EinId Ein identitet til alt

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "EinId Ein identitet til alt"

Laurits Bråten
7 år siden
Visninger:

1 Prosjektmandat EinId Ein identitet til alt Ver Skildring 1.0 Søknadsgrunnlag 1.1 Logo 2.0 Søknadsgrunnlag skjønsmidlar, justert finansiering 1. Innleiing Fjell, Sund og Øygarden går saman i ein kommune frå I intensjonserklæringa for den nye kommunen tek ein mål av seg til at «den nye kommunen skal vera eit regionalt og nasjonalt fyrtårn innan teknologi». Informasjonsteknologi står sentralt: «Vår nye storkommune skal ha gode digitale løysingar, både publikumsretta og i tenesteyting». Digital samanslåing av verksemder er svært ressurskrevjande. I KS-rapporten «Digitale konsekvensar av ei kommunesamanslåing» (FOU ) slår ein fast at det er viktig å nytta samanslåinga som eit høve til å starta med blanke ark for å byggja ein framtidsretta kommune, og at det er viktig å koma i gang snarast. Kommunesamanslåing føreset samordning av fleire tusen tilsette og tre versjonar av all programvare. Det er ein krevjande situasjon, men kommunesamanslåinga er på same tid eit strålande høve til å ta grep og etablera eit framtidsretta og nytt regime basert på identitetsforvaltningssystem for å digitalisera registrering av slik informasjon. Dei største gevinstane kjem når digitale løysingar heng godt saman. Fjell, Sund og Øygarden ønskjer å starta utforminga av grunnleggande infrastruktur tidleg for i neste omgang å fokusera på ulike fagområde og system. Ks-rapporten er meir enn tydeleg: «Kommunene bør legge en plan for hvordan rolle- og identitetsforvaltning skal utføres og implementeres i den nye kommunen. Erfaringer fra utlandet (se kapittel 3) viser at implementering av rolle-, tilgangs- og identitetsforvaltning i den nye kommunen er én av de mest krevende oppgavene ved digital sammenslåing.» Side 1 av 6

2 Kommunane vil gå i gang med utforming av ei ny forvaltning av roller, tilgang og identitet: Prosjektet tek mål av seg å designa arbeidsprosessar og IT-plattform slik at det i den nye kommunen er tilstrekkeleg med registrering av informasjon ein gong for å sikra at den tilsette har tilgang til dei IKT-verktøy/system som han/ho treng i jobben sin. Vi kallar prosjektet EinId: Ein identitet - til alt! Bakgrunn Fjell, Sund og Øygarden kommunar har gjennom mange år bygd opp kvar si IT-drift. Forutan nettverk og maskinar har ein skaffa ulik fagprogramvare på ulike tidspunkt som sjølvstendige løysingar, utan avhengighet til kvarandre. Kvar løysing, inklusive IT-systemet, krev at ein registrerer den tilsette sine rettar til kva del som skal brukast, med resultat at ein må registrera same informasjon mange stader. Tilsvarande må ein fjerna rettar når tilsette sluttar eller flyttar på seg, i mange tilfelle skortar det på slik oppdatering. Før etablering av ny kommune skal alle tilsette (og elevar) overførast til den nye kommunen: Ein vil flytta, oppretta og avslutta brukarkontoar i stor skala. Litt av biletet slik vi har det per dato: 6 x brukarkatalogar i IT-systemet (brukarnamn/passord, tilgangskontroll ++) for tilsette og elevar 3 x e-post system 3 x telefonsystem > 50 x 3 fagsystem (til dømes Rekneskap, HR, Sak/Arkiv, Pasientjournal etc) med eigne brukardatabasar og tilgangskontroll Ulike nøkkel/adgangsskontrollsystem Skytjenester (Office365) med tilgangskontroll osb Det er heilt naudsynt å effektivisera drifta til den nye kommunen. Side 2 av 6

2. Prosjektskildring Hovudmål Prosjektet skal etablera teknisk plattform og utforma arbeidsprosessar for eingongsregistrering av tilsettinformasjon slik at informasjon i personalsystem vert

3 2. Prosjektskildring Hovudmål Prosjektet skal etablera teknisk plattform og utforma arbeidsprosessar for eingongsregistrering av tilsettinformasjon slik at informasjon i personalsystem vert synkronisert med brukarkatalog i IT-systemet og seinare med det einskilde fagsystem. Eit identitetsforvaltningssystem vil gjera kommunesamanslåing og organisasjonsendringar enklare på mange måtar: Systemet vil syta for at personar får rett tilgang til rett informasjon til ei kvar tid. Løysinga vil samordna identitets- og tilgangskontroll i arbeidsprosessar: Oppretting/endring av brukar vil styrast av personalavdelinga, systemet vil identifisere IT-behov for ulike brukargrupper og kontrollera deira tilgang til ulike digitale ressursar og tenester basert på organisasjonstilhøyre eller andre karakteristika. Brukarkatalog Epost-system Identity Management HR-system Øygarden Sjølvbetjening HR-system Sund HR-system Fjell Sak/arkivsystem Adgangssystem Prosjekt Potensielle Side 3 av 6

4 Resultatmål/gevinstar Samla oversyn og kontroll over system og tilgang Effektivisering: Registrering i grunnsystem er tilstrekkeleg => Frigjort tid for leiarar og systemansvarlege Datakvalitet: Autorative data frå personalsystem som kjelde Sporing og logging av autentiseringsendringar Brukaroppleving: Tidleg autentisering av rett person til rett tid Automatisering: Implisitt fjerning av systemtilgang ved personellavgang/endring Kompetanseheving Tilrettelagt for autentisering mot skytenester Tryggleik: Sjølvbetjening med multi-faktor autentisering, tilrettelagt mot nasjonal løysing ID-porten Omfang Prosjektperiode vert Aktivitetsoversyn Fase Oppstart Analyse Design Pilotering Prosjektavslutn. Aktivitet Etablering prosjektorganisasjon, leverandøravtaler, eksternkompetanse Etablering breiband mellom rådhusa Installasjon maskin og programvare Kompetanseheving Kartlegging personalsystem (HR- Human Resource), 3 kommunar Prosessanalyse brukarinnmelding/endring, 3 kommunar Prosessmodellering: Personnellendringar i ny kommune Design brukarkatalog IT-system (AD), ny kommune Etablering Identitestforvaltnings-system (IM Identity Management) Konfigurering IM mot HR-systema og AD Testing/validering datakvalitet Konfigurering/testing/validering av IM mot ett stk fagsystem Sluttrapport / Sakshandsaming i Fellesnemnd Side 4 av 6

5 Milepælsplan Frist Prosjekt etablert Analyse gjennomført Design etablert Pilot gjennomført Sluttrapport, saksinnstilling Sakshandsaming, Fellesnemnd Rammevilkår og kritiske faktorar Prosjektet vert gjennomført under følgjande rammevilkår: Prosjektet føreset ekstern finansiering Fokus og endringsvilje frå leiing med omsyn til re-design av arbeidsprosessar Kompetanseheving i kommunane Dynamisk samspel med utvalde leverandører / ekstern kompetanse Ansvar og Organisering Prosjektet følgjer tradisjonell prosjektmodell med omsyn til eigarskap, styring og gjennomføring. Styringsgruppe Prosjektgruppe Eigarskap Styring Rådmennene Styringsgruppe står for overordna styring av prosjektet. Gruppa skal drøfta og ta standpunkt til viktige vegval i prosjektet Arbeidsgrupper Gjennomføring Prosjektgruppe har ansvar for gjennomføring av prosjektet. Styringsgruppe Førebuande fellesnemnd er styringsgruppe for prosjektet fram til Fellesnemnd tek over ved etablering haust Side 5 av 6

6 Prosjektgruppe Namn Rolle/Ansvar Kommune Kjell Fyllingen Prosjektleiar Nn IT Øygarden Nn IT Sund Nn IT Fjell Nn HR Øygarden Nn HR Sund Nn HR Fjell Nn Konsulent Arbeidsgrupper vert organisert ved behov. Eksterne aktørar Aktør Kompetanse Prosessanalyse og modellering Identitetsforvaltning, IM-programvare Infrastruktur breiband Prosjektrutiner Jamlege møte i prosjektgruppa med gjennomgang av status/framdrift, problem/utfordringar og aktivitetar neste periode Rapportering til styringsgruppa vert gjennomført i eigen statusrapport etter same agenda 3. Økonomisk kalkyle Kostnadar FOU-tenester/konsulent Infrastruktur, utstyr, programvarelisensar Personalkostnader Sum Finansiering Eigenfinansiering Skjønsmidlar Fylkesmannen Sum Side 6 av 6

Like dokumenter

Prosjektplan

Prosjektplan 2016-2018 Kartlegging, effektivisering og digitalisering av arkiv i Fjell, Sund og Øygarden kommune Samanslåing av Fjell, Sund & Øygarden kommune Innhaldsfortegnelse Bakgrunn og mål... 3 Organisering...