HR, økonomi og anskaffelser. Sikre at nødvendige prosesser og ikt verktøy innen lønn, regnskap, budsjett, anskaffelser og HR er etablert innen 2020.

Transkript

1 Prosjektbeskrivelse Nordre Follo kommune Versjon Oppdrag Prosjektets navn Tema/Oppdrag HR, økonomi og anskaffelser Sikre at nødvendige prosesser og ikt verktøy innen lønn, regnskap, budsjett, anskaffelser og HR er etablert innen Prosjektbeskrivelsen er nå justert i henhold til beslutning i styringsgruppen for NF den og i rådmannsmøte Basert på valg av alternativ 3 «Starte på veien mot noe mye bedre». Vi tenker helt nytt på enkelte områder og gjør en prioritering på hva som må gjøres før 2020 og hva som kan gjøres i en overgangsfase og etter Viser til notat og beslutning av alternativ «Alternativer og anbefaling for HR, Økonomi og Anskaffelser». Hva skal løses For områdene regnskap, lønn, budsjett, anskaffelser og HR anbefales det gjennomgående alternativ 3 fra ROS gjennomgang januar 2018; «Starte på veien mot noe mye bedre», vi tenker helt nytt på enkelte områder og gjør en prioritering på hva som må gjøres før 2020 og hva som kan gjøres i en overgangsfase og etter Ved valg av dette alternativet vil en direkte anskaffelse på Visma og Agresso ikke være en realitet for Nordre Follo. Tidsmessig er det mest kritiske og komme i gang med anskaffelse av et lønn- og regnskapssystem. Dette vil også være viktig inn mot HR- og anskaffelsesprosesser. Budsjettprosessen står litt mer for seg selv. Masterdata ansatte avklaring vil være en viktig å få på plass både for lønn og HR prosesser, og for å få kartlagt behovet/krav for en kravspesifikasjon. Ha et forhold til hvordan Masterdata ansatte skal flyte mellom prosesser og systemer og hva som skal defineres av felter og eierskap av data må også løses. Alternativ 3 legger også vekt på muligheten for å bruke tid på å kartlegge prosesser og definere behov før anskaffelse av IKT verktøy, med unntak av lønn og regnskapsprosessen. Dette vil gi oss et bedre grunnlag/plattform for brukervennlige og effektive prosesser på sikt. Dersom vi «hopper på» en ikt løsning nå med mål om å harmonisere og justere litt på dagens prosesser vil dette kunne hindre oss i å optimalisere prosesser og ta ut gevinster fra I tillegg vil dette alternativet bidra til kulturbygging mellom fagområdene. Prosjekteier/Oppdrages kontaktperson Prosjektleder Gro Herheim, administrasjonssjef Lene Tønder

2 Tidsramme (fra / til) fra Andre opplysninger Avhengigheter inn mot øvrige delprosjekter i Nordre Follo: Økonomisk politikk o Budsjettprosess Arbeidsgiverpolitikk o HR prosesser, kan være leveranser her som påvirker hverandre eller er førende Styring o Valg av styringssystem Digitalisering (plattform og sak/arkiv) o Plattform o Masterdata o Digitaliseringsstrategi o Nytt sak/arkiv system o Integrasjoner med øvrige systemer og fagsystemer o System eier for gjennomgående systemer? o Bruk av dashbord Tjenesteutvikling og innovasjon o Nye løsninger som kan påvirke arbeidsprosesser og behov for nye ikt verktøy som må knyttes mot fellessystemer ( i første rekke her lønn/regnskap/hr/innkjøp Organisering o grunnlag for grunndata i systemene Kommunikasjon o bruk av dashbord tankegang o Skal vi ha egen innbyggerportal? Min side? Godkjenning Godkjent av styringsgruppe/hrøk Revidert Dato Eventuell beskrivelse av endring Prosjektbeskrivelsen ble gjennomgått i HRØK møte den Hva som forventes levert er beskrevet mer i detalj, valg av løsninger er basert på ROS gjennomgang og vurdering av ulike alternativer. Styring er tatt ut av dette delprosjektet. HR er lagt til. Behov Hva er behovet/-ene og for hvem Nordre Follo skal ha gode digitale løsninger som sikrer tidsriktige og brukervennlige tjenester: - prosesser i økonomi- og regnskapsfunksjon - prosesser for anskaffelse varer og tjenester - prosesser for HR - optimalisere bruk av masterdata (legge inn data kun 1 gang) ansatte, leverandører og innbyggere (fakturering). Skal støtte oppunder gode og effektive stab og støtte prosesser som skal brukes av hele organisasjonen. Sikre rett lønn til rett person til rett tid fra januar 2020.

3 Grunngi hvorfor Disse prosessene er avgjørende for kommunens evne til å styre og tilpasse driften til dagens behov og for å kunne takle økt etterspørsel ved forventet vekst uten å måtte øke i antall årsverk i stab/støtte funksjoner tilsvarende. Hvem blir berørt (Interessenter) Brukergruppe nummer 1: Sluttbrukere, Hele organisasjonen (medarbeidere og ledere = kollegaer) Ved at de får nye systemer og rutiner å forholde seg til fra Alle ansatte skal ha lønn fra nytt system januar Brukergruppe nummer 2: Fagområdene innen virksomhetsområdene økonomi/budsjett, regnskap, lønn, innkjøp og HR blir berørt både som eiere og drivere av de nye prosesser og daglig bruk av nye ikt verktøy. Innbyggere blir berørt ift fakturering og innbetaling. Banken, bankavtale og sikre alle transaksjoner på inn- og utbetalinger. Leverandører, både i forhold til nye anskaffelser og nåværende avtaler, fremtidig anskaffelsesprosess for Nordre Follo, men også i forhold til anskaffelsene som skal leveres gjennom dette prosjektet. Leverandør blir ikke berørt av en ny ehandelsløsning der hvor de har en avtale som inngår i dagens ehandels løsning, men må holdes informert, leverandører som ikke har en avtale som er på ehandel i dag vil bli berørt. Revisjon Politikere Innflytelse og interesse for de ulike interessentene legges inn i prosjektportalen når løsningen er på plass. Hva skal prosjektet ikke omfatte Visjon og mål Hva er visjonen Hva skal prosjektet levere i prosjektperioden (Resultatmål) Behov for andre anskaffelser både løpende og i andre prosjekter løses gjennom linjen og skal ikke tas gjennom dette prosjektet. Behov for øvrige IKT systemer løses i andre prosjekter eller gjennom linjen. Digital ressursforvaltning og arbeidsflyt i administrative funksjoner Driftsklare løsninger regnskaps- og lønnsfunksjoner fra behov oppstår til kommunens regnskap er ført. Regnskap og lønn Anskaffe lønn og regnskapssystem driftsklart til januar 2020 o Kartlegge dagens og ønsket lønns- og regnskapsprosess o Kartlegge prosesser som minimum skal være digitale fra 2020 sammen nivå som 2018 nivå. o Av integrasjoner skal det prioritere de mest kritiske først o Kartlegge hva som bør/kan digitaliseres av prosesser som i dag er manuelle. Implementeres først etter o Ut på anbud før sommeren 2018, implementering, konvertering og teste i 2019, opplæring av ny brukere senhøsten o Bygge nytt system Etablere fullmaktstrukturer Oppbygging av grunndata Ny kontoplan

4 Konvertere og fletting av data inn fra Agresso og Visma Integrasjoner o Endringer i nytt system påvirker også forsystemer og integrasjoner dette må sikres. o Nytt system påvirker også øvrige selskaper Ski eller Oppegård i dag fører regnskap for. Må også overføres. o Teste fra høsten 2019 (kvalitetssikring og kontroll) o Etablering av rutiner og opplæring o Prosesser og støtteverktøy for fakturering, utlån og innfordring tas løpende. Her har Ski og Oppegård også noen like verktøy og prosesser i dag hvor det vil søkes harmonisering. Fokus masterdata; gjenbruk av data, kun inn en gang. Lage grunnlag for god flyt av masterdata ansatte definisjon av hvilke felter og eierskap. Budsjett Kartlegge og designe den ideelle budsjettprosessen, inklusiv involvering av brukerne (politisk og administrativt). Flyttes til DP Økonomisk politikk. Anskaffe og starte implementering av budsjett verktøy basert på behov i 2019/2020. Bruke som permanent budsjettverktøy fra tidlig 2020 eller 2021, for å lage budsjett fra 2021/2022 for Nordre Follo budsjettet (alternativt også 2021) tas med utgangspunkt i Framsikt. Dette punktet håndteres i DP Økonomisk politikk. Anskaffelser Konkurranse gjennomførings verktøy (KGV) for Nordre Follo klart fra o Starte med å gi tilganger innad i innkjøpsmiljøet, ikke bruke det i noe større grad enn vi gjør i o Sikre KGV integrasjon med nytt sak/arkiv system Kartlegge eksisterende innkjøpsprosesser og vurdere behov for harmonisering o Vurdere et behov for et integrert innkjøpssystem sammen med regnskapssystem (kost/nytte). o Vurdere om et analyseverktøy kan være en frittstående anskaffelse eller om dette kan være et krav eller en opsjon inn i kravspesifikasjonen for økonomisystem sommer o Justeres etter at beslutning om overordnet organisering er gjort. Dette vil gjelde både for nye anskaffelser og på innkjøp på eksisterende avtaler. o Vurdere behov for å utarbeide anskaffelsesstrategi fra 2020 for Nordre Follo. Områder som her bør omtales er krav ovenfor våre leverandører i forhold til lønns- og arbeidsvilkår, klima og miljø, og sosiale krav, lærlinger, legge til rette for/forventinger om innovative anskaffelser etc hvilken profil ønsker NFK å ha i forhold til dette? Det vil gi næringslivet en guide til hva NFK

5 setter høyest. Innspill fra HRØK møtet er at denne vurderingen bør gjøres tidligere enn på slutten av prosjektperioden. o Fullmakter sikres gjennom delegasjonsreglement eller lignende reglement. ehandels verktøy o Vurdere et behov for et integrert innkjøpssystem sammen med regnskapssystem (kost/nytte). Opsjon vs krav i kravspesifikasjonen. o Vurdere også muligheter for et analyse verktøy, med implementering etter o Anskaffe og starte implementering av nytt ehandel innen Fullføre implementering og gjennomføre opplæring i Samlet oversikt over avtaler for Nordre Follo o Starte på en oversikt over inngåtte avtaler som eksisterer i begge kommunene som forplikter kommunene på å handle varer, systemer eller tjenester. Vurdere sammenfallende behov, vurdere om avtalene kan videreføres til Nordre Follo, gjennomføre nye anskaffelser og redusere doble eller ugyldige avtaler i en overgangsfase til Nordre Follo. Innhente kopier av inngåtte avtaler fra virksomhetene. o Oversikt over rammeavtaler, samt etablere nye rammeavtaler dersom behovet oppstår o Prioritere hvilke avtaler som det nå må gjøres nyanskaffelser på innen 2020 i samarbeid med behovshaver, prioritere de med høyest risiko. Her snakker vi om flere hunder avtaler i hver kommune som innkjøp per i dag ikke tidligere har vært involvert i. En presisering fra HRØK møte 11.4 var at avtaler som man tidlig så at kunne si opp, måtte avsluttes slik at man unngikk å sitte med unødvendige utgifter. HR Utrede må, bør og kan prosesser/systemer våren o Gjøre en prioritering på hva som må på plass til Er det behov/krav som må inkluderes inn i kravspesifikasjon for lønn/regnskapssystem som må det avklares våren Hva er viktige uttrekk på rapporter bruk av dashbord? o Arbeidsprosesser som minimum må på plass er lønn, permisjonsreglement, ferie og arbeidsavtaler (hvor de tre siste ligger i arbeidsgiverpolitikk) Rekrutteringssystem o Beholde Webcruiter til utgangen av o Vurdere om det er hensiktsmessig å ha det med som en opsjon i anbud av lønn- og regnskapssystem o Sikre integrasjon mot nytt sak/arkiv system i første runde Webcruiter, men må ta høyde for ny avtale på Webcruiter fra slutten av 2020.

6 Turnussystemer o Vurdere å fortsette med Turnussystemer Ressursstyring fra Tieto (systemeier HR i Ski) og Visma ressursstyring (RS Web systemeier Pleie og omsorg i Oppegård). Er det hensiktsmessig at dette ligger med som en opsjon i kravspesifikasjonen for anskaffelse av lønn- /regnskapssystem, eller bør dette være en separat anskaffelse etter 2020? Fokus masterdata; gjenbruk av data, kun inn en gang. o Våren 2018, hva må defineres inn mot en anskaffelse v nytt lønnssystem. o Lage grunnlag for god flyt av masterdata ansatte definisjon av hvilke felter og eierskap. o Kartlegge hvilke prosesser vi i dag har dobbel (trippel) registrering prioritere og finne løsninger på hvordan unngå dobbel- og trippel registreringer. Personalmapper o Integrasjon mot sak/arkiv o Rydde i personalmapper ved å avslutte personalmapper ved avsluttede arbeidsforhold. Kunne legge i et historisk arkiv. o Sikre tilgang til avsluttede personalmapper og historiske data. Vurdere KS læring som elæring plattform og oversikt over ansattes kompetanse. Oppfølging av sykemeldte vurdere hva er et minimum og hva kan brukes av eksisterende løsninger fra NAV og Alltinn i stede for å anskaffe andre ikt støtte verktøy. Kartlegge og redusere bruk av papirskjemaer. Se på muligheter og vurdere hva som enkelt kan digitaliseres/arkiveres utenom permer. Hva er ønsket resultat etter at prosjektet er avsluttet (Effektmål/gevinster) Spart tid Unngått kostnad Økt kvalitet Effektmål fra den overordnede prosjektplanen: Nordre Follo kommune gir et godt, likeverdig og variert tilbud til sine innbyggere. Effektmål fra digitaliseringsstrategien: Vi skal bruke ny teknologi for å forbedre kommunale tjenester. Nordre Follo kommune skal integrere systemene, slik at tjenestene oppleves som effektive. Nordre Follo kommune skal standardisere og digitalisere alle arbeidsprosesser som kan digitaliseres. I første runde skal det vurderes gevinster på følgende områder.: Spart tid: Digitale og brukervennlige regnskap-, lønn-, innkjøps- og HR prosesser Unngå dobbel- trippel registreringer av ansattedata. Få en bedre flyt av ansattedata mellom prosesser og systemer. Redusere papirskjemaer

7 Redusere antall telefonhenvendelser fra innbyggere Unngått kostnad Løsninger som gjør administrasjonen i stand til å håndtere økt antall transaksjoner pr årsverk. o Øke andel faktura match mellom innkjøpssystem og inngående faktura (redusere manuell håndtering av inngående fakturaer og automatiserer at vi betaler riktig pris for det vi har bestilt ved at avsjekk for varemottak stemmer med mot faktura ellers må det håndteres som avvik) o o Øke andel EHF fakturaer Redusere antall inntasting av data som allerede noen andre har skrevet på et skjema eller lagt inn i et annet system. Oversikt over NF behov for kjøp av varer/tjenester grunnlag for bedre betingelser ovenfor leverandørene i forhandlinger. Øke lojalitet på rammeavtaler for å oppnå bedre priser redusere utgifter Økt kvalitet Økt kapasitet innen analyse (innkjøp) og kvalitet i økonomiske vurderinger. Legger til rette for god økonomistyring, Bedre grunnlag for oppfølging av avtaler, mer strømlinjeformet. Få til en mer automatisert prosess/kontroller og ikke en manuell oppfølging Redusert antall avvik, Mindre feilretting etc. Færre omkonteringer. Det foreslås at en mer konkret oversikt over gevinster utarbeides gjennom Og at det i første runde gjøres et forsøk på å gjøre en kartlegging (0- punkts måling) med utgangspunkt i status ved slutten av Mulige løsninger Alternative forslag Kjøp av tjenester eksternt Skybaserte løsninger Fokus på hyllevare, skal ikke ha spesialsydde løsninger, presisering fra HRØK møtet den 11.4 ikke ha en for detaljert kravspesifikasjon (vi vil ha standarder) Vurdere hva som bør være en opsjon inn i en kravspesifikasjon og hva som er må/krav i første runde. Ha en kartlegging av behov fra brukerne ifm utredning av kravspesifikasjon og involvere brukerne i utvelgelse av verktøy gjennom demo med evaluering av brukergrensesnitt som et kriterie. Anskaffelse av ikt systemer skal være basert på hyllevare/standard systemer, ikke skreddersøm. Dersom KS Læring blir valgt som en løsning for Nordre Follo er en mulig løsning at mye av opplæring av de prosessene i dette prosjektet kan kjøres gjennom den løsningen.

8 Innovasjon eller videreføring av beste praksis fra Ski eller Oppegård kommune Fremdriftsplan Beskriv hovedfaser og planlagt gjennomført Starte å bygge noe nytt for Nordre Follo, lage en felles plattform som kan bygges videre på fra Fokus på digitale løsninger. Forutsetter referanseinnhenting fra eksterne i form av andre kommuner/land og eksterne fagmiljøer. Tidsplan Se vedlegg Frist Se vedlegg Organisering (Sikre tverrfaglig sammensetning; begge kommuner, tillitsvalgte m.m) Styringsgruppe Styringsgruppe for Nordre Follo Prosjektstyre Prosjektgruppe Prosjektleder, arbeidsgruppeledere, innkjøpsressurs og ikt ressurs. Prosjektleder: Lene Tønder Regnskap: Helga Løtuft (Ski) Lønn: Grete Hauan Keiserud (Oppegård) Budsjett: Inger-Lise Klevset (Ski) Anskaffelser: Anne Heidi Wold (Oppegård) HR: Øyvind Kramer (Ski) IKT og Masterdata: Monica Risdal (Ski) Innkjøpsrådgiver: Ulla Listerud (Ski) Arbeidsgrupper Etablere og klargjøre for drift systemer for den nye kommunens regnskaps, lønn-, budsjett-, anskaffelser- og HR-prosesser. Ressurser vil brukes av ulikt omfang og plassering i tid. Ikke alt skal skje samtidig, men det er kritisk at ressurser får jobbe dedikert med «motorene» lønn og regnskap tidlig og over tid. I oppstarten opprettes følgende arbeidsgrupper: Lønn Regnskap Budsjett Anskaffelser HR Masterdata, jobbe på tvers av arbeidsgruppene på lik linje som IKT og innkjøp. Masterdata fokus skal sikre flyt og bruk av ansatte informasjon på tvers av systemer og prosesser. Det må utarbeides standarder, prosesser og løsninger. Det må også sikres en erklæring for bruk av ansatte data, Hva vi ønsker å legge til grunn i en masterdatatankegang må også fremkomme i kravspesifikasjon av ikt verktøy. Prosjektleder må trekke på ressurser fra Oppegård og Ski, og fra ulike fagområder. Det etableres en arbeidsgruppeleder for hver av gruppene.

9 Brukerinvolvering (kollegaer fra øvrige virksomheter): Inn som en del av behovskartleggingen for anskaffelse av lønn- /regnskap-/innkjøps- /HR system og arbeidsprosesser Involvering i evaluering av leverandør med demo av brukergrensesnitt av valg av system/verktøy. Involveres i implementering, pilotering og opplæring vurdere her spesielt involvering av sluttbrukere. Få tidlig inn noen piloter og ambassadører for nye løsninger. Forventinger til leveranser frem mot 2020 for hver av arbeidsgruppene vises det til Hva prosjektet skal levere i prosjektperioden og til notatet «Alternativer og anbefaling for delprosjektet HR, Økonomi og Anskaffelser». Leveranser fra tidligere vedtatt arbeidsgruppen Brukerfokus, dokumentasjon og opplæring vil bli vurdert på adhoc basis og med leveranser til prosjektgruppen på tvers av alle arbeidsgruppene. Det foreslås her å sette ned hurtigarbeidende mindre arbeidsgrupper på tvers av fagområdene og involvering av brukere, etter behov av leveranser til arbeidsgruppen. Hvem som deltar i de ulike arbeidsgruppene vil variere fra gang til gang. Områder dette omfattes kan være: Involvering av brukere, kartlegge behov Dokumentasjon av prosesser Opplæring av medarbeidere Enhetlig brukergrensesnitt på tvers av stab/støtte systemer Egenskaper: rause folk som tør å tenke utenfor boksen teknisk kompetanse på systemer faglig prosesskompetanse innen lønn, regnskap, budsjett og anskaffelser opplæringskompetanse Referansegruppe- /personer (f.eks. interne og eksterne brukere, faglige ressurspersoner) Involvering av tillitsvalgte og verneombud Økonomi Hva er prosjektets IKT for kravspesifikasjon/design og evt oppsett Øvrige delprosjekter Referanser brukergrupper fra ulike tjenester spesielt ved kartlegging av behov og gjennomgang og design av prosesser. Virksomhetsarkitekt hva er det ideelle vi her skal se etter, når vi nå skal bygge noe nytt. Andre fagmiljøer som Økonomi og styring og Kommunikasjon og service. Avklares i løpet av april. Tilleggsbevilgning utover dagens ramme per år for anskaffelse av ikt verktøy og

10 budsjett (unntatt lønnsutgifter) sikre integrasjoner som nevnt over. Inklusiv 25% tillegg for uforutsette utgifter (mill kr) Sum Regnskap og lønn 5,3 10,8 6,5 5,7 3,4-2,1 29,6 Budsjett 0,2 1,45 0, ,85 Anskaffelser 0,5 3, ,7 HR 0 0, ,7 Sum 6 16,15 7,7 5,7 3,4-2,1 36,85 I tillegg er det antatt følgende utgifter som foreslås dekket av Nordre Follo budsjett midler: Prosjektbudsjett per mars 2018, DP HR, Økonomi og Anskaffelser Prosjektleder: Lene Tønder Utgifter totalt Arbeidsverktøy (spesifiser) Dekkes av basisorg. Se over. Prosjektgruppe møter arbeidsgruppe seminarer/hele dager (40 pers) Workshops med brukere Studiereiser til andre kommuner Øvrige utgifter Sum anslag utgifter Forventet tidsbruk for prosjektleder og gruppemedlemmer Prosjektleder 100 % Arbeidsgruppeleder % (Der det inkluderer anskaffelse av ikt verktøy må det påregnes 40 %). Arbeidsgruppedeltagere %. Forventes mer arbeidsbelastning i de arbeidsgruppene det skal anskaffes nye verktøy. Driftsutgifter etter prosjektets avslutning Usikkerhet Hva kan gå galt Fremdrift Lisenser til nye systemer, noe av det er tatt høyde for i budsjettet over (lønn og regnskapssystem). Utover det er det lagt inn at driftsutgifter ikke skal økes utover det som ligger i dagens budsjetter i prosjektperioden. 1. For sen/krevende beslutning, anskaffelse, implementering, konvertering og opplæring tar tid. 2. Ressurser basisorganisasjonen (tid og kompetanse) 3. Motivasjon medarbeidere (lære noe nytt, mye forventinger også i driften, tretthet av systemskifter etc) 4. Legge ut anbud for sent tilgang på leverandør markedet 5. Manglede organisatoriske avklaringer Mål 1. Feil/avvik på lønnsutbetalinger januar Mange og omfattende direkte anskaffelser i 2020 for NF

11 Hva kan vi gjøre for å forhindre dette Er det noe som kan gå bedre enn forventet. Hvordan Kommunikasjon Behov for informasjon utover rapport til prosjektstyret/styringsgr uppe Rapportering Til styringsgruppe Til prosjektstyre Innhente ekstern innkjøpsbistand for denne type anskaffelse, basisorganisasjonene har ikke en erfaring fra anskaffelse av regnskapslønnssystem som har vært en suksess. Tørre å prioritere ned på kvalitet og at alt må ikke være ferdig til Prioritere ned kvalitet og leveranser i basisorganisasjonene Sette av tid til å bidra inn i prosjektet, ikke bare fra arbeidsgruppeledere og arbeidsgruppemedlemmer fagpersoner kan bidra på enkelt leveranser og må ikke være med på alt i alle leveranser. Raushet og tett oppfølging (tilgjengelig tid til ledelse) Avklart tidlig på hva må bør/må kjøpe oss av ekstern kompetanse Selge inn løsninger og hvordan andre kommuner og andre jobber selge inn smarte prosesser. Skape motivasjon for å ønske å bygge prosesser på nytt. Glede ved samarbeid med nye kolleger Tidlig samlokalisering i gode lokaler dra nytte av kompetanse og ressurser på tvers av kommunene. Få delta i å utforme «nye» prosesser. Motivasjon. Digitalisere flere av prosessene i større grad enn slutten av 2017 nivå. Kommunikasjon til respektive fagmiljøer og til kommunalsjefer. Videre må behovet for kommunikasjon utredes ifm interessent analysen. Ja, løpende