Møte i delprosjekt IKT- og digitalisering. 15. Desember 2017

Transkript

1 Møte i delprosjekt IKT- og digitalisering 15. Desember 2017

2 1. Gjennomgang av arbeid i dei ulike delprosjektgruppene som er aktuelle: Åse Karin og Per har ein fot inne i desse delprosjekta. Det er fint om de kan gje ei orientering i møtet om det som er relevant for oss

3 1. Avklaring kring kritiske fagsystem Sak- arkiv dokumenthandtering Kart og geodata Økonomi, rekneskap, lønn, personal Helse og velferd

4 Vurdering av kritiske fagsystem: Delprosjekt innkjøp har relativt god oversikt over både konkurranser og kontrakter. Ingen videre utvikling/avklaringer i regelverket Prosess er gjennomført i delprosjekta for faga- vurdering av styrker og svakheteter ved dagens system Konklusjon: Delprosjekta Økonomi, Personal, Arkiv : Ønsker primært å videreføre. Veien videre: 1. Innkjøp utarbeider tilbudssforespørsel til dagens leverandør der vi ber om tilbud på levering at ett felles system 2. Når tilbud har blitt levert blir det oppnemnt forhandlings/ evalueringsgruppe der delprosjektet i faget vil sitte sammen med konsern innkjøp 3. Intensjonskunngjøring på Doffin. Dersom ingen innsigelser inngår vi kontrakt. 4. Får vi derimot innsigelser fra en eller flere leverandører etter intensjonskunngjøringen, må det gjennomføres en ordinær konkurranse. Arbeidet som delprosjektene da har gjort, og tilbudsforespørselen, er da langt på vei en kravspesifikasjon og anbudsprosesse trenger derfor ikke ta veldig lang tid. Delprosjekt kart/ geodata: Ønsker å gjennomføre konkurranse Visma profil Innkjøp har framskaffa oversikt avtaler og gjennomførte konkurranser. Avventer til det blir opprettta delprosjekt på tenesteområdet før evalueringsprosess av dagens system. Visma profil kan ette innkjøp sin vurdering intensjonskunngjøres, men kartlegging av styrker og svakheter må gjennomføres på samme måte som Enterprise og sak/arkiv.

5 Fremdriftsplan kritiske fagsystem Fremdrift Uten innsigelser Ordinær kunngjøring Visma enterprise Februar 2018 Haust 2018 Acos Mars/ april 2018 Haust/ vinter 2018 Kart/ geodata Juni 2018 Pleie- og omsorg Haust 2018 Haust / vinter 2018

6 1. Arbeidsgruppe: Breibandutbygging: orientering I sist delprosjektmøte var saka om breiband omtalt, og de vart sett ned ei arbeidsgruppe beståande av Ronny Frekhaug, Are Staurset og Jonny Indrevåg. Arbeidsgruppa vart utfordra på å settt i gang ein prosess kring utgreiing. Arbeidsgruppa vert bedt om å orientere om status i arbeidet.

7 1. Arbeidegruppe for behovskartlegging: orientering Sindre og Mari har gjennomføet work- shop for alle delprosjektleiarar. I tillegg har dei delteke i enkeltmøter med delprosjekta. Målet er å sikre at delprosjekta arbeider mot å nå effektmåla. Sindre og Mari informerer om arbeidet.

8 Sak om : Breiband i område der det ikkje er kommersielt lønsamt Litt meir om bakgrunn for saka: Intensjonsavtalen legg følgjande føringar: «Ein er einige om at deler av tilskota skalbrukast til å byggeut fiber for inntil 30 mill. i alle delar av den nyekommunen der dette ikkje er kommersielt lønnsamt. Beløpet vert justert nårein har meir detaljert kostnadsoversikt.» Fellesnemnda har og bedt administrasjonen starte utgreiing av eit prosjekt som har som formål å vidareføre målsettingane som vart vedteke i styringsgruppa for nye Ålesund Målet med utgreiinga s er å skaffe eit kvalifisert kostnadsoverslag og til rådingar til korleis eit anbod skal utformast. Samla kostnadsramme må i neste omgang vurderast ut i frå dei samla andre kostnadane til gjennomføri ng av kommunesamanslåingsprosjektet. Delprosjekt IKT og digitalisering har blitt bedt om å sette ned ei ei arbeidsgruppe som skal setje i gang prosessen. For det første må det framskaffast eit kunnskapsgrunnlag kringa status knytt til breibanddekking, kostnadsoverslag, samt tilråding til framgangsmåtefor denne type anskaffelse. Denne saka skal leggjast fram for fellesnemnda i løpet av våren 2018 slik at ein kan ta stilling til å eventuelt setjei gang ei anbodsprosess. Fellesnemnda er informert om at ev realiseringa av dette tiltaket vil ta tid, og fellesnemnda må ta stilling til om tiltaket skal realiserast av eingongstilskotet i sin heilskap, eller om ein i tillegg kan leggje tiltaket inn som ei satsing i investeringsplan. Dei er og orientert om at utgiftene må også sjåast i samanheng med bruk av midlane til etablering av fiberkabel til kommunal drift, omtalt over. Her kan det vere synergiar som kan redusere utgiftene til breibandutbygging til private aktørar.

9 1. Prosjektrapport for fase 1 forslag til rapport Korleis skal nye delprosjekt forhalde seg til A4 (føringar og samordningsansvar) 1. På kva område er A4 det koordinerande ledd/har særskilt samordningsansvar i prosjektperioden? (Kva skal A4 rapportere til prosjektleiar som dei andre ikkje skal rapportere direkte sjølv?) 1. A4 skal gjennomføre workshop med kvar delprosjektgruppe for å: forankre målsettingane knytt til digitalisering for nye Ålesund i dei andre delprosjekta. setje i gang delprosjektet sitt arbeid med val av framtidige IKT- og digitaliseringsløysingar 1. A4 skal koordinere arbeidet med prosjekt og anskaffelsesprosessar på IKT- og digitaliseringsområdet for å sikre at kravsspesifikasjonane er i samsvar med overordna strategiske føringar og prinsipp. 1. Kvart delprosjekt må identifisere behovet for kompetanseheving og støtte i digitaliseringsarbeidet fram mot A4 skal bistå i dette arbeidet (kompetanseheving må også harmoniserast med ansvaret til A1 personal og omstilling). 1. A4 rapporterer til prosjektleiar på val av anskaffelsar med kostnadsramme på IKT og digitaliseringsområdet 1. Kva skal dei andre delprosjekta kartlegge, levere eller kome med innspel om, som skal gå via A4? 1. Kva fakta og kunnskap m.v. kan A4 bistå dei andre delprosjekta med? Kva kan dei spørje om? 1. Kva tid planlegg A4 å kontakte dei andre delprosjekta, og kva vil vere målsetting og bestilling? Kvart delprosjekt skal gjennomføre behovskartlegging og kome med utkast til kravsspesifikasjon i anskaffelse av framtidige IKT- og digitaliseringsløysingar innan sine fagområde. A4 skal koordinere dette arbeidet i samarbeid med konsern innkjøp. Kvart delprosjekt må identifisere behovet for kompetanseheving og støtte i digitaliseringsarbeidet fram mot A4 skal bistå i dette arbeidet (kompetanseheving må også harmoniserast med ansvaret til A1 personal og omstilling). Bistand i arbeidet med behovskartlegging knytt il IKT og digitalisering i forkant av anskaffelser Kompetanseheving innanfor IKT- og digitatliseringsområdet Opplæring i verktøy til bruk i prosjektperioden ( td. prosjektportal og samhandlingsløysing) A4 tek kontakt fortløpande for å setje i gang prosess kring behovskartlegging og anskaffelsar av IKT og digitaliseringssystem innan dei ulike fagområda.

10 Forslag til punkt: Korleis skal nye delprosjekt forhalde seg til A4 (føringar og samordningsansvar) 1. På kva område er A4 det koordinerande ledd/har særskilt 1. A4 skal gjennomføre workshop med kvar delprosjektgruppe for å: samordningsansvar i forankre målsettingane knytt til digitalisering for nye prosjektperioden? (Kva skal A4 Ålesund i dei andre delprosjekta. rapportere til prosjektleiar som setje i gang delprosjektet sitt arbeid med val av framtidige dei andre ikkje skal rapportere IKT- og digitaliseringsløysingar direkte sjølv?) 2. A4 skal koordinere arbeidet med prosjekt og anskaffelsesprosessar på IKT- og digitaliseringsområdet for å sikre at kravsspesifikasjonane er i samsvar med overordna strategiske føringar og prinsipp. 3. Kvart delprosjekt må identifisere behovet for kompetanseheving og støtte i digitaliseringsarbeidet fram mot A4 skal bistå i dette arbeidet (kompetanseheving må også harmoniserast med ansvaret til A1 personal og omstilling). 4. A4 rapporterer til prosjektleiar på val av anskaffelsar med kostnadsramme på IKT og digitaliseringsområdet 5. Kva skal dei andre delprosjekta kartlegge, levere eller kome med innspel om, som skal gå via A4? 6. Kva fakta og kunnskap m.v. kan A4 bistå dei andre delprosjekta med? Kva kan dei spørje om? 7. Kva tid planlegg A4 å kontakte dei andre delprosjekta, og kva vil vere målsetting og bestilling? Kvart delprosjekt skal gjennomføre behovskartlegging og kome med utkast til kravsspesifikasjon i anskaffelse av framtidige IKT- og digitaliseringsløysingar innan sine fagområde. A4 skal koordinere dette arbeidet i samarbeid med konsern innkjøp. Kvart delprosjekt må identifisere behovet for kompetanseheving og støtte i digitaliseringsarbeidet fram mot A4 skal bistå i dette arbeidet (kompetanseheving må også harmoniserast med ansvaret til A1 personal og omstilling). Bistand i arbeidet med behovskartlegging knytt il IKT og digitalisering i forkant av anskaffelser Kompetanseheving innanfor IKT- og digitatliseringsområdet Opplæring i verktøy til bruk i prosjektperioden ( td. prosjektportal og samhandlingsløysing) A4 tek kontakt fortløpande for å setje i gang prosess kring behovskartlegging og anskaffelsar av IKT og digitaliseringssystem innan dei ulike fagområda.

11 Fasar i prosjektet Kartlegging/ Planlegging Gjennomføring Drift og overgangsfase

12 1. Resultatmål for gjennomføringsfasen Til diskusjon i møtet Utarbeide IKT og digitaliseringsstrategi for nye Ålesund kommune, ink: IKT styring, IKT roller og organisasjon, retningslinjer og styringsdokumenter innanfor IKT området, IKTarkitktur og standarder, IKT infrastruktur og soneinndeling Koordinere prosessar frå kravspesifikasjon til signert kontrakt Kontrakt signert på IKT-digitaliseringsystem for alle kritiske fagområde innan utgangen av 2018 Sak om breiband er utgreidd og politisk forankra innan mai 2018

13 Behov for fleire arbeidsgrupper Fellesnemnd Prosjektleiar/ rådmann Digitaliseringstea m Delprosjekt IKT og digitalisering Arbeidsgrupp e 1. behiovskartle gging Arbeidsgrupp e 2. Breibandutby gging Arbeidsgrupp e? Arbeidsgrupp e Arbeidsgrupp e Arbeidsgrupp e