TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG SKJØNHAUG SKOLE. Vi viser til tilsyn gjennomført ved Skjønhaug skole i Trøgstad kommune den

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Lene Cecilie Skahjem tlf TRØGSTAD KOMMUNE Postboks Trøgstad Att: Rådmann TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG SKJØNHAUG SKOLE Vi viser til tilsyn gjennomført ved Skjønhaug skole i Trøgstad kommune den Til stede fra skolen: Trond Anders Enger, rektor Elisabeth Ø. Aspelund, ass. rektor Solgun Nielsen, verneombud Til stede fra Arbeidstilsynet: Cathrine Holme, inspektør Lene Cecilie Skahjem, seniorinspktør Hensikten med tilsynet Tilsynet ved skolen er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsning Med skolen som arbeidsplass. I forbindelse med denne satsingen i 2009 gjennomfører Arbeidstilsynet tilsyn ved skoler i flere av landets kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. Arbeidstilsynet ønsker å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. Tilsynsgjennomføringen Tilsynet ved skolen hadde en varighet på ca. 4 timer og ble gjennomført på følgende måte: MØTE 1: Innledende møte med ledelsen og verneombud til stede (ca 1,5 t) MØTE 2: Gruppesamtale 5 arbeidstakere (ca 1,5 t) MØTE 3: Avrunding av tilsynsdagen med ledelsen og verneombud (ca 30 min) I tillegg er det gjennomført et oppsummeringsmøte med skoleeier den I dette møtet oppsummerte Arbeidstilsynet funn etter tilsynsbesøkene ved samtlige besøkte skoler i Trøgstad kommunene, samt det som fremkom av den innsendte skriftlig dokumentasjon fra skoleeier knyttet til inneklima. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 386 ostfold-akershus@arbeidstilsynet.no Moss INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 Beskrivelse av tilsynsbesøket Under tilsynet hadde Arbeidstilsynet fokus på følgende tema: - Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse - Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer - Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet - Rapportering av avvik (uheldige forhold) - Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler - Organisering og tilrettelegging av arbeidet - Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging - Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere Generelt om virksomheten Skjønhaug skole er en barneskole med ca. 219 elever og ca. 32 ansatte. Mange av skolens ansatte er under 45 år og skolens ledelse opplyser om at de har få seniorarbeidstakere (ca. 4 stk). Det orienteres om at ledelse ved skolen er relativt ny (bl.a. ny rektor august 2009). Skolens ledelse er imidlertid av den oppfating at skolen tradisjonelt har hatt et lavt sykefravær blant sine ansatte. De opplever også at arbeidsmiljø er satt mer på agendaen det siste året. I tilsynet fremkom blant annet at skolen har følgende: Verneombud Virksomheten har valgt verneombud. Arbeidstilsynet forstår at den nye ledelsen og verneombudet er i en oppstart og utviklingsfase, også når det gjelder skolens HMS-arbeid. Arbeidstilsynet anmoder imidlertid virksomheten å sikre dialogen (systematisk) mellom verneombudet og ledelsen vedrørende relevante arbeidsmiljøspørsmål. Medvirkning i HMS-arbeidet Det ble informert om at verneombudet tradisjonelt ikke blir benyttet i stor grad av ansatte. Blant de ansatterepresentantene Arbeidstilsynet møtte i tilsynet var de kjent med hvem som var fungerende verneombud. Verneombudets rolle og mandat var imidlertid mindre velkjent. Arbeidstilsynet ble informert om at virksomheten har ukentlige fellesmøter, samt jevnlige samarbeidsmøter med SFO. Siden verneombudet blir lite benyttet og rollen kan virke mindre velkjent, så anmoder Arbeidstilsynet å benytte verneombudet mer i fellesarenaer og sikre at HMS/eget arbeidsmiljø blir satt mer systematisk på dagsorden etc. Dette med hensikt å sikre kunnskapen, informasjon og dialog blant ansatte, verneombud og ledelsen knyttet til arbeidsmiljøspørsmål. Dette kan være med å sikre at verneombudet blir mer kjent for de ansatte. Eventuelle hensiktmessige og forebyggende tiltakene som iverksettes kan også lettere la seg gjennomføre hvis bevisstheten og informasjonen knyttet til dette sikres. I den forbindelse er det vesentlig å sikre at verneombudet får nødvendig tid til å utføre vernearbeidet på forsvarlig måte. I alminnelighet skal oppgavene utføres innenfor vanlig arbeidstid. Jfr. arbeidsmiljøloven 6-5 (2). Lovpålagt HMS-opplæring/sikring av HMS-kompetanse Det ble orientert om at både rektor og verneombudet har gjennomgått HMS-opplæring. Verneombudet gjennomførte opplæringen i 2009 og rektor gjennomgikk kurs noen år tilbake. På HMS-området skjer det stadig endringer knyttet til lovverket samt en løpende utvikling av nytt veiledningsmaterialet. Arbeidstilsynet anmoder virksomheten å sikre at de gjennom sine

3 VÅR REFERANSE 3 opplæringssystemer for ledere og verneombud sørger for at oppdateringer innen HMS og arbeidsmiljøarbeid inngår systematisk i dette. Melding av avvik/uønskede hendelser I tilsynet fremkommer det at ledelsen og ansatterepresentantene er kjent med virksomhetens rutiner for melding og oppfølging av avvik. Det fremkommer imidlertid at disse rutinene oftest benyttes i forhold til fysiske forhold. Det informeres imidlertid at systemet er tenkt brukt til alle typer uønskede forhold. Arbeidstilsynet anmoder derfor virksomheten å ha et økt fokus på hensikten av avviksrapporteringssystemet, med vekt på betydningen av skrifteliggjøring og rapportering av alle typer uheldige arbeidsforhold. Sykerfraværsoppfølging/sykefraværsrutiner Ledelsen og vernetjenesten bekrefter å være kjent med Arbeidsmiljølovens krav knyttet til individuell tilrettelegging og oppfølging av sykefravær. Det informeres om at virksomheten har gjennomført tilretteleggingstiltak for ansatte både før og under sykemelding. Det påpekes imidlertid at det til tider er knyttet organisatoriske utfordringer til gjennomføring av tilretteleggingsplikten. Det er utfordringer knyttet til å møte alle individuelle behov når virksomheten har begrensede ressurser. Trøgstad kommune er en IA-bedrift og har skriftlige rutiner for oppfølging av sykemeldte arbeidstakere. Dog fremkommer det at ansatte ikke virker informert om kommunes sykefraværsrutiner. Arbeidsmiljøloven stiller krav til at arbeidsgiver skal sørge for systematisk arbeid med forebygging av sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er det systematiske HMS-arbeidet (internkontroll). Plikten til å innføre og utøve internkontroll påhviler den som er ansvarlig for virksomheten. Dette skal imidlertid gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (1). Formålet er at systematisk gjennomføring av kartlegging, risikovurdering og iverksetting av påfølgende tiltak skal bidra til vedlikehold og forbedring av virksomhets arbeid med helse, miljø og sikkerhet, samt forebygge risikoen for arbeidsrelatert sykdom og skade. På bakgrunn av tilsynet er Arbeidstilsynets av den oppfatning at deltakerne fra virksomheten beskriver skolen som en god og utviklende arbeidsplass. Både skolens ledelse og representantene fra ansatte virker opptatt av å skape trivsel og ta vare på eget arbeidsmiljø. De ønsker således et fokus på eget arbeidsmiljøarbeid. Arbeidstilsynet har forståelse for at skolen har en relativt ny ledelse og av den grunn er i en utviklingsfase i forhold til eget HMS-arbeid. Arbeidstilsynet påpeker likevel i det følgende de manglene i det systematiske HMS-arbeidet, sett i forhold til krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen, som vi mener fremkom på tilsynstidspunktet. Arbeidstilsynet mener det er viktig at skolen og virksomheten som helhet ser dette som en del av utviklingsprosessen. Manglene Arbeidstilsynet påpeker er spesielt knyttet til sikring av systematikken samt dokumentasjonen (skriftligheten) av praksisen på dette arbeidet. I helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen er det krav til en del skriftlighet av systemer og rutiner. Dette for å unngå at arbeidet blir personavhengig og sårbart ved utskiftninger/endringer osv. Hensikt er bl.a. å sikre at gode erfaringer videreføres, blir kjent og benyttes for sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø for alle. En skriftlig prosedyre/rutine skal beskrive en god og ønsket praksis med hensikt å forebygge uheldige hendelser eller å forebygge/redusere mulige uheldige konsekvenser av hendelser og arbeidsforhold. I det følgende vil Arbeidstilsyn beskrive og begrunne de avvik som vi mener fremkom etter tilsynsbesøket og som ligger til grunn for varsel om pålegg.

4 VÅR REFERANSE 4 Arbeidstilsynet avdekket følgende avvik i forhold til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen: Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer Arbeidstilsynet er av den grunn av den oppfatning at virksomheten ikke kunne dokumentere overordnede skriftlige rutiner som sikrer kartlegging av skolens reelle arbeidsmiljøutfordringer og farer, med tilhørende risikovurdering og handlingsplan. Arbeidstilsynet er av den oppfatning at skolen mangler en enhetlig, overordnet, skriftlig plan for å sikre dette arbeidet. Konflikthåndtering I tilsynet fremkom det at representantene fra skolen ikke kjente til kommunens skriftlige rutiner for å håndtere eventuelle konflikter. Elev- og foreldreklager Det opplyses fra ansatte og ledelsen at virksomheten ikke har rutiner for behandling av foreldre/elev klager. Skolens representanter beskriver praksis for hvordan disse klagene skal behandles, men praksisen virket å variere noe fra trinn til trinn. En rutine som har til hensikt å sikre enhetlighet i håndteringen av slike saker, samt forebygge eventuelle uheldige belastninger for ansatte knyttet til slike situasjoner og håndteringen av dem, er imidlertid ikke skrifteliggjort. Omstillinger I tilsynet fremkommer det at endringer og omstillinger er noe som forekommer i Trøgstad kommune. Verken ledelsen eller ansatte kjente til hvorvidt kommunen har en skriftlig rutine for å sikre at forebygging av uheldige arbeidsmiljøbelastninger forbundet med endringer/omstillinger, samt sikre ansattes plikt til informasjon, medvirkning og opplæring knyttet til slike prosesser. Vold og trusler Det fremkommer i tilsynet at virksomhetens representanter anser trusler og/eller vold som en potensiell risiko og noe som kan ramme skolen ansatte. Ledelsen og ansatte kjenner imidlertid ikke til om det foreligger en sentral rutine knyttet til dette. Ansatte har ikke gjennomgått opplæring knyttet til forebygging og håndtering av slike situasjoner. Sykefraværsrutiner Det fremkom i tilsynet at ansatte ikke virker kjent med virksomhetens skriftlige rutiner knyttet til virksomhetens rutiner for oppfølging av sykefravær. På bakgrunn av disse funn fremkommet under tilsynsbesøket vurderer Arbeidstilsynet derfor å gi følgende pålegg: Begrunnelse 1. I oppsummeringsmøte den og i skoletilsynet den ble bl.a. organisering av det systematiske HMS-arbeid knyttet til kartlegging, risikovurdering og oppfølging av organisatoriske og psykososiale, samt inneklimarelaterte arbeidsmiljøutfordringer diskutert. Det ble påpekt viktigheten av å ha klare og felles målsetninger for dette arbeidet, samt kunnskap og dialog knyttet til hensikten med det systematisk HMS-arbeid. Det opplyses at virksomheten årlig kartlegger arbeidsmiljøet gjennom medarbeiderundersøkelser (i regi av kommunene), vernerunder og medarbeidersamtaler. Resultatene fra bl.a. i medarbeiderundersøkelsen gjennomgås i plenum med personalgruppen. Det fremkommer i tilsynet at representantene hevder medarbeiderundersøkelsen lett oppfattes generell og lite tilpasset skolens reelle arbeidsutfordringer. I tilsynet fremkommer det at forhold som bl.a. ressursmangel, hektiske dager, dårlig vikartilgang, endringer i elevadferd, overordnede krav og forventninger etc. er forhold som representantene i tilsynet mener påviker ansattes

5 VÅR REFERANSE 5 opplevelse av arbeidet, helse og trivsel. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jf. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 6 har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene med hensikt å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade. Internkontrollforskriften krever systematikk i HMS-arbeidet og det betyr at HMS-aktivitetene må gjentas. Hvor ofte og hvordan HMS-aktivitetene gjennomføres, er avhengig av de utfordringer og det risikobildet som finnes i virksomheten. Arbeidstilsynet er av den oppfatning at skolen gjennomfører en rekke aktiviteter med hensikt å kartlegge arbeidsmiljøet, men i tilsynet kunne ikke virksomheten dokumentere overordnede skriftlige rutiner som sikrer tilfredsstillende kartlegging av skolens reelle (relevante) arbeidsmiljøutfordringer og farer, med tilhørende risikovurdering og handlingsplan. Arbeidstilsynet er derfor av den oppfatning at skolen mangler en enhetlig, overordnet, skriftlig plan for å sikre dette arbeidet. Se varsel om pålegg Arbeidsmiljøloven 4-3 (3) presiserer som et krav til det psykososiale arbeidsmiljøet at arbeidstaker ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. For å forebygge at de ansatte utsettes for overtredelser av denne loven, må virksomheten ha rutiner for hvordan slike tilfeller skal fanges opp og behandles på tidligst mulig stadium. Det fremkommer av kommunes internkontrollhåndbok at det er utarbeidet en slik rutine. Under tilsynet var imidlertid ikke skolens representanter kjent med kommunens rutiner på dette området. Virksomheten pålegges derfor å gjøre seg kjent med kommunens rutine for fremgangsmåte og behandling av konflikter blant arbeidstakerne. Det er imidlertid viktig at overordnet rutine implementeres og gjøres hensiktsmessig for skolen. Rutinen skal ihht. internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte. Se varsel om pålegg Virksomheten bør ha en rutine for håndtering og behandling av klager fra elever eller foreldre, som bl.a. omhandler forebygging av uheldige belastninger for arbeidstakere, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. Arbeidstilsynets erfaring er at slike klager i mange tilfeller blir tilfeldig behandlet, noe som igjen kan føre til ulikheter, konflikter, utilbørlige saksbehandlingsprosesser mv. Arbeidstilsynet erfarer at slike forhold kan medføre risiko og uheldige belastninger for involverte arbeidstakere. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en overordnet rutine for forebygging og håndtering av slike situasjoner. En slik rutine skal også bekjentgjøres blant ansatte ihht. internkontrollforskriftens 5-2 (2). Se varsel om pålegg 3 og pålegg Arbeidsgiver plikter å forebygge at omstillinger fører til negative konsekvenser for arbeidsmiljøet jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d. Plikten til å dokumentere aktivitetene skriftlig følger av internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr.6. Forhåndsvurderinger vil omfatte alle arbeidsmiljøfaktorer som kan påvirkes av endringen, både fysiske og psykiske faktorer. For å sikre at aktivitetene gjennomførers når det er nødvendig, er det påkrevd med rutiner som sikrer dette, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. For at de ansatte skal mestre/ bearbeide omstillingsprosesser på en god måte, vil det være avhengig av graden av informasjon, medvirkning og nødvendig opplæring. Rutinen må derfor sikre at dette ivaretas på en god måte, jf arbeidsmiljøloven 4-2 (2) c) og e) og 4-2 (3). Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik skriftlig rutine. Se varsel om pålegg I skolene der det er fare for trusler og vold, er det nødvendig at arbeidstakerne gjennomgår opplæring knyttet til å forebygge og håndtere trusler og vold, dette med hensikt å redusere de mulige uheldige konsekvensene av slike hendelser. I følge arbeidsmiljøloven 4-3 (4) skal arbeidstaker så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Virksomheten kunne ikke fremlegge en beredskapsplan som

6 VÅR REFERANSE 6 inneholdt rutiner for håndtering av vold - og/eller trusselsituasjoner, heller ikke skriftlige rutiner som sikrer regelmessig opplæring og trening i å forebygge og håndtere trusler og vold. Plikten til å innføre et system som sikrer regelmessig opplæring og trening følger av arbeidsmiljøloven 3-2 (1) a) og Internkontrollforskriften 5, 2. En slik rutine skal også bekjentgjøres blant ansatte ihht. internkontrollforskriftens 5-2 (2) ledd nr. 7. Se varsel om pålegg 6, varsel om pålegg 7 og varsel om pålegg Virksomheten må informere sine ansatte om sykefraværsrutinene. I henhold til internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2 har arbeidsgiver plikt til å sørge for at arbeidstakere har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer. Dette betyr at alle ansatte må få tilstrekkelig informasjon om hvordan de ansatte vil bli fulgt opp ved eventuelt sykefravær. Her er det viktig å fremheve de ulike aktørenes rolle, slik det fremkommer i lovverket. Se varsel om pålegg 9.

7 VÅR REFERANSE 7 Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Virksomheten skal utarbeide og iverksette skriftlige rutiner for å sikre systematisk kartlegging og risikovurdering av relevante arbeidsmiljøutfordringer, og at dette er en del av internkontrollsystemet for å sikre at HMS aktivitetene gjennomføres reglemessig jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. 2. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med rutinen for fremgangsmåte i, og håndtering av konflikter, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 3. Virksomheten må utarbeide skriftlig rutine for håndtering av elev og foreldreklager, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. 4. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakerne er kjent med rutinen for håndtering av elev og foreldreklager, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 5. Virksomheten skal etablere skriftlige rutiner for å sikre at det gjennomføres en vurdering av arbeidsmiljøkonsekvenser i forkant av endringer og omstillinger i virksomheten, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen 6. Virksomheten må utarbeide en skriftlig beredskapsplan / rutine som beskriver hvordan vold og trusselsituasjoner skal håndteres og hvordan berørte arbeidstakere følges opp, jfr. arbeidsmiljøloven 4-3 (4) og 3-1(2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen.

8 VÅR REFERANSE 8 7. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med den skriftlige beredskapsplan / rutine for håndtering av vold og trusselsituasjon og hvordan berørte arbeidstakere skal følges opp, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 8. Virksomheten må utarbeide en rutine som sikrer de ansatte regelmessig opplæring og trening i å forebygge og håndtere vold og trusler, jf arbeidsmiljølovens 3-2 (1) a) jfr. 4-3 (4) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. 9. Virksomheten skal informere sine medarbeidere om gjeldende rutiner for oppfølging av sykefravær, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. Frist for gjennomføring av samtlige pålegg: Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil det gis pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt virksomheten. Med hilsen Arbeidstilsynet Østfold og Akershus Tommy Pedersen Tilsynsleder (sign) Lene Cecilie Skahjem Seniorinspektør (sign) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi: - Rektor Trond Anders Enger, Skjønhaug skole, 1860 Trøgstad - Verneombud Solgun Nielsen, Skjønhaug skole, 1860 Trøgstad - Hovedverneombud, Trøgstad kommune, postboks 34, 1861 Trøgstad