1. Introduksjon til prosjektledelse. Innledning. Læringsmål. Teori. "We are what we Prosjekter har eksistert helt siden de første

Transkript

1 1. Introduksjon til prosjektledelse Innledning "We are what we Prosjekter har eksistert helt siden de første repeatedly do. menneskene på jorden ønsket å gjøre en endring Excellence, then, i livene sine, for eksempel ved å bygge et hus, et is not an act, but a monument eller en virksomhet. Prosjektledelse i habit." ulike former har vært anvendt mer eller mindre bevisst for å planlegge, organisere og Aristotles gjennomføre disse prosjektene. Prosjektledelse blir ofte kalt "det tilfeldige yrket": Alle kan bli prosjektleder. Hvis du har gjort en god jobb for organisasjonen du jobber i, kan du bli forfremmet til prosjektleder. Denne praksisen har vist seg å ikke fungere godt nok. Mange prosjekter mislykkes og fører til betydelige økonomiske tap for organisasjonene. Disse organisasjonene er "ubevisst inkompetente" de vet ikke hva de går glipp av. Andre organisasjoner har innsett behovet for å innføre prosjektledelse i henhold til beste praksis og dermed øke prosjektenes mulighet til å lykkes. Prosjektledelse har nå blitt en profesjon. For å bistå virksomheter med å innføre "beste praksis" innen prosjektledelse har flere organisasjoner utviklet metoder, standarder og sertifiseringskrav innenfor prosjektledelse som kan videreutvikles i henhold til virksomhetens behov. Denne leksjonen gir en oversikt over prosjektledelse i henhold til "beste praksis" med koblinger til ulike standarder. Læringsmål Etter å ha gjennomført denne leksjonen skal du: Ha oversikt over viktige standarder innenfor prosjektledelse Forstå koblingen mellom prosjektledelsesstandarder og prosjektledelse i henhold til "beste praksis" Teori Prosjektledelse i henhold til "beste praksis" Mange selskaper og organisasjoner er i dag avhengige av gevinster som er en effekt av produkter og tjenester utviklet og levert gjennom prosjekter. Hvis prosjekter ledes på en dårlig måte, kan det få alvorlige konsekvenser og i verste fall medføre at virksomheten går over ende. Hvis du ønsker å oppnå en reell konkurransefordel, bør du innføre prosjektledelse i henhold til "beste praksis". Med "beste praksis" mener vi prosjektledelsesferdigheter, -metoder, -teknikker og -verktøy som vil øke mulighetene til å nå strategiske mål, forretningsmessige mål og prosjektmål. Følgende tiltak må iverksettes for at en organisasjon skal kunne implementere Page: 1 / 7

2 prosjektledelse i henhold til "beste praksis": 1. Ledelsesinvolvering: Påse at den overordnede ledelsen støtter initiativet. Prosjektledelsesinitiativer krever støtte fra ledelsen og fra linjeorganisasjonen. 2. Metode: Det må utvikles en prosjektledelsesmetode med faser og beslutningspunkter basert på behovene i organisasjonen og prosjektutfordringene. 3. Opplæring: Prosjektlederne, teammedlemmer, prosjekteiere og medlemmer i prosjektstyret må få opplæring i bruk av prosjektledelsesmetoden. 4. Sertifisering: Prosjektlederne og sentrale medlemmer i prosjektteamet må sertifiseres i henhold til den sertifiseringspraksisen som er mest anerkjent i din bransje. Sertifisering gir også merverdi i form av formalisering av kompetanse. 5. Endring: Gjennomfør endringen. Påse at prosjektene følger prosjektledelsesmetoden og at medlemmene i prosjektteamet virkelig bruker sin nye kunnskap. 6. Evaluering: Prosjektytelsen må evalueres og så må forbedringer gjennomføres i henhold til evalueringen. Bruk erfaringer fra tidligere prosjekter for å forbedre nye prosjekter. Hvis organisasjonen gjennomfører tiltakene over, vil den gradvis øke sin prosjektmodenhet: Figur 1: Modenhetsskalaen for prosjekter For prosjektmodne organisasjoner er ikke prosjektsuksess lenger en tilfeldighet det er noe som kan gjentas gang på gang. Implementeringen av god praksis i prosjektledelse er imidlertid tidkrevende, og organisasjonen må være forberedt på å yte for at endring skal skje. Organisasjonen må forvente å bruke 2 år eller mer før prosjektledelse virkelig mestres på en god måte. Altfor ofte fører utålmodighet til at man ender opp med å "gjøre sånn som vi gjorde før". Prosjektledelsesstandarder Store organisasjoner ønsket å se prosjektledelse bli utført i henhold til definerte krav, prosesser, metoder, verktøy og felles terminologi for å unngå "tilfeldig ledelse" med påfølgende svake resultater. Med bakgrunn i dette behov har flere organisasjoner utviklet standarder for prosjektledelse. Viktige standarder inkluderer, men er ikke begrenset til følgende: Organisasjon Standard Forkortelse Project Management A Guide to the PMBOK Guide Institute (PMI), USA Project Management Office of Government Commerce (OGC), UK Body of Knowledge Styring av vellykkede prosjekter med PRINCE2 International Project International ICB PRINCE2 Page: 2 / 7

3 Management Association (IPMA), Switzerland drivkrefter i arbeidet med å etablere prosjektledelse som en profesjon. Standardene har mange likhetspunkter, men til dels ulikt fokus og ulike mål. Hvert år kommer det nye versjoner av standardene som utvider deres fokus. Terminologien varierer noe, men generelt skal ikke prosjektledere med ulike sertifiseringer ha noen prosjektrelaterte kommunikasjons- eller samarbeidsproblemer. Nedenfor følger en kort beskrivelse av standardene som er nevnt i tabellen over. Competence Baseline Association for APM Body of APM BoK Project Managers Knowledge (APM), UK Gjennom sertifisering har standardene og organene bak standardene fungert som A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) PMIs PMBOK Guide begynner med det grunnleggende rundt prosjekter, prosjektledelse og prosjektorganisering. Deretter beskrives de fem hovedprosessgruppene Initiering, Planlegging, Utføring, Kontroll og Overvåking, og Avslutning og ni spesifikke kunnskapsområder innen prosjektledelse, for eksempel "Omfangsstyring", "Tidsstyring", osv. Hvert kunnskapsområde har prosesser som kan kobles til én av de fem hovedprosessgruppene. Hovedfokuset i PMBOK Guide er å gi brukeren en oversikt over kunnskap som er nødvendig for å beherske roller i et prosjekt. Den definerer prosjekter og prosjektledelse, og den gir brukerne en grunnleggende og felles forståelse som et utgangspunkt og rammeverk for videre utvikling og læring innenfor prosjektledelse. Styring av vellykkede prosjekter med PRINCE2 PRINCE2 tar sikte på å føre prosjektet gjennom et sett av veldefinerte aktiviteter som styres på en god måte for å oppnå de ønskede resultatene. Et PRINCE2- prosjekt er basert på sju prinsipper: Kontinuerlig forretningsmessig forankring Lære fra erfaring Definerte roller og ansvar Styre i faser Avviksledelse Fokus på prosjektets produkter Tilpasset prosjektomgivelsene PRINCE2 er en prosessbasert tilnærming til prosjektledelse. Prosessene definerer ledelsesaktivitetene som utføres underveis i prosjektet. I tillegg beskriver PRINCE2 flere emner som "Business Case", "Planer" og "Organisering" som brukes til å etablere ulike ledelsesprodukter. Det er imidlertid bruken av de sju prinsippene som bestemmer om et prosjekt utføres i henhold til PRINCE2, ikke bruken av prosesser og ledelsesprodukter. PRINCE2 er et rammeverk for etablering av et prosjekt eller en selskapsspesifikk prosjektmodell med faser og beslutningspunkter. Metoden inkluderer krav til dokumentasjon og ledelsesstyring, og den definerer de ledelsesaktivitetene med tilhørende krav til organisering, planlegging og styring som er nødvendige for å oppnå vellykkede prosjekter. International Competence Baseline (ICB) ICB definerer den kompetansen som IPMA forventer fra prosjektledelsespersonell Page: 3 / 7

4 for sertifisering basert på IPMAs sertifiseringssystem i fire nivåer. Prosjektledelse brytes ned i kompetanseelementer som dekker følgende: Teknisk og metodisk kompetanse Atferds- og ledelseskompetanse Kontekstbasert kompetanse knyttet til prosjekter, programmer og porteføljer. ICB er ikke en "kunnskapssamling" (body of knowledge, BoK) som beskriver prosesser, metoder, teknikker og verktøy. ICB fokuserer på sertifisering av prosjektpersonell i henhold til definerte kompetanseelementer. Deltakerne må bygge på andre prosjektledelsesstandarder som PRINCE2 og PMBOK, og på ledende prosjektledelseslitteratur for å oppnå ønsket kunnskap og erfaring for hvert sertifiseringsnivå. APM Body of Knowledge APM Body of Knowledge er en kildebok over kunnskapsområder som kreves for å kunne oppnå vellykket prosjektledelse. Hvert kunnskapsområde inkluderer en kort definisjon og en forklaring, og oppgir i tillegg en litteraturliste på inntil seks bøker. APM BoK danner grunnlaget for APMs kvalifiseringer som er tilpasset IPMAs sertifiseringssystem over fire nivåer. APM BoK gir leseren en oversikt over viktige kunnskapsområder. Metoden inkluderer ikke en beskrivelse av prosesser, teknikker og verktøy, men en lang rekke nyttige læreboksreferanser hvor slik informasjon er å finne. Standarder og "beste praksis" for prosjektledelse Figuren nedenfor beskriver forholdet mellom standarder for prosjektledelse og "beste praksis" for prosjektledelse: Figur 2: Standardene dekker deler av prosjektledelseskunnskapen Arbeid i prosjekter er basert på en grunnleggende forståelse av prosjekter, organisasjoner og behovet for ledelse. Vi må også forstå prosessene, teknikkene og verktøyene for å kunne utføre prosjektledelsesaktivitetene som er definert i prosjektledelsesmetoden. Og så må vi vite hvordan vi skal bruke prosessene, teknikkene og verktøyene i praksis. Pyramiden i figuren over viser hvordan standardene bidrar til å oppnå prosjektledelse i samsvar med "beste praksis". Standardene dekker det meste av den grunnleggende prosjektledelsesforståelsen, og den generelle delen av prosesser, teknikker og verktøy. Med dette fundamentet må hver enkelt organisasjon etablere sin egen tilpassede prosjektmodell med faser og beslutningspunkter, krav til organisering, prosesser, krav til styringsunderlag samt Page: 4 / 7

5 metoder og teknikker. Denne tilpassede metoden vil være en kilde til suksess hvis den implementeres gjennom støtte fra ledelsen, opplæring, praktisk bruk, erfaringsoverføring og kontinuerlig forbedring. Den individuelle prosjektledelsesmodenheten og den organisasjonsmessige prosjektledelsesmodenheten vil vokse og mulighetene for å oppnå og gjenta vellykkede prosjekter vil øke. Erfaring, opplæring og sertifisering Hver standard er forbundet med en prosjektledelsessertifisering. Du finner en beskrivelse av sertifiseringene og sertifiseringsprosessene på nettstedet til Metier Academy. Sertifisering innenfor en standard er imidlertid bare et lite steg på veien til å bli en god prosjektleder. Du trenger også den profesjonelle og praktiske erfaringen som oppnås ved å arbeide i team hvor prosjektledelsen er i overensstemmelse med "beste praksis", og du trenger oppdatert kunnskap fra kursprogrammer innenfor program- og prosjektledelse. Kurset Denne første leksjonen fokuserer på å plassere standarder som PRINCE2 i hele "prosjektledelsesbildet". Resten av kurset vil fokusere på hvordan PRINCE2 skal brukes som en metode for planlegging, organisering og gjennomføring av prosjekter. Vi anbefaler på det sterkeste at kursdeltakere også deltar på andre opplæringsprogrammer for å lære hvordan metoder, teknikker og verktøy kan brukes i praksis. Eksempler Styring av vellykkede prosjekter med PRINCE2 Figuren nedenfor viser kjernen i PRINCE2-metoden: Figur 3: Kjerneelementene i PRINCE2 Figuren viser kjernen i PRINCE2 metoden: Levering av prosjekter ved bruk av PRINCE2 temaer og -prosesser basert på PRINCE2 prinsipper og skreddersydd til prosjektet og prosjektets omgivelser. PMBOK Guide Denne figuren illustrerer kjernen i PMBOK Guide: Page: 5 / 7

6 2004 Project Management Institute, Inc Figur 4: De ni kunnskapsområdene Dette er de ni kunnskapsområdene med tilhørende prosesser. Hver prosess er koblet til én av hovedprosessene for å skape den dynamikken som kreves for å kunne utføre effektiv prosjektledelse. ICB ICB bryter profesjonell prosjektledelse ned til 46 kompetanseelementer, inkludert 20 tekniske og metodiske kompetanseelementer for prosjektledelse, 15 elementer for atferds- og ledelseskompetanse for prosjektpersonell og 11 kontekstbaserte kompetanseelementer knyttet til prosjekter, programmer og porteføljer. Figur 5: Kompetanseøyet Kompetanseøyet gjenspeiler fokuset i ICB, og viser integreringen av alle elementer i prosjektledelse sett fra prosjektlederens synspunkt ved evaluering av en konkret situasjon. Øyet representerer også klarhet og visjon. Etter at mottatt informasjon er behandlet, vil en kompetent og ansvarlig prosjektleder iverksette nødvendige tiltak. APM BoK APM BoK 5. utgave omfatter 52 kunnskapsområder (emner) for prosjektledelse gjennom 7 seksjoner: Seksjon Project management in context Emner Project management Page: 6 / 7

7 Planning and strategy Executing the strategy Techniques Business and commercial Organisation and governance People and the profession Project success and benefits management Scope management Requirements management Business case Project life cycles Communication Hvert emne inkluderer en kort definisjon og en mer detaljert forklaring. Fallgruver Organisasjonen anvender standardene som en metode i seg selv: Standardene skal ikke betraktes som en veiledning for planlegging og gjennomføring av prosjekter. Standardene utgjør rammeverket for prosjektorganisasjonen, prosjektinteressenter, prosjektledere og medlemmer av prosjektstyret. Organisasjonen knytter seg til én standard: Hver standard har ulikt fokus på prosjektledelse. Bruk også erfaring og kunnskap fra andre kilder, for eksempel opplæringsprogrammer og erfaringsoverføring, for å skape et bredere perspektiv på prosjektledelse. Prosjektmodellen tilpasses ikke prosjekt og organisasjon. Du må alltid vurdere behovene i det konkrete prosjektet du arbeider med nå. Du bør ikke starte en svært byråkratisk prosess med mye ledelsesdokumentasjon hvis prosjektet er enkelt og ukomplisert. Organisasjonen lager sin egen standard. Du mener at du har arbeidet med prosjektledelse så lenge at du egentlig ikke har behov for standardene. På den annen side er standardene ofte et resultat av samarbeid mellom mange dyktige fagpersoner, og de bør derfor leses og forstås av alle som arbeider med prosjektledelse. Sjekkliste Er virksomhetens prosjektmodell basert på en standard? Praktiserer du prosjektledelse i henhold til "beste praksis"? Er prosjektledelsesmodenheten økende i din organisasjon? Deltar prosjektlederne, prosjekteier og medlemmene i prosjektteamet på opplæringskurs for spesialisering i konkrete emner og for å få økt innsikt i faget? Støtter den overordnede ledelsen innføringen av prosjektledelse i henhold til "beste praksis"? Referanser PMBOK Guide A Guide to the Project Management Body of Knowledge Project Management Institute. USA ICB IPMA Competence Baseline. International Project Management Association. Sveits. Styring av vellykkede prosjekter med PRINCE2. Office of Government Commerce. Storbritannia. APM Body of Knowledge. Association for Project Managers. Storbritannia. Page: 7 / 7