Overordnet planlegging

Transkript

1 Overordnet planlegging Betydning av planlegging Prosjektmandat Milepæler Milepælsplan Suksessfaktorer og suksesskriterier Nettverksanalyse Jon Lereim

2 Polfareren Roald Amundsen Flaks er resultat av fremragende planlegging Lederstilen til Roald Amundsen var kjennetegnet ved grundig planlegging, i kontrast til Robert Falcon Scott og Ernest Shackleton. Jon Lereim 2

3 Prosjektplanlegging

4 Kvalitetskostnader vs kvalitetsgevinster Planlegg kost Kontroll kost Omarbeid Planlegg kost Kontroll kost Omarbeid Totale kvalitetskostnader Planlegg kost Kontrollkost Omarbeid Kvalitets Gevinster ved Planlagt og Forebyggende Adferd Vi må være her Økende grad av planlegging før gjennomføring Jon Lereim 4

5 Betydning av planlegging Strategisk periode Akkumulerte kostnader Grad av innflytelse Grad av usikkerhet Tid, prosjektfaser Planlagt Virkelig Jon Lereim 5

6 Prosjektnavn: Prosjekteier: Effektmål Hvorfor? Prosjektmandat Prosjektleder: Effektmål/Nytte: Resultatmål Resultatmål/leveranse: Hva? Oppgavebeskrivelse: Hva det er. En kort oppsummering av hoved oppgavene Usikkerhet; risiko & muligheter Planlagt start: Ressursbruk: estimat Prosjektorganisering Premisser for gjennomføring: Tilgang på nøkkelressurs XX pr dato zz.zz.2015 Prioritering Planlagt ferdig: Type ressurser: Fagområde og nivå Jon Lereim 6

7 Hva er prosjektstyring Prosjektstyring er forenklet sagt: Planlegging Gjennomføring i henhold til vedtatte planer og styring mot spesifiserte mål Disse dimensjonene er relativt godt håndtert i dagens prosjekter? Men kan bli bedre? Jon Lereim 7

8 Prosjektgjennomføring Kritisk elementer: Samvirke Grensesnitt Prioritering RisikoMuligheter Prognoser Tiltak Kvalitet Funksjonalitet Effektmål Nytte Ressurser Tid Hvilken gjennomføringsstrategi skal gjelde? Jon Lereim 8

9 Overordnet planlegging Logisk link og rekkefølge Hensikt/nytte Oppgaven Leveransen Oppgaven Oppdeling av oppgaven Oppdeling av oppgaven Prosjektorg Milepælsplan Aktivitetsplan Jon Lereim 9

10 Leveranser milepæler aktiviteter Begrepet leveranser inneholder både milepæler og aktiviteter Milepæl: Når leveransen er ferdig Aktivitet: Utvikling og utførelse av leveransen Hvorfor er milepæler så viktig? Måle og kontrollere hva man har oppnådd Unngår etterslep inn i neste fase av prosjektgjennomføringen Jon Lereim 10

11 Milepælsplan M1 M2 M3 M4 M5 Logisk rekkefølge av milepæler M3 kan ikke oppnås før M2 er oppnådd Men aktiviteter som kreves for å oppnå M3 kan starte før M2 er oppnådd Jon Lereim 11

12 Illustrasjon på Gantt diagram Prosjektledelse Kvalitetssikring Oppgaven 1 Forprosjekt Behovsidentifisering 2 Prosjektgjennomføring 3 4 Testing Implementering Jon Lereim Tid

13 Hva er prosjektledelse og lederskap Prosjektledelse skal ivareta, i tillegg til prosjektstyring: Kultur-siden Lederskap, beslutninger og motivasjon Organisering, Teamutvikling og kommunikasjon Dette er den hardeste delen av prosjektledelse Disse dimensjonene er svært varierende håndtert i dagens prosjekter Et klart forbedringspotensiale innen mange prosjektorganisasjoner Jon Lereim 13

14 Organisasjonskart for et prosjekt Linjeorganisasjonen ressursavgivende enhet Jon Lereim Controller Risiko Dokumentasjon Styringskomite ( ved behov) Støtte Prosjekteier Prosjektleder Oppdragsansvarlig Område 1 Område 2 Område 3 Område 4 14

15 Identifisere risiko og usikkerhetselementer Identifisering: Idedugnad blant relevante og representative personer for ulike miljøer Samle ideene inn til diskusjon og vurdering Jon Lereim 15

16 Risikoanalyse og tiltaksforslag Sannsynlighet Høy Middels Alle hendelser med høy konsekvens Økt kontrollomfang Ledelses kontroll Dual Kontroll Lav Lav Middels Stor Konsekvens Sjekk- Lister nødvendig Alle hendelser med høy konsekvens Må ha kontrollrutiner som er differensierte Jon Lereim 16

17 Mulighetsanalyse og tiltaksforslag Sannsynlighet Høy Alle hendelser med Høy Verdi Økt kontrollomfang Utvidet Business case Middels Lav Lav Middels Stor Konsekvens Business Case Sjekk- Lister nødvendig Alle muligheter med høy verdi/impact Må ha kontrollrutiner som er differensierte Jon Lereim 17

18 Prosjekt Suksess: Hva er det? Prosjekt Suksess Suksess faktorer Observert under prosjekt gjennomføring Avgrenset til klassisk kost, tid og kvalitet? Virksomhets Suksess Effektmål/Nytte Suksess kriterier Observert etter at prosjektet er ferdig Forretningsnytte Økt pålitelighetsnivå Økt kapasitet Prosjektresultat for NMH: Presis leveranse Levere på tid Effektiv ressursutnyttelse Effektmål/nytte for NMH: Økt omdømme Større søkning til NMH Mer forskningsmidler Jon Lereim 18

19 Suksessfaktorer for prosjekt Suksessfaktor Lag et godt mandat og en dekkende oppgavebeskrivelse Bruke nok tid til å identifisere og beskrive milepæler Forståelse for planlegging og gjennomføring som planlagt Ikke kompromisse på krav til faglig kvalitet. Ha en enkel felles prosjektgjennomføringsmodell med noen felles maler Fokus på styring og ledelse heller enn rapportering Interne forpliktende ressursavtaler på tvers i NMH Jon Lereim 19

20 Suksesskriterier enkelte prosjekt Suksesskriterium Dokumentere effekten av resultatene for NMH Oppnå godt omdømme blant hoved kundene Rykte som spydspiss innen utvalgte satsningsområder Invitert til å være medlem og/eller leder av ulike fagfora og forskningskomiteer Organisatorisk robusthet gjennom at fagressurser kan flyttes på tvers av prosjektene Foretrukket institusjon på nye forespørsler Videreutvikler fortrinn og unikhet på de utvalgte satsningsområdene for NMH Jon Lereim 20

21 Nettverksanalyse Identifiserer og illustrerer logisk rekkefølge, sammenheng og koblinger samt avhengigheter mellom aktiviteter Illustrerer logisk kjede av aktiviteter Genererer kritisk linje som er den sti med lengst varighet i nettverket Kan illustrere mulig mengde slakk for ikke kritiske aktiviteter Jon Lereim 21

22 Eksempel på AON Nettverk B 10 uker A 5 uker D 8 uker E 6 uker C 12 uker Jon Lereim 22