Hoppsann slik ble det - Hva er et vellykket prosjekt? Torgeir Skyttermoen

Transkript

1 Hoppsann slik ble det - Hva er et vellykket prosjekt? Torgeir Skyttermoen

2 Faglig innhold Kort intro Prosjektsuksess Prosjektstyring Involvering Innledning Hva er det? Jerntrianglet Dimensjoner ved suksess Beslutninger Prosjekttyper Sentrale komponenter Mål, typer og nivåer Planlegging og oppfølgning Gjennomføringsmåter og strategier Prosjekt organisasjonen Interessenter Hvem Hva Hvordan Usikkerhet i prosjekter Aktivitet/oppgaver i grupper

3 Kort om meg selv Førstelektor i Prosjektledelse OsloMet Storbyuniversitetet Høgskolen i Innlandet Prosjekterfaring Prosjektleder Ulike prosjekter

4 PL-rollen og ressurser Prosjektmandatet Møt Stine Forarbeidet (konseptutviklingen) Organiseringen

5 Verdiskapende bøker

6 Manøvrere

7 Prosjektroret

8 Hva er egentlig prosjektsuksess?

9 Katastrofeprosjekter?? Budsjett: 7 M$ Kostnad: 100 M$

10

11 Prosjektets jerntriangel

12 Hoveddimensjoner for prosjektsuksess

13 Prosjekters klarhet

14 Sentralt dilemma ved prosjektledelse

15 Prosjektstyring

16

17

18 Sentrale komponenter ved prosjektstyring Konsept Verdiskapings grunnlag PROSJEKTSTYRING Prosjektets overordnede styringsrammer (POSt) PLANLEGGING Milepæler - Beslutningspunkter Aktiviteter - Arbeidsoppgaver OPPFØLGNING

19 Styringsnivåer i prosjekter Hvorfor Strategisk nivå Formål og prosjektmål Taktisk nivå Milepæl Hva Hvordan Operativt nivå Aktiviteter

20 Viktigste dokument?

21 Strategisk nivå på styring Verktøy som kan hjelpe

22 Prosjektmandatet

23 Hva er et mål?

24 Prosjektmål og formål/effektmål Prosjektets overordnede styringsrammer Milepæler, Aktiviteter, Osv. Leveransen Prosjektresultat (Eventuelt) læring Effektmål Verdi for oppdragsgiver Verdiskapende elementer

25 SMARTe mål Spesifikke Målbare Akseptable Realistiske Tidsbestemte Gode mål

26 Mål på kort og lang sikt Faste og/eller mer tøyelige?

27 - Plans are nothing, planning is everything!

28 Oppgave Sommerfest for ansatte ved KuHjelpen AS Oppdragsgiver Ledergruppa Ramme: Før uke 26, ,- bevilget Effektmål Prosjektmål Kuhjelpen AS - et firma med 149 ansatte - driver i servicebransjen - stabil og solid økonomi - en del nyansatte (20 i løpet av det siste året) - samlokalisert

29 Milepæler

30 Kontrollstasjoner Tilstand Betingelse

31 Milepælsplan Beskrivelse av en milepæl: - Formulering - Krav til løsning - Ansvar

32 MP4: Markedsføringsstrategi gjennomført Ansvarlig: Markedsansvarlig i PT

33 Oppgave Sommerfest for ansatte ved KuHjelpen AS Ha det uformelt og morsomt sammen og forsøke å bidra til bedre arbeidsmiljø og felles retning for bedriften Oppdragsgiver Ledergruppa Ramme: Før uke 26, ,- bevilget

34 Lokaler valgt Påmeldingsformat bestemt Deltakerantall avklart Fest Fest godkjent (gjennomført) POSt bestemt Program bestemt Markedsføringsstrategi bestemt Markedsføringstiltak akseptert Fest evaluert.

35 Operativt nivå Milepæler grunnlaget for detaljplanlegging Aktiviteter, arbeidsoppgaver og arbeidspakker De handlingene som må gjennomføres for at milepælene skal kunne nås Uttrykker det faktiske innhold og oppgavene i et prosjekt

36 Eksempel på Gantt-diagram

37 Ulike gjennomføringsstrategier

38 Valg av gjennomføringsmodell ut fra prosjekttype

39 Viktige momenter ved vurdering av smidig Kunden skal være tilfreds ved at det er rask og kontinuerlig levering Imøtekomme endringskrav Tett, daglig samarbeid Konstant fokusering på teknisk kvalitet og god design Teammedlemmer som jobber relativt selvstendig Tro på at de beste løsningene kommer fra teamet, som selv bestemmer sin organisering

40 Scrumprosess

41 Viktige elementer Smidig teamet skal være selvstendige og myndiggjorte Daglige stå-møter 15 minutter Stående Skal ta opp: Hva har du gjort siden i går? Hva skal du gjøre i dag? Har du noen hindringer? Evalueringsmøter ved behov Samlokalisering

42 Tavler for oppgaveflyt (Kanbantavle)

43 Lean i prosjekter eliminere sløsing (waste) øke kundens opplevelse av verdi fremfor å vektlegge kostnadselementene

44 Prosjektets støttespillere og kanskje noen motstandere?

45 Sentrale aktører Oppdragsgiver Prosjekteieren Prosjektlederen Prosjektteamet Interessenter

46 Hvordan skal vi forholde oss til «disse interessentene, da»?

47 Kategorisering av interessenter

48 Interessentanalyse

49 Kommunikasjonsplan Interessentanalysen vil være grunnlaget for å utarbeide en kommunikasjonsplan. Kommunikasjonsplanen er først og fremst rettet mot interessenter i prosjektet, men vil også være et viktig verktøy internt i prosjektteamet. Hensikten med en nedfelt kommunikasjonsplan bidra til å skape en felles forståelse for prosjektet og intenderte effekter ved prosjektet sørge for at berørte får relevant informasjon til riktig tid ha en plan for kommunikasjon og koordinering av informasjon tydeliggjøre form, hyppighet, tidspunkt for kommunikasjon sikre mulighet for innspill til prosjektet ha retningslinjer for kommunikasjon i prosjektet

50 What The F

51 Håndtering av usikkerhet Type Effekt Respons Hva slags usikkerhet vil inntreffe, og når? Om en usikkerhet inntreffer, hva vil være effekten av den? Hvordan vil vår respons på usikkerheten påvirke utfallet?

52 Usikkerhetsoppfølgning - eksempel

53 Risikoanalyse

54 Kontakt Prosjektveilederen.no Facebook.com/Prosjektveilederen