Mål, strategiar, organisering og prioritering: Forsking, utvikling og digitalisering (FouDig) Ver 1.0

Transkript

1 Mål, strategiar, organisering og prioritering: Forsking, utvikling og digitalisering (FouDig) Ver Innleiing Kommune-Noreg står framfor eit aukande gap mellom etterspørsel etter tenester og tilstrekkelege ressursar. Framvekst og auka bruk av teknologi overalt vil prega morgondagens samfunn og tenester. I intensjonsavtalen for nye Øygarden kommune heiter det at «den nye kommunen skal møta framtida sine utfordringar i tenestetilbod til innbyggjarar, tilsette og næringsliv.» Det blir viktig å satsa på forsking, utvikling, innovasjon og digitalisering. Gjennom god og forskingsbasert kunnskap vil kommunen bli i stand til å gjera dei riktige prioriteringane og velja tiltak som har best mogleg effekt. Den nye kommunen blir ein stor kommune med mange innbyggjarar og tilsette, oppgåver og ansvar. Ved å satsa på forsking, innovasjon, utvikling og digitalisering vil ein kunne legga til rette for at den nye kommunen kan bli i stand til å møta behovet for tenester både til innbyggjarar og internt i organisasjonen, no og i framtida. Intensjonsavtalen slår fast at digitalisering skal kompensera for fysiske avstandar i nye Øygarden kommune, og at det i den nye kommunen skal vera gode digitale løysingar retta både mot publikum og tenesteyting. Velferdsteknologi blir nemnd som eit døme, men kommunen utfører mange ulike tenester både til innbyggjarar og tilsette der det er mogleg både å forenkla og effektivisera arbeidsprosessar og forbetra tenester, for å utnytta ressursane til kommunen på ein betre måte. Viljen til innovasjon og utvikling er til stades i heile organisasjonen. Korleis kan den nye kommunen best mogleg legga til rette for at dette store potensialet kan bli utløyst? I intensjonsavtalen er det lagt opp til at beste praksis i dei tre kommunane skal vidareførast, men her er det store moglegheiter for å tenka større: Den beste praksisen finst ikkje enno - den skal vi skapa! Innovasjon omfatter både radikale endringer og utvikling i mindre skala. En forskjell fra øvrig utviklingsarbeid er at innovasjon utfordrer de tradisjonelle "siloene". Samskaping og deling er svært viktig i innovasjonsarbeid, og erfaring viser at det ikke er så lett å få til i enkeltstående tiltak og prosjekter. Dette stiller krav til nye samarbeidsformer og endret arbeidspraksis. 2 Samandrag Samfunnet og NØK står overfor eit aukande gap mellom etterspørsel etter tenester og tilstrekkelige ressursar. Innovasjon har blitt ei fellesbetegnelse for utviklings- og endringsaktiviteter for å skape varig endring som gir auka verdi, for brukar og for samfunn. For å bli betre rusta til å møte framtidas utfordringar, bør NØK kommune styrke organisasjonens evne til innovasjon og samskaping. Digitalisering er her særleg viktig. Delprosjektgruppa tilrår å oppretta ei avdeling for forsking, utvikling, innovasjon (FoUI) og digitalisering med 8-10 årsverk, organisert under kommunalsjef for Organisering og FouDig - Mål Strategi Organisering Prioritering (M1.2, M1.3) Ver 1.0 1

2 digitalisering. Avdelinga vil ha eit tverrfagleg fokus og vil kunna vera ein ressurs ved å bidra med kompetanse som kan stimulera til auka innovasjon og utvikling av heile organisasjonen. Delprosjektgruppa ser for seg at avdelinga skal jobba strategisk med FoUI og digitalisering i den nye kommunen. Avdelinga vil kunne bidra med rådgiving ut i organisasjonen (t.d. prosjekt- og prosessleiing og søknadsskriving). Avdelinga bør ha kompetanse på innan ulikmetodikk, analyse, forsking og digitalisering. I avdelinga bør det arbeidast med å utvikla og ta i bruk verktøy og arenaer for samhandling internt i organisasjonen, tilrettelegging for forskingsprosjekt, samt nettverksbygging for å knyta saman organisasjonen, lokalt næringsliv, frivillige, og forskings- og utdanningsinstitusjonar. Delprosjektgruppa ser for seg stor grad av intern rekruttering, og kommunen bør undersøka om det finst moglegheiter for å søka om ekstern (del)finansiering av stillingar. 3 Nasjonale føringar og kommunale føringar for tenestene Ref Kunnskapsgrunnlagsdokument 4 Status, trendar og utfordringar Prosjektet har gjennomført ei SWOT-analyse: 1. Styrker - Sette i gang lokale initiativ - God kompetanse på nasjonale føringar og søke midlar deretter - God gjennomføringsevne - God på samhandling og kommunikasjon internt og eksternt - Sterk innovasjonskultur - Godt omdømme og gode kontaktar eksternt - Utviklande organisasjon - Kommunane får tilført kompetanse på gjennomføring av innovasjon gjennom tenestedesign/ brukarreise (StiumLabprosjektet) 2. Svakheiter - Fragmentert fokus og kompetanse - Mangelfull planmessig evaluering og prioriteringar - Lite lærande organisasjon manglande strukturar for heilskapleg satsing og målsettingar, for systematisk innhenting av evalueringar og for gevinstrealisering/gjennomføring - Mangelfulle planmessige mål og heilskapleg strategi Silotenking - Ingen plan for FoU, og innovasjon og digitalisering - Ikkje tilstrekkeleg kompetanse på FoU, og innovasjon og digitalisering - Manglande ressursar til prosjektleiing (tabell held fram neste side) FouDig - Mål Strategi Organisering Prioritering (M1.2, M1.3) Ver 1.0 2

3 3. Moglegheiter - Blir større - Større fagmiljø - Må skape noko nytt ved samanslåing, - Alle førebudd på endring - Evaluera no-situasjonen og eigen arbeidspraksis - Nasjonale støtteordningar til kommunale forskings-, innovasjons- og digitaliseringsprosjekt - Teknologiutviklinga (4. industrielle revolusjon) - Attraktiv for rekruttering - Innbyggjarane sine forventningar - Samskaping med offentlig, privat og frivillige aktørar 4. Truslar - Manglar rammeverk for FoUI i kommunen - Teknologiutviklinga raskare enn kommunen klarer å rigga seg - Tap av kompetanse - Samanslåingsprosess kan leia til handlingslamming og redusert motivasjon Styrkar og svakheiter med nosituasjonen Ref Swot-analyse, punkt 1 «Styrker» og punkt 2 «Svakheiter» Trendar Ref Swot-analyse punkt 3 «Moglegheiter»: FN sine bærekraftsmål 4. industrielle revolusjon Smartby konsept Klimakrav i anskaffingar Folkehelse/Helsefremjande lokalsamfunn/medborgarskap Førebygging og tidleg intervensjon Brukarbehovet i fokus/tenestedesign; brukarreiser og heilskap i tenestene Prioritering av kunnskapsbaserte tenester Samhandling/samskaping for å håndtere komplekse oppgåver Kommune 3.0 frå servicekommune til samskapingskommune Innovasjon kan vere drevet av medarbeidarar, brukarar eller eksterne/open innovasjon Utfordringar Ref Swot-analyse, punkt 4 «Truslar» FouDig - Mål Strategi Organisering Prioritering (M1.2, M1.3) Ver 1.0 3

4 5 Mål, satsingsområde og strategiar for tenestene Målsetjing Gjennom forsking, utvikling, innovasjon (FoUI) og digitalisering skal kommunen fornya, forbetra og forenkla tenestene for innbyggjarar og tilsette. Den beste praksisen skal vi skapa! Satsingsområde Overordna tverrsektoriell forsking, utvikling, innovasjon og digitalisering Skape meirverdi for innbyggjarar og samfunn Frigjera humankapital gjennom automatisering og digitalisering av rutinemessige oppgåver Gode verktøy for tverrsektoriell samhandling Metodikk for relasjonell koordinering, for å handtere komplekse oppgåver Tenestedesign og brukardreven innovasjon Medarbeidardreven innovasjon Fokus på gevinstrealisering ved innovasjonar Informasjonstryggleik i system 6 Organisering, oppgåver, funksjonsomtale og dimensjonering 6.1 Tenester, oppgåver og funksjonar Vilje til og potensiale for innovasjon og utvikling finst i heile organisasjonen saman med verdifull erfaring og fagkompetanse. Det er her ein er tettast på brukarar og arbeidsoppgåver, og det er gjerne her idear som kan føra til innovasjon og utvikling oppstår. Innovasjon og tenesteutvikling skal først og fremst finne stad i dei ulike tenestene/fagområda, gjennom medarbeidardriven innovasjon. Det er krevjande å finna tid til innovasjons- og utviklingsarbeid (søknadsskriving, koordinering av ressursar/prosjektleiing m.m.) samstundes som ein skal forvalta dei daglege arbeidsoppgåvene sine. Det er essensielt at den nye kommunen legg til rette for å utvikla innovasjonsevna i organisasjonen. Gjennom å tilby medarbeidarar støtte til å driva fram digitalisering og innovasjonsarbeid t.d. gjennom rådgiving og prosjektleiing, kan kommunen auka omfang av medarbeidardriven innovasjon. Prosjektet rår til etablering av ei eiga avdeling som skal vera motor for FoUI og digitalisering i heile organisasjonen. Oppgåver for avdelinga: Etablera langsiktig, heilskapleg og strategisk perspektiv på FoUI og digitalisering Skapa arenaer og legga til rette for tverrfaglege utvikling og samhandling i organisasjonen Sikra at FoUI og digitalisering skjer i samskaping med lokalt næringsliv, frivillige, utdanningsog forskingsinstitusjonar og andre sentrale samarbeidspartnarar nasjonalt og internasjonalt Etablera felles mål, satsingsområde og fokus med vekt på gevinstrealisering Evaluering og oppfølging av nye tiltak, verktøy, arbeidsprosessar, m.m. Rådgjeving og støtte til FoUI og digitalisering ute i organisasjonen Prosjektstøtte for tenesteutvikling i samhandling med tenestene FouDig - Mål Strategi Organisering Prioritering (M1.2, M1.3) Ver 1.0 4

5 Oppretta og/eller støtta prosjekt basert på nasjonale føringar og lokale behov og initiativ Metodikkstøtte for auka innovasjon i tenestenek for brukarfokus, samhandling og tenestedesign Strategiar og metodikk for komplekse oppgåver Datafangst, analyse og integrasjon Overordna informasjonstryggleik / personvernombod Eit sterkt lokalt kompetansemiljø vil kunna sjå forskings- og utviklingsarbeidet i kommunen som heilskap. Avdelinga må jobba aktivt med gevinstrealisering og porteføljestyring, slik at ein sikrar at FoUI og digitalisering er strategisk og målretta, at ein prioriterer rett bruk av ressursar, og at utviklingsarbeidet som skjer i kommunen gir ønska resultat. Datafangst, statistikk og analyse vil vera viktig for å få eit godt grunnlag for prioriteringar. Avdelinga skal vera ein ressurs for tenestene: Heile organisasjonen skal ha tilgang til ressursane og kompetansen i avdelinga. Avdelinga skal vera tett på og arbeidet må vera godt forankra i toppleiinga. Avdelinga bør jobba tett saman med HR-avdelinga for å skapa ein organisasjonskultur der innovasjon og digitalisering spelar ei sentral rolle, og for samarbeid om opplæring og utvikling generelt i organisasjonen. Arbeidsform Kompleksitet og aukande endringstakt utfordrar kommuneorganisasjonen og set krav til fleksibilitet: Roller som vert involvert følgjer ikkje strukturell inndeling av organisasjonen. For å sikra dynamikk og fleksibilitet vil ein organisera arbeidet gjennom arbeidslag og relasjonar etter behov - i form av tverrfaglege prosjekt, råd og utval på midlertidig eller meir langvarig basis. Rådmannen Oppvekst Helse Velferd Kultur Samfunn Økonomi Org Dig 6.2 Dimensjonering/stillingsressursar Prosjektet tilrår ei gruppe med 8-10 årsverk. Nye Øygarden kommune vert i storleik blant dei 25 største kommunane i landet. FoUI og digitalisering er sterkt vektlagt i den nye organisasjonen - Dersom gruppa både skal utvikla og samskapa med resten av organisasjon, krevst det eit sterkt kompetanse- og fagmiljø med kapasitet til å bidra ut i den nye organisasjonen. FouDig - Mål Strategi Organisering Prioritering (M1.2, M1.3) Ver 1.0 5

6 6.3 Kompetansebehov For å utvikla framtidas tenester og kommune ser ein følgjande kompetansebehov Forsking/-nettverksbygging Digital kompetanse Søknadsutforming nasjonalt og internasjonalt Prosjektmetodikk og gevinstrealisering Tenestedesign Samhandlingskompetanse ved kompleks oppgåveløysing Informasjonstryggleik og personvern Prosjekt- og prosesskompetanse Metodikk for å auka relasjonell kapasitet Kompetanse til å sjå samfunn og innbyggarane sine livsløp i heilskap Plankompetanse Kunnskap om viktige samfunnsøkonomiske utfordringar (som kan være personlege utfordringar for innbyggarane). Kommunen må ha evne til å arbeide systematisk i heile organisasjonen, for å sikre tilstrekkeleg innsats på det tidpunkt i forløp der det er størst sjanse for å lukkast. Datafangst, statistikk og analyse 6.4 Opplæringsbehov Behov for opplæring er avhengig av kven som vert rekruttert til gruppa. Det er derfor vanskeleg å seia noko meir om opplæringsbehov per dato. 7 Lokalisering 7.1 Lokalisering Det er ønskjeleg med samla lokalisering av gruppa for å kunne bygga opp eit sterkt kompetansemiljø. Det vil vera ein fordel med lokalisering i Straume-området med tanke på kontakt med forskings- og utdanningsinstitusjonar i Bergen. Ressursane i avdelinga vil i stor grad kunne driva med oppsøkande arbeid ut i organisasjonen. 7.2 Behov lokale, areal, inventar og utstyr Det vil vera behov for kontorplassar til heile avdelinga samla, med god tilgang til møterom og møteteknologi. Det vil også vera behov for infrastruktur for forsking som til dømes tilgang til databaser m.m. FouDig - Mål Strategi Organisering Prioritering (M1.2, M1.3) Ver 1.0 6

7 8 Lokale forskrifter og interne reglement Nye Øygarden kommune vil ha behov for ein plan for informasjonstryggleik, og rutinar for handsaming av personopplysningar. Dette vil vera svært viktig for arbeidet med FoUI og digitalisering, og koordinering av informasjonstryggleik kan vera ei av oppgåvene til avdeling for FoUI og digitalisering. 9 Avtaler med eksterne leverandørar Alle offentlege verksemder er pliktige til å ha personvernombod. Dagens kommunar kjøper denne tenesta frå Bergen kommune. Nye Øygarden kommune blir ein stor kommune, og i mykje av arbeidet som blir utført vil ein ha behov for å handsama personopplysningar. Ein bør vurdera om nye Øygarden kommune bør ha sitt eige personvernombod, og om dette i så fall vil vera ei oppgåve som kan ligga til avdeling for FoUI og digitalisering. 10 Avtaler med eksterne samarbeidspartnarar Tenketanken samarbeidsavtale med Institutt for fremtidsforskning (IFF) og Imtech, samt fleire andre kommunar i Norden. Tenketanken har vore presentert i KS og Nordisk Råd. Formålet er å skapa morgondagens nye kommunemodell anno Dette samarbeidet er ei gåvepakke til den nye kommunen, og bør vidareførast! Viser elles til skildring i rapport «FoUDig Kunnskapsgrunnlag» 11 Behov for digitale verktøy og system Ei avdeling for FoUI og digitalisering vil ha behov for digitale verktøy som sikrar at ressursane og kompetansen i avdelinga blir tilgjengeleg for heile organisasjonen, og som legg til rette for mobilitet for dei tilsette i avdelinga. Bærbart utstyr og møteteknologi som er lagt til rette for videomøte er konkrete døme på dette. 12 Økonomi Delprosjektgruppa ser for seg at rekruttering til avdelinga for FoUI og digitalisering i stor grad kan skje internt. FoUI- og digitaliseringsarbeidet vil også bli finansiert ved at ein frigir ressursar elles i organisasjonen som kan jobba med dette arbeidet i periodar (t.d. prosjektperiode). Dersom det finst eksterne midlar kommunen kan søka på kan dette også vera med å finansiera stillingar i avdelinga, heilt eller delvis. FouDig - Mål Strategi Organisering Prioritering (M1.2, M1.3) Ver 1.0 7

8 13 Oversikt tiltak 13.1 Tiltak som må gjennomførast innan I samband med utgreiing av ny organisering for Øygarden kommune vil samtlege delprosjekt skildra behov og konsekvensar av digitalisering innan sitt område (Milepel 1.2/1.3). Innspela må samordnast og vurderast i samband med etablering av den nye avdelinga. Kartlegging av kompetanse og rekruttering til avdelinga bør skje parallelt med anna omstilling inn mot ny kommune. Kommunen må undersøka moglegheiter for støtte til å finansiera stillingar i avdelinga (heilt eller delvis) og eventuelt søka om midlar til dette Tiltak som kan venta til etter Avdelinga treng ikkje vera operativ før Behovet for opplæring og kompetanseheving i avdelinga kan dekkast etter kommunesamanslåing. Forskingsprosjekt tar gjerne mange år, og det vil vera viktig med tidleg satsing på forsking for å få resultat så snart som mogleg. FouDig - Mål Strategi Organisering Prioritering (M1.2, M1.3) Ver 1.0 8