Kjernen av prosjektplanlegging

Transkript

1 Som arrangør og prosjektleder: Kjernen av prosjektplanlegging v/trond Atle Smedsrud

2 Planleggingsfasen er dagens hovedtema Prosjektide Planlegging Gjennomføring Evaluering Samling 1 I dag.. Samling 3 Hva er et prosjekt? Hvordan finne en god prosjektidé? Hvordan evaluere prosjektidéer? Hvordan kommunisere prosjektet? Hva er rollen til deg som prosjektleder?

3 Hva kjennetegner et suksessfullt prosjekt? Kundene er fornøyd Nådd prosjektets mål Gjort i tide Innenfor budsjett

4 Agenda Del 1: Hvordan lage en prosjektplan? I sal Del 2: Min prosjektplan Individuelt arbeid/gruppearbeid Del 3: Hvordan lage et budsjett? I sal Del 4: Nyttige tips og oppsummering I sal Lunsj (kl 1200)

5 Alle deres prosjekter skal bli det nye Lillehammer OL The best games ever..:

6 Så hvorfor mislykkes prosjekter? Det er særlig fem fallgruver i et prosjekt: 1. Dårlig planlegging 2. For ambisiøs man ønsker å gjøre alt 3. Ikke klare ansvarsområder 4. Dårlig oppfølging underveis 5. Lite samarbeid internt i prosjekt

7 Glem alle fancy prosjektverktøy tenk enkelt; lag en prosjektplan! Prosjektledelse Organisering Kostnadsstyring Rapportering Prosjektutvelgelse Prosjektplan Business Case Interessentanalyse Sluttrapport Omfangsstyring Formål og mål Kvalitetskontroll Prosjektmandat Interessenthåndtering Kick-off Evaluering Risikostyring

8 Målet er å unngå at det er en sort boks med aktiviteter man har glemt... Send ut invitasjon Fikse startnummer Hente nøkkel til klubbhuset Send ut invitasjon Ta bilder på dagen Avklar dato med klubben Lag prosjektbeskrivelse Kontakt lokalavisen

9 Uavhengig av prosjekttype, så lages en prosjektplan på samme måte

10 Så hvordan lages en plan? - Hvordan skal man spise en hel elefant?

11 For å unngå den sorte boksen, bruker alle den samme enkle metodikk i prosjektplanleggingen Fire steg i å lage en prosjektplan 1. Bryte ned i tidsfaser 2. Bryte ned i kategorier 3. Bryte ned i aktiviteter 4. Definer ansvarlig, start på aktivitet, slutt på aktivitet

12 Steg 1: Bryt ned i tidsfaser Nedbryting av tidsfaser er første steg i å jobbe med mer håndterbare biter av et prosjekt. De fleste prosjekter kan deles inn i de samme fasene: Planlegging Gjennomføring Evaluering En vanlig feil ved å ikke gjøre en slik nedbryting er å glemme hele evalueringsfasen...

13 Steg 2: Bryte ned i kategorier Hvilke kategorier man skal ha i tidsfasene vil variere avhengig av type prosjekt. For et idrettsarrangement kan noen av kategoriene være følgende: Planlagging Prosjektide Deltagere Tillatelser M.m Gjennomføring Aktiviteter Utstyr Servering M.m Evaluering Evaluering Ung:Leder Tilbakemelding klubb Huskeliste M.m En vanlig feil er å hoppe rett til aktivitetene og ikke tenkte kategorier...

14 Steg 3: Bryte ned i aktiviteter Hvilke aktiviteter man skal ha i hver kategori vil variere avhengig av type prosjekt. For et idrettsarrangement kan noen av aktivitetene være følgende: Deltagere: Lage invitasjon Sende utinvitasjon til alle i klubben M.m Utstyr: Avtale med vaktmester om bodnøkkel Ta med noe utstyr fra hallen M.m En vanlig feil er å ikke være detaljert nok...

15 Steg 4: Definer ansvarlig, start på aktivitet, slutt på aktivitet Siste steg er å definere følgende på alle aktiviteter: Hvem har ansvaret for å gjøre aktiviteten? Når skal aktiviteten ha startet? Når skal aktiviteten være avsluttet? En vanlig feil er å ikke sette en ansvarlig for oppgaven da blir den stort sett ikke gjort

16 En prosjektplan ser ofte slik ut Fase Kategori Aktivitet Ansvarlig Start Slutt Kommen. Planlegging Deltagere Lage invitasjon Deltager Sende ut invitasjon til hele klubben Thomas H 1.feb. 28.feb. Elisabeth 4.mars 4.mars

17 En prosjektplan kan også brukes som et bra oppfølgingsverktøy Fase Kategori Aktivitet Ansvarlig Start Slutt Status Plan-legging Deltagere Lage invitasjon Deltager Sende ut invitasjon til hele klubben Thomas H 1.feb. 28.feb. Elisabeth 4.mars 4.mars Å inkludere status gjennom feks et trafikklys (rødt, oransje og grønt) kan være et enkle kommunikasjonen mot feks mentor.

18 Agenda Del 1: Hvordan lage en prosjektplan? I sal Del 2: Min prosjektplan Individuelt arbeid/gruppearbeid Del 3: Hvordan lage et budsjett? I sal Del 4: Nyttige tips og oppsummering I sal Lunsj (kl 1200)

19 Oppgaven Gå sammen i mindre grupper for å starte på deres egen prosjektplan De som har samme prosjekt må gå sammen De som har prosjekt alene, kan enten gjøre det alene eller sammen med en annen person Teamlederne vil veilede dere!

20 Agenda Del 1: Hvordan lage en prosjektplan? I sal Del 2: Min prosjektplan Individuelt arbeid/gruppearbeid Del 3: Hvordan lage et budsjett? I sal Del 4: Nyttige tips og oppsummering I sal Lunsj (kl 1200)

21 Agenda I. Hva er et budsjett? II. Hva er de vanligste kostnader og inntekter? III. Huskeregler ved budsjettering

22 Hva er et budsjett? Et budsjett er en oppstilling over forventede inntekter og kostnader

23 Hvorfor er et budsjett viktig? Det får deg til å tenke Du oppdager evt. tap før det er for sent Du vet hva du har å rutte med Det gir deg slagkraft i diskusjoner Du lærer noe nyttig

24 Hvem setter opp budsjett? Norges Idrettsforbund Staten Norge Idrettskretsen Norges Friidrettsforbund Ung:Leder Rica Idrettslag Kompetansehelgen Familien din

25 Budsjett kan være komplisert og enkelt Komplisert Enkelt Feriepenger Arbeidsgiveravgift Moms Avskrivninger Nedskrivninger M.m

26 Budsjett kan være komplisert og enkelt Komplisert Enkelt Feriepenger Arbeidsgiveravgift Moms Avskrivninger Nedskrivninger M.m

27 Agenda I. Hva er et budsjett? II. Hva er de vanligste kostnader og inntekter? III. Huskeregler ved budsjettering

28

29 Oppgave 1 Diskuter med sidemannen; Hvilke kostnader har et idrettsarrangement (gjerne ta utgangspunkt i deres eget)?

30

31 Oppgave 2 Diskuter med sidemannen; Hvilke inntekter har et idrettsarrangement (gjerne ta utgangspunkt i deres eget)?

32 Agenda I. Hva er et budsjett? II. Hva er de vanligste kostnader og inntekter? III. Huskeregler ved budsjettering

33 Hvilke fallgruver må man unngå? Det er særlig fem fallgruver i budsjettplanlegging: 1. Det settes ikke opp et budsjett 2. Kostnadene for små, og inntektene for høye 3. Avklar underskudd-, overskudd- eller nullbudsjett 4. Setter ikke av penger til uforutsette utgifter 5. Det settes ikke sett opp ting som er gratis

34 Er dette alltid good times? Inntekter: Kostnader: -1000

35 Et budsjett ser ofte slik ut Fase Kostnads Kroner Kommentar Inntekter Inntekt A Inntekt B Inntekt C Kostnad A + Kostnader Kostnad B + Kostnad C + Sum = Sett opp også det som dere får gratis (sett det som kr 0)

36 Agenda Del 1: Hvordan lage en prosjektplan? I sal Del 2: Min prosjektplan Individuelt arbeid/gruppearbeid Del 3: Hvordan lage et budsjett? I sal Del 4: Nyttige tips og oppsummering I sal Lunsj (kl 1200)

37 De viktigste fokusområdene for ett av Norges største arrangementer Løperen i fokus Dokumentere læring Tilretteleg ge for vekst Prikkfritt arrangement Opplæring og ansvarliggjøri ng av frivillige Søke læring Skape langsiktige samarbeidspartnere Etterleve strategien Lokalt/nasjona lt mediefokus

38 Gjør det enkelt 37 utsagn områder ble rangert ifht betydning for "god løpsopplevelse" blant deltager i New York City Marathon: Topp 5 mest betydning 1. A clearly marked course with well informed race officials/volunteers stationed along it 2. Accurate distance markers 3. Accurate results posted online quickly 4. Water /Gatorade available after the race 5. An adequate number of well maintained port potties Topp 5 minst betydning cont 33. Goody bags 33. Music or other entertainment on the course 34. A big expo with products, demonstration and speakers 35. Personalized bibs 36. Participation by professional elite runners 37. Free or low cost pre-race dinner event (pasta dinner, etc)

39 Kravene endrer seg for både klubber, deltager og frivillige Et arrangement må ivareta en, eller flere, av følgende interesser; Økt inntekt Økt medlemsmasse Bedre klubbtilbud Bedre omdømme Kompetanseheving M.m Arrangement Søker etter å prøve nye områder Høyt aktivitetsnivå Lite lojale Stiller større krav til profesjonalitet Mindre lojalitet til klubb/nærmiljø, større mobilitet Definerer nye sosiale arenaer Frivillig innsats Frivillighet fortsatt bærebjelken i norsk idrett Foreldre større og større andel av frivilligheten Frivillige foreldre følger gjerne barna, og er lite «lojale» Mange frivillighetstimer på få personer Konkurransen om frivillige er stor Mindre arrangører sliter mest med frivillig oppslutning Større krav til profesjonalitet i den frivillige innsatsen

40 Men hvordan finne frivillige? Ikke glem at de må motiveres fortell historien din Finn ut hva de faktisk har lyst til Tenk bredere enn familie og venner Lag ambassadører, som rekrutterer andre Gi dedikerte ansvarsområder Bruk sosiale medier

41 Fokuser på det som motiverer deg Hva ønsker du å få ut av jobb/vervene dine? Område Ansatte selv Sjefene Interessant arbeid 1 4 Anerkjennelse for utført jobb 2 6 Følelsen av gjøre en god jobb 3 7 Bra lønn 4 1 Fremgang og personlig vekst i organisasjonen 5 2 Bra arbeidsforhold 6 3 Personlig lojalitet blant medarbeiderne 7 5 Dere

42 Oppsummering