Tomorrowland 1. MÅL OG RAMMER

Transkript

1 Tomorrowland 1. MÅL OG RAMMER 1.1 Bakgrunn Bakgrunn for tomorrowland er et ønske om å skape et miljø og en kulturellmøteplass for nytenkning og innovasjon. Skape relasjoner til videre inspirasjon. 1.2 Effektmål Hensikten med tomorrowland er å skape en møteplass for unge voksne med fokus på nytenking, innovasjon og kreativitet. Det skal være et tilbud til mennesker som ønsker å jobbe eller som allerede jobber innenfor disse fagfeltene, samt et tilbud for unge som er rammet av nedgangstider i oljesektoren. tomorrowland skal være en plass for inspirasjon, nye relasjoner og nye vennskap der arbeidsmetoder som co-working og ny teknologi står i fokus. Gevinster vi kan sitte igjen med er nye forretningsideer, nytt maindsett og inspirasjon til en yngre generasjon. Innovasjon har alltid vært en sentral kilde til verdiskaping og for utvikling av samfunnet. Økt verdiskaping oppnås stort sett enten ved økt bruk av ressurser eller ved å bruke ressursene på en bedre måte. Studier indikerer at kun en begrenset del av veksten kommer fra økt mengde av det som går inn i produksjonen. Økt verdiskaping skjer først og fremst når mennesker bruker ressursene på nye og smartere måter. 1.3 Resultatmål Resultatmålet er å skape en ny arene for inspirasjon, nytekning og innovasjon. En møte plass som skaper nye relasjoner. Skape en plattform for enkeltpersoner og bedrifter på en kulturell sektor og utvikle kjennskap til fremtidsforskning i Norge. Målet er motivere bruken av fremtidsforskning som strategisk verktøy. 1.4 Rammer Rammer som ligger til rette for tomorrowland er tid, kostnad og resusser. Budsjetta må minimaliseres til det snevreste grunnet ingen støtte fra andre sektorer. Vi har CCB som sponser ,- og må derfor ikke havne mye mer en det dobbelte. Tiden frem til arrangementet må brukes godt, tid disponibelt før arrangement dato er overkommelig med ikke meget lang. Prosjekt leder er heller ikke til stede mer en ca en uke i måneden før arrangement. Se milepæl for mer detaljer. 1

2 2. OMFANG OG AVGRENSNING Omfanget av prosjektet avgrense til selve tomorrowland arrangementet. Det innebærer booking av foredragsholdere, underholdning og lokal. Vi avgrenser en hel del arbeid ved å booke et lokal som står for alt av servering, lyd, opprigg og personale. Det vil si at vi på selve arrangement dagen ikke har ansvar for noe av de elementene. Vi har ansvar for billettkjøp og sleve billettsalget både digital og i døren. Dette vil ikke lokale vi leier stå for. Vi har også ansvar for transport av innleide personer fra arrangement lokale og hjem. Vi har ikke ansvar for sanitetsforhold, vakthold eller brannsikkerhet på selve arrangement dagen. Fravær av utøver er vårt ansvar og en risiko som er står mer om i risikoanalysen. 3. ORGANISERING 3.1 Prosjektledelse Prosjektansvarlig : Jeanett Eide Prosjektleder : Jeanett Eide 3.2 Øvrige roller Prosjekteiere : Jeanett Eide Navn på deltakere: - Stine Sanden - Svein Ekrem 4. BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER 4.1 Beslutningspunkter Beslutning blir tatt i grupe med der veto ligger hos prosjektleder. Deltakeren har stor innvirkning på alle beslutninger. Beslutninger som er blitt tatt er: - Dato for arr. - Lokale. - Artister. - Foredragsholdere 4.2 Oppfølging Det vil bli satt opp faste møter framover mot første futere club. Det vil også bli satt opp evalueringsmøte i etterkant og diskusjon av videre drift. Uke Dato Hva Hvor Ansvarlig Annet Gjennomgang av prosjektplan - Fastsett dato Starte planlegging for Rådhuset Jeanett Endringer/ innvendinger Rådhuset Jeanett Form prosjektet program, innhold Markedsføringsplan Rådhuset Jeanett Planlegg markedsføringsstrategi Tilrettelegge Rådhuset Jeanett Planlegge oppleget 2

3 4.3 Milepæler OPPGAVER ANSVAR UKE Møte med prosjekt gruppen Prosjektplan godkjent Godkjenning av IFF Møte med CCB Gjennomgang av prosjektpaln Program innhold planlegging Markedsføringsplan Ferdigstilt risikoanalyse Bookin av artister/ forelesning Søke støtet fra Fylkeskommunen Batalings metode/ pris VIP / inviterte Sammenkomst Evaluerings møte 3

4 5. RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING Risikofaktor S K Trolig årsak Hvordan forhindre 1 Skader (brann, ulykker) 2 4 Ulykke Standard Sikkerhetstiltak 2 Sanitære problemer 1 2 Toalettet har gått tett 3 Fravær av utøver 2 5 Dårlig informasjon/finner ikke frem/ trafikk/dårlig vær 4 Fravær av musikker 2 5 Dårlig informasjon/finner ikke frem/ trafikk/dårlig vær God informasjon med tidskjema, stedeopplysning og kontrakt God informasjon med tidskjema, stedeopplysning Nødvendige tiltak Hoppe over! Finne ny eller alternativt (spotify) og kontrakt 5 Musikk utstyr kvalitet 3 3 For dårlig utstyr på Kontroll av stede utstyr/ Lydprøve 6 Tekniske problemer 1 4 Sikring går 7 Dårlig vær 2 5 Umulig! Verstefall avlyse 8 Tap av tillit fra bruker, 3 4 Dårlig forarbeid God informasjon befolkning og bedrift og forarbeid 9 HMS 2 3 Dårlig God dialog med kommunikasjon CCB og HMS S Sannsynlighetsskala K Konsekvensskala 1 Forventes ikke å skje 1 Ubetydelig konsekvens 2 Kan skje, men lite 2 Liten skade sannsynlig % sjanse 3 Forholdsvis skadelig 4 Kan godt skje 4 Svært alvorlig 5 Vil høys sannsynlig skje 5 Katastrofalt og ødeleggende 4

5 6. GJENNOMFØRING 7. ØKONOMI Se vedlegg for budsjettplan 8. KONTRAKTER OG AVTALER Alle deltaker i prosjektet er ansatt av Fjell kommune og har individuelle kontrakter. Se vedlegg for kontrakter med artist, DJ og forelesere. 5