Søknad om midler fra. ExtraStiftelsen Helse og Rehabilitering

Transkript

1 Søknad om midler fra ExtraStiftelsen Helse og Rehabilitering (maksimum 10 sider + budsjett) Det er skarp konkurranse om midlene, så bruk tid på å levere en bra prosjektbeskrivelse. ExtraStiftelsen Helse og Rehabilitering (ExtraStiftelsen) mottar og skal lese over tusen søknader så skriv kortfattet, enkelt og tydelig. Husk at de som skal lese prosjektbeskrivelsen din helt sikkert har lest nærmere 100 andre før de leser din. Kom derfor raskt til poenget og skriv så kort som mulig, men allikevel nok. Prosjektnavn ExtraStiftelsen oppfordrer til å finne et godt og dekkende navn på prosjektet på norsk. Et kort og treffende navn som gir gode assosiasjoner til prosjektet. Informative prosjektnavn vil også lette søknadsprosessen og oppfølging av prosjektene. Søker (person, lag, forening, kommune etc): Søkerorganisasjon: Mental Helse NB! Dette er en generell mal for skriving av flere typer prosjektbeskrivelser, det er derfor viktig og ikke henge seg opp i et enkelt forslag til en mal. Meningen med denne malen er først og fremst å gi informasjon om viktige ting å huske på i en prosjektbeskrivelse til ExtraStiftelsen.

2 Innholdsliste 1. Bakgrunn Målsetting Målgruppe Beskrivelse av gjennomføring Prosjektets betydning Framdriftsplan Budsjett og finansieringsplan... 9 Referanser/vedlegg/litteratur Hvis du ønsker å bruke denne malen og skriver rett inn i den (og fjerner det vi har skrevet under hver overskrift), så vil mest sannsynlig sideantallet ikke helt stemme overens med innholdsfortegnelsen ovenfor. For å oppdatere innholdsfortegnelsen gjøres følgende: Høyreklikk mens du holder musepekeren over innholdsfortegnelsen, velg; oppdater felt, velg; bare oppdater sidetall 2

3 1. Bakgrunn Dette kapitlet bør være kort (0,5-1 A4-side), men det avhenger selvsagt av hvilke forhold som ligger til grunn for situasjonen og kompleksiteten i disse. Du skal vektlegge bakgrunnen for prosjektet og begrunne hvorfor det er viktig å gjennomføre nettopp dette prosjektet. For at søknaden skal være god, er det grunnleggende viktig at man har god bakgrunnsbeskrivelse. For den skal igjen bygge opp målsetting, som igjen skal bygge opp framdriftsplanen etc. Er det gjort tilsvarende aktivitet tidligere? Hvis prosjektet bygger videre på tidligere erfaringer/prosjekt, bør dette med her. Det er viktig å få frem at man har orientert seg i terrenget. Undersøk om det kan finnes tidligere utførte prosjekter som enten har løst problemet, eller som delvis har løst problemet. Hvis sistnevnte er det en klar fordel å trekke inn resultater fra tidligere prosjekt i søknaden. Det kan styrke søknadens troverdighet. I bakgrunnskapittelet skal situasjonen som ligger til grunn for prosjektet og som det ønskes gjort noe med beskrives slik den er pr. i dag: Hva består problemet/utfordringen i? Beskriv kort hvilke utfordringer/problemer man står overfor i nåværende situasjon mht. målgruppen for prosjektet. Forklar hva som er problemstillingen. Hvilke problem/svakhet opplever prosjektets målgruppe i dag? Punktet kan gjerne inneholde en kort drøfting av problemene slik at målsettingen som kommer i neste kapittel følger som en naturlig konsekvens. Ta gjerne med et par gode eksempler. Hvem har et ansvar i saken, eller har ingen ansvaret? Hvorfor er situasjonen blitt slik den er? Hva er forløpet opp til søknad (prosjektutvikling) Hvorfor søker dere? Hva er potensialet i idéen? 3

4 2. Målsetting Det bør legges betydelig arbeid i å beskrive målsettingen(e) i prosjektet. Denne delen av prosjektplanen er den viktigste for styringen av prosjektet, og som resultatet(er) av prosjektet vil bli vurdert opp i mot i etterkant, sammen med plan for gjennomføring og budsjettet. Det er viktig å få med i prosjektbeskrivelsen hvilke resultater man forventer å oppnå og en vurdering av disse. Det er mange måter å beskrive målene på. Man snakker gjerne om et målhierarki (mål på ulike nivåer) med overordnet mål øverst, deretter hovedmål og så delmål. Det er viktig at målene skal være målbare. Ha klart for deg hvordan dere skal måle graden av måloppnåelse og beskriv dette. Forklar hvilke produkter prosjektet skal lage i prosjektperioden (for eksempel seminar, håndbok, undersøkelse etc.) Pass på at det ikke blandes sammen med prosjektets betydning (kapittel 4) Overordnet mål Beskrive med få ord den nye situasjonen som man ønsker å oppnå når prosjektet er avsluttet, hva er de forventede resultater? Hva ønsker du å oppnå med dette prosjektet? Et overordnet mål er gjerne litt visjonært Hovedmål Mer konkret enn under overordnet mål beskrives her hva som skal til for å nå et overordnet mål. Gjerne et mål som dekker hele prosjektet, men det er ikke uvanlig å operere med flere hovedmål i et prosjekt. Et hovedmål kan også være resultat av flere delmål som må utføres i kronologisk rekkefølge, og som til sammen vil gi det ønskede resultatet Delmål (milepæler) Som nevnt kan et hovedmål være resultatet av en rekke delmål, da bruker man ofte betegnelsen milepæler. Men et hovedmål kan også være sammensatt av flere delmål som til sammen vil gi et ønsket resultat. Ved å angi milepæler knytter man et tidsaspekt til delmålene. Man sier noe om hvilke(t) tidspunkt man skal ha nådd bestemte mål eller faser i prosjektet. Rapportering skjer opp mot disse målene, og bør derfor ha et tidspunkt for når de skal være gjennomført. 4

5 3. Målgruppe I dette kapitlet beskrives hvem som er målgruppen for prosjektet (en bestemt gruppe? hvorfor? diagnose? etc.): Hvem er viktigst å få gjennomført prosjektet for? Hvem vil nyte godt av resultatet fra prosjektet? Aldersgruppe(r)? Forventet kjønnsmessig sammensetning og fordeling? Hvor i landet befinner målgruppen seg? Størrelse på målgruppen(e). Hvor mange personer som ca. antas å dra nytte av prosjektet (viktig opplysning)? Etiske betraktninger bør med. Hvordan rekruttere/oppnå kontakt med brukergruppen? 5

6 4. Beskrivelse av gjennomføring Hvilke forutsetninger har man for å lykkes med gjennomføringen? I denne delen av prosjektbeskrivelsen skal det gis en beskrivelse av hovedoppgavene eller hovedaktivitetene i prosjektet, og beskrive hvordan en vil gjennomføre aktivitetene (gjennomføringen er mer interessant for leseren enn bakgrunnen for prosjektet). Det er viktig å sannsynliggjøre at dette lar seg gjennomføre, hvis det er tvil om gjennomførbarheten kan det være med på å svekke søknaden når den er til behandling. Det er også viktig å få frem at man har tenkt gjennom hvordan prosjektet skal gjennomføres og at man er i stand til dette ved å beskrive hvilke virkemidler en har tenkt å benytte. Forklar/beskriv hvilke metode/verktøy/tiltak prosjektet skal bruke (for eksempel utprøving, studere litteratur, aktiviteter, kurs, hvordan evaluere spørreundersøkelse etc.). Dersom det er aktuelt å benytte allerede etablerte metoder i gjennomføringen, skal disse også beskrives her. Under dette kapitlet skal det også beskrives hvordan prosjektet er tenkt organisert med prosjektgruppe, referansegruppe, prosjektleder etc. Omfanget av grupper avhenger av hvor stort prosjektet er, og hvilke hjelp prosjektleder trenger under prosjektperioden: Hvem er oppdragsgiver? Hvem er ansvarlig instans for gjennomføring av prosjektet (prosjektgruppe m/leder)? Faglig kompetanse i styring av prosjektet. Er det hensiktsmessig med en styringsgruppe? Er denne satt sammen, så navngi hvem som sitter i den. Hvilke ressurser som eventuelt er knyttet til prosjektet i form av stillinger. Brukermedvirkning (NB! Dette er et krav fra Mental Helse, se egen veileder). Hvilke roller skal de ulike prosjektmedarbeidere ha? Bør det opprettes andre arbeidsgrupper eller referansegrupper (for å gi faglige innspill) i forbindelse med prosjektet? Har andre forpliktet seg? Samarbeidspartnere, mennesker eller instanser som kan styrke faglig kompetanse/kvalitet/forankring i prosjektet. Helst navngi disse (hvis det er inngått samarbeid med kommune bør kontrakt vedlegges prosjektbeskrivelsen). Hvordan ser tidsplanen ut (få frem hovedtrekkene i framdriften)? 6

7 5. Prosjektets betydning Under dette kapitlet skal du ha med hvilken nytteverdi prosjektet har for målgruppen og overføringsverdien som ligger i prosjektet. Forklar hvilke nytte målgruppen kan forventes å få av prosjektet etter at prosjektperioden er over (for eksempel økt livskvalitet, kunnskapsheving, konkrete løsninger etc.). I tillegg vil det være viktig å få med hvilken samfunnsmessig verdi prosjektet har, og hvilken overføringsverdi det kan ha for andre målgrupper. Få også med hvilke resultater man forventer å oppnå og en vurdering av disse. Samt hvordan resultatene og erfaringene er tenkt formidlet (husk å ta med i budsjettet hvis en evaluering av prosjektet vil føre til utgifter). Det må opplyses om prosjektet forventes å vare ut over prosjektperioden støttet av ExtraStiftelsen. I så fall må det spesifiseres hvordan prosjektet skal videreføres. Spørsmål om videreføring/spredning skal være diskutert i søknader til ExtraStiftelsen uansett om prosjektet er planlagt videreført eller ikke. 7

8 6. Framdriftsplan Hvordan skal prosjektet gjennomføres? Hvem har hovedansvaret for gjennomføringen? Å planlegge framdriften i et prosjekt vil si å bestemme varigheten av hver enkelt aktivitet som inngår i prosjektet og hvordan aktivitetene skal plasseres i forhold til hverandre i tid. I dette avsnittet er det derfor svært nyttig å lage en oversiktlig tidsplan for gjennomføringen, gjerne i en tabell eller tidslinje. Dersom en ikke har en milepælsplan, er dette helt nødvendig. Det er viktig at fremdriftsplanen utarbeides på et realistisk grunnlag, bl.a. ved å knytte behov for eksterne ressurser, enten personer eller andre midler til oppgavene. Beskriv framdriftsplanen oversiktlig i noen setninger eller/og sett framdriftsplanen (tidsplanen) for gjennomføringen av prosjektet opp i en oversiktlig kalenderform eller på et ruteark. Velg en måte som er lett å forstå for leseren, hele prosjektforløpet skal vises fra start til sluttdato, samt milepæler som er tidfestet, i form av uker og/eller dato. Ta gjerne også med hvem som er ansvarlig (eventuelt som initialer) for å utføre hvilke oppgaver på hvilke tidspunkt på året (for å nå målsettingen(e), uten at det blir altfor detaljert). Eksempel på tidsplan TIDSPLAN - SOMMERLEIR Aktivitet Januar Februar Mars April Mai Juni Ansvarlig Etablere prosjektgruppe GBM Finne egnet sted/tidspunkt GBM Lage program HP Sende ut invitasjoner GBM Gjennomføring HP Evaluering og rapportering HP Gro Berit Mortensrud GBM Harald Petterson - HP 8

9 7. Budsjett og finansieringsplan Det må settes opp et totalbudsjett (ikke for detaljert og inkludert søkt beløp hvert år) over utgifter og inntekter i prosjektet fordelt på hovedposter både for ettårige og flerårige prosjekter, for hvert enkelt år. (Prosjekter som har samlede inntekter fra alle finansieringskilder på kr eller mer må huske å sette av midler til ekstern revisjon). Å nedlegge grundig arbeid i å utarbeide budsjettet kan være lønnsom, og forhåpentligvis vil det bidra til færre overraskelser underveis, samtidig gir det også et godt inntrykk av søkeren. Et for romslig budsjett (for eksempel høye lønninger) kan ødelegge en god søknad. Målet er å sette opp budsjettet med et detaljeringsnivå som er tilstrekkelig, uten at det virker begrensende. Vær realistiske. Ikke argumenter med organisasjonens dårlige økonomi, lave driftstilskudd e.l. Sjekk at budsjettet er oversiktlig og forståelig for andre. Det må være mulig for de som skal gi tilskudd å forstå det budsjettet som er satt opp. I stedet for et svært detaljert budsjett fordelt på mange enkeltposter, kan det være gunstig å skrive en note til budsjettet som forklarer hva de ulike budsjettpostene er ment å skulle dekke. Husk å ta med eventuelle andre inntekter prosjektet kan få (midler fra andre instanser eller egeninntekter for eksempel som prosjektet produserer). Pass på at det er sammenheng mellom de ulike budsjettpostene og det som er beskrevet i søknaden. Totale utgifter og totale inntekter skal samsvare. Eksempler på budsjettposter som kan være med er: Kostnader knyttet til ansettelser (lønn, arbeidsgiveravgift, feriepenger, trygd). Driftsutgifter i forbindelse med prosjektet (pc, telefon, kontorhold, porto, kopiering osv.) Utstyr (plan for bruk av utstyret etter prosjektperioden skal være beskrevet i søknaden) Reiseutgifter Kurs, konferanser for prosjektleder/prosjektgruppe Kostnader i forbindelse med samlinger og kurs i prosjektet Evaluering av prosjektet Utarbeidelse av informasjonsmateriell Utgifter til ev. ekstern revisjon (for prosjekter med totalbudsjett på over kr ) 9

10 Dette er eksempler på hva et budsjett og en finansieringsplan kan inneholde: Budsjett Utgifter 1 år Kommentar Lønn Reiseutgifter Utstyr Driftsutgifter Revisor Sum Finansieringsplan Inntekter 1 år Kommentar ExtraStiftelsen Kommunen Tilskudd fra Sparebanken X Sponsor Egne midler Sum Tildeling av midler kan gis til flerårige prosjekter. Et flerårig prosjekt forutsetter progresjon i hele søknadsperioden, det vil med andre ord si at et flerårig prosjekt er ikke å betrakte som et flerårig dersom det kun er basert på gjentagende aktiviteter år for år. 10

11 Referanser/vedlegg/litteratur Vedlegg til prosjektbeskrivelsen må være relevante. Vi henviser til det vi sier på første side av prosjektbeskrivelsen; at de som skal lese søknaden din helt sikkert har lest mange andre søknader før de leser din, så ta med minst mulig vedlegg. Vi anbefaler deg og heller plukke ut essensen i et vedlegg og innlemme i selve prosjektbeskrivelsen fremfor å legge det ved. Det er heller ikke lurt å henvise ofte til vedlegg i selve søknaden, det kan være med på å irritere leseren og hele tiden måtte bla i vedlegg. Vi minner her på de generelle fordelingskriteriene til ExtraStiftelsen: Ved fordeling innenfor rammene av formålet, jf. vedtektene 3 b, skal det legges vekt på: At midlene stimulerer til ny virksomhet innen de definerte formål At midlene bidrar til å løse uløste helse- og rehabiliteringsoppgaver i samfunnet Omfanget av helseproblemet i samfunnet, og at mange er eller kan bli rammet Helseproblemets alvorlighetsgrad og kompleksitet Tiltak for barn, unge og eldre Prosjekter med brukermedvirkning og brukerstyring Prosjekter som stimulerer til samarbeid mellom frivillige organisasjoner, og mellom frivillige organisasjoner og ulike fagmiljøer og til slutt Før søknaden sendes, bør en eller to personer som ikke kjenner det søknaden omhandler lese igjennom søknaden. Den/de som skriver søknaden er ofte blinde for momenter som kan oppleves som selvfølge, men som ikke er det for utenforstående. 11