Møteledelse Arbeidshefte for leksjon #07 Møteledelse. Vida Pluss AS

Transkript

1 Møteledelse Arbeidshefte for leksjon #07 Møteledelse Vida Pluss AS

2 Introduksjon... 3 Læringsmål prosesser for god møteledelse... 3 Oppgave... 5 Vida Pluss AS... 6

3 Introduksjon Hva er så våre forventninger til en dyktig møteleder? Forutsetningen for god møteledelse er at du sikrer at 12 punkts sjekklisten for det du skal få gjennomført FØR, UNDER og ETTER møtet (som du finner i arbeidsheftet under leksjon 3) er på plass. Henning Bang og Thomas Nesset Midelfart har i boken «Effektive ledergrupper» (Gyldendal Akademisk) beskrevet hvilke prosesser som påvirker effektivitet i ledergrupper. Noe omskrevet kan vi bruke deres tilnærminger i de fleste vanlige møter. Holder du styr på disse 5 prosessene kan du trygt kalle deg en dyktig møteleder: LÆRINGSMÅL - 5 prosesser for god møteledelse 5 PROSESSER FOR GOD MØTELEDELSE (1) KLARE BESTILLINGER Er det klart hva dere skal «produsere» gjennom møtet? Eller er det uklart hva oppdraget eller bestillingen er? Er det tydelig om en sak er en orienteringssak, en diskusjonssak, en oppfølgingssak eller en beslutningssak? Er alle møtedeltakere klar over hva det er viktig å fokusere på i diskusjonen og hva dere ikke skal fokusere på? Er det klart hvorfor sakene som tas opp, hører hjemme i dette møtet? (2) FOKUSERT KOMMUNIKASJON De to hvite strekene (se leksjonsfilmen) viser rammene for når et tema er innenfor eller utenfor. Se også for deg at streken viser tiden dere bruker fra øverst til nederst gjennom møtet. Det første eksempelet viser en møteleder som er overfokusert og som ikke involverer eller ansvarliggjør de andre deltakerene. Det andre eksempelet viser en møteleder som begynner på en god måte, men hvor digresjonene trekker møtet utenfor de konstruktive rammene. Det vanlige er at vi kommer på sporet igjen i avrundingen av møtet. Det tredje eksempelet viser et møte som bærer preg av dårlige forberedelser. Kanskje det mangler en tydelig agenda, klare bestillinger og en overordnet styring av både hensikten og ønsket resultat. Det siste eksempelet viser et fokusert møte. Her involveres deltakerene, vi får belyst sakens kjerne med gruppens perspektiver og erfaringer. Utfallet er også en tydelig konklusjon og veien videre.

4 (3) UTNYTTE MANGFOLDET Utnyttelse av mangfold er den faktoren som viser seg å være den sterkeste prediktoren for resultatene en gruppe skaper. Evnen til å klare å utnytte det at folk har forskjellig informasjon, erfaring, perspektiver, interesser og bakgrunn. For å utnytte mangfoldet i gruppen enda bedre er det to ting å jobbe med. Det ene er å, rett og slett, bli bedre kjent med hverandre. Det er lettere for meg å samarbeide og bruke deg om jeg vet hva du er god på. Det vet jeg sannsynligvis ikke før jeg blir kjent med deg. Hva du kan og ikke kan. Når jeg er kjent med deg er det også lettere for meg å akseptere at du er som du er. Det andre er det å trene på kommunikasjon på en måte som utnytter mangfoldet. Ledre og ledergrupper diskuterer oftest på et konklusjonsnivå, uten å egentlig være nysgjerrige på hvilken erfaring og informasjon den enkelte besitter. Hva er det du egentlig bygger på, som faktisk gjør at du mener noe helt annet enn meg? (4) GODE BESLUTNINGSPROSESSER Fire hovedområder: 1. Gruppen starter med å definere hvilket problem beslutningen skal løse, og strukturerer hvordan man skal jobbe videre med beslutningen. 2. Gruppen er grundig nok når den samler inn og bearbeider nødvendig informasjon for å fatte en god beslutning. 3. Gruppen velger bevisst hvilken beslutningsprosedyre den skal benytte. 4. Gruppen sørger for at beslutningen iverksettes, følger opp hvordan dette skjer og evaluerer beslutningsprosessen. (5) AKTIV RELASJON TIL OMGIVELSENE Møtedeltakere må være proaktive og ha en aktiv relasjon til sine omgivelser. Dette dreier seg om å KOORDINERE Samstemme mål og strategier fra møtet, sikre riktig ressursbruk og skape samhandling. SKAFFE INFORMASJON Skaffe den kunnskapen og informasjonen møtedeltakerne trenger for å nå sine mål. DELE INFORMASJON Forankre og informere om beslutninger som er fattet, få støtte og anerkjennelse, dele kunnskap.

5 Oppgave Les gjennom de 5 prosessene og se leksjonsfilmen. Når du har gjennomført ditt neste møte hvor du har møteledelsen. Gå gjennom sjekklisten under og gi deg selv en karakter (på en skala fra 1 til 10; hvor 1=dårlig og 10=kunne ikke vært bedre) ved å sette en ring rundt tallet du mener er mest riktig. 1) Sjekkliste (egenvurdering): Klare bestillinger Fokusert kommunikasjon Utnytte mangfoldet Gode beslutningsprosesser Aktiv relasjon til omgivelsene 2) Hva må du/dere gjøre anderledes i neste møte for å komme «et hakk» høyere opp?

6 Vida Pluss AS Vida Pluss er et rådgivningsselskap som har spesialisert seg på praktisk organisasjons- og lederutvikling i kommunal sektor. De siste årene har mer enn 22 kommuner og bydeler gjennomført deres program. Selskapet introduserte begrepet organisasjonshelse og helsefremmende lederskap i Norge basert på dybdeintervju og kvalitative analyser av hva norske organisasjoner gjør for å skape lønnsomhet, fornøyde medarbeidere og tilfredse kunder. Partnerne i Vida Pluss lanserte i 2011 sine funn i boken «Helsefremmende lederskap - slik leder de beste» (Gyldendal Akademisk). Fra bokomtalen: «Strukturelementene i bedriften må ha i seg kulturelementene. Det stivbente og det byråkratiske på den ene siden må balanseres med verdier, holdninger og atferd på den andre siden.» - Jon Fredrik Baksaas, konsernsjef for Telenor ASA «Boken setter fokus på den enorme kraft som forløses gjennom å sette den enkelte medarbeider i sentrum. Praktiske eksempler viser hvordan helsefremmende lederskap bidrar til at bedriften når sine øvrige mål. Bør leses av alle ledere.» - Dag Mejdell, konsernsjef for Posten Norge AS Nærmere informasjon om ledertrening for kommunal sektor: