Fellesmøte for styringsgruppene

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Fellesmøte for styringsgruppene"

Per-Arne Thorstensen
5 år siden
Visninger:

1 STYRINGSGRUPPEMØTE Fellesmøte for styringsgruppene Gjennomføringsfase juni

2 Mål med møtet: Bli kjent med deltakarar og forslag til mandat og milepælar for gjennomføringsfase del 2. Prosjektorganisasjonen får innspel i arbeidet med mandat og framdriftsplan Styringsgruppene gjer avtalar om arbeidsfordeling fram til første milepæl 2

3 Dagsorden: 1. Velkommen - presentasjonsrunde 2. Informasjon om organisering i gjennomføringsfase del 2 spørsmål og innspelsrunde 3. Gjennomgang av forslag til mandat/ oppdrag spørsmål og innspelsrunde 4. Arbeid i styringsgruppene: arbeidsfordeling og møteplan fram mot første milepæl 5. Oppsummering 3

4 Organisering- gjennomføringsfase del 2 4

5 Organisering og roller Delprosjekt for kommunalområde og stabsområde: I denne fasen vil kommunalområda og stabsområda bli kalla: delprosjekt kommunalområde delprosjekt stabsområde Alle delprosjekt skal ha ei overordna styringsgruppe. 5

6 Styringsgruppe Styringsgruppa for delprosjektet skal: sikre at delprosjektet vert gjennomført innan gitt mandat. at resultatmåla vert nådde. rapportere til prosjektleiar/ny rådmann. vere samansett av ein representant frå kvar kommune i tillegg til tillitsvald og verneteneste. leiast av framtidig kommunalsjef eller stabssjef for området med dei fullmaktene som blir gitt av prosjektleiar. Representantar til styringsgruppa vert oppnemnte av rådmennene i kvar kommune. 6

7 Faggrupper og referansegrupper Ved behov skal det etablerast: Ulike grupper som skal bistå styringsgruppa med nødvendig fagleg kompetanse og utgreiingsarbeid knytt til konkrete problemstillingar. Referansegrupper jamfør intensjonsavtalen sine målsettingar om involvering av innbyggjarar, næringsliv, frivillige og andre samarbeidspartar. Referansegruppene skal ha ein rådgjevande funksjon. Når faggrupper og referansegrupper er foreslått oppnemnte, skal etablering, deltaking og omfang avklarast med prosjektleiar. 7

8 Tillitsvalde og verneteneste God medverknad frå tillitsvalde sikrar ei vellukka gjennomføring. Styringsdokumentet legg til grunn at tillitsvalde skal ha ein sentral plass i prosjektet. Dette er av stor verdi! Tillitsvalde skal vere representert i styringsgruppa i alle delprosjekt. Dette for å sikre medverknad i overordna strategiske diskusjonar. Deltaking i faggruppene kan variere frå gruppe til gruppe og fase til fase og avklarast i planleggingsfasen/undervegs i styringsgruppa. Vernetenesta deltek i styringsgruppene og i faggrupper som høyrer inn under verneombodet si rolle jamfør arbeidsmiljølova. 8

9 Ressursbehov og rammer Prosjektleiar og leiar for styringsgruppa av delprosjektet skal ved oppstart gjere ei nærmare vurdering av prosjektet sine ressursbehov, herunder økonomi- og personellbehov. Styringsgruppa for delprosjektet kan styrast av mellombels utnemnt leiar fram til ny leiar av kommunalområdet/ stabsområdet er tilsett og tek over ansvaret. 9

10 Mandat Det blir utarbeidd mandat for styringsgruppene. Dette betyr ei revidering av mandata som fins i dag. Dette blir gjort for å sikre god koordinering mellom delprosjekta (kommunalområda og stabsområda). Nye mandat gjer at det også blir ei vurdering av kven som skal sitje i dei ulike faggruppene (dagens delprosjekt og fag-/arbeidsgrupper) 10

11 Forholdet mellom prosjekt og basisorganisasjon Det er viktig å sikre god balanse mellom prosjektarbeidet og drift i dei fem basisorganisasjonane. Gjensidig kommunikasjon og ansvarleggjering er sentralt. Bruken av personell skal skje i samråd med rådmennene i dei fem kommunane 11

12 Innspelsrunde og spørsmål til organiseringa 12

13 Mandat/oppdrag og milepælar Det vi gjer, skal vi vere gode til. Det vi vil skal vi tore å gjere noko med. 13

14 1. Kunnskapsgrunnlag Innhente kunnskapsgrunnlag for tenesteområdet som beskriv status og utfordringar. Kunnskapsgrunnlaget bør blant anna beskrive: Nasjonale og kommunale føringar Trendar og utfordringsbilete Relevante nøkkeltall og statistikk, t.d. befolkningsframskrivingar, brukarundersøkingar og samarbeidsorgan, KOSTRA-tall, dekningsgrad og økonomiske nøkkeltal. Medarbeidarane sin kompetanse som ressurs vurdering av behov for framtida Organisasjonsstrukturen i dag, lokalisering av tenestene og bygningsmasse Digitale verktøy/system i bruk i dag Kunnskapsgrunnlaget skal baserast på tilgjengelig datagrunnlag, og på benchmarking med kommunar ein kan samanlikne seg med. ( Kunnskapsgrunnlaget treng ikkje å overleverast i ei bestemt form. Det kan samlast inn og organiserast slik styringsgruppa finn det mest hensiktsmessig) 14

15 2. Grunnlagsdokument Med bakgrunn i kunnskapsgrunnlaget, utarbeide eit grunnlagsdokument (mal for dette). Grunnlagsdokumentet bør m.a. innehalde: Nasjonale og kommunale føringar for tenestene Status, trendar og utfordringsbilde Satsingsområde, mål og strategiar for tenestene, inkludert kompetansebehov (inkludert innovasjon og digitalisering) 15

16 3. Organisasjonsplan Med bakgrunn i grunnlagsdokumentet, utarbeide eit forslag til organisasjonsplan for kommunalområdet og tenesteområdet. Organisasjonsplanen bør m.a. innehalde: Organisering og dimensjonering for kommunalområdet og stabsområde under kommunalsjef. (tal skular, barnehagar, sjukeheimar/omsorgsenter - vidareføring på nivå som idag) Lokalisering av tenestene i dag- behov for endringar i samsvar med intensjonsavtalen? (på kort og lang sikt) Leiar, rolle- og funksjonsbeskrivingar Beskriv mulige metodar for samarbeid på tvers av kommunalområda og tenesteområda Bemanningsplan for området 16

17 LOKALISERING- eige delprosjekt Prosjektleiar sett i gong eit eige arbeid kring lokalisering. Det blir utarbeidd føringar og prinsipp for lokalisering som delprosjekta blir bedt om å kome med innspel til. 17

18 4. Harmonisering Kvart delprosjekt utarbeidar eit notat (eigen mal) med desse punkta: Harmonisering: Beskrive likheiter og ulikheiter mellom kommunane knytt til brukarretta tenester Td: omfang, kvalitet, prioriteringar, brukarbetalingar, kommunale tilskot mm. Det skal lagast forslag til harmonisering av tenestene på kort sikt og lang sikt. Dei prioriterte område skal vere tydeleg. Reglement: Utarbeide ein oversikt over kva reglement dei fem kommunane har. Lag ein oversikt over reglement det er behov for, kva som må behandlast politisk og kva som kan behandlast administrativt. Det spesifiserast kva reglement som må vere ferdig før 1. januar 2020 (behandlast politisk hausten 2019). Samarbeidsavtalar: Kartlegge kva for samarbeidsavtalar, (NB: ikkje innkjøpsavtaler) som er inngått mellom kommunane og eksterne samarbeidspartnarar (inklusiv frivilligheita). Kva avtalar som må reforhandlast/reviderast innan Avgrens arbeidet til avtalar som er inngått på ordførar-, rådmann- eller kommunalsjefnivå. Arbeidet skal gjennomførast med brei medverknad og involvering av tillitsvalde og medarbeidarar. Det skal utarbeidast ein eigen plan som beskriv informasjonstiltak og møteplassar. 18

19 Tentativ framdriftsplan Kunnskapsgrunnlag for tenesteområdet, som beskriv status, utfordringar og nasjonale og kommunale føringar. 1.- september 1. desember Grunnlagsdokument for tenesteområdet, som beskriv satsingsområde, mål og strategiar for tenesteutviklinga. Organisasjonsplan for tenesteområdet, som beskrive organisering, lokalisering, roller og funksjonar. 1. desember Arbeidet med lokalisering ferdig 1. februar Eventuelle justeringar i organisasjonsplan i samsvar med konklusjonane frå arbeid med lokalisering. Harmonisering av tenestene. Notat ferdig 1. februar Innplassering av tilsette i samsvar med bemannings -plan 1. april 19

20 Nasjonal gjennomslagskraft, regional attraktivitet og lokal identitet

Like dokumenter

REFERAT FRÅ KONTAKTUTVALSMØTE 20. JUNI

REFERAT FRÅ KONTAKTUTVALSMØTE 20. JUNI 2018 1 Kontaktmøte med tillitsvalde mandag 18. juni Sak1: Oppnemning av styringsgrupper for dei ulike delprosjekta o Deltakarar o Mandat Vedlagt ligg ein presentasjon