Delprosjekt/arbeidsgruppe: IKT og digitalisering. Møte , Haram Rådhus

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Delprosjekt/arbeidsgruppe: IKT og digitalisering. Møte , Haram Rådhus"

Åse Didriksen
6 år siden
Visninger:

1 Delprosjekt/arbeidsgruppe: IKT og digitalisering Møte , Haram Rådhus Til stades: Bente Glomset Vikhagen og Sindre Rovde, Skodje kommune, Ronny Frekhaug og Are Staurset, Ålesund, Per Langnes og Endre Hellandsvik, Haram, Åse Karin Gjære, Ørskog, Frank Harneshaug, Sandøy, Øivind Hagen, ekommune Sunnmøre. Sak 4/17: Gjennomgang av referat frå sist møte. Ingen særskilde kommentarar.

2 Sak 5/17 - Ny informasjon om sak handsama i styringsgruppa for nye Ålesund kommune: a) Bente orienterte om organisering av digitaliseringsarbeidet fram mot 2020 ( sjå vedlegg). b) Orientering også om sak 16/17 i ekommune Sunnmøre, der vedtaket var at 27-delen av ekommune Sunnmøre blir avvikla. Sjå vedlegget (referatet frå styremøtet ) c) Utlysing av stilling IKT og digitalisering i nye Ålesund kommune. Stilling vedtatt utlyst. Blir lagt ut innan kort tid. d) orientering om arbeide knytt til kartlegging av gjeldande avtalar opp imot lov om offentlege anskaffelser v/ Bente og Øivind. Dette er eit område som er krevjande, og som delprosjektgruppa for Innkjøp har oppe til vurdering framover. Eit svært komplisert område, og avklaringar kjem sannsynlegvis ikkje før ut i september.

3 Sak 6/17 -«Digitale konsekvensar av ei kommunesamanslåing». PA Consulting har utarbeida ein rapport og ei sjekkliste på vegne av KS. Vi gjekk gjennom hovudtrekka i rapporten og sjekklista. Sjekklista er delt opp i 5 faser: a) før du starter, b) kartlegging og målbilde, c) planlegging og anskaffelse d) gjennomføring, e) overgangsfase

4 Oppgåver som må prioriterast frå denne gjennomgangen, er følgjande: Etablere møteplass Kartlegge brukerbehov Korleis vil organisasjonskulturen endre seg? Kartlegge digitale tenester for innbyggjarar og utadrette tenester Kartlegge IKT-system Arkiv og data- arkivverdig og bevaringsverdig dokumentasjon i dei ulike IKT- systema, filsystema, skyløysingane og e-postregistra, behov for tilgang til den nye kommunen ( snakk med Liv Grete) Avtaleverk- type avtale, varighet, oppsigelsesklausuler- Konserninnkjøp gjer dette- vi må spele inn kva vi meiner er mest kritisk Interkommunale- innkjøp Etablere felles forståelse- workshop Identifisere fagsystem/ digitaleløysingar som kan kome på plass: Flyktning, telefoni

5 Mange av utfordringane framover på kort sikt, skriv seg no frå avklaringar om innkjøpstekniske utfordringar, og prioriteringar i samband med avklaringar derifrå. Avtalar må framskaffast, og anbud kjem til å måtte gjennomførast for fleire av dei systema kommunane har. Reglane er slik:

6 Delprosjektgruppa sine prioriterte områder for avklaring framover blir som følgjande: Arkiv/ dokumenthandtering- Acos Arkivkjerne- visma samhandling arkiv Økonomi HR- Visma enterprise Kart- Norconsult- Norkart Pleie- og omsorg Visma velferd/ Visma familia IST

7 Prioriterte områder for utvikling, nytenking og innovasjon Portalløysing- innbyggjardialog, sjølvbetjeningsløysingar Kommunikasjon mellom forvaltningsnivå og andre etatar Fiber/ breiband i heile den nye kommunen Velferdsteknologi Smartcity-teknologi: Free WiFi, ladestasjon el-bil.osv.. Organisatorisk innovasjon Automasjonsløysing

8 Dei ulike fasane i prosjektet:

9 Oppdrag Arbeidet i delprosjekt IKT og digitalisering vil vere inndelt i ulike fasar. Dette mandatet er utvikla for kartleggings og planleggingsfasen, og inneheld resultatmål og organisering tilpassa denne fasen. I denne fasen vil hovudoppgåva vere å utarbeide eit beslutningsgrunnlag før vedtak om oppstart av prosjektet. 0verordna mål og effektmål vil vere uendra for heile prosjektperioden. Ein viktig leveranse i kartlegging- og planleggingsfasen er ei risiko og sårbarhets analyse( ROS- analyse),der risiko ved gjennomføring av prosjektet vert vurdert sik at prosjekteigar sikrar at priosjektet til ei kvar tid vert gjennomført innanfor det ein ser som forsvarleg. ROS- analysa skal oppdaterast jamnleg og minimum i forkant av overgang frå ein prosjektfase til ein neste. Delprosjektet har ansvar for å balansere behovet for stabil drift opp i mot behovet for eit digitalt løft. Dette inneber ei utvelging/ prioritering av område som kan gje oss størst gevingst med tanke på innovasjon og utvikling

10 Mål ( Visjon) Intensjonsavtalen kap 5 har følgjande formulering kring digitalisering: Regionkommunen Nye Ålesund kommune skal vere ein føregangskommune knytt til digitalisering og teknologibasert utvikling av tenestene. Metodisk og systematisk bruk av ny teknologi som stimulerer til nye arbeidsformer, effektiviserer arbeidsmetodar, og intern så vel som ekstern kommunikasjon. Digitalt førsteval gjev enklare dagar

11 Effektmål (Dei positive effektane/ endringane som fører oss fram mot det vi ønskjer) Visjonen inneber at vi skal kunne levere tenestene våre meir effektivt og gjere kvardagen enklare for innbyggjarar og brukarar ved å ta i bruk IKT på smartare måtar

12 Resultatmål ( Det vi må levere i denne fasen for å få på plass endringane / effektane) Framskaffe komplett oversikt over kommunane sine noverande fagsystem. Sep/ okt arbeidsgruppe Evaluere dei fem kommunane sine digitale løysingar på alle tenesteområde og anbefale framtidig digitale løysingar for den nye kommune. Møte med delprosjektleiarar for tverrgåande støttesystem samt leiarar oppvekst,kultur, helse-og omsorgsektor, teknisk aug/.sep Kartlegge kontrakter og avtaler på sentrale og kritiske system aug/ sep 2017 Vurdere kva som må/ bør på anbod.prioritere kva for områder og system som bør videreførast og kva som bør endrast- sep/ okt 2017 Kompetanseutvikling- Gjennom møteplassar for vurdering av brukarbehov- Bente avklarer med delprosjektleiarar Kartlegge kjente intvesteringskostnadar, antyde kostnadar i prosjektperioden- sep Ålesund kommune

13 Arbeidsgruppe- kartlegging/ planlegging Deltakarar: Øivind, Frank, Sindre, Åse, Per Oppdrag: Kartlegge Gjennomføre dialogmøte aug/ sep Vurdere kritiske system be innkjøp om å få desse juridisk vurdert aug/ sep

14 Organiseringa:

15 ROS-analyse Vurderer om vi har identifisert alle risikoar Vurderer om dei er «skalert» riktig med tanke på sansynlighet og konsekvens Diskuterer kva for tiltak som kan redusere sansynlighet og konsekvens

16 Dette må formidlast til dei andre delprosjektleiararane Formidle mandat- mål, effektmål og resultatmål Avklare at vi ikkje gjer dobbeltarbeid Formidle at vi kartlegg vurderer kva for område som er kritiske og som må vurderast først med tanke på kontraktsgjennomgang Vi inviterer til dialogmøte med delprosjektleiarar

Like dokumenter

Møte i delprosjekt IKT- og digitalisering. 15. Desember 2017

Møte i delprosjekt IKT- og digitalisering 15. Desember 2017 1. Gjennomgang av arbeid i dei ulike delprosjektgruppene som er aktuelle: Åse Karin og Per har ein fot inne i desse delprosjekta. Det er fint