Møteledelse Arbeidshefte for leksjon #10 Konflikthåndtering. Vida Pluss AS

Transkript

1 Møteledelse Arbeidshefte for leksjon #10 Konflikthåndtering Vida Pluss AS

2 Introduksjon... 3 Læringsmål... 3 Hvordan etablere spilleregler?... 3 Hvordan være «Sheriff» som møteleder?... 3 Sjiraffspråk (ikke-voldelig kommunikasjon)... 4 Oppgave... 5 Vida Pluss AS... 6

3 Introduksjon Som vi lærte oss i forrige leksjon skyldes ofte konflikter i et møte at vi har ulike perspektiver. Og det skal vi ha. I god møteledelse dreier det seg om å utnytte mangfoldet å få frem alles meninger, perspektiver og synspunkter på gode og konstruktive måter. LÆRINGSMÅL - Hvordan etablere «spilleregler»? - Hvordan være «sheriff» som møteleder? - Sjiraffspråk (ikke-voldelig kommunikasjon). HVORDAN ETABLERE SPILLEREGLER? Om du vet at et møte du skal gjennomføre berører «betente» saker og problemstillinger kan det være lurt at du som møteleder lar møtedeltakerene etablere noen spilleregler. Da bruker du rett og slett et flipp-over ark og noterer opp hvilke spilleregler dere kan enes om før dere starter møtet. Om det dukker opp problemer underveis kan du som møteleder peke tilbake på det dere ble enige om. En enkel, men svært velfungerende teknikk. HVORDAN VÆRE «SHERIFF» SOM MØTELEDER? Som møteleder kan du ha stor nytte av å bli kjent med metaforen til Anne Karin Nordskag. Hun mener at møteleder må være litt som Sheriffen i den Ville Vesten. Der det var en god Sheriff var det heller ikke store konflikter. Om du følger disse 5 sheriff-prinsippene vil det være svært forebyggende. Det vil både hindre konflikter og sikre gode møter: 1) Revolver - Det er når du rett og slett må være tydelig og bestemt for å stoppe dominante møteplagere. Det er din oppgave og rolle å styre møtet. Direkte og klar beskjed er i overført betydning å bruke revolveren din. 2) Lasso - Den bruker du når du må dra inn passive deltakere inn i diskusjonen og møtet. Møtedeltakere er der for å delta aktivt, og du er der for å dra alle inn og involvere dem. 3) Kniv - Kniven bruker du for å skjære igjennom. Når tåkepraten blir for tjukk eller meninger sklir vekk fra saken, bruker du, selvsagt her også i overført betydning, kniven din. Det er møteleders rolle å gjøre dette. Du må være litt Sheriff

4 4) Slegge - I rollen som møteleder må du en sjelden gang bruke slegga. Den bruker du for å banke igjennom beslutninger når alle sklir unna ansvar og beslutninger som såpestykker. 5) Lommeur - Det er din jobb å passe på møtetiden, og tiden deltakere får i møtet. Ingenting er så irriterende som folk som kaster bort andres tid, det kan være gjennom å komme forsinket, snakke utenfor agenda og mål eller forstyrre andre. Lommeuret er en god venn for å holde tonen i møtet unna konfliktene. SJIRAFFSPRÅK (IKKE-VOLDELIG KOMMUNIKASJON) Når en konflikt handler om personlige verdier og holdninger er det svært ofte vanskelig å holde seg til «saken». Derfor kan partene trenge hjelp til å sette ord på hvilken betydning saken har for dem. En måte å gjøre dette på er å bruke teknikken «ikke-voldelig kommunikasjon» - populært kalt «sjiraffspråk». Metoden hjelper partene til å snakke om deres opplevelser, følelser og ønsker om forandring uten at de trår over den andres grenser. Sjiraffspråket har fire trinn: 1) «Observasjon» Fortell om det som skjer/har skjedd. Fortell helt konkret hva den andre gjør som du ikke liker. Husk å formidle det som DIN opplevelse. Det er stor forskjell om jeg sier at «du forstyrrer oss når du sjekker mobilen din», eller om du sier at «jeg opplever at du forstyrrer oss når du sjekker mobilen din». Det du beskriver som dine egne observasjoner er enklere å akseptere. 2) «Følelser» Fortell hva du føler når dette skjer. I forrige eksempel kunne du f.eks. sagt videre. «Jeg føler ikke at du er tilstede og det irriterer meg litt når du ikke lar mobilen vente til etter møtet». 3) «Behov» Har du negative følelser, må du finne ut hvilke behov som er utilferdstilt og dele disse. For å fortsette eksempelet sier jeg nå «Jeg har behov for din tilstedeværelse og det er viktig for meg at jeg får høre dine synspunkter og meninger». 4) «Ønsker» Kom med ditt forslag til hva som kan gjøres anderledes i fremtiden. Dette må være konkret og gjennomførbart. Eksempelet kunne da avsluttes med noe som dette: «Jeg ønsker at du legger fra deg mobilen under resten av møtet».

5 Oppgave Tenk på en sak eller en situasjon som ivolverer en annen person og som du synes er vanskelig og problematisk. Bruk de fire trinnene i «sjiraffspråket» beskrevet i leksjonsfilmen og i dette arbeidsheftet og svar på de fire spørsmålene under: 1) Beskriv det som skjer/har skjedd. Beskriv helt konkret hva den andre gjør som du ikke liker. Husk å formidle det som din opplevelse, fra ditt perspektiv. 2) Beskriv hva du føler når dette skjer. 3) Beskriv hvilke behov du har som er utilferdstilt. 4) Beskriv et konkret og gjennomførbart (for begge parter) forslag til hva som kan gjøres anderledes i fremtiden.

6 Vida Pluss AS Vida Pluss er et rådgivningsselskap som har spesialisert seg på praktisk organisasjons- og lederutvikling i kommunal sektor. De siste årene har mer enn 22 kommuner og bydeler gjennomført deres program. Selskapet introduserte begrepet organisasjonshelse og helsefremmende lederskap i Norge basert på dybdeintervju og kvalitative analyser av hva norske organisasjoner gjør for å skape lønnsomhet, fornøyde medarbeidere og tilfredse kunder. Partnerne i Vida Pluss lanserte i 2011 sine funn i boken «Helsefremmende lederskap - slik leder de beste» (Gyldendal Akademisk). Fra bokomtalen: «Strukturelementene i bedriften må ha i seg kulturelementene. Det stivbente og det byråkratiske på den ene siden må balanseres med verdier, holdninger og atferd på den andre siden.» - Jon Fredrik Baksaas, konsernsjef for Telenor ASA «Boken setter fokus på den enorme kraft som forløses gjennom å sette den enkelte medarbeider i sentrum. Praktiske eksempler viser hvordan helsefremmende lederskap bidrar til at bedriften når sine øvrige mål. Bør leses av alle ledere.» - Dag Mejdell, konsernsjef for Posten Norge AS Nærmere informasjon om ledertrening for kommunal sektor: