SJU TRINN TIL ET BEDRE. PSYKOSOSIALT ARBEIDSMILJØ i henhold til Arbeidsmiljøloven 3-4

Transkript

1 SJU TRINN TIL ET BEDRE PSYKOSOSIALT ARBEIDSMILJØ i henhold til Arbeidsmiljøloven 3-4

2 SLAPP AV! Det er mange som ikke jobber godt med det psykososiale miljøet på arbeidsplassen. Det er mange som ikke har gode rutiner og ordninger for krevende og fastlåste situasjoner på arbeidsplassen. Legger vi til rutiner for situasjoner som minner om krise, er det enda flere. Forresten, ikke slapp av likevel! Arbeidsmiljøloven krever at din arbeidsplass - du som arbeidsgiver - har tenkt igjennom - ja mer enn det, har utarbeidet rutiner for de ovennevnte situasjonene. I tillegg er det slik at arbeidsplasser som ikke har rutiner for krevende situasjoner som oppstår fra tid til annen, vil måtte bruke mer ressurser enn de som har tenkt gjennom dette på forhånd. Det er rett og slett mer kostbart å ikke forberede seg godt. Kanskje logisk, tenker du? Spørsmålet du bør stille deg er om det er verdt å bruke tid på dette? Vi mener det er verdt det. Vi har laget en enkel trappeguide slik at din virksomhet kan gå fra uforberedt til forberedt. Det er ikke en komplisert prosess vi beskriver, ei heller en lang og krevende reise med et koppel av kostbare eksterne konsulenter og andre bidragsytere. Dere må i stor grad gjøre denne jobben selv. Når dere utvikler retningslinjer for det psykososiale arbeidsmiljøet på arbeidsplassen, går dere fra å være uforberedt til forberedt. På denne måten blir retningslinjene best og dere får et eierskap til dem. Vi bidrar med tilrettelegging av prosessen dersom det er behov for det. Vi har kompetanse og erfaring som kan være interessant for dere i en slik prosess. Men, det velger i så fall dere. Vår trappeguiden består av sju trinn, som skisserer en enkel prosess. Vår anbefaling er at dere setter av 4-6 arbeidsdager, hvor ansattegruppen og ledelsen blir vekslende involvert. For det meste gjøres jobben av en representativ og sammensatt gruppe hos dere. Side 2 av 9

3 Tegn et bilde av virksomhetens psykososiale arbeidsmiljø Her har vi laget et lite flytskjema for dere :)) Sett sammen en gruppe fra forskjellige deler av virksomheten. For eksempel så er det lurt at HR, ledelsen, ulike avdelinger, verneombud m. flere er representert. Disse tar på seg hovedansvaret for prosessen. 4-6 representanter holder! Pass på at begge kjønn er godt representert. Alt. 1: Velg en eller to i gruppa til å fasilitere gruppas arbeid. Alt. 2: Velg en eller to av oss som fasilitatorer for gruppa og prosessen. Diskutér sammen: Hva er det som påvirker det psykososiale arbeidsmiljøet? Hva er vi gode på? Hva er vi ikke gode på? Skriv ned hvilke faktorer som er avgjørende. Tips: Tenk at dere ser på deres eget arbeidsmiljø i speilet. Se seg selv i et etisk/ verdi-perspektiv Fasilitator innkaller gruppa til arbeidsmøte (gjerne en halv dag) hvor temaet er hvem er vi i et etisk/ verdi-perspektiv? Det gruppa kommer fram til dokumenteres av fasilitator eller en valgt referent. Pass på at dere praktiserer en god dialogform i møtet slik at alle slipper til med sine synspunkt. Forslag 1: Etter at gruppa har jobbet sammen - invitér Henrik Syse (eller en annen filosof eller lignende) til et to-timers seminar for hele ansattegruppen og ledelsen. Forslag 2: Gi alle ansatte en hjemmelekse hvor de får i oppgave å skrive ned to setninger som beskriver et godt psykososialt arbeidsmiljø for dem: Hva skal til for at jeg trives på jobben? Hva skal til for at kollegaen min trives på jobben? Samle inn alles bidrag og reflekter i arbeidsgruppa. Hva er et samlet bilde av hvordan vi ønsker å ha det på jobb i et etisk/ verdi-perspektiv? Hva har vi, og hva må vi jobbe videre med? Kom opp med tre konkrete måter å jobbe videre for å styrke dette bildet. Husk å dokumentere. Side 3 av 9

4 Se seg selv i et konflikt-perspektiv Innkall arbeidsgruppa på ny. Denne gangen skal gruppa jobbe med krevende og fastlåste situasjoner. I det ærlige speilet - hva ser vi der? Hvordan håndterer vi disse situasjonene? Kom opp med et eksempel på en slik situasjon som ble håndtert på en god måte. Hva var det som gjorde at det gikk bra? Kom også opp med en situasjon som ikke ble håndtert godt. Hva var det som gjorde at det ikke gikk bra? Husk å dokumentere prosessen! Forslag 1: Etter at gruppa har jobbet sammen - inviter Thomas Dorg eller Vidar Remfeldt (eller noen andre som er gode på konflikthåndtering) til et halvdags seminar om konflikthåndtering på arbeidsplassen. Dette er viktig for alle å være med på. Forslag 2: Lag enkle kommunikasjonsregler for arbeidsplassen. Innfør disse og forankre de godt i ledelsen. Diskuter sammen i arbeidsgruppa: Hvordan påvirker måten vi håndterer krevende situasjoner det psykososiale arbeidsmiljøet? Hvilke prosesser bør vi ha rutiner for? Hva må vi jobbe videre med? Husk å dokumentere! :)) Se seg selv i et forebyggende perspektiv Mesteparten av prosessen foregår denne gangen i arbeidsgruppa. Hva tenker vi om forebygging? Hvordan tilrettelegger vi for forebyggende tiltak i forhold til det psykososiale arbeidsmiljøet idag? Hva er vi gode på? Hva er vi ikke gode på? Dokumenter prosessen. Forslag 1: Inviter Thomas Dorg, Vidar Remfeldt eller Ottar Høier (eller noen andre som er gode til å veilede) til å veilede arbeidsgruppa. Oppgaven er å finne gode forebyggende tiltak for arbeidsplassen. i en tilrettelagt prosess. Forslag 2: Hvert enkelt medlem av arbeidsgruppa velger en kollega som man samtaler med om forebygging på arbeidsplassen. Sagt på en annen måte - du spør kollegaen din om råd :) Del rådene dere har fått. Diskuter deretter hvordan vi kan lage rutiner for forebygging av det psykososiale arbeidsmiljøet på arbeidsplassen? Side 4 av 9

5 Vi lager rutiner og ordninger for krevende tider Nå går vi inn i et produktivt modus :) Fasilitator må drive prosessen framover slik at vi faktisk produserer konkrete rutiner. Del gjerne gruppa opp i mindre grupper som jobber med ulike oppgaver. Vi lager rutiner og ordninger for gode tider Se framgangsmåte for «vi lager rutiner og ordninger for krevende tider». Samme framgangsmåte kan benyttes. Dere kan velge å slå sammen arbeidet med «rutiner og ordninger for gode tider» med «rutiner og ordninger for krevende tider». Vi presenterer! Send først utkast til rutiner ut på høring. Det er godt å føle seg inkludert! Husk å sende til både ledelsen og til ansattegruppen. Begynn å forberede en fysisk og/eller digital presentasjon for arbeidsplassen deres. Forslag 1: Hent gjerne inn tilrettelegger-hjelp utenfra. Thomas, Vidar og Ottar står klare! Forslag 2: Inviter gjerne inn noen observatører som kan se arbeidet dere gjør og kan kommen med kommentarer eller spørsmål underveis. Gjør besøkene tidsavgrenset. Inviter gjerne observatører fra ledelsen og ansattegruppen. Utarbeid konkret utkast til «rutine for krevende tider», og gjør klar for presentasjon. Som foregående beskrevne prosess Som foregående beskrevne prosess Bruk kreativiteten i gruppa for alt den er verdt! Gjør presentasjonen tilgjengelig for alle både i form og innhold. Arbeidsgruppa oppsummerer til slutt prosessen. Hvordan har den vært for oss? Har den vært inkluderende? Er det noe vi trenger å jobbe videre med? I så fall på hvilken måte? Burde vi hatt et permanent arbeidsmiljøutvalg? Side 5 av 9

6 TIPS TIL RELEVANTE TEMAER Forslag 1: Hvordan snakker vi til og med hverandre? Sjiraffspråket som en konfliktdempende kommunikasjonsstrategi Den amerikanske psykologen Marshall Rosenberg utviklet det vi kaller for konfliktnedtrappende kommunikasjon eller bare sjiraffspråket. Han illustrerer hvordan vi eskalerer og de-eskalerer krevende situasjoner gjennom våre måter å kommunisere på. Han bruker dyreanalogier - ulven og sjiraffen. Ulven eskalerer situasjonen mens sjiraffen de-eskalerer situasjonen. Side 6 av 9

7 Som metode handler sjiraffspråket om å kommunisere på fire nivåer: 1)Fakta/observasjon: Forsøk å si noe om hva du observerer samtidig som du prøver å fjerne mest mulig tolkninger. F.eks: «Når jeg ser at oppvaskbenken er full av oppvask, det lukter vondt og det ikke er flere kniver igjen i skuffen» istedenfor «Nå har du ikke tatt oppvasken igjen! Skjerp deg!» som vil eskalere situasjonen. 2)Følelser: Alle konflikter er følelsesstyrte prosesser. Det betyr at å håndtere/adressere følelsen i konflikten ofte er selve nøkkelen til løsning eller de-eskalering av en konflikt. F.eks: «...så blir jeg irritert, jeg blir frustrert, ja, jeg blir faktisk sint...» 3)Behov: Vi trenger i tillegg å si noe om hva vi trenger. Hvilke behov har vi egentlig. F.eks.: «...fordi jeg trenger orden rundt meg, jeg trenger forutsigbarhet, jeg trenger rett og slett at vi holder avtalen om at vi skal dele ansvaret for oppvasken...» 4)Anmodning/Ønske: Hva vil vi egentlig? Vi sier sjelden hva vi ønsker når vi er i konflikt, vi snakker heller om hva den andre skal eller ikke skal gjøre. F.eks: «... jeg vil at vi reforhandler oppvask-avtalen, jeg vil at du vasker opp som vi har avtalt, osv» Tre ting til slutt: * Man kan være engasjert og sint og samtidig snakke sjiraffspråk. * Unngå å bli en ulv i sjiraffklær, f.eks: «...når du gjør sånn blir jeg så lei meg, jeg blir så skuffet av at du gjør sånn mot meg...»* Det er viktig å huske at vi kan bruke sjirafførene våre og lytte etter hva den andre føler, trenger og vil. Vi kan til og med spørre! Side 7 av 9

8 Forslag 2: «Støtte og kontroll» - det sosialpedagogiske vinduet Det er viktig å jobbe med variablene som er med på å skape et godt psykososialt arbeidsmiljø. Undersøk for eksempel forholdet mellom «støtte» og «kontroll», som er to av flere faktorer som er avgjørende for å finne en god psykososial balanse i enhver sosial kontekst. Enhver sosial situasjon er avhengig av en optimal balanse mellom individets opplevelse av støtte og fellesskapets opplevelse av kontroll. Ted Wachtel (US) viser til fire tilnærmingsmåter som vil gi ulik grad av kontroll og støtte i sitt «sosialpedagogiske vindu» (eng: Social Discipline Window). Ted Wachtel s matrise kan brukes som et utgangspunkt for å tenke hvilke tilnærmingsmåter som til enhver tid vil være mest hensiktsmessig på arbeidsplassen. Ledelsen og ansatte fungerer best sammen i en ramme som gir stor grad av kontroll kombinert med stor grad av støtte. I praksis er alle de fire tilnærmingsmåtene ofte representert på ulike arbeidsplasser. Det betyr at noen ledere eller ansatte bruker en autoritær tilnærmingsmåte, noen trekker seg unna i krevende situasjoner, noen er ettergivende og etablerer usunne tilnærmingsmåter og noen praktiserer konstruktiv dialog med ansatte og kollegaer. Det er konfliktskapende på arbeidsplassen dersom man har ubalanse i forholdet mellom kontroll og støtte. For å forebygge konflikter må vi til enhver tid bevege oss mot idealet - som er dialog. Side 8 av 9

9 Vi minner om at Arbeidsmiljøloven vektlegger og pålegger den enkelte ansatte et betydelig medansvar for det psykososiale arbeidsmiljøet. Mange arbeidsplasser ser ofte bort fra dette medansvaret. Ledelsen i en virksomhet kan aldri vedta et godt og trygt psykososialt arbeidsmiljø. De er avhengig av å ha med de ansatte for å skape et godt, trygt og inkluderende arbeidsmiljø. Bonusen ved en slik inkluderende arbeidsprosess er ansvarliggjøring, økt lojalitet, og økt forpliktelse for ledelsen og de ansatte til sammen å bidra til et best mulig arbeidsmiljø. Til slutt, ønsker vi dere lykke til med å gjøre arbeidsplassen til et bedre sted å være for alle som er en del av den! Ansvarlig for utvikling av trappeguiden er Thomas Dorg, Dorg & Remfeldt Rådgivning Alle tegninger er tegnet av T. Dorg Copyright Dorg & Remfeldt Rådgivning AS Side 9 av 9