Suksessfaktorer for styring av prosjekt

Transkript

1 Suksessfaktorer for styring av prosjekt B2G utviklingscamp 20. oktober Erik Aursnes Dammen

2 Metier i dag Forretningsidè: Vi forbedrer våre kunders forretningsmessige mål gjennom riktige og effektive prosjekter Internasjonal virksomhet, med base i Oslo Etablert i 1982 Ledende totalleverandør innen Prosjektledelse og -styring 140 mill i omsetning i 2010 Side 2

3 Virksomhetsområder i Metier Side 3

4 Agenda Prinsipper for prosjekt som fag Fallgruver for prosjektledelse (i oppstartsselskaper) Enkel planleggingsrekke Sjekkliste for om du i praksis styrer prosjektet ditt. Side 4

5 Definisjon av prosjekt PMI : "A project is a temporary endeavor undertaken to provide a unique product or service". IPMA: "A project is a time and cost constrained operation to realise a set of defined deliverables (the scope to fulfil the project s objectives) up to quality standards and requirements". PRINCE2 "A project is a temporary organization that is created for the purpose of delivering one or more business products according to an agreed business case". Å bruke prosjektledelsesfaget riktig lønner seg for denne type oppgaver Side 5

6 Fundamentalt prinsipp for prosjekt som org. form Fokus Strategisk Prosjekteier Effektmål Planlagte gevinster Velge rett prosjekt Følge opp og verifisere PL Støtte PL Gevinstrealisering etter prosjekt mandat Operativt Prosjektleder Resultatmål Sikre seg et godt mandat Styre og gjennomføre prosjektet riktig Lede prosjektteam Levere iht. mandat Side 6

7 Hva innebærer prosjektledelse The Triple Constraint Time Product Costs Quality & Scope Project Management processes (PMI ) Side 7

8 Agenda Prinsipper for prosjekt som fag Fallgruver for prosjektledelse (i oppstartsselskaper) Enkel planleggingsrekke Sjekkliste for om du i praksis styrer prosjektet ditt. Side 8

9 Fallgruver for prosjektledelse (i oppstartsselskaper) Sammenblanding av roller Prosjekteier og Prosjektleder - Det er svært krevende å overholde rammer man har gitt seg selv og i tillegg kontrollere seg selv. - Tap av fokus - Scope creep - Gold plating Ikke ta seg tid til reell planlegging - Planlegging blir en aktivitet for å tilfredsstille en etterspurt plan, ikke for å virkelig planlegge prosjektet Mangel på realisme i prosjektplanlegging (estimering) - Hope is not a Strategy Har du noen gang pusset opp hjemme? All styring forsvinner når man kommer i gjennomføring, fordi man er for opptatt med å slukke branner og/eller gjøre jobben selv. Side 9

10 Agenda Prinsipper for prosjekt som fag Fallgruver for prosjektledelse (i oppstartsselskaper) Enkel planleggingsrekke Sjekkliste for om du i praksis styrer prosjektet ditt. Side 10

11 Fundamentet for en god plan 1. Definer effektmål for prosjektet - Hva ønsker du å oppnå på sikt ved å gjennomføre prosjektet? 2. Gjennomfør alternativvurderinger mht hva som er riktig prosjekt for å oppnå effektmål Velg riktig prosjekt 3. Definer konkrete resultatmål for det valgte prosjekt - Hva skal leveres, når og til hvilken kost Det er normalt at man må gå ett skritt tilbake ift. initiell prosjektidé og gjennomføre flere iterasjonen før planen sitter Side 11

12 En enkel måte å få opp en realistisk plan.. 1. Samle kjerneteam et 2. Gå gjennom effektmål og resultatmål 3. Definer delmål / hovedleveranser, gjerne slik at de kan benyttes som oppfølgingsmilepæler. 4. Bli enige om hvordan dere skal jobbe for å levere delmålene - Lag en WBS/prosjektnedbrytning. Hver boks har en ansvarlig 5. La de som er ansvarlige for boksen selv planlegge hvordan de skal levere 6. Samle all info. Bruk denne til å lage en første fremdriftsplan og kostnadsestimat 7. Kjør problemløsning og iterasjoner til kabalen går opp og alle er enige om planen. Fortsatt realistisk!! ID + Navn på ansvarlig Mål som skal leveres Beskrivelse av arbeid Milepæler Tidsestimat Ressursestimat Avhengigheter til andre Usikkerheter Forutsetninger 8. Oppfølging skjer ift. milepælene. Side 12

13 Agenda Prinsipper for prosjekt som fag Fallgruver for prosjektledelse (i oppstartsselskaper) Sjekkliste for om du har planlagt prosjektet ditt iht. beste praksis Sjekkliste for om du i praksis styrer prosjektet ditt. Side 13

14 Styrer du prosjektet ditt Du har en plan, hva skjer så Side 14

15 Styrer du prosjektet ditt? Eller er du tilskuer til eget prosjekt? Har du klare mål og rammebetingelser for prosjektet ditt? Planlegger du for gjennomføring? Har du en oppdatert plan og er denne kommunisert og forstått av de som jobber i prosjektet? Følger teamet (inkludert underleverandører) planen? Måler du fremdrift og har du oversikt over hvor prosjektet står og går? Tar du en aktiv rolle i å håndtere endringer og tillegg på en profesjonell måte? Har du blikket fremover, ser du etter mulige fallgruver og muligheter Iverksetter du korrektive og preventive tiltak? - Dette innebærer å oppdatere planen og sørge for at den nye planen følges. Side 15

16 Oppgave de neste 15 min Planlegg planleggingen av ditt prosjekt! Side 16