Som arrangør og prosjektleder: Hvordan bedre håndtere ulike mennesketyper og utfordrende situasjoner? v/trond Atle Smedsrud

Transkript

1 Som arrangør og prosjektleder: Hvordan bedre håndtere ulike mennesketyper og utfordrende situasjoner? v/trond Atle Smedsrud

2 Men først; hvem er jeg Trond Atle Smedsrud Jobbet i NFIF, Bislett Games, Progresult Mastergrad i Markedsføring Nå strategikonsulent i PwC Trond Atle Smedsrud Tlf: trond.a.smedsrud@gmail.com

3 Formål Dere skal introduseres for noen enkle huskeregler, verktøy og praktiske oppgaver som bør gjøre dere i bedre stand til å håndtere utfordrende mennesketyper og situasjoner i deres rolle som prosjektleder og arrangør

4 Agenda Del 1 Teori : Prosjektutfordringer Del 2 Teori i praksis (i grupperom) Praktiske oppgaver

5 Tilfredshet En prosjektleder har ofte mange opp- og nedturer gjennom et prosjekt Eksempel på prosjektleder/ arrangørs ulike faser gjennom et prosjekt: Verdensmester Tilfreds Ydmyk Verdensmester Bekymret Bekymret Deppa Start Tid Slutt

6 opp- og nedturene i prosjektet blir ofte påvirket av to hovedfaktorer; rammebetingelser og de menneskelige omgivelsene Dagens Fokus Rammebetingelsene (for eksempel tid til rådighet, tilgang på utstyr, prosjektomfang) De menneskelige omgivelsene

7 I dag skal vi gå gjennom fire verktøy/metoder som kan hjelpe deg til å bedre håndtere de menneskelige omgivelsene Rammebetingelsene (for eksempel tid til rådighet, tilgang på utstyr, prosjektomfang) De menneskelige omgivelsene Fire verktøy/metoder, som skal bidra til at: I. Du klarer å synliggjøre formålet med II. III. IV. prosjektet ditt Du bedre håndtere menneskene rundt deg Du klarer å formidle et negativt budskap på en god måte Du er forberedt på å håndtere dilemmaer

8 I. Du klarer å synliggjøre formålet med prosjektet ditt II. Du bedre håndterer menneskene rundt deg III. Du klarer å formidle et negative budskap på en god måte IV. Du er forberedt på å håndtere dilemmaer

9 Tilfredshet Du må på en god måte gi omgivelsene en forståelse for arrangementet ditt for at de skal få nødvendig eierskap Eksempel på omgivelsenes (frivillige, foreldre, klubb, næringsliv o.l) ulike faser gjennom et prosjekt: Entusiastisk Eierskap Nøytral Selv om et prosjekt blir mottatt med entusiasme kan folk begynne å motarbeide arrangementet når de ikke har forstått formålet og konsekvensene fullt ut Negativ (åpen, skjult, sabotasje) Start Tid Slutt

10 Forståelse kan sikres gjennom fire ganske enkle steg Vis bakgrunn Synliggjør mulighet Forklar arrangement Beskriv ønskebilde Forklar hvilke spennende mulighet eller troverdig trussel som er bakgrunn for arrangementet Du må vise til at dette stedet, denne klubben, denne datoen o.l gir en unik sjanse til å kunne realisere muligheten eller redusere trusselen Forklar arrangementet ditt (formål, målgruppe tid, sted, målgruppe m.m) Synliggjør hva du ønsker å oppnå, på både kort og lengre sikt

11 I. Du klarer å synliggjøre formålet med prosjektet ditt II. Du bedre håndterer menneskene rundt deg III. Du klarer å formidle et negative budskap på en god måte IV. Du er forberedt på å håndtere dilemmaer

12 Betydning for arrangementet Det er en rekke ulike mennesketyper og holdninger du må forholde deg til Høy Ambassadøren Den Konstruktive Problemskaperen Den Passive Den Avventende Motstanderen Lav Lav Motstand mot arrangementet Høy

13 Betydning for arrangementet Det aller viktigste er å få gjort Problemskaperen om fra noe negativt til noe positivt for prosjektet Høy Ambassadøren Benytt som ressurs Den Konstruktive Støtte Bli involvert Søk råd Problemskaperen Støtte Engasjere Vurder tidsinvestering Den Passive Forklare Berolige Den Avventende Forhandle Hensynta Inspirere Motstanderen Isolere innflytelse Forstå motstanden Lav Lav Motstand mot arrangementet Høy

14 I. Du klarer å synliggjøre formålet med prosjektet ditt II. Du bedre håndtere menneskene rundt deg III. Du klarer å formidle et negative budskap på en god måte IV. Du er forberedt på å håndtere dilemmaer

15 Ofte må en prosjektleder håndtere situasjoner som innebærer å gi negative tilbakemeldinger til en eller flere personer Det vil være situasjoner hvor du eller andre (deltagere, funksjonærer o.l) føler seg frustrert eller irritert av en eller flere andre på måten de opptrer på Som leder har du et ansvar for å håndtere slike situasjoner på en mest mulig konstruktiv måte og forebygge destruktive former for konflikter

16 En negativ tilbakemelding kan formidles gjennom fire ganske enkle steg Begynn positivt Vis til observasjoner Forklar din følelse Forklar aksjon Gi alltid en positiv tilbakemelding først. Dette kan være relatert til prosjektet, eller evt. styrker til personen Forklar dine/andres observasjoner eller tilbakemeldinger som underbygger ditt inntrykk Forklar hvordan inntrykket får deg som prosjektleder til å føle (usikker, ufokusert o.l) Forklar hva du er nødt til å gjøre for å redusere problemet (tenk alternativer)

17 I. Du klarer å synliggjøre formålet med prosjektet ditt II. Du bedre håndtere menneskene rundt deg III. Du klarer å formidle et negative budskap på en god måte IV. Du er forberedt på å håndtere dilemmaer

18 Etiske dilemmaer er noe av det vanskeligste en prosjektleder må løse Et dilemma er en situasjon som krever at du tar et valg mellom alternativer som er eller ser ut til å være uønskede. Det finnes ingen riktige eller gale svar Hvorfor er dilemmaer vanskelig? Det er ikke noe korrekt svar Ingen klare step-by-step metode Erfaring er viktig Så hvordan skal vi bli bedre på det? Vi skal øve «Hele poenget med etisk dømmekraft er å veilede i praksis.» - Peter Singer, australsk filosof

19 Selv om det ikke er noen klar metode, så er det enkelte ting man kan spørre seg selv om

20 Eksempler dilemmaer: I. Du har satt en aldersgrense på barnearrangementer ditt på 10 år. En av de aller ivrigste ungene, som både har stått lenge i påmeldingskø og som har med seg hele familien, ønsker å være med. Når han kommer til deg for påmelding viser det seg at du kjenner personen igjen fra skolen. Du vet at han er 11år. Hva gjør du? II. På barneløpet er det en av de yngste deltagerne som løper feil, og det viser seg at han plutselig løper mot mål først. Du står klar for å ta imot første deltager, men du har sett at deltagerne har løpt feil. Personen jubler til foreldrene sine, og du vet han gleder seg til å bli intervjuet av speaker som vinner av barneløpet. Hva gjør du? III.Du har hatt 90 deltagere på arrangementet ditt. Det er ingen i lokalområdet som har arrangert idrettsarrangement med mer enn 100 deltagere tidligere. Lokalavisen din ønsker å lage en sak på dette, i den tror at det var mer enn 100 deltagere tilstede på ditt arrangement. Du får sendt over artikkelen til gjennomlesing før den går i trykken, med overskriften Ny rekord over 100 deltagere. Hva gjør du?

21 I. Du klarer å synliggjøre formålet med prosjektet ditt II. Du bedre håndtere menneskene rundt deg III. Du klarer å formidle et negative budskap på en god måte IV. Du er forberedt på å håndtere dilemmaer

22 Agenda Del 1 Teori : Prosjektutfordringer Del 2 Teori i praksis (i grupperom) Praktiske oppgaver

23 Oppgave 1 Alle, eller deler av gruppen, presentere arrangementet sitt på 30 sek. Noen minutter til forberedelse Tips: Se metodeforslag på slide 10

24 Oppgave 2 Diskuter i gruppen hvordan man bør håndtere en Problemskaper, som både er stor motstander av arrangement og har storbetydning for hvor vellykket arrangementet blir Tips: Se metodeforslag på slide 13

25 Oppgave 3 En av dine frivillige får mange dårlige tilbakemeldinger fra deltagerne. Den frivillige er lengdemåler i lengdegropa, men er veldig rastløs og følger overhode ikke med når deltagerne hopper. Du kan ikke lenger ha den personen som lengdemåler. Hvordan skal du fortelle dette til personen? Tips: Se metodeforslag på slide 16

26 Oppgave 4 Deltakerne diskuterer og drøfter dilemmaene (side 20) samt hvilke beslutninger de ville ha tatt og hvordan de ville handlet Tips: Prøv å forstå alle sider av dilemmaene