Risikovurderingens betydning ved omstilling. HMS-ledersamling 03.september 2014 HMS-sjef Kristin Ytreberg

Transkript

1 Risikovurderingens betydning ved omstilling HMS-ledersamling 03.september 2014 HMS-sjef Kristin Ytreberg

2 Begrepet omstilling - Omstillingsbegrepet kan ha vid betydning som også omfatter mindre organisatoriske endringer uten bemanningsmessige følger. - Nedbemanninger har mer entydig negative og mer alvorlige konsekvenser for de berørte enn omstillinger.

3 Troms fylkeskommune Parlamentarisk styrt 2200 ansatte Personal- og organisasjonssenteret: Lønnsteamet (5 å.v.) Personalteamet (5 å.v. inkludert PO-sjef) HMS-teamet/intern bedriftshelsetjeneste (4 å.v.)

4 Omstilling i Troms fylkeskommune 2012: «Troms Kraft-saken» 2013: Reduksjon i tilbudsstruktur vgs Innsparinger i sentraladministrasjonen (annet)

5 2013: PO-senteret/BHT ruster seg for oppgaven - Personalteamet kvalitetssikrer «Retningslinje for omstilling i TFK» i samarbeid med HTV-er og FHVO - Personalteamet utvikler «regime» rundt lederne for å kvalitetssikre sentrale ledd i nedbemanningsprosesser - Utvikle kurs/opplæring, prosessveiledning og støttesamtaler i HMS/BHT - Informasjon til ledere, HTV-er og HVO-er

6 Utvikling av kurs (BHT) «Gjennomgang av retningslinjer for omstilling i TFK» (PO) «Konflikthåndtering» (PO/BHT) «Den nødvendige samtalen» (BHT) «Sunne omstillingsprosesser» (BHT) «Risikovurdering av omstillingsprosesser» (BHT) «Psykiske reaksjoner ved omstilling» (BHT) Støttesamtaler (BHT) Kursene ble tilbudt ledere, HTV-er, HVO-er, og ansattegrupper hvor omstilling var tema

7 Hvordan få til en omstilling som blir minst mulig belastende? - Forskning viser at omstillinger kan ha negativ effekt på arbeidsmiljø og helse. I tillegg gir forskningen grunn til å tro at omstillingene i så mye som rundt 80 % av tilfellene mislykkes i å oppnå selve målet med omstillingen (Saksvik, Nytrø & Tvedt, 2008, s.2). - Gjennom en god prosess kan man få større effekt av omstillingen (Tvedt & Saksvik, 2011, s.16-17).

8 Risikovurdering av omstilling - spørsmålsstillinger: A) Hva er kriteriene for en sunn omstillingsprosess B) Hvilken betydning har risikovurdering ved omstilling? C) Hva kan vi lære av erfaringer fra risikovurdering i praksis?

9 Kilder i oppgaven Primærkilder: Saksvik og Tvedt (STAMI/NTNU): Sunne omstillingsprosesser (2011) World Health Organization (WHO): Risikovurdering av psykososialt arbeidsmiljøforhold (2008) Sekundærkilder: Egne erfaringer med å risikovurdere nedbemanningsprosesser ved fire ulike avdelinger i vgs

10 A) Kriterier for sunn omstillingsprosess Kriterier i lovverket Arbeidsmiljøloven 4-2. Krav til tilrettelegging, medvirkning og utvikling (3) Under omstillingsprosesser som medfører endring av arbeidstakernes arbeidssituasjon, skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseheving som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. (Understreket endring fra !) Krav om risikovurdering: Arbeidsmiljøloven 3-1d) Arbeidsgiver skal under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurdere om arbeidsmiljøet vil være i samsvar med lovens krav, og iverksette nødvendige tiltak. Forskrift om ledelse, organisering og medvirkning, 7-1 Risikovurdering skal gjøres ved endringer som kan ha betydning for risikoforholdene.

11 A) Kriterier for sunn omstillingsprosess Kriterier i forskningen Leders tilgjengelighet forutsetning for god/tilstrekkelig informasjon Enhetlig, tydelig og ærlig informasjon hva vet vi, hva vet vi ikke Lik informasjon lederne imellom og mellom ulike ledernivå Hyppig informasjon oftere enn man tror er nødvendig. Fast tema på møter med de ansatte, også når man ikke har noe nytt Åpne for spørsmål i møter, men også vite når spørsmålene melder seg og være tilgjengelig for å svare Konstruktiv håndtering av konflikt og motstand forutsetning for medvirkning Vær forberedt på at personalmøter kan bli arena for konflikt/motstand. Denne motstanden bør kanaliseres slik at den ikke preger alt man foretar seg. Leder må jobbe for skape en trygg og åpen atmosfære i personalmøtene. Tidlig rolleavklaring forutsetning for kunnskapsutvikling Bevissthet om lokale normer Hensyn til mangfold/ulikhet i reaksjoner i forbindelse med omstilling - handler i praksis om å tilstrebe åpenhet rundt ulike synspunkt og opplevelser i et trygt klima/i en trygg ramme Bevissthet om parallelle prosesser Risikovurdering Støtte til operativ ledelse Synliggjøre målet for omstilling de ansatte må forstå hvorfor omstillingen skjer Ytterligere konkretisert i (Spørreundersøkelse, STAMI/NTNU) Tvedt/Saksvik

12 Risikovurderingens betydning ved omstilling Risikovurdering i enkleste form: Hva kan gå galt? Hva kan vi gjøre for å redusere sjansen for at noe går galt? Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene dersom noe likevel går galt? Risikovurdering av psykososiale forhold defineres slik: «a systematic examination of the work undertaken to consider what could cause injury or harm, whether the hazards could be eliminated, and if not what preventive or protective measures are, or should be, in place to control the risks World Health Organization (WHO) (2008)

13 Risikovurdering av psykososiale forhold (WHO) Formålet med risikovurderingen er å informere, veilede og støtte det forebyggende arbeidet, og er ikke et mål i seg selv. WHO sier om risikovurderingen av psykososiale faktorer at den, når den er godt utført, ikke bare identifiserer faremomenter men også positive aspekter i arbeidsmiljøet som bør tematiseres og forsterkes. Bruken av risikovurdering som begrep er omdiskutert, men viktigst i forbindelse med omstilling/psykososialt arbeidsmiljø er kanskje å synliggjøre den ressurskartleggende effekten i tillegg til den risikokartleggende effekten Det bør legges til rette for bredest mulig medvirkning i risikovurderingen Man må vite hva man skal se etter hva er kriteriene for en sunn omstillingsprosess Kartleggingen av risikofaktorer bør baseres på ulike metoder (spørreundersøkelser, diskusjoner og/eller observasjoner). På den måten får man også bedre forutsetninger for å kartlegge og eventuelt synliggjøre individuelle reaksjoner og spredningen i disse.

14 Fysiske/konkrete forhold «Tiltak på maskin» Forankring Medvirkning Tiltak Gjensidig læring og kulturbygging Psykososiale/abstrakte forhold Tiltak «på menneske/kultur» Forankring og eierskap alle nivå Oppleve reell medvirkning Tiltak på alle områder/nivå Gjensidig læring og affektiv forpliktelse Objektive sammenhenger «A gir B» Individuelle ulikheter i opplevelse og reaksjoner bør synliggjøres! «Områder for RV»: Konkrete! maskin, arbeidsprosesser, kjemikalier, støy ergonomi, trafikk, brann etc Indikator på alvorlige risikoforhold: fysisk skade/ sykefravær. «Områder for RV»: Abstrakte! AML 4-2: Prosessen - Informasjon, medvirkning og kompetanseheving. Indikator på alvorlige risikoforhold: sykefravær?

15 C) Hva kan vi lære av praktiske erfaringer med risikovurdering? (Les rapport her) Risikoen ved å risikovurdere! Det er måten omstillingen skal gjennomføres på som skal risikovurderes, ikke selve avgjørelsen! Hvem skal delta. Eksterne aktører (f.eks BHT)? Roller, ansvar og område for risikovurdering Viktigheten av eierskap og forankring Tilstrekkelig med tid Valg av tidspunkt for risikovurdering Det videre tiltaksarbeidet

16 Eksempel på praktisk gjennomføring av risikovurdering m/alle ansatte + BHT Hva Hvem Formål Formøte BHT, ledere VO/TV Velge fremgangsmåte Infomøte ansatte BHT, ledere, alle ansatte Informere Møte 1 BHT, ledere, alle ansatte Kartlegge risikoforhold Møte 2 BHT, ledere, alle ansatte Kartlegge ressurser og forebyggende tiltak Rapport fra BHT Møte 3 BHT, ledere VO/TV Gjennomgå rapport og planlegge fremlegg for ansatte Fremlegg av rapport BHT, ledere, alle ansatte Gjennomgå rapport og videre arbeid Oppfølging, evaluering og justering Jobbe etter handlingsplan

17 Oppsummering av risikovurderingens betydning ved omstilling Risikovurderingen kan bidra til å forebygge risiko forbundet med omstillingen Risikovurderingen kan skape en trygg ramme rundt dialog om sensitive/vanskelige tema Risikovurderingen kan øke ledes oppmerksomhet overfor hvilke aspekter som i praksis har betydning for den enkelte ansatte og fungere som anerkjennelse av disse Gjennom risikovurderingen kan man får økt kunnskap om hva som er god informasjon Risikovurderingen kan bidra til at de ansatte opplever reell medvirkning Risikovurderingen kan være et redskap for å kartlegge mangfold i opplevelser/reaksjoner Risikovurderingen kan bidra til å kartlegge ressurser Bistand til risikovurderingen kan bidra relevant støtte til mellomleder/operativ leder Risikovurderingen som metode kan bidra til dialog og der igjennom bedre løsninger Risikovurderingen kan gi større forankring og motivasjon hos de ansatte i forhold til omstillingen, ved å legge opp til en prosess hvor den enkelte må medvirke på felles arena Risikovurderingen kan bidra til å gi større effekt av omstillingen