Case: UKM Krasjtest for unge arrangører. Arrangørteam: Deltagere i teamet: Lokalmønstring: Kommune (Velg selv) Sted:. Dato.. Tid:.

Transkript

1 Case: UKM Krasjtest for unge arrangører Arrangørteam: Deltagere i teamet: Lokalmønstring: Kommune (Velg selv) Sted:. Dato.. Tid:. Denne casen er delt inn i 4 bolker: Høst (november og desember) hvor dere skal jobbe med planlegging Vinter (januar og februar) hvor dere jobber med rekruttering og forberedelser Vår (mars) hvor dere gjennomfører arrangementet Sommer (april-mai)hvor dere evaluerer arrangementet Sett inn oppgavene dere skal gjøre i de forskjellige periodene her: Høst Vinter Vår Sommer Dere får forskjellige oppgaver og utfordringer som skal løses i hver bolk som er relevante for å kunne arrangere UKM. Tenk på hva dere har gått gjennom på workshopene og at dere skal dele ansvarsområdene og oppgavene mellom dere. Alle ting dere trenger, lokale, jury, penger, vakter, frivillige, sponsorer, mediadekning får dere av lokalsamfunnspanelet. Husk å forbered dere godt slik at dere kan presentere godt hva dere ønsker og hvorfor de bør gi det til dere. Det kan være smart å se raskt igjennom alle arkene før dere begynner.

2 Høst (november-desember): Forberedelser 1: Bli kjent Ta en runde hvor alle forteller hvem de er, hva slags erfaringer de har, og hva de vil jobbe med. 2: Ansvarsområder Fordel ansvarsområder Prosjektleder, Pr-ansvarlig, teknisk ansvarlig og artistansvarlig. Det er mulig å definere egne titler selv. Navn Ansvar 3:Fremdriftsplan Få oversikt over oppgavene og lag en fremdriftsplan. - Hvem gjør hva og når skal ting gjøres? - Lag selv eller finn mal i helpdesk. 4: Plan for bruk av lokalet Hvordan skal lokalet se ut: Tegn plantegning og stageplot. ( Lag selv eller få mal i helpdesk) - Hva er bredden, lengden og høyden på rommet? - Hvor stor er scenen? - Hvor mange publikummere er det plass til? Del ideer om hvor dere kan plassere en kunstutstilling, backstage, film, nettredaksjon etc. ut i fra lokalets spesifikasjoner. Lag en liste over det dere trenger av teknisk utstyr: (Lag egen eller få mal i helpdesk) Presenter lokalet og planene deres for lokalsamfunnet og få en leiepris og betingelser 5: Events og dekor Hva trenger dere av dekor og events for å skape god stemning? Lag en liste over det dere trenger: (Lag egen eller få utstyrsliste helpdesk) Presenter lokalet og planene deres for lokalsamfunnet og få priser. - Kan dere samarbeide med noen? - Kan dere få sponset noe?

3 6: Budsjett og søknader Lag budsjett (Budsjettmal i helpdesk) Mulige utgiftsposter: Lokale, lydmann, lysmann, servering, plakater, vakter Mulige inntekter: Billetter, støtteordninger, sponsor Søk penger til arrangementet (støtteordninger og lokale sponsorer). Søknadsskjema får dere i helpdesk Presenter søknaden(e) for lokalsamfunnet 7: Hvordan får vi deltagere? Ha en felles idédugnad for å finne ut hvordan dere skal få deltagere. - Bli enige om ett budskap som inspirerer folk til melde seg på. - Hvor i all verden finner dere deltagerne? Tenk på andre arrangementer som kan brukes i forhold til promotering og synliggjøring av deres arrangement. PR-ansvarlig og nettredaksjon: Lag en pr-plan: Hva vil dere gjøre, i hvilke kanaler og når? (Lag egen eller finn mal i helpdesk) Lag forslag til en flyer og en webtekst Formuler en kort pressemelding( Lag selv eller finn mal i helpdesk) Lever til lokalsamfunnet. Se hvilke medier dere slapp til i. 8: Rapport Lag en rapport over hva dere har gjort og lever til lokalsamfunn. (Skjema i helpdesk)

4 Vinter (januar-februar): Påmelding starter 1: Søknader Få svar på søknader fra lokalsamfunnet. Gå gjennom budsjett og se hva dere faktisk får til. 2: Hvordan får vi frivillige? Hva kan dere stille opp med for de frivillige? Lag plakat, gi til lokalsamfunnet, se hvor mange frivillige dere får. 3: Sett sammen en jury, bruk gjerne fiktive navn. Sett sammen en jury, bruk gjerne fiktive navn. - Redegjør for hvilke kriterier dere brukte når dere valgte jury Lever til lokalsamfunnet og få vite om juryen vil delta. Nettredaktør: Lag en presentasjon av juryen til nettsiden. 5: Hyping og PR-stunts PR-ansvarlig: Lag en pr plan for rekruttering av publikum til arrangementet - ( Mal i helpdesk) Skjer det noe i kommunen dere bør være til stede på? Lag en flyer Lag en tekst til facebookevent Lag en plan på nettredaksjonssaker i forkant for å bygge opp stemningen Lag pressemelding for UKM arrangementet.( Lag selv eller finn mal i helpdesk) PR og Nettredaksjon: lever til mediene i lokalsamfunnet og se hvor mye publikum dere får. 6: Rapport Lever rapport for vinter til panelet. (Skjema i helpdesk)

5 Vår (mars): Innspurt og gjennomføring 1: Deltagere Kartlegg påmeldte innslag - Dere får en liste over påmeldte innslag i lokalsamfunnet. Hvilke utfordringer har dere? - Kan dere ta i mot alle innslagene? - Må dere leie inn ekstra utstyr ut ifra listen dere har laget? Sett opp et sceneprogram med tid for lydprøve og lengde på innslag. Levér til lokalsamfunnet og få vite om deltagerne er fornøyd 2: Arrangementsplan Lag arrangementsplan (Finn mal i helpdesk) - Hvordan ser selve dagen ut? - Hva skjer når? - Deleger oppgaver til frivillige. Lag en plan for kontakt med frivillige. Levér til lokalsamfunnet å få vite om alle de frivillige vil gjøre oppgavene de har fått. 3: Hype arrangementet Finn tiltak for å profilere arrangementet de siste dagene før UKM - Trenger publikum informasjon om hvordan de kommer seg til lokalet? - Hva mer trenger publikum informasjon om? Lever til lokalsamfunn og få vite om dere får noen ekstra publikummere 4: Risikoanalyse Lag risikoanalyse og sikkerhetsplan (Mal finnes i helpdesk): - Hva kan gå galt under arrangementet og hva kan det føre til? - Hva kan dere gjøre om det skjer/ for at det ikke skal skje? Lever til lokalsamfunn og få den godkjent av politiet. 5: Oppdatere budsjett Lever oppdatert budsjett til lokalsamfunnet - Oppdater alle utgifter og inntekter. Hvordan ligger dere an? - Finn løsninger med lokalsamfunnet dersom dere går i underskudd. - Finn på mer aktivitet dersom dere går i overskudd 6: Rapport Lag en rapport over hva dere har gjort i vår og lever til panelet.

6 Sommer: (april- mai)evaluering: Evaluering: Hvordan gikk arrangementet? Ta utgangspunkt i det dere gjorde og skriv ned hvordan dere synes det gikk, hva dere gjorde bra og hva dere kunne gjort annerledes. Dette skal presenteres under evalueringen. Lever evalueringen til panelet.