Ansvaret for NTNU har et overordnet system for virksomhetsstyring (strukturer, prosesser og verktøy).

Transkript

1 Avdeling for virksomhetsstyring Endelig bemanningsplan godkjent av rektor BEMANNINGSPLAN for avdeling/seksjon/gruppe: Virksomhetsstyring Liste over funksjoner og oppgaver, fastsatt gjennom styrevedtak og forhandlinger Avdeling for Virksomhetsstyring ivaretar følgende oppgaver / funksjoner (i hht styrevedtaket). Plan og utviklingsoppgaver, budsjett- og oppfølgingsprosessen, kvalitet og internkontroll Avdelingen vil utøve rollen som «prosesseier» for den samlede virksomhetsstyringen i NTNU. Planleggingsramme dimensjonering etter effektivisering Fastsatt av direktør for Økonomi og eiendom: 10 årsverk (+ inntil 1 årsverk fra Gjøvik/Ålesund) Oppgaver og funksjoner som enheten samlet skal / kan løse ut fra tildelt lønnsbudsjett: Ansvaret for NTNU har et overordnet system for virksomhetsstyring (strukturer, prosesser og verktøy). Prosesseierrollen i NTNU for samlet virksomhetsstyring: Ansvaret for de aktivitetene som virksomheten utfører for å styre gjennomføringen av strategien på best mulig måte. Herunder: Risikostyring og internkontroll Plan- og budsjettprosessen (PBO som en gjennomgående prosess for hele virksomheten) Analyse av virksomheten for ulike formål Verkstøystøtte som understøtter disse hovedområdene Virksomhetsstyring Internkontroll og risikostyring Økonomistyring Ansvar for samlet Plan-, budsjett- og oppfølgingsprosess i NTNU o Årshjul for aktiviteter i PBO-prosessen og ansvar for gjennomføring av aktivitetene o Sikre tilfredsstillende styring og kontroll som er tilpasset vesentlighet og risiko o Følge opp gjennomføring av vedtatte aktiviteter og økonomi og rapportere dette til ledelsen og styret i NTNU o Foreslå tiltak overfor ledelsen ved avvik i fht vedtatte aktiviteter og økonomi på NTNU-nivå o Ha kontakt og samarbeid med prosessledere for PBO-prosessen i seksjon for økonomirådgivning og funksjonsansvarlige for PBOprosessen i fakultet / enheter for å sikre god styring o Ansvar for kontinuerlig forbedring av prosessen på NTNU-nivå o Økonomisk politikk / rammebetingelser som rammefordelingsmodell NTNU, planleggingsrammer, strategiske satsinger, mm Side 1

2 Verktøystøtte for PBO-prosessen o Bevisst vårt system for å sikre analyse- og beslutningsgrunnlag i form av standardiserte og kvalitetssikrede data om virksomhetenes kjerneaktiviteter, utdanning, forskning / BOA, HR, Økonomi, areal, og evt andre prioriterte aktiviteter / tiltak. Analyse av virksomheten o Sørge for analyse av ulike områder i virksomhet for kvalitetssikrede informasjon og beslutningsunderlag for å sikre måloppnåelse, effektiv ressursbruk og utvikling i ønsket retning Eierstyring NTNU sine eierandeler i aksjeselskaper o Sørge for NTNU sin politikk for dette og utøvelse eierrolle etter nærmere avtale Prosjekt- og utviklingsarbeid o Delta i / eller lede ulike prosjekter, utredninger eller andre aktiviteter etter nærmere avtale Funksjoner og oppgaver som må ivaretas Sørge for NTNUs system for virksomhetsstyring Gjennomføring av årlig Plan-, budsjett- og oppfølgingsprosess i NTNU Økonomisk politikk og rammebetingelser for styring av virksomheten Utarbeide beslutningsgrunnlag og rapportering til ledelse og styre innenfor ansvarsområdet Evt. justeringer i kvalitet, standard eller servicenivå Kapasiteten til deltakelse i ulike prosjekter som er ressurskrevende, vil kunne bli redusert i det foreliggende forslaget PBO-prosess, inkludert styresaker samt fremleggelse av styringsdata / beslutningsgrunnlag vil ha førsteprioritet. Evt. oppgaver og funksjoner som er prioritert ned eller opp Kapasiteten til deltakelse i ulike prosjekter som er ressurskrevende, vil kunne bli redusert i det foreliggende forslaget Fordelingen av stillingsressurser på økonomiområdet til instituttene på Gjøvik og Ålesund har ført til et ekstra effektiviseringsbehov, da dette er stillingsressurser som tidligere utførte fellesadministrative oppgaver (konsernoppgaver på nivå 1). Side 2

3 Evt. behov for ny kompetanse Utvidet innsikt i og kompetanse innen analyse av og utvikling av relevante og kvalitetssikrede styringsdata innen HR, utdanning og forskning for utvikling av virksomhetsstyringen og sikre god internkontroll Bemanningsplan - stillingsbeskrivelse Ledere 1 Avdelingsleder *) Saksbehandlere/ mv 2-5 Rådgiver / Controller 100 Økonomi- og eiendomsdirekt ør Ledelse og utvikling av avdelingen 100 Avdelingsleder Oppgaver på hele «Prosesseierrollen PBO», risikostyring og internkontroll, eierstyring. 6 Prosjektleder 100 Avdelingsleder Oppgaver på hele verktøy for virksomhetsstyring 7-10 Rådgiver / Controller 100 Avdelingsleder Oppgaver på hele seksjonssjef 1060 Rådgiver/ Det kreves god kjennskap til regnskap, økonomi- og virksomhetsstyring, analytiske evner og innsikt i og forståelse av gode kommunikasjons- og Rådgiver/ Det kreves erfaring fra endringsarbeid, virksomhetsstyring, analytiske evner og innsikt i og forståelse av gode leder-, kommunikasjons- og samarbeidsevner Rådgiver/ / Det kreves god kunnskap om datasystem, analytiske evner og 1113 Prosjektleder Side 3

4 11 Juridisk 12 Juridisk 13 Juridisk analyse av virksomheten og virksomhetsstyring. 100 Avdelingsleder Informasjonssikkerhet, arbeidsrett, kontrakter. 100 Avdelingsleder Kontrakter innen alle NTNUs områder. 100 Avdelingsleder Juridisk rådgiving IPR, kontrakter ekstern virksomhet. innsikt i og forståelse av virksomhetens aktiviteter og økonomiske rammer / konsekvenser, gode kommunikasjons- og 14 Rådgiver **) 100 Avdelingsleder Oppgaver på hele økonomi og eiendomsområdet, fokus på økonomi og virksomhetsstyring, herunder prosjektledelse/- gjennomføring, utredninger. Rådgiver/ / Det kreves analytiske evner og innsikt i og forståelse av gode leder-, kommunikasjons- og 1113 Prosjektleder Side 4

5 Kan utføres helt eller delvis med arbeidssted Gjøvik / Ålesund *) Stillingsbeskrivelse avdelingsleder fastsatt etter drøftinger i SESAM **) Bemanningsplanen inneholder mulige stillinger for både Gjøvik og Ålesund. Ressursrammene er imidlertid uavklart, så disse stillingene må anses som foreløpige. Gruppeledelse er en funksjon som tildeles en av medarbeiderne i gruppen etter at innplassering er foretatt. Skal ikke beskrives her. Side 5