Implementering av Agresso: Erfaringer fra Kartverket

Transkript

1 Implementering av Agresso: Erfaringer fra Kartverket FØRST 1. April 2014 Våre kjerneverdier er inkluderende, kompetent, åpen, pålitelig og engasjert

2 Myndighetsansvar Nasjonal kartmyndighet Tinglysingsmyndighet Matrikkelmyndighet Etat under Kommunal- og moderniseringsdepartementet Etablert i ansatte 15 kontorsteder Forvaltningsbedrift Internt virksomhetsregnskap etter periodisert regnskapsprinsipp

3 Nøkkeltall 2013 Omsetning: 1,052 mrd.kr. Fordelt på: Statsoppdrag: Samfinansiering Formidlingsinntekter 704 mill.kr. 233 mill.kr. 115 mill.kr. Dokumentavgift: 7,3 mrd.kr. Tinglysingsgebyrer: 687 mill.kr. Utgående fakturaer: stk. Investeringer: 28 mill.kr.

4 Vår organisasjon

5 Prosjektorganisering Prosjekteier Inger Langerud Krokvik Kristin Geirhovd Prosjektleder Øystein Saursaunet Løsningsansvarlig Cathrine Sjøberg QA (skal nomineres) Petter Høie Overordnet løsningsansvarlig Cathrine Sjøberg Løsningsansvarlig Einar Hovind Geir Myhre Bjørn Erik Lingaas Hveding Løsningsansvarlig Erik Jørgenson Modul xx Fagansvarlig: Modul yy Fagansvarlig: Modul zz Fagansvarlig: Modul ææ Fagansvarlig: Modul øø Fagansvarlig: Medlemmer i faggruppen: Medlemmer i faggruppen: Medlemmer i faggruppen: Medlemmer i faggruppen: Medlemmer i faggruppen:

6 De viktigste suksesskriteriene Forankring i Kartverkets ledelse Samme ressurser i Kartverket deltar sentralt i alle prosjektets faser Valg av standard programvare og gjennomført etter scope KPMG rådgivning for å styre prosjektarbeidet Leverandørens konsulenter (kjennskap og kompetanse) Felles styringsprinsipper Dyktige medarbeidere; ressursavtaler benyttes

7 Ny økonomimodell - Hva ønsker vi å oppnå? En helhetlig struktur- rød tråd fra Tildelingsbrevet via Kartverkets strategi, til bestilling av aktiviteter i enhetene. Utnytte nye muligheter i forretningssystemet, unngå dobbeltarbeid og mindre manuelt arbeid. Styringssystem som i større grad ivaretar behovet for gjennomgående prosesser og reduserer omfanget av internhandel. Styringsmodellen må takle eksterne endringer (tilknytningsform, finansiering, krav fra departement, statlig økonomiregelverk med mer) Modellen må kunne takle interne endringer i forhold til mål, prioriterte aktiviteter, organisasjonsendringer m.m. Ett kartverk - Felles begrepsapparat Felles styringsprinsipper

8 Tidslinje Vi bygget grunnmuren og fundamentet først

9 Vår 2012 Forprosjekt SWOT analyse om anskaffelsen Suksesskriterier for utarbeidelse av kravspesifikasjon: o Lederbeslutning og forankring o Styringsgruppe nedfelt o Avgivelse av sentrale ressurser o Beslutning om hvilke fagområder og implementeringsfaser som inngår: Fase 1 (1/1 14) Regnskap Anlegg og materiell Utgående ordre Inngående faktura Innfordring Lager Reise Fase 2 (1/9 14) Prosjektstyring og tidbruk Budsjett (opsjon) Virksomhetsstyring (opsjon) Innkjøp (opsjon) Fase 3 (1/1 15) Lønn Fraværsadministrasjon Kompetansestyring (opsjon) Lønnsforhandling (opsjon)

10 Høst 2012 Vår 2013 Utarbeidelse av kravspesifikasjon suksesskriterier for anskaffelsen: o Stor involvering i Kartverkets faggrupper som utarbeider Må bør funksjonalitet Dagens prosesser Nye ønskede funksjoner o Styringsgruppemøter for videre forankring og avgivelse av sentrale ressurser o KPMG bistand: QA (kvalitetssikring) av kravspesifikasjon Planlegge anskaffelse Planlegge kontraktsutarbeidelse Planlegge evaluering; evaluerte på: Funksjonalitet Pris Teknisk

11 Sommer 2013 Anskaffelse med forhandling suksesskriterier for implementeringen: o Sentrale ressurser rundt anskaffelsen i Kartverket (gruppe som var med i forhandlingene hele veien) o Tett samarbeid med Innkjøpsenheten i Kartverket o KPMG bistand: Planlegging av gjennomføring for anskaffelsen Evalueringsmodell Kontrakt Forhandlingsleder o Krav til tilbydere: Konsulenter som skal delta i implementeringen skal delta i user case og tilbudsrunder Stor deltagelse av seniorer i anskaffelse/implementering o Styringsgruppemøter i forkant av beslutningspunkter for anskaffelsen o User cases o 3 tilbudsrunder o Etter anskaffelse er leverandør godt kjent med Kartverket og store deler av design er allerede klart Diskusjon og arbeid rundt felles styringsprinsipper

12 Høst 2013 Implementering av Fase 1 suksesskriterier for implementeringen: o Sentrale ressurser fra 1), 2) og 3) har ansvaret for løsningen i Kartverket o Leverandør og konsulenter kjenner Kartverket og løsning før oppstart av implementering o KPMG bistand: Prosjektleder Innføring av beslutningspunkter for løsning (ingen omkamper) o Tilstreber standard løsning o Styringsgruppemøter i forkant av hver milepæl Beslutning felles styringsprinsipper

13 Risikovurdering Benyttet 7 keys risikorapportering underveis innad i prosjektgruppen; ukentlig rapportering fra fagansvarlige og systemansvarlige i styringsgruppemøter; fast punkt på agendaen

14 Risiko - 7 Key Report PROSJEKT PROSJEKTLEDER KUNDE PROSJEKTLEDER LEVERANDØR RAPPORT NR / DATO Nytt forretningssystem i KV Øystein Saursaunet Petter Høie Nr 10, 17 februar 2014 PARAMETER STATUS KOMMENTAR TILTAK STATUS (SCOPE) Design og leveranse for Resultatrapport avtalt. M5.1 Produksjonssetting utført Neste milepæl: M6 Leveringsdag DIREKTE KONTROLL MILEPÆLER FREMDRIFT Resultatrapport - Siste leveranse inneholdt feil Frist for kjøring S-rapport Ikke klar kl 14:00. Avhenger av at saldobalanser er på plass Fakturatolk for pdf ikke levert i henhold til plan. Nedprioritert for saldobalanser og S- rapport Saldobalanser og S-rapport har høyeste prioritet. Planlagt ferdig i løpet av Ny dato når saldobalanser er på plass PROSJEKT- GRUPPE Høy belastning på de som sitter sentralt i prosjektet Utfordring å fylle rollen som systemadministratorer Følges opp ved prosjektleder/prosjekteier Avtaler ytterligere støtte fra Evry. Forutsetter at dette inngår i estimater på leveransen fase 1

15 Risiko - 7 Key Report PROSJEKT PROSJEKTLEDER KUNDE PROSJEKTLEDER LEVERANDØR RAPPORT NR / DATO Nytt forretningssystem i KV Øystein Saursaunet Petter Høie Nr 10, 17 februar 2014 PARAMETER STATUS KOMMENTAR TILTAK INTERESSENTER Linjeorganisasjonen trenger mye informasjon i tiden som kommer frem til oppstart, og det er aktiviteter som må utføres i forbindelse med oppstart Prosjektet identifiserer og kommuniserer oppstartsaktiveter som linjen må utføre i forbindel,se med oppstart av nytt forretningssystem INDIREKTE KONTROLL RISIKO KOSTNADER Tilstrekkelig opplæring Tilstrekkelige ressurser for brukerstøtte Et nytt forslag til endringsordre for arbeidsflyt, for implementering etter oppstart Uavklart ifm rapporteringsmodellen til nytt departement. Ingen konsekvenser som krever endringer i Agresso så langt. Sentralt kurs for inngående faktura og arbeidsflyt Evaluerer brukerstøtten fortløpende Sendt til Evry for vurdering av kostnad og konsekvens følger opp utviklingen i krav fra departement AVHENGIGHETER Utfordringer rundt ressurskapasitet for aktiviterer i linjen og vice versa Kontinuerlig prioritering og fordeling av aktiviteter

16 Oppsummering Forankring i Kartverkets ledelse Samme ressurser i Kartverket deltar sentralt i alle prosjektets faser Valg av standard programvare og gjennomført etter scope KPMG rådgivning for å styre prosjektarbeidet Leverandørens konsulenter (kjennskap og kompetanse) Felles styringsprinsipper Dyktige medarbeidere; ressursavtaler benyttes

17 Veien videre Foto: Eivind Kvamm-Lichtenfeld

18 Kontakt oss gjerne! Inger L. Krokvik Økonomisjef Direkte/Mobil: E-post: Tlf. sentralbord: Tlf. kundesenter: