnevernstjenesten i Midtre Gauldal fremlegger Arbeidstilsynet pålegg om at det skal iverksettes rutiner som sikrer at det under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurderes om arbeidsmiljøet er fullt forsvarlig, og at det iverksettes nødvendige tiltak. Jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd, andre bokstav d og e, og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 7. Med bakgrunn i dette pålegget har de foreliggende retningslinjer blitt utarbeidet. Forum for verneombud har blitt forelagt retningslinjene. Vurdering Hensikten med retningslinjene er å sikre at iverksetting av tiltak for å redusere uheldige belastninger av omstilling i Midtre Gauldal kommune Sikre at omstillingen foregår på en ryddig og systematisk måte, og at ansatte og arbeidsmiljøet ivaretas i løpet av prosessen. Rådmannens innstilling Med bakgrunn i relevant lov- og avtaleverk, og arbeidstilsynets pålegg. Foreslås at retningslinjer for omstilling i Midtre Gauldal kommune vedtas og formidles ut til alle ledere, tillitsvalgte og verneombud i Midtre Gauldal kommune. Side49

50 Side50

51 RETNINGSLINJER FOR OMSTILLING I MIDTRE GAULDAL KOMMUNE Utkast pr Side51

52 Retningslinjer ved omstilling i Midtre Gauldal kommune 1. Formål Disse retningslinjene skal bidra til å sikre at omstillinger i Midtre Gauldal kommunes virksomheter foregår på en ryddig og systematisk måte, og at ansatte og arbeidsmiljøet ivaretas i løpet av slike prosesser. Hvorvidt ansatte mestrer og tilpasser seg omstillinger på en god måte avhenger av informasjon, kommunikasjon, planlegging og medvirkning. Behovet for omstilling kan skyldes endringer i rammevilkår, økonomisk situasjon, endring i befolkningen, endrede funksjoner og/eller fordeling av oppgaver mellom kommunal og statlige oppgaver eller internt i kommunen. Retningslinjene vil dermed beskrive hvordan disse forholdene skal håndteres i kommunen 2. Hva er omstilling? Omstilling kan forstås som endringer i virksomhetens organisering, struktur, teknologi, mål eller andre endringer som kan ha betydelig innvirkning på arbeidstakernes arbeidssituasjon. Endringene trenger ikke å innebære svært alvorlige utfall (f.eks. nedbemanning) for at ledere plikter å rette oppmerksomhet mot mulige arbeidsmiljøkonsekvenser og aktuelle tiltak. Eksempler: omfordeling/reduksjon av personell, sammenslåing/oppdeling av avdelinger/enheter, innføring av nye datasystemer, endring i arbeidsflyten/tjenestetilbudet. 3. Relevant lov- og avtaleverk Hovedavtalen (arbeidsgiver og tillitsvalgte gjensidige plikter) Forvaltningsloven (saksbehandlingsregler) Arbeidsmiljøloven (sikre et godt arbeidsmiljø) Internkontrollforskriften (systematisk helse- miljø og sikkerhetsarbeid) 4. Fremgangsmåte ved omstilling I forkant av omstillingen 1. Leder skal informere og rådføre seg med de tillitsvalgte og verneombudene så tidlig som mulig i omstillingsprosessen. Både organisasjonene og vernetjenesten skal vite hva som kan komme til å skje, hvorfor og hvordan. Presentasjon i Arbeidsmiljøutvalget eller andre samarbeidsforum kan være hensiktsmessig. 2. Ved omstilling i Midtre Gauldal kommune skal Arbeidsmiljøgruppene benyttes med eventuelt utvidelse etter behov. Arbeidsmiljøgruppe i Midtre Gauldal kommune består av leder, verneombud og tillitsvalgt. 3. Arbeidsmiljøgruppen skal gjennomføre en risikovurdering av omstillingens konsekvenser for arbeidsmiljø. Enkel risikoanalyse: 1. Hva kan gå galt? 2. Hva kan gjøres for å hindre dette? 3. Hva kan gjøres for å redusere konsekvensen dersom noe skjer? 4. Alternative løsninger: Medfører omstillingen endring i oppgaveløsning? Bør oppgaven fjernes eller gjøres på en annen måte? Er det nye oppgaver som må håndteres? Side52

53 Arbeidsbelastning: Medfører omstillingen økt arbeidsbelastning for andre enheter? Gjør en vurdering i samråd med ledere i enheter som blir berørt av omstillingen. Medfører omstillingen økt arbeidsbelastning/arbeidspress evt. negativt stress? På hvilke områder vil denne forekomme? Konkretiser og vurder nødvendige tiltak. Det bør gjøres en vurdering av dette både under og etter omstillingen. Utstyr Er det behov for annet utstyr, maskiner, endring av lokaliteter etc.? Mestring Det er viktig at personalet opplever at de mestrer oppgavene både underveis og etter en omstilling. Er det behov for opplæring av personalet, ledere, verneombud/tillitsvalgt på grunn av omstillingen? Evt. tiltak som må iverksettes? Trivsel Konkretiser mulige endringer i arbeidsmiljø/sosiale faktorer (helse, velferd og trivsel) og vurder nødvendige tiltak. Resultat og oppfølging av risikoanalysen legges fram for Arbeidsmiljøutvalget. Det vises til drøftingsplikten etter hovedavtalen. Mulige tiltak for å redusere risikoen skal fastsettes med frister og ansvarspersoner. Det er midlertidig viktig at arbeidets omfang tilpasses omstillingens størrelse og de tilgjengelige ressurser. 4. Med utgangspunkt i risikovurderingen i Arbeidsmiljøgruppen skal leder avholde et møte for alle ansatte som kan bli berørt av omstillingen. Møte skal på en troverdig og forståelig måte få fram hva vi oppnår ved å gjennomføre endringen og hva som skjer om vi ikke gjør det. Arbeidsmiljøgruppen med ansvar for omstillingen presenterer arbeidet for de ansatte. Etter at informasjonen om omstilling er formidlet skal det åpnes for innspill og uttalelser fra de ansatte. Det er av avgjørende betydning at Arbeidsmiljøgruppen tar i mot innspill fra ansatte underveis i omstillingsprosjektet. Underveis i omstillingen I løpet av gjennomføringen av omstillingen har Arbeidsmiljøgruppen ansvar for å gjøre en ny vurdering av de konsekvensene omstillingen har for virksomheten. Det skal drøftes hvorvidt tidligere tiltak har fungert og om nye tiltak bør iverksettes for å ivareta arbeidsmiljøet. Evaluering av omstillingen Etter at omstillingsprosessen er ferdig har Arbeidsmiljøgruppen ansvar for å evaluere de tiltakene som ble iverksatt for å ivareta arbeidsmiljøet under omstillingen. Hensikten er å ta med seg erfaringene fra denne omstillingsprosessen for å sikre ivaretakelse av arbeidsmiljøet ved fremtidige omstillingsprosesser. Side53