SAKSFRAMLEGG. Sakshandsamar: Gro Anita Bårdseth Arkivsak: 2014/402 Løpenr.: 13818/2014

Transkript

1 ØRSTA KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Sakshandsamar: Gro Anita Bårdseth Arkivsak: 2014/402 Løpenr.: 13818/2014 Utvalsaksnr. Utval Møtedato Ørsta formannskap Ørsta kommunestyre Saka gjeld: KOMMUNEREFORM ORIENTERING OM LOKAL PROSESS TILRÅDING TIL VEDTAK: Tilråding til kommunestyret: 1. Ørsta kommunestyre tek orientering om lokal prosess om kommunereforma til vitande no. 2. Ørsta kommunestyre gir lokal prosjektgruppe for kommunereforma i oppdrag å organisere konkret framdriftsplan for lokal prosess for første halvår i 2015, og å legge føringar for vidare framdrift. Framdriftsplanen må vurdere ressursbruk og informasjonsstrategi.

2 Uprenta saksvedlegg: - Fylkesmannen sitt forventingsbrev, dagsett Sak om kommunereform i k-styret Sak i k-styret , Intensjonsavtale om interkommunalt samarbeid mellom kommunane Ørsta og Volda - Møreforsking: Rapport nr. 17/11: Fordelar og ulemper ved kommunesamanslåing av Volda og Ørsta kommunar (handsama i kommunestyra / ) Samandrag av saka: Saka er ei førstemelding til kommunestyret om tankar kring gjennomføring av prosess i høve kommunereforma. Erfaringar frå andre kommunereformprosessar er at politikarane må eige prosjektet og ha eit aktivt engasjement for at ein skal lykkast. Saksopplysningar: Ørsta formannskap og Ørsta kommunestyre har handsama sak om kommunereform høvesvis og Den saka tek føre seg regjeringa sitt grunnlag og målsettingar for reforma, nasjonale og regionale framdriftsplanar, og tankar om lokal prosess. Fylkesmannen har i sitt forventingsbrev til kommunane i Møre og Romsdal, dagsett , oppmoda om at kvart kommunetyre gjer vedtak om på kva måte prosessen skal gjennomførast lokalt i eigen kommune, og at denne prosessen er samkøyrt med aktuelle nabokommunar for samanslåing slik at ein har nokre felles milepålar i dei kommunale prosessplanane. Denne saka er ei orientering og konkretisering av lokal prosess, og tilsvar på Fylkesmannen sitt forventingsbrev. Saka byggjer på notat om prosess om kommunereform på Søre Sunnmøre, utarbeidd av administrasjonen i Ørsta og Volda til Rådmannsgruppa på Søre Sunnmøre, etter oppdrag. Framdriftsplan Møre og Romsdal Arbeid med kommunereform er delt inn i tre fasar, som Fylkesmannen har illustrert slik:

3 Framdriftsplan Ørsta kommune Fylgjande moment er vurdert under lokal prosess: organisering, aktørar, aktivitetar, informasjonsstrategi, og ressursbruk for gjennomføring av prosess. Organisering Ørsta kommunestyre er prosjekteigar for lokal prosess i Ørsta. Prosjektgruppe består av ordførar, rådmann, representant frå dei tillitsvalde og lokal kontaktperson for kommunereformarbeidet. Interne og eksterne aktørar er ein del av organiseringa, og leverer innspel til prosessen. Det same vil ein såkalla tenketanke vere. Nærare om aktørane og kven som kan delta i prosessen er skildra under Aktørar. I Fylkesmannen sitt forventingsbrev er nabokommunar rådd til å samkøyre felles prosessplanar. For Ørsta og Volda sin del bør dette skje gjennom den allereie etablerte styringsgruppa for interkommunalt samarbeid i Ørsta og Volda, jf. Intensjonsavtale om interkommunalt samarbeid mellom kommunane Ørsta og Volda, godkjent av Ørsta kommunestyre i K-sak PS 33/13 den , og av Volda kommunestyre i K-sak PS 62/13 den Bruk av denne styringsgruppe utelukkar ikkje samarbeid med andre kommunar. Organisasjonskart kommunereform Ørsta kommune. Aktørar Frå regjeringa si side er det lagt opp til stor grad av medverknad og involvering i arbeid med kommunereforma. Fylkesmannen peikar særskilt på at det er viktig å involvere kommunepolitikarar, næringslivet og ulike grupper og organisasjonar i lokalsamfunnet, og ikkje minst ungdom.

4 Tabellen viser aktuelle aktørar og deltakarar ein meiner er viktige å involvere i prosessen lokalt: Interne aktørar Eksterne aktørar (= referansegruppe) Interne og eksterne (= tenketank) Seksjonsleiarar Ørsta Næringskontor (Næringskontoret koordinerer/vel ut aktørar) Repr. frå kommunen (k-styret, Ungdomsråd, Eldreråd, Råd for likestilling av funksjonshemma) (valt i dei respektive organ) Fagforeiningar Partigruppene Ungdomsråd Råd for likestilling av funksjonshemma Eldreråd Frivillig sektor (Frivilligsentralen koordinerer/vel ut aktørar) Repr. for næringsliv (valt av Næringskontoret) Repr. for frivillig sektor (valt av Frivilligsentralen) Grendelag Aktivitetar Aktivitetar omfattar m.a. utgreiing og innhenting av kunnskap, og medverknads- og involveringsaktivitetar. Båe desse aktivitetsformene ligg til fase 2 i Fylkesmannens framdriftsplan (2015). Utgreiing og innhenting av kunnskap er alt i gangsett. Fylgjande relevante data og analyser ligg føre eller er i bestilling: - Møreforsking: Rapport nr. 17/11: Fordelar og ulemper ved kommunesamanslåing av Volda og Ørsta kommunar (handsama i kommunestyra 16.6/ ) - Innbyggerundersøkelse om ny kommunestruktur på Sunnmøre. Rapport frå Sentio Research Norge, Utført på bestilling av Søre Sunnmøre regionråd - Utfordringsnotat for kommunane på Søre Sunnmøre. Skal gje kunnskap om innhald og konsekvensar av kommunereforma, og inneheld m.a. analyse av den einskilde kommune sine utfordringar knytt til reforma. Utarbeidd av BDO Advisory. Venta levering november Sluttrapport til regjeringa frå Ekspertutvalget, offentleggjerast Mal for spørjeundersøking blant innbyggjarar om kommunereforma, frå Kommunalog moderniseringsdepartementet. Venta levering hausten 2014 Sentrale datasett og grunnlagsmateriale for drøftingar er såleis ikkje på plass enno. Ein har derfor frå administrasjonen si side ikkje funne det hensiktsmessig å detaljplanlegge framdriftsplan i hht. møteaktivitet og ev. innhenting av utfyllande kunnskap. Det er også ønskjeleg at politisk nivå deltek i utforming av framdriftsplanen, då dette er eit politisk initiert prosjekt. Folkemøte, temamøte, spørjeundersøkingar mm vil vere viktige aktivitetar for å involvere aktørane/befolkinga. Likeeins å bruke eksisterande møteplassar/forum til desse møta, og å nytte veleigna metodar for meiningsutveksling, t.d. Open Space-metoden. Informasjonsstrategi I Fylkesmannens forventingsbrev er informasjonsstrategi, intern og ekstern, løfta fram som eit moment framdriftsplanen bør innehalde. Viktige informasjonskanalar vil vere; - Kommunen si heimeside, - Sosiale medier (Facebook, event. også eigen blogg) - Lokalaviser

5 Det vil vere viktig å legge til rette for informasjon som treff ulike målgrupper, likeeins oppdatert informasjon om prosessen. Gjennomføring av prosess Arbeidet med lokal prosess vil kunne vere ressurskrevjande, økonomisk og personalmessig, alt etter kor ambisiøst dette vert lagt opp. Kommunen får i tilskot kr frå regjeringa til lokal prosess, og skjønsmidlar kr frå Fylkesmannen. Samla tilskot til lokal prosess er kr Planlegging og gjennomføring av lokal prosess, inklusive intern og ekstern informasjon, er også eit spørsmål om ressursbruk og tilgjengeleg kompetanse lokalt. Om ein legg opp til å bruke interne ressursar vil dette kunne gå ut over andre presserande dagleg oppgåver. Med bakgrunn i at naudsynt grunnlagsmateriale er i kjømda, samt ønskje om politisk deltaking i utforming av framdriftsplan, rår Rådmannen til at organisering av framdriftsplan for første halvår av 2015, vert gitt i oppdrag til lokal prosjektgruppe for kommunereforma. Informasjonsstrategi og intern ressursbruk bør vurderast som del av framdriftsplanen. Milepålar Lokal prosess skal fylgje nasjonal prosess, og framdriftsplan slik den er konkretisert av Fylkesmannen. I tråd med dette bør ein ta mål av seg til å gjennomføre 1-2 møte med aktørane i løpet av våren 2015, og tilsvarande for hausten Likeeins bør ein legge opp til at kommunereform er tema på minst to kommunestyremøte i halvåret i 2015 og Faste milepålar å halde seg til er: , frist for den enkelte kommune til å sende vedtak til Fylkesmannen, om korleis og kva tiltak kommunen legg opp til i lokal prosess (denne saka) , rapporteringsfrist (statusrapport frå den enkelte kommune) til Fylkesmannen , frist for den enkelte kommune til å sende samanslåingsvedtak til Fylkesmannen Vurdering og konklusjon: Lokal prosess med kommunereform skal fylgje nasjonal prosess, og framdriftsplan slik den er konkretisert av Fylkesmannen. Arbeidet med lokal prosess vil kunne vere ressurskrevjande, økonomisk og personalmessig, alt etter ambisjonsnivået. Planlegging og gjennomføring av lokal prosess, inklusive intern og ekstern informasjon, er også eit spørsmål om ressursbruk og tilgjengeleg kompetanse lokalt. Om ein legg opp til å bruke interne ressursar vil dette kunne gå ut over andre oppgåver. Rådmannen rår til følgjande aktivitetar i perioden 1. januar 1. juli 2015: Januar mars: Januar juni: Juni: Folkemøte Møte med interne og eksterne samarbeidsaktørar og tenketank Sak for kommunestyret med status for arbeidet, utfordringar/moglegheitsbilde og framdrift vidare Tidfesting. nærare dato og praktisk opplegg for aktivitetane vert å avklare av prosjektgruppa. Informasjonsstrategi og intern ressursbruk må vurderast som del av framdriftsplanen.

6 Ørsta, Wenche Solheim rådmann Utskrift av endeleg vedtak: Fylkesmannen i Møre og Romsdal KS Møre og Romsdal Møre og Romsdal fylkeskommune Sunnmøre Regionråd Hareid kommune Herøy kommune Sande kommune Ulstein kommune Vanylven kommune Volda kommune Eid kommune Stryn kommune Hornindal kommune Ørsta ungdomsråd Arbeidstakarorganisasjonane v/ Hovudtillitsvalde Hovudverneområdet Ørsta næringskontor Ørsta frivilligsentral Grendelag