Prosjektplan for kommunereformen i Vest-Telemark

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Prosjektplan for kommunereformen i Vest-Telemark"

Mina Andresen
9 år siden
Visninger:

1 Kommunestrukturen i Vest-Telemark Prosjektplan for kommunereformen i Vest-Telemark Oppdatert 21. oktober 2015.

2 Innhald 1. Mål og rammer Bakgrunn Rammer Omfang og avgrensing Oppgåvedefinisjon Avgrensing Organisering Ansvar Prosjektleiing Samarbeid Framdriftsplan og milepelar Risikoanalyse og kvalitetssikring Kritiske suksessfaktorar Kvalitetssikring Kontraktar og avtalar... 9 Side 2 av 9

3 1. Mål og rammer 1.1 Bakgrunn Kommunane i Vest-Telemark har vedteke å gjennomføre eit forprosjekt knytt til kommunereformen. Arbeidet vert gjennomført i regi av Vest-Telemarkrådet, medan Telemarksforsking er ekstern utgreiar og prosessrettleiar. Forprosjektet skal ha fokus på utgreiing og utarbeiding av intensjonsavtaler for følgjande alternativ: Samanslåing av Seljord, Kviteseid og Nissedal Samanslåing av Tokke og Fyresdal Samanslåing av Tokke og Vinje Vidareføring av dagens kommunestruktur med ei forplikting om meir interkommunalt samarbeid 1.2 Rammer Arbeidet vil gå føre seg frå mai 2015 til juni Omfang og avgrensing 2.1 Oppgåvedefinisjon Målet med prosjektet er å gje politikarane i Vest-Telemark eit best mogleg grunnlag for å fatte vedtak om vidare kommunestruktur våren Avgrensing Rolla til Telemarkforsking vil vere å utarbeide faktagrunnlag, analyser og vurderingar knytt til dei ulike alternativa. Dette dreier seg mellom anna om utgreiings- og analysearbeid knytt til økonomi, tenesteproduksjon, utøving av mynde/overordna styring, samfunnsutvikling og demokrati. Utgreiingsarbeidet vil ha fokus på rammevilkår og moglege fordeler og ulemper ved dei ulike alternativa. Telemarksforsking vil òg vurdere fordeler og ulemper ved dei aktuelle samanslåingsalternativa opp mot alternativet der dagens kommunestruktur vert vidareført, og der ein styrkjer og vidareutviklar det interkommunale samarbeidet. Side 3 av 9

4 Intensjonsavtalene vil ligge til grunn for ei eventuell kommunesamanslåing. Arbeidet med desse er i utgangspunktet eit politisk ansvar. Dei bør ha fokus på visjonar og mål for ei eventuell samanslåing, og så langt som mogleg vera konkrete på korleis ein ynskjer å organisere og utvikle den nye kommunen. Avtala må med andre ord freiste å synleggjera korleis kommunane vil handtere dei fordelar og utfordringar som ein ny kommune kan innebere. Ei intensjonsavtale vil såleis vera viktig som grunnlag for høyring av innbyggjarane før ei eventuell kommunesamanslåing. Telemarksforsking vil etter behov yte fagleg bistand undervegs i dette arbeidet. 2.3 Organisering Ansvar Det er kommunane i Vest-Telemark som står som eigarar av prosjektet. Vest- Telemarkrådet har i oppdrag å finansiere og gjennomføre dette, og rådmann Øystein Tveit er prosjektansvarleg (PA). Det er etablert ei styringsgruppe beståande av ordførarane, rådmennene, ein representant for dei hovudtillitsvalde og ein representant for hovudvernomboda. Figuren under syner korleis prosjektet er organisert. Side 4 av 9

5 Prosjekteigar: Kommunane i Vest-Telemark Styringsgruppe: Ordførarar, rådmenn, ein tillitsvald og eit hovudverneombod Forhandlingsutval: Ordførar, varaordførar og opposisjonsleiar. Rådmann deltek som rådgjevar. Telemarksforsking fungerer som sekretariat og rådgjevar i forhandlingsmøta. Prosjektansvarleg: Øystein Tveit Prosjektleiar: Kjell Gunnar Heggenes Eksterne utgreiingar og prosess: Telemarksforsking Interkommunale arbeidsgrupper: Fagområda økonomi, tenesteproduksjon, myndigheitsutøving, samfunnsutvikling og demokrati Figur 1 Oversikt over prosjektorganisering Prosjektleiing Kjell Gunnar Heggenes er prosjektleiar. I tillegg er Ole Dalen i Vest-Telemarkrådet medarbeidar i prosjektet. Prosjektleiar er ansvarleg for å informere styringsgruppa, og kalle denne inn til møte etter behov Samarbeid Ekstern utgreiar samarbeider med prosjektleiar, og ansvarleg for arbeidet ved Telemarksforsking er Bent A. Brandtzæg. I tillegg deltar Gunn Kristin A. Leikvoll, Anja Hjelseth og Audun Thorstensen i arbeidet frå Telemarksforsking si side. Side 5 av 9

6 Det vert lagt til rette for jamleg dialog mellom Telemarkforsking og Vest- Telemarkrådet. Det blir etablert faglege interkommunale arbeidsgrupper, i tillegg til politiske arbeidsgrupper i kvar av kommunane i prosjektet. Prosjektleiar er ansvarleg for å involvere desse i arbeidet og syte for at desse har mandat frå kommunane. Arbeidsgruppene vil ha ansvar for gje innspel til forhandlingsutvalet og skaffe informasjon som utvalet har trong for. Informasjon som vil vere av nytte for Telemarksforsking sitt utgreiingsarbeid vil bli gjort tilgjengeleg. Vest-Telemarkrådet er ansvarleg for møteplanen i prosjektet, inkludert å invitera dei «rette» personane til dei ulike arenaene. I styringsmøte mellom Vest-Telemarkrådet og Telemarkforsking utarbeider Vest-Telemarkrådet referat. 3. Framdriftsplan og milepelar Prosjektleiar har ansvar for oppfølging av ulike aktørar som er involvert i prosjektet. Ein oversiktsplan og framdrifta for hovudaktivitetane i prosjektet går fram av Tabell 1. Tabell 2 inneheld eit meir detaljert oversyn over fristar og ansvar for dei ulike oppgåvene. I første fase er det avgjerande å på plass forhandlingsutval og arbeidsgrupper. Forhandlingsutval må vere på plass i mai. Kommunestyra oppnemner forhandlingsutval. Utgreiingsarbeidet startar også opp i mai, slik at dette arbeidet størst mogleg grad bidreg med relevant informasjon som grunnlag for det arbeidet forhandlingsutvala skal gjere. Alt utgreiingsarbeid bør vere ferdig løpet av oktober, mens arbeidet med intensjonsplanane bør vere ferdig i løpet av desember. Moglege vedtak om intensjonsplanar vert fatta i kommunestyra i januar. Deretter vert det informert om utgreiingsarbeidet og moglege intensjonsplanar i februar og mars, før det vert gjennomført innbyggjarhøyring i april. Ut frå dette fattar kommunane vedtak i høve til framtidig kommunestruktur og vidare samarbeid innan utgangen av mai. Tabell 1 inneheld også oversyn over aktivitetar knytt til informasjon, innbyggjarinvolvering og prosess. Side 6 av 9

7 Tabell 1 Framdrift. Oversiktsplan Ref. A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10 HOVUDAKTIVITETER Oppstart Ferdig Etablering av forhandlingsutval 17. mars mai 2015 Oppstartsmøte for forhandlingsutvala 8. juni 2015 Forhandlingsmøter 8. juni januar 2016 Utgreiingsarbeid 24. april januar 2016 Økonomi/samfunnsutvikling 1. juli 2015 Sluttrapport 5. januar 2016 Vedtak om innbyggarhøyring i kommunestyra 31. januar 2016 Informasjon, dialog, debatt om resultat frå utgreiingsarbeid og intensjonsplan 1. februar 31. juni 2016 Innbyggjarhøyring Februar 2016 April 2016 Kommunale vedtak om framtidig kommunestruktur 31. juni 2016 A11 A12 A13 A14 A15 A16 INFORMASJON, INVOLVERING OG DIALOG Etablering av heimeside 13. juni 2015 Oppdatering av heimeside 13. juni mai 2016 Nyheitsinnleg, blogg, mailutsending og koordinering med media 31. mai 2016 Etablering av spørjeskjema på heimesida (link) 13. juni 2015 Videosnuttar 29. juni 2015 Informasjonsbrosjyre 23. juni 2015

8 Tabell 2 Framdriftsplan med fristar og ansvarsfordeling for hovudaktivitetane i prosjektet. Aktivitet Skildring Ansvar Frist A 1 Etablering av forhandlingsutval Kommunestyra A2 Oppstartsmøte forhandlingsutval PL Kjell Gunnar Heggenes A3 Forhandlingsmøter PL Kjell Gunnar Heggenes A4 Utgreiing av rammer og moglege effektar Telemarksforsking knytt til aktuelle alternativ for framtidig kommunestuktur A5 Delrapport økonomi Telemarksforsking og samfunnsutvikling A6 Sluttrapport Telemarksforsking A7 Vedtak om ein vil høyre innbyggerane med grunnlag i utgreiingar og eventuelle intensjonsavtalar. Kommunane A8 A9 A10 Informasjon, dialog, debatt om resultat frå utgreiingsarbeid og intensjonsplan Innbyggjarhøyring i medhald inndelingslova, t.d. folkerøysting eller opinionsundersøking. Kommunale vedtak om framtidig kommunestruktur Administrativ og politisk leiing i kommunane Kommunane Kommunane Side 8 av 9

9 4. Risikoanalyse og kvalitetssikring 4.1 Kritiske suksessfaktorar Involvering vil vera ein kritisk suksessfaktor i arbeidet. Dette gjeld både politikarar, administrasjon og innbyggjarar. Det er difor lagt opp til ei organisering av prosjektet med både prosjektleiing, ekstern utgreiar og interkommunale/kommunale arbeidsgrupper. Det er også viktig at dei aktørar som bidreg i prosjektet føler og dei vert høyrt, og at synspunkta vert tatt på alvor. Det er derfor avgjerande at innspel vert synleggjort, og at det det vert gjort greie for korleis desse er handsama i prosessen. Dette er naudsynt for at dei ulike aktørane skal ha tillit til prosessen. 4.2 Kvalitetssikring Prosjektleiar har eit overordna ansvar for kvalitetssikring, men Telemarksforsking vil støtte opp dette gjennom om å skaffe fram kvalitetssikra informasjon, og bidra med råd og innspel frå tidlegare samanslåingar. Fylkesmannen og KS har også sagt at dei vil bidra for å få i stand gode prosessar. 4.3 Kontraktar og avtalar Det vart inngått kontrakt om samarbeid mellom Telemarkforsking og Vest- Telemarkrådet onsdag 8. april. Telemarkforsking har ein fast timepris på 1147,- ekskl. mva. Denne prisen inkluderer alle kostnader som Telemarkforsking har, med unntak av kostnader til reisetid. Dersom det er føremålstenleg kan Vest-Telemarkrådet be om eit anslag på timebruk på ulike aktivitetar i prosjektet. Prosjektet vert fakturert kvar månad. Side 9 av 9

Like dokumenter

Prosjektplan for kommunereforma i Vest-Telemark

Prosjektplan for kommunereforma i Vest-Telemark Innhald 1. Mål og rammer... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Rammer... 3 2. Omfang og avgrensing... 3 2.1 Oppgåvedefinisjon... 3 2.2 Avgrensing... 3 2.3 Organisering...