SLAGKRAFTIGE MØTER. Mer attraktiv arbeidsplass. Forbedret økonomisk bunnlinje. Alle har et forhold til møter! TUNE INN skriv ned:

Transkript

1 IGE MØTER Mer attraktiv arbeidsplass Forbedret økonomisk bunnlinje TUNE INN skriv ned: Forventninger til samlingen Ting du har i hodet Ditt ansvar i dag Hva skal dere sitte igjen med? Innsikt i faktorer som leder til god eller dårlig møtekultur Grep for å få til slagkraftige møter Alle har et forhold til møter! Kjennskap til enkle og effektive møteverktøy 1

2 Studier viser: 40-50% av møter vurdert som bortkastet I tillegg: mange uproduktive, men ikke bortkastet Dårlige møter: Nedsatt motivasjon + produktivitet Skjult kostnad Studier viser: Arbeidstakere 30-50% av tiden i møter Ledere opp til 70% av tid i møter Koster det norske samfunnet x antall milliarder Ikke bevisstgjort Ikke målt / del av regnskapet Ingen har et overordnet ansvar En del av driften med konstante store tap ville vi gjort noe med det? Møtene er hjertet i organisasjonen som pumper ut energi Menneskelige tilbøyeligheter Produksjonsfabrikken - Den viktigste faktoren for organisasjonskulturen 2

3 Hodet fullt Stor eller liten plass Vil bli sett Lytter ikke Tenker motargument Opptatt av sitt Miste oversikt Tenke i flokk Unnvike kritikk Stenge av Utsetter Egne behov, vaner, tilbøyeligheter kommer i veien for å få optimal samhandling Søker underholdning 3

4 Ønsket praksis Akseptert praksis Hva er uskrevne spilleregler som hemmer for å få til gode møter? To og to snakker, skriver ned og deler! Skal du endre noe må du først se hva som er Uskrevne spilleregler Lov å komme sent Lov å komme uforberedt Greit ikke å ha tydelig agenda Akseptert å bruke mobil / multitaske Det er lov å spore av Vi inviterer mange folk uten klar hensikt Du trenger ikke å følge med, bare det ser ut som det Noen snakker mye, andre tier Uenighet er uønsket / farlig Det er akseptert å ha uklar oppfølging Det er lov med omkamp Egentlig beslutning tas på gangen Den som deltar aktivt får mer å gjøre osv. Prinsipper for IGE MØTER Stjernemodell Unngå møtelapskaus Forventninger til deltakerne Roller / ansvar Nivå for informasjon/diskusjon Strategi <----> drift Skille mellom orientering, drøfting, idéutvikling, forhandling og beslutning 4

5 Planlegge Kun orientering: Er møtet riktig arena? SAK (hva) Fremfor å sette varighet for hele møtet Finn varighet for de enkelte sakene først! TYPE INTERAKSJON (info, drøfting, beslutning osv) METODE (hvordan) ANSVARLIG (hvem) VARIGHET (hvor lenge) Være forberedt på utfordringer! (møteplagere, egenrådige seniorer, avsporing, manglende oppsummering...) Uten Planlegging Ingen endring i praksis 5

6 PARKERINGSPLASS Tid på planlegging er fort TJENT INN! Stopplysmetoden Møtet starter før møtet starter Avsluttes etter møtet er slutt MÅ forankres organisatorisk! Variert arbeidsform Alene To og to Gruppe Plenum Meninger, fakta, ideer, innspill, votering 6

7 Hvorfor notere alene (eller to) før diskusjon? Hvorfor notere alene (eller to) før diskusjon? 1. De passive blir aktivert 2. Du får flere perspektiver, mindre gruppetenkning 3. Du blir mer lydhør 4. Alle produserer samtidig, fremfor en av gangen 5. Verbalisering: Inn det ene øret, ut det andre 6. Deltakerne blir mer bevisst rundt eget ståsted 7. De får et større eierskap og det skapes forankring 8. Forslag er mer fristilt fra avsender og tåler mer kritikk 9. Med tiden oppleves det gøy når alle bidrar aktivt Gi ansvar Avstemning før beslutning / diskusjon * Alternativt: 1-5 Være fysisk aktiv / bruke veggplass Korte statusmøter Tavle Fremoverlent 7

8 Prosessøvelser Hvor skal deltakerne involveres aktivt? Informasjonsmøte Idémøte Setter ord og synliggjør ønsket atferd ÅPNE LUKKE PRODUSERE SILE LITT OG SÅ DISKUTERE Lukke like viktig som å åpne! 8

9 Det handler ikke bare om hva som tas opp (sak) Hva er rollen og ansvar til møtedeltakerne? Passiv rolle - korrekt atferd - proaktiv rolle men hvordan det tas opp (interaksjon/verktøy/metode) Håndtering av møteplagere Minne om spillereglene Aktivere de mindre aktive deltakerne + generelle kommentarer Direkte interaksjon - snakke på tomannshånd (ta pause, bevisstgjøring, forstå hvorfor, grensesetting) - Personlig konfrontasjon - Be personen forlate rommet Synliggjøre Agenda Deltakerne + ansvar Spilleregler Resultater og oppfølging Synlig agenda + resultater = mer retning 9

10 Synliggjøre deltakere Gruppeportrett Bruk av visuelle verktøy (interaksjon / synlighet) Navn Rolle / ansvar / posisjon Plassering Matrise PERSPEKTIVKART PERSPEKTIVKART MALER En god avslutning gir en god begynnelse «Hellig tid» til å lande 10

11 OPPSUMMERE 1. Be deltakerne om å komme med oppsummering om mulig, disse noteres synlig opp. 2. Du kan også be en eller to personer komme med forslag til oppsummering (delegering). 3. Lag personlige notater, trekk noen konklusjoner som du ber om tilbakemelding på, disse noteres synlig opp. 4. Synlig oppfølgingsplan som alle godkjenner. Referat Hvorfor lages det? Hvem er det for og hva trenger de? Synlig under møtet Kort og konkret Aksjonspunkter / oppfølging På rundgang? Oppfølgingsplan - Må følges opp! 1. Ha nok tid til avslutning AVSLUTNING HVEM (A, S, I) OPPGAVE NÅR SPESIFISERING UTFØRT 2. Gjennomgå oppfølgingsplan. Noe uklart? 3. Sjekke parkeringsplass 4. Planlegge neste møte 5. Ved lengre møter - evaluering. Oversikt Unngå møtelapskaus Tune inn Gruppeportrett Stjernemodell Parkeringsplass Definerte spilleregler Synlig agenda + resultater Notering av den enkelte Produsere sile diskutere Planleggingsmodell Avstemning Stående møter Fysisk aktiv /bruke vegg Stopplys Oppfølgingsplan Møteevaluering Deltakerrollen Prosessøvelser Visuelle verktøy Perspektivkart 11

12 Videokonferansemøter Svært mange verktøy kan brukes: Tune-inn, gruppeportrett, parkeringsplass, spilleregler, synlig agenda, notering av den enkelte, votering, stopplys, oppfølgingsplan, evaluering Tips lykkes videokonferansemøter Forberedt /god tid før /kjenne verktøy Tydelig agenda / aksjonspunkter Holde kort (unngå multitasking) Ikke for mange deltakere Felles flate ikke bare se hverandre Microsoft Surface Hub Har møtt hverandre fysisk ENDRING MØTEKULTUR En ny møtekultur bygges over tid - Start med low hanging fruits Organisasjon med en god møtekultur 1. Proaktiv ledelse 2. Veltrente møteledere + organisering + observatører 3. Bevisste møtedeltakere 4. Gode fysiske rammer for interaksjon (board, maler, veggplass, utstyr og teknologi) 5. Prosessverktøy som del av drift (som lunsj, pc, printer osv) Low hanging fruits 1. Definerte spilleregler 2. Tid til planlegging 3. Tydelig på type møte/sak 4. Notere / evaluere for seg selv 5. Synlig agenda + resultater 6. Oppfølgingsmal / tid til avrunding 12

13 Introduksjon av metode / verktøy Prøv i en trygg kontekst først Ha steg klart og notert ned argumentene for bruk av metoden på forhånd! Få mandat + ha med støttespillere Ha fokus på hva metode vil gi + begeistring Tydeliggjøre behov og rolle i starten, og få mandat: Dere er her fordi Jeg ønsker at alle skal bidra til at vi holder oss til saken og holder tiden. Jeg vil avbryte og skrive opp på parkeringsplassen når andre saker kommer opp. - Rammen for møtet settes i starten Proaktiv ledelse Møteagenter & møteledere Fysiske rammer Kompetanse på tre nivåer Bevisste møtedeltakere Opplærte møteledere Kursing & coaching Metoder & verktøy Møteagenter Alt nytt er kunstig før det kan bli naturlig TAKK! 13