MANDAT: DELPROSJEKT Forsking, utvikling og digitalisering

Transkript

1 MANDAT: DELPROSJEKT Forsking, utvikling og digitalisering Ver: 1.0, Revisjon v/ prosjektgruppa 1. Bakgrunn 1.1 Tre kommunar blir ein ny kommune Nye Øygarden består av Fjell, Sund og Øygarden som utgjer eit felles geografisk område med sterk kystkultur. Den nye storkommunen med omlag innbyggjarar vil handtera framtidige velferdsoppgåver på ein betre måte enn dagens kommunar kvar for seg. Den nye kommunen vil ha betre føresetnader for å løysa framtidas utfordringar. 1.2 Visjon Øygarden - eit fyrtårn i vest. Den nye kommunen skal byggja vidare på felles kyst- og strilekultur med lokalt sjølvstyre, gode tenestetilbod til innbyggarane og framtidsretta samfunns- og næringsutvikling som sikrar attraktivitet og vekst i heile kommunen. 2. Mål 2.1 Intensjonsavtalen Nye Øygarden kommune skal vera ein framtidsretta og kunnskapsbasert samfunnsutviklar, med fortrinn innanfor energi, teknologi og marine ressursar. Kommunen skal løfta fram viktige verdiar som felles kultur, språk og identitet. Beste praksis i dei noverande kommunane skal vidareførast. Nærteneste-prinsippet skal leggjast til grunn med daglege tenester som er tilgjengelege for innbyggjarane lokalt og digitalt. Me skal ha ein kommune innbyggjarane er stolte av og der det er godt og trygt å bu og leva. 2.2 Intensjonsavtalen sine hovudmål Den nye kommunen skal vera eit regionalt og nasjonalt fyrtårn innan teknologi, energi og marine næringar. Kommunen skal vera ein attraktiv bu- og arbeidsregion i bergensregionen Kommunen skal ha ein berekraftig kystkultur Kommunen skal levera tenester av høg kvalitet til beste for innbyggjarane Heile kommunen skal takast i bruk med levande lokalsamfunn og eit mangfaldig kommunesenter Kommunen skal vera ein god arbeidsgjevar der trivsel og kompetanse er grunnleggjande faktorar Infrastruktur innan veg, fiberkabling og VAR-tenester er høgt prioritert og skal framleis byggjast ut 1

2 2.3 Prinsipp for tenesteyting Nærteneste-prinsippet skal leggjast til grunn for tenesteytinga i den nye kommunen. Det betyr at dei publikumsretta tenestene skal vera sikra i kommunale servicesenter, og dei brukarretta tenestene skal vera lokaliserte så nær brukarane som mogeleg. Tenestene skal vera på same nivå som i dag, eller betre, og gjeldande planar skal vidareførast. Tenester som innbyggjarane ikkje nyttar dagleg, kan sentraliserast til kommunesenteret eller kommunedelsentera. Effektiviseringsvinstar ved etablering av ein ny større kommune skal gje betre tenester til innbyggjarane. Kommunen skal ha ein handlekraftig og effektiv kommunal organisasjon med god leiing, høg kompetanse og kvalitet i alle ledd. Kommunen skal jobba for effektiv internkommunikasjon. Digitalisering skal kompensera for fysiske avstandar. Vår nye storkommune skal ha gode digitale løysingar, både publikumsretta og i tenesteyting som til dømes velferdsteknologi. 2.4 Digitalisering Digital samanslåing byr på mange utfordringar og mogligheiter. Kommunesamanslåinga er eit unikt høve til å byggje ein ny og framtidsretta kommune. I omstillingsprosessen skal det leggjast vinn på å finne nye løysingar og auka graden av digitalisering Eksisterande kommunar har ulike digitale løysningar som må handterast i samanslåingsprosessen. Nokre løysingar vert avslutta, nokre vert vidareført og andre må skaffast på nytt Data som ligg elektronisk lagra i ulike system må overførast til nye system, og samanhengen mellom kommunen sine interne løysningar og kommunale og nasjonale fellesløysingar må ivaretakast for å sikre god informasjonsflyt og effektiv oppgåveløysning. 3. Prosjektorganisering Sjå seksjon 5 Organisering og Ansvar 4. Prosjektbestilling Dei beste løysningane frå dagens kommunar må identifiserast og vurderast opp mot morgondagens oppgåver og utfordringar. I dei tilfella beste praksis ikkje er god nok, må vi sjå etter nye og betre løysningar (neste praksis). Det er eit mål at velferdstenestene i den nye kommunen skal vera organisert så nær innbyggjarane som mogeleg. Det skal sikrast gode og likeverdige tenester og i framtida skal det vera tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse. Kommunen skal satse på innovasjon og digitalisering for å oppnå forbetring, fornying og effektivisering. Dette vil vera viktige element for å ivareta målsettinga om ressursoptimalisering. Arbeidet med delprosjektet skal gjennomførast med bred medverknad og involvering av tilsette. 2

3 Bestilling: Kva behov skal dekkast innan delprosjektet Døme på teneste /oppgåver: Innovasjon og forsking Organisasjonsutvikling og tenesteutvikling Digitalisering Prosjektleiing og prosjektstyring Søknad om eksterne midlar Forvaltningsoppgåver og vedtak Milepelsplan MP Fase Resultat frist M1.1 Konsept Kartlegging no-situasjon M1.2 Konsept / Plan Tilråding satsingsområde, mål og strategiar Tilråding tenesteomfang, organisering, struktur, kompetanse og lokalisering i den nye kommunen M1.3 Plan Prioriteringsplan M1.1 Kartlegge dagens no situasjon: Skaffe oversyn over innhald, organisering og IKT verktøy i dei tre kommunane. Skildre fordeler og ulemper med dagens organisering og tenesteomfang. Arbeid som pågår i andre prosjekt/arbeidsgrupper knytt til kommunesamanslåing må inngå i dette prosjektet. Sikre tverrfaglig samarbeid og samhandle med tverrgåande prosjekt. M1.2 Foreslå satsingsområde, mål og strategiar for Nye Øygarden kommune Ta omsyn til at den nye kommunen vil ha eit innbyggjartal på Ta omsyn til nasjonale føringar Ta omsyn til lokale forhold utfordringar og kva som er mogeleg. M1.2 - Tilrå tenesteomfang, organisering, struktur, kompetanse og lokalisering i den nye kommunen, for å sikra best mogelig Heilskapleg, samanhengande og framtidsretta tenestetilbod Brukarvennlege tenester med ny framtidsretta praksis eller beste praksis i dei noverande kommunane skal vidareførast. Referansegrupper brukarperspektiv og høyringar Effektivisering av arbeidsprosessar Effektive teneste Nærtenesteprinsippet og tilgjengelege teneste både lokalt og digitalt Arbeidsgivarpolitikk der trivsel og kompetanse er grunnleggjande faktorar M1.3 Prioriteringsplan Prosjektrapporten må innehalda ein prioritert tiltaksplan før og etter Prosjektrapporten må innehalda ein kostnadskisse ved evt. Innkjøp. 3

4 5. Organisering og ansvar Overordna styringsgruppe Ta stilling til politiske og prinsipielle spørsmål som må vidare til fellesnmenda for avgjerd Andre spørsmål frå prosjektgruppene Prosjektet Prosjektleiar rapporterer til overordna styringsgruppe via prosjektrådmannen som utarbeider grunnlag til møte i styringsgruppa Politiske og prinsipielle spørsmål må løftast til overordna styringsgruppe via prosjektrådmannen Prosjektleiar skal ikkje inngå som deltakar i delprosjekt Delprosjektet Kjell Fyllingen (F) Eli Fosso (F) Helene Møgster (Ø) Anne Grethe Hareide (S) / Kristin Sekkingstad (S) Trude Senneseth (F) Andreas Nordeide (F) Prosjektleiar Kultur og Samfunn Organisasjon og digitalisering Organisasjon og digitalisering Helse og Velferd Oppvekst Overordna styringsgruppe Prosjektrådmann Prosjekt organisasjon og digitalisering Delprosjekt: FOU og digitalisering Delprosjektgruppa skal lage ein tydelig plan for arbeidet. Til dømes, møtast kvar måndag. Deltakarar i prosjektgruppa og tillitsvalte kan inngå i delprosjekt, både som deltakarar og delprosjektleiarar. Delprosjektleiar og gruppa legg sjølv oppgåver, fristar og ansvar for gjennomføring i milepelsplanen. Delprosjektleiar leverer statusrapport til prosjektgruppa etter avtale. Det skal rapporterast på status og framdrift i henhold til milepelsplanen. Delprosjektleiar skal sikre at alle prosjektdeltakarane tek i bruk «Projectplace» som prosjektstyringsverktøy og får naudsynt opplæring Delprosjektleiar har mynde til å organisera arbeidet på ein tenleg måte som gir framdrift og resultat i tråd med milepelsplan. 4

5 5.1 Prosjektmetodikk. «Prosjektveiviseren» er Difi s anbefalte prosjektmodell for styring av digitaliseringsprosjekter i offentlige virksomheter. Denne prosjektmodellen er lagt til grunn for prosjektet med etablering av den nye kommunen 5.2 Prosjektstyring Sjå seksjon 5 Organisering og Ansvar 5.3 Prinsipp for organisering av delprosjekt Sjå seksjon 5, Organisering og ansvar 6. Framdrift og milepelsplan Sjå seksjon 4, Prosjektbestilling. 6.1 Projectplace Alle delprosjekt skal ta i bruk Projectplace. Der skal det utarbeidast eit gant-diagram som gir tydeleg oversyn over milepelar og aktivitetar knytt til prosjektet. Kvar aktivitet skal brytast ned til spesifikke arbeidsoppgåver som vert delegert. 7. Rapportering, omfang og avgrensing Sjå seksjon 5, Organisering og ansvar 8. Rammevilkår og økonomi Naudsynte personressursar vert tilført prosjektet frå overordna styringsgruppe Behov for økonomiske ressursar må avklarast med overordna styringsgruppe i forkant Behov for ekstern kompetanse/ ressursar må avklarast med overordna styringsgruppe i forkant 5

6 Vedlegg 1 døme på innhald i milepælane (hjelpespørsmål) M1.1 Rapport om kartlegging av dagens situasjon skal omtale følgjande element: Nasjonale føringar og trender Kommunale lokale forskrifter, interne reglement, planar og satsingsområda Relevante nøkkeltal og statistikk Dagens digitale verktøy og system (handtering av IKT systema - korleis bruker de IKT systema i dag) Dagens organsiasjonsstruktur og lokalisering av tenester og bygningsmasse. Tenester og oppgåver Handtering av arkiv og data (sikre konvertering og vidareføring av data inn i ny kommune) Ordning av IKT funksjon i eksisterande kommunar utstyr (tildømes bilar, IKT utstyr m.m) Kostnadsramme Tverrfagleg samarbeid som eksisterer i dag Avtaler med eksterne samarbeidspartnarar Avtale med eksterne levernadørar av varer og tenester. Oppsummering status, trender og lokale utfordringer M1.2 Rapport om framtidig satsingsområdeer, mål og strategiar skal omtale følgjande element Definere kva teneste og oppgåve FOU og digitalisering skal omfatte i framtida Nasjonale og kommunale føringar for tenestene. Satsningsområda, mål og strategi for FOU og digitalisering Behov for digitale verkty og system o Korleis sikre konvertering av data frå eksisterande kommunar? Konsekvenser knytt til blant annet økonomi, tilsette og digitalisering. M1.2 Forslag til organisasjonsplanen for Nye Øygarden kommune skal innehalde følgjande element: Organisering og dimensjonering av tenestene o Kompetansebehov o Opplæringsbehov Rolle- og funksjonsomtale Lokalisering Lokale forskrifter og interne reglement Avtaler med eksterne leverandørar Avtaler med eksterne samarbeidspartnarar 6

7 M1.3 Tiltaksraport skal omtale følgjande element Tydelig liste over tiltak som må bli utført før 2020 og kva som kan vente til etter samanslåinga. Tildømes: Opplæring, konvertering m.m. 7