Eid kommune Fellesnemnd for Eid og Selje

Transkript

1 Eid kommune Fellesnemnd for Eid og Selje Elin Paulsen Vår ref: Dykkar ref. Dato: Sak: 17/2306 JpID: 17/12344 Sbh: KRD Referat frå møte med tillitsvalde - Kommunesamanslåing Stad: Eid rådhus, Trollenykjen Dato: 14. september 2017 Tid: Til stades: - Åslaug Krogsæter, prosjektleiar - Håvard Fagerli, hovudtillitsvald Utdanningsforbundet i Selje - Sissel Solheim, hovudtillitsvald Fagforbundet i Selje - Mirjam Bruvoll, hovudtillitsvald Utdanningsforbundet i Eid - Barbro Noste, hovudtillitsvald Fagforbundet i Eid - Elin Paulsen, prosjektmedarbeidar (profilering og kommunikasjon) - Kristine Dahl, prosjektkoordinator Forfall: Ingen. Agenda: Sak Tema Referat Oppfølging 1. Bli kjent kven er vi? - Møtet starta med ei runde rundt bordet der den enkelte deltakar fekk høve til å fortelje litt om seg sjølv og si rolle i prosjketgruppa. - Åslaug som prosjektleiar starta innleiingsvis også med å gje uttrykk for kva som bør kjenneteikne samarbeidet i prosjektgruppa for kommunesamanslåing. Å vere sannferdige og kreative, og å tole at vegen blir til medan vi går blir viktig. - Det vart elles lagt vekt på at arbeidet med kommunesamanslåinga er eit prosjekt som skal gå fram til kommunane formelt er ein ny kommune 1. januar Namnet på prosjektet er Stad Prosjektgruppa skal bestå av dei fire hovudtillitsvalde, av prosjektleiar, prosjektkoordinator, prosjektmedarbeidar og dei sju leiarane for delprosjekta. Post- og besøksadresse Telefon Org.nr E-post Internett Rådhusvegen 11, 6770 Nordfjordeid post@eid.kommune.no

2 1 Orientering om status i arbeidet kva har vi gjort og kva har vi av planar Kva er gjort til no?: - Prosjektleiaren orienterte kort om prosessen som gjekk i forkant av endeleg vedtak i kommunestyra på Nordfjordeid i juni 2017, og orienterte litt om kva som var på agendaen den dagen vedtaka om kommune-samanslåinga vart gjort. Det felles kommune-styremøtet vart halde i Amfiet i Malakoff på Nordfjordeid. - Prosjektleiar gav også eit referat frå fellesnemnda sitt konstituerande møte i slutten av august, og informerte om kva som var bakgrunnen for at fellesnemnda sitt konstituerande møte vart lagt til Bergen. - Det vart vidare informert om tilsett-treffet som vart gjennomført i byrjinga av september for alle tilsette i kommunane Eid og Selje. Inntrykket var at arrangementet hadde vore vellykka og at det hadde vore eit godt oppmøte frå begge kommunane. - Eit sentralt tema for tilsetttreffet var relasjonar og relasjonsleiing. Jan Spurkeland var føredragshaldar. Temaet vart vidareført dagen etter i ei felles samling med alle leiarane som hadde ein dag med relasjonsleiing og Jan Spurkeland. - Heimesida som samanslåingsprosjektet er under utarebeiding og denne vert lansert så snart alle aktuelle dokument er på plass. Deltakarane i møtet fekk informasjon om hovudstrukturen i heimesida. - Det er utarbeidd ein logo for prosjektet, og prosjektnamnet Stad 2020 er etablert. - Prosjektleiar, koordinator og prosjektmedarbeidaren har vore på kurs i endringsleiing hjå KS. I dette kurset fekk ein tilgang til ulike verkty som ein kan ta i bruk i arbeidsgrupper m.m. Kva skjer framover? Side 2 av 5

3 2. oktober: planlagt ein opplæringsdag i prosjektstyring for dei som blir valde som leiarar for delprosjekt og tillitsvalde. 16.oktober: KS Agenda Åsbjørn Vetti kjem for å orientere om innhaldet i Hovudavtalen. Deltakarane denne dagen blir sprosjektgruppa og leiarane i Eid og Selje mmunar. Ks Agenda v/åsbjørn Vetti vil vere ein øttespelar i prosessen med å få på plass ein mstillingsavtale for kommunesamanslåinga. Prosjektstyringsverktyet «Prosjektstyringsportalen» skal installerast i kommunane. Opplæring i dette verktyet vert gjeve så snart det er klart til bruk. Prosjektstyringsverktyet er nettbasert og gjev difor høve til fleksibel bruk og deling gjennom Internett. 2 Gjennomgang av saker til møte i partsamansett utval 3 Prosess for rekruttering til leiarar for delprosjekt - Gruppa fekk informasjon og drøfta kort aktuelle grenseoppgangar mellom partssamansett utval (PSU) og fellesnemnda (FN). PSU har ei rolle som rådgjevande organ medan FN gjer vedtak. Det vert lagt opp til at utvala har møte same dag, og at ein då startar med PSU. Endeleg møteplan skal kome på plass, og ein vil gjennomføre møta anna kvar gong i Eid og Selje. Så langt råd er, vil ein halde møtene ute i bygdene, slik at ein også får gjere seg kjende i dei to kommunane. Det må i løpet av september rekrutterast delprosjektleiarar. Det er semje om at det er leiarane i Eid og Selje kommunar som er aktuelle for prosjektstillingane. - Utkastet til prosjektplanen viser forslag til inndeling av dei ulike delprosjekta. Gruppa gjekk gjennom forslaget, og prosjektleiar og prosjektkoordinator gav ei orientering om kvifor denne inndelinga vart vald. Dette går også fram av prosjektplanen. - Dei aktuelle leiarane vil bli frikjøpte 20% frå dagens stilling. Midlar til dette er lagt inn i budsjettet for prosjektet. - Det er semje om at ein bør ha fokus på kjønnsbalansen i prosjektgruppa. Side 3 av 5

4 - Spørsmålet som gruppa drøfta var om ein skal ha ei intern utlysing av stillingane som delprosjektleiarar eller om rådmennene skal velje ut dei aktuelle prosjektleiarane ut frå enkelte kriterium. Begge framgangsmåtane har sine fordelar og ulemper, og det er ikkje utan vidare gitt kva som er den beste løysinga for alle partar. Barbro Noste, hovudtillitsvald frå Fagforbundet i Eid, var klar på at prosjektleiarstillingane burde lysast ut. Fleirtalet i gruppa vart samde om vidare prosess: Rådmennene set sine leiarar grundig inn i kva som ligg i oppdraget å vere prosjektleiar. Leiarane må få vite omfanget av arbeidet, forventningane, tryggheit for frikjøp, kva opplæring som blir gitt med meir. Rådmennene vel deretter delprosjektleiarane, ut frå interesse og valde kriterium for å vere delprosjektleiar. Moment som då vil bli vektlagt er: o dagens arbeidsmengde høve for frikjøp o erfaring/interesse for prosjektarbeid o kommunikative eigenskapar o kjønsbalanse o fordeling Eid/Selje o nødvendig oversikt over fagområda o tverrfagleg innsikt Det vart i møtet presisert at det ikkje er ei automatisk kopling mellom det å vere prosjektleiar og få tilgang til stillingar i ny kommune. Dersom fleire er interessert i sam stilling, så vert det ein reell konkurranse mellom søkjarane. 4 Vidare arbeidsform i prosjektgruppar Framover vil ein prioritere å få etablert leiarane for delprosjekta, og å få formelt etablert prosjektgruppa. Ein må då avgjere kva type arbeidsform ein skal ha og setje av aktuelle møtedagar. Prinsipp: o færre, men lengre møter o avklare kven som gjer kva, til kva tid. Side 4 av 5

5 Helsing Kristine Dahl prosjektkoordinator Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur Side 5 av 5